Biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos su profesionalia pagalba: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startų, vežančių vieną kompiuterį, iki milžiniškų korporacijų, persikeliančių su visa savo archyvais ir erdviomis poilsio zonomis. Olandija yra viena aktyviausių verslo šalių, su kuria Lietuva glaudžiai bendradarbiauja, todėl maršrutas Roterdamas–Vilnius arba Eindhovenas–Kaunas mums yra kasdienybė. Tačiau, kai kalba eina ne apie paprastą siuntą, o apie biuro perkėlimą į Lietuvą iš Olandijos, viskas pasidaro kur kas sudėtingiau. Tai ne tik fizinis daiktų judinimas, tai jūsų verslo širdies perkėlimas, kurio negalima pasikliauti atsitiktinumais.

Daugelis klientų mano, kad tiesiog reikia iškviesti sunkvežimį, užmesti į jį visas kėdes ir važiuoti. Deja, tokia požiūrio klaida dažnai baigiasi sulaužytais baldais, dingusiais dokumentais ir nervų išsigriuvimu prieš pat didžiausius susitikimus. Esu matęs, kaip vadybininkai stovi kieme lietuje ir stebi, kaip jų brangūs serveriai būna įkraunami į nepritaikytą furgoną. Norėčiau padėti išvengti tokios situacijos ir papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, kai procesą valdo žmonės, įpratę dirbti su tarptautiniais standartais.

Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o daug anksčiau – kai tik pradedate galvoti apie judėjimą. Logistika, dokumentai, pakavimo medžiagos ir, svarbiausia, patikimas partneris, kuris žino Olandijos kelių ypatumus ir Lietuvos muitinės reikalavimus, tai raktas į sėkmę. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos klausau savo klientų, ir pabandysiu atsakyti taip, kaip kalbėčiau su jumi geriant kavą, o ne kaip sausas vadovas.

Kelionės mechanika ir laikas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka tas kelias?

Visada sakau klientams, kad neskubėtų žiūrėti į žemėlapį ir sakyti „ai, tik 1200 kilometrų, vairuotojas pavys“. Olandijoje ir Vokietijoje eismas yra neprognozuojamas – viena maža avarija ant A2 autostrados ties Utrechtu gali užstrigti visą eismą valandomis. Paprastai važiavimas pats trunka apie 18–20 valandų vairuotojo darbo laiko, tačiau reikia prisidėti pakavimą, iškrovimą ir galbūt muitinės procedūras, jei jos būtinos. Taigi, planuokite maždaug 3–4 dienas nuo to momento, kai pasirašome sutartį, iki kol paskutinė dėžė atsidurs jūsų naujoje Lietuvos būstinėje.

Ar saugu vežti brangią techniką, tokią kaip serveriai ar dideli monitoriai?

Esu matęs, kaip neapsirūpinusios firmos sukelia didžiulius nuostolius dėl nepakankamai užfiksuotos technikos. Serveriai ir jautri įranga turi būti transportuojami specialiose, amortizuotose dėžėse, o ne paprastose kartoninėse. Mūsų praktika rodo, kad reikia ne tik uždėti putplasčio, bet ir užfiksuoti vidinius elementus, kad jie nešoktų važiuojant per vokiškus „bumbulus“. Vienas klientas taip sėkmingai išvežė visą savo duomenų centrą be nė vieno gedimo, tiesiog pasiklausęs mūsų patarimo dėl specialių dėžučių.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs sienose ar su technika?

Su technika viskas paprasta – turime atsarginius sunkvežimius ir partnerių tinklą visame kelyje, todėl jei kažkas sugenda, atvyksta kita mašina ir perkrauna krovinią. O kas dėl sienų, tai čia jau nebe mūsų, o muitinės žemė, tačiau su Es dokumentais retai kada kyla problemų, jei viskas tvarkingai užpildyta. Esu matęs atvejus, kai trūkstant vieno popieriaus reikėjo laukti iki rytinio darbo pradžios, todėl visada tikrinu dokumentus du kartus prieš išvykstant.

Ar galima susiderėti dėl iškrovimo savaitgaliu Lietuvoje?

Žinoma, verslas nemiega, ir mes sugebame priderinti prie savo grafiko, nors tai kiek brangiau. Jei jums reikia, kad darbuotojai pirmadienį ryte jau sėstų prie savo stalų, reikia planuoti atvykti šeštadienį ar sekmadienį. Vairuotojai turi poilsio režimus, kuriais reikia griežtai laikytis, todėl reikia apie tai pranešti iš anksto, kad paskaičiuotume vairavimo valandas taip, kad jie neatvyktų per pavojingai pavargę.

Kainos, dėžės ir biuro spinta

Kiek man tai viskas kainuos ir ką tai įtakoja?

Kaina – tai visada kompleksinis dalykas, kurį sudaro ne tik benzinas, bet ir darbo valandos Olandijoje, kurios yra brangios. Pavyzdžiui, jei turite labai daug smulkių daiktų, kurie reikalauja individualaus pakavimo, tai padidins darbo sąnaudas. Taip pat įtakos turi, ar reikia naudoti keliamąją platformą, jei Olandijoje nėra keltuvo. Taigi, aš negaliu pasakyti „500 eurų“, kol nematau, ką turime vežti – tai kaip gydytojas be paciento.

