Biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos be streso: Vadovas, kuris sutaupys nervus ir pinigus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkių „start-up“ komandų, besikeliančių su dviem krepšiais kompiuterių, iki milžiniškų korporacijų, kurios pervežinėja tonomis baldų ir serverių. Viena dalyka pastebiu visada: žmonės dažniausiai bijo ne pačio fizinio darbo, o nežinovės. Olandija yra geografiškai netoli, tačiau logistiniu požiūriu tai visai kitas pasaulis palyginti su Lietuva. Keliukai ten kiti, įpročiai kitokie, o biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos gali tapti tikru košmaru, jei pasikliausiate atsitiktiniais „skelbimų portalų“ vežėjais.

Kai sakau „be streso“, turiu omenyje ne magišką lazdelę, o gilaus žinojimo procesą. Olandai yra disciplinuoti, o mūsų vairuotojai – išrankūs, tad šis derinys sukuria savo specifiką. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausuose dėžutėse pateikiamomis instrukcijomis. Čia kalbėsime kaip vyrai prie alaus, tik su logistika. Pasakysiu, kur dažniausiai suklystama, kodėl reikia bijoti Amsterdamo centro leidimų ir kodėl pigiausias pasiūlymas galiausiai atsieina brangiausiai. Jei ruošiatės judėti į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą, skaitykite toliau – ši informacija jums pravers.

Kaip viskas prasideda ir kodėl reikia laiko

Pirmiausia, nustokite manyti, kad viskas įvyks per savaitę. Geras biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijas prasideda ne tada, kai atvažiuoja furgonas, o mėnesiu anksčiau. Vienintelis dalykas, kurį galite padaryti paskutinę minutę, tai išjungti kompiuterius ir nuplauti kavos puodelius. Visas kitas procesas reikalauja planavimo. Reikia pagalvoti apie dokumentus, kurie, nors ir esame ES erdvėje, vis dar turi būti tvarkingi – jei pervežama technika ar brangūs daiktai, muitinė gali susidomėti, net jei tai vidinės prekybos operacija.

Dar vienas dalykas, kurį pastebiu dažnai – klientai nepakankamai vertina savo darbuotojų psichologinę būklę. Perkeliant biurą, žmonės jaučiasi neramu. Jie bijo, kad jų asmeniniai daiktai ding ar bus sugadinti. Todėl vienas iš mano pagrindinių patarimų – komunikuokite. Pasakykite žmonėms, kas vyksta. O jei kalbame apie techninę pusę, Olandijoje dauguma biurų yra antrame ar trečiame aukšte be lifto kroviniams (seni pastatai Amsterdame ar Roterdame), tai reiškia, kad reikės ne tik furgono, bet ir krovėjų, kurie nešios kėdes nugaromis laiptais. Tai laiko ir pinigų klausimas.

Dažniausiai užduodami klausimai (ir atsakymai be „vandens“)

Pasiruošimas ir planavimas

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti tokį pervežimą?

Geriausia žiūrėti į kalendorių mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius kompanijų biurus, tai ir prieš du. Turiu omenyje rimtą biuro perkėlimą į Lietuvą iš Olandijos, kai reikia suderinti grafikus, gauti leidimus stovėjimui Olandijos miestuose (tai yra siaubingai svarbu) ir užtikrinti, kad Lietuvoje biuras jau bus paruoštas priimti krovinius. Skubėjimas šioje srityje kainuoja dvigubai, nes teks naudotis skubiosios pagalbos komandomis.

Ar reikia viską sudėti į dėžes ar galiu palikti stalčiuose?

Palikti daiktus stalčiuose yra blogiausia idėja, kurią tik galiu sugalvoti. Vairuotojas gali staigiai stabdyti, ir viskas, kas kasama viduje, išsibarstys ar sulūžta. Tiesiog nupirkite gerų, storų dėžių. Mes, kaip profesionali komanda, visada patariame tai padaryti, o netgi parduodame ar pristatome tas dėžes prieš pat pervežimą. Tai taupo laiką krovimo metu ir apsaugo jūsų turimą nuo pažeidimų.

Ką daryti su dokumentais, jei jų daug?

Dokumentus reikia pakavoti į mažesnes, tvirtas dėžutes, būtinai pažymėtas „Dokumentai“. Niekada nemaišykite jų su bendrais daiktais. Esu matęs situacijų, kai svarbi sutartis nukeliauja į dėžę su buitine technika ir dingsta be pėdsakų. Jei dokumentų yra labai daug (archyvai), juos reikia tvarkyti atskirai, galbūt netgi naudojant specialias konteineris, kad jie neišsibarstytų perkeliant.

Kainos ir biudžetas

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks pervežimas?

Noriu būti sąžiningas – be matavimų aš negaliu pasakyti tikslios sumos. Tačiau, jei kalbame apie vidutinį biurą (pavyzdžiui, 10-15 darbo vietų) iš vidurio Olandijos į Vilnių, tai kaina svyruoja nuo 2500 iki 4000 eurų. Čia įskaičiuota kėdžių surinkimas, dėžių nešimas ir kuras. Olandijoje degalai brangesni, o keliai mokami, tai taip pat įtakoja galutinę sumą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos nemanau?

Žodis „paslėptas“ čia netinka, tačiau yra papildomų išlaidų, apie kurias klientai dažnai pamiršta. Pavyzdžiui, stovėjimo leidimas prieš pat biurą Roterdame arba Eindhoven gali kainuoti šimtus eurų, jei reikia užimti vietą ilgesniam laikui. Taip pat, jei reikia naudotis keltu (nors į Lietuvą važiuojame per sausumą, bet kartais reikia įvežti upę ar kanalą Olandijoje), taip pat kainuoja. Visada klauskite apie „priedus“.

Kodėl kai kurios kompanijos siūlo kur kas pigiau?

Todėl, kad jos dažnai neturi savo transporto ir dirba „subrangovų grandine“. Jūsų kroviