Biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos patikima: kaip organizuoti procesą be nerimą

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – pradedant nuo tų pačių „vieno vazo“ pervežimų iš Amsterdamo, baigiant milžiniškų logistikos centrų išsikraustymu iš Roterdamo priemiesčių. Kai verslas keičia adresą, tai ne tik fizinis daiktų judinimas, tai – nervai, laiko pinigai ir didelė rizika. Pastaruoju metu dažnai girdžiu, kad olandai, turintys verslo atšakas Lietuvoje, nusprendžia centralizuoti operacijas čia, o tenekus palikti tik parduotuves. Tokiu atveju biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos patikima logistika tampa kritišku klausimu. Daug kas mano, kad tiesiog išsinuomoma „keleivinė“ ir važiuojama, tačiau su biuro inventoriumi taip nebus. Čia reikalingas kitokio kalibro planavimas, suprantant ir muitinės niuansus, ir techninės įrangos jautrumą.

Kiekvienas toks projektas yra unikalus kaip pirštų atspaudai, bet esminiai iššūkiai visada tie patys. Olandų biurai dažnai būna labai „giri“ – didelės stiklinės lentos, erdvės open space, o technika – prabangi ir jautri. Viskas turi vykti sinchroniškai, kad pirmadienį rytą Vilniuje arba Kaune žmonės galėtų dirbti, o ne ieškoti dėžių su savo kompiuteriais. Jei ieškote būdo, kad biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos patikima komanda atliktų be jokių nepalygintinų siurprizų, turite žinoti keletą dalykų, kuriuos paprasti pervežėjai dažnai pamiršta paminėti. Štai mano, kaip seno voro, patirtis ir atsakymai į tai, kas jus dažniausiai kankina.

Burokratija ir dokumentai: ką reikia žinoti iš anksto

Ar reikės mums tvarkyti kokius nors ypatingus dokumentus, nes tai ne fizinis asmuo, o įmonė?

Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai vežiate – jei tai tik baldai ir paprasta buitinė technika, tuomet paprastas krovinių manifestas ir sandorio, t. y. perkėlimo sutartis, užtenka daugeliui atvejų. Tačiau jei vežate specializuotą įrangą, kuri gali būti laikoma naudojama gamybai ar turi specifines sertifikacines reikalavimus, gali prireikti papildomų leidimų ar deklaracijų, ypač jei prekės yra su aukštu mokesčių atlyginimo kodu. Nerekomenduoju šito laukti paskutinę dieną, geriau mums atsiųsti inventoriaus sąrašą iš anksto, kad mūsų brokeris galėtų pasakyti, ar viskas tvarkingai.

Kaip su muitine? Olandijoje viskas buvo mums įprasta, o Lietuvoje bijome, kad užstrigsime prie sienos.

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, tai nėra jokia „sienos“ perėja su muitinės postais ir pasų patikrinimu, kaip buvo anksčiau, tačiau vidinės procedūros vis tiek egzistuoja. Jei krovinys yra komercinis (t. y. ne asmeninės nuosavybės pervežimas), jis turi būti deklaruojamas Exs systemoje arba su T1 dokumentu, jei keliavote per trečiąsias šalis, kas čia retai atsitinka, bet įmanoma. Mums dažniausiai užtenka pateikti prekių sąrašą ir įrodymus, kad tai yra įmonės turtas, perkeltas į kitą padalinį, tuomet procesas vyksta vadinamuoju „automatiniu režimu“ be sustojimų.

Ar mums reikės atsiskaitomybės dokumentų iš jūsų po to ką atvežate?

Be abejo, be jokių kvitų niekas neįsivaizduoja normalios buhalterijos, ypač kai kalba eina apie turtą, kurio vertė gali būti dešimtys tūkstančių eurų. Mes išrašome tarptautinę pervežimo sutartį (CMR kvitą), kuris nurodo tikslią vietą, laiką ir, svarbiausia, krovinio būklę įkrovimo metu. Be to, jei reikia, mes galime parengti specifines „Handover“ aktas, kuriame abiejų pusių atstovai pasirašo, kad kiekvienas monitorius ar kėdė buvo perduota tvarkingai – tai jūsų apsauga nuo galimų ginčų dėl prarasto turto.

Techninės pusės ir logistikos niuansai kelyje

Kiek laiko užtrunka tas kelias iš, tarkime, Eindhoveno iki Vilniaus?

Įprastai jei viskas eina pagal planą, tai nuo išsikrovimo iki įkrovimo Lietuvoje praeita apie 24–36 valandas, priklausomai nuo to, kiek biurų tenka aplankyti. Tačiau reikia žinoti, kad vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuotas, todėl jei reikia stabdyti daugelyje vietų Olandijoje, tai gali užtrukti dvi dienas. Vakarų autostradose, ypač Vokietijoje, dažnai būna spūstys, kurios gali padaryti savo, tačiau stengiamės planuoti maršrutą taip, kad vengtume didžiausių užgriuvimų.

Ar jūsų vairuotojai moka išardyti biuro stalus ar mes turime samdyti kitus specialistus?

Mūsų komandos turi su savimi įprastą įrankių rinkinį – atsuktuvus, veržliarakčius, galinius atsuktuvus – todėl paprastus biuro stalus, spintas ar lentas sugebame išardyti ir surinkti patys be problemų. Tačiau jei pas jus yra kokia nors sudėtinga „sit-stand“ sistema su elektros varikliais ar specialios architektūros elementai, tuomet geriau, jei jūsų techninis personalas arba baldų montuotojas tai paruošia iš anksto. Mes ne statybininkai, bet su standartiniu „IKEA tipo“ ar aukštesnės klasės biuro baldu susitvarkome greitai.