Ar aš turiu pats viską supakuoti į dėžes ar jūs tai darote?

Geriau, kad tai padarytume mes, nes tada žinome, kas kur yra ir kaip tai uždėti, kad neišsiristų. Turiu savo komandą, kuri atvyksta su dėžėmis, teipu ir burbuliukine plėvele, tačiau jei norite sutaupyti ir supakuoti patys, tai jūsų pasirinkimas, tik tada neatsakome už tai, jei porceliano arba stiklo indai nukris. Biuro perkėlimas dažnai būna chaosas, todėl mūsų komanda suorganizuoja viską kaip šveicarių laikrodis.

Kas su didžiulėmis konferencijos stalais, kurie netilps į liftą?

Tai klasikinis klausimas, ypač kai keliama iš senų olandiškų pastatų, kur liftai yra miniatiūriniai. Mes turime patirties: jei stalas netilpta, jį išmontuojame, o kartais net ir išnešame per langą arba statybiniu liftu, jei tokio yra aikštelėje. Vieną kartą teko išmontuoti visą vadovo kabinetą, kuris buvo surinktas taip, kad nebuvo jokių varžtų – tai buvo tikras galvosūkis, bet mes su juo susitvarkėme be žalos.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Lietuvoje?

Sakyčiau taip: jei tai yra prabangūs, dizainerių sukurti baldai, kurie kainavo milžiniškus pinigus, tuomet juos verta vežti. Jei tai tiesiog standartinės IKEA spintelės, kurios jau nukastos, tuomet apskaičiuokite kainą – pervežimas gali atsieiti tiek pat, kiek kainuoja naujas kompleksas Lietuvoje. Dažnai klientai nusprendžia palikti senus daiktus Olandijoje ir išsipirkti naujus čia, taip sutaupydami nervų.

Dokumentų džiunglės ir muitinė

Ar sunku su muitinės dokumentais, kai vežate įmonės daiktus?

Kadangi abi šalys yra ES narės, tai importo mokesčių nėra, tačiau reikia turėti tvarkingą prekių apyvąros dokumentą (TIR arba CMR) ir inventoriaus sąrašą. Muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, ar važiuoja tai, kas parašyta popieriuose. Esu matęs, kaip vienas vairuotojas buvo sulaikytas dėl to, kad sąraše buvo parašyta „biuro baldai“, o fone kyšojo asmeninis dviratis – tai sukelia nereikalingų klausimų.

Ar reikia, kad vadovas būtų ten vietoje ar gali atstovauti kiti?

Nebūtinai, kad vadovas būtų fiziškai, jei jis pasirašo notarišką pavedimą mums arba savo darbuotojui. Dažniausiai klientai siunčia savo vadybininką, kuris prižiūri, kad niekas neprarandama, o pats vadovas laukia Lietuvoje. Svarbiausia yra ryšys – jei kas nors keičiasi planuose, vairuotojas turi žinoti, kur skambinti.

Kaip elgtis su senais archyvais, kurių tūkstančiai ir jų nereikia Lietuvoje?

Tai tikrai praktiškas klausimas, nes archyvai užima daug vietos ir svorio. Patarčiau prieš išvykdami susitarti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija Olandijoje ir sunaikinti nereikalingus dokumentus pagal duomenų apsaugos taisykles. Neapsimokės vežti tūkstančių kilogramų popieriaus, kurį tiesiog išmesite į konteinerį atvykę į Vilnių.

Patirties ir praktikos smulkmenos

Ar verta rinktis brangesnę kompaniją arba pigiausią pasiūlymą?

Žinau, kiekvienas nori sutaupyti, ypač verslininkai, bet šioje srityje pigiausias pasiūlymas dažnai baigiasi brangiausia klaida. Pigi kompanija gali atvykti su sena, besilypdančia mašina, kurią gali sustabdyti techninė apžiūra kelyje, arba neturėti draudimo. Aš visada sakau – mokėkite už ramybę ir už tai, kad jūsų biuras veiks nuo pirmosios dienos be trikdžių.

Ką daryti, jei pasikeičia planai ir reikia atidėti pervežimą?

Tai gyvenimiška situacija, ir mes su ja susiduriame dažnai. Jei pranešate iš anksto, mes galime perkelti datą, tačiau jei mašina jau važiuoja link jūsų biuro Olandijoje, tuomet teks mokėti pradinius nuostolius už paruošimo darbus. Geriausia yra turėti lankstų grafiką ir nedaryti paskutiniųjų minučių pakeitimų.

Išvada

Apibendrinant savo ilgametę patirtį, galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos gali būti sklandžiu procesu, jei jam pasiruošiate tinkamai. Niekada neskubėkite pasirinkti pigiausio varianto, nes taip kruopštai renkamas verslas gali nukentėti dėl nekokybiškų paslaugų. Rūpintis dokumentais, pakavimu ir logistika reikia pradėti ne prieš pat išvykimą, o kelias savaites anksčiau. Jei viską padarysite protingai, jūsų komanda Lietuvoje galės pradėti dirbti be jokio streso, o olandiškas periodas liks tik kaip sėkmingai įgyvendintas etapas jūsų verslo istorijoje. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino kelių ypatumus, ir viskas nueis kaip pagal laikrodį.