Kaip su technika? Mes turime daug serverių ir brangių kompiuterių, ar jie nebus sukratyti kelyje?

Technika yra mūsų specialistė, nes viena sukrėtimas gali užkainuoti brangiau nei visas pervežimas, todėl naudojame specialias užpildytas dėžes su putomis (bubble wrap) ir užtvirtinimo juostas. Serverius dažniausiai rekomenduoju pakuoti į originalias dėžes, jei jos dar liko, o jei ne – supakuosime į kietus krovinius ant paletės ir užfiksuosime juos takoose, kad jie neišsiristų nė milimetro. Turiu omenyje, kad Olandijos keliai lygūs, ką negalima pasakyti apie kelius per Lenkiją, tad amortizacija čia yra pirmasis prioritetas.

Kas jeigu mums reikia dalykų ne tik į biurą, bet ir dalį į sandėlį, kuris yra kitame mieste?

Tai visiškai įprasta praktika, nes dažnai biuras ir sandėlis yra skirtingose vietose, todėl tiesiog reikia iš anksto pateikti mums maršrutą – pirmiausia į Vilniaus centrą, paskui į savivaldybės sandėlį arba atvirkščiai. Papildomai už tai paprastai neimame, jei tai nėra koks ekstremalus nukrypimas, tačiau svarbu žinoti, kad kiekvienas sustojimas valandas valanda valdo laiką. Galime netgi padalinti krovinius, jei viename būna 5 tonai, o kitame tik 500 kilogramų.

O kaip su parkavimu? Vilniaus senamiestyje arba centre yra nelengva pastoti su sunkvežimiu.

Tai viena didžiausių galvos skausmų, su kuria susiduriame dažniausiai, todėl niekada nevažiuojame „aklai“ – prieš kelionę prašome klientų apžiūrėti galimą vietą arba susitarti dėl laikino parkavimo leidimo savivaldybėje. Jei sunkvežimiui netiesiogiai prie pat durų nepavyksta pastoti, mes turime nedidelius „priedus“ – liftus arba rankines vežimėlius, kad galėtume pervežti daiktus 50 ar 100 metrų atstumu. Žinoma, jei reikės nešti per keturias aukštus be lifto, tai kaina bus didesnė, bet apie tai visada kalbame iš anksto.

Kiek maždaug kainuotų toks dalykas, jei kalbame apie mažą, 10 žmonių biurą?

Dėl kainos negaliu pasakyti tiksliai nei vieno euro, nes viskas labai priklauso nuo tūrio – ar tai tik 10 stalų ir kompiuterių, ar dar ir 5 didelės spintos pilnos dokumentų, bei kur tiksliai Olandijoje reikia užvažiuoti. Bet kaip orientyras, mažo biuro pervežimas gali svyruoti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia dėžių, ar ne. Geriausia padarysite, jei atsiųsite nuotraukas arba apytikslį inventoriaus sąrašą, tada aš jums paskaičiuosiu valandą valandai.

Ar galite atvežti savaitgalį, kad neintriguotume darbo proceso?

Taip, tai mūsų kasdieninis darbas, nes verslai nori, kad viskas būtų padaryta penktadienio vakare arba šeštadienio ryte, kad pirmadienį viskas jau veiktų. Vairuotojai gali dirbti šeštadienį, tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad jie turi poilsio laiko apribojimus, todėl jei reikia atvežti sekmadienį ryte, reikia specialiai planuoti išvykimą iš Olandijos. Jei reikia, mes galime net padėti su įrengimu, jei susitariame iš anksto, kad kas nors iš jūsų komandos atiduoda raktus.

Ar yra kokių nors dalykų, kuriuos jums draudžiama vežti, o mes galvojame, kad viskas gerai?

Yra keletas tokių dalykų, pavyzdžiui, ašarinės dujos (bet kurios talpos), pavojingos cheminės medžiagos, kurias gali turėti valymo komandos, arba ginklai, net jei tai yra medžiokliniai ginklai direktoriaus kabinete. Taip pat reikia būti atsargiems su augalais – kai kurios rūšys gali būti apribotos dėl karantino taisyklių, nors pervežti per ES paprastai galima. Visada geriau klausti apie keletą įtariamų daiktų, nei vėliau aiškintis prie sienos arba policijos postuose.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja į vieną paprastą tiesą – biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos patikima paslauga nėra tas dalykas, kurį reikia ieškoti pigiausioje skelbimų lentoje. Per daugelį metų mačiau, kaip taupymas ant dėžių ar vairuotojo kvalifikacijos baigdavosi sulaužytais serveriais ar prarastais dokumentais, kurių atkūrimas kainuoja kartais daugiau nei visas biuras. Jums reikalingas partneris, kuris ne tik vairo sunkvežimį, bet ir supranta verslo poreikius, moka kalbėti su jūsų buhalteriu ir žino, kad laikas – tai pinigai. Jei viską padarysime protingai, jūsų komanda to net nepastebės, o verslas veiks be pertraukų. Neklauskite kainos be konteksto, klauskite, kaip tai bus padaryta, tuomet biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos patikima ir sklandži procesą taps natūralia verslo dalimi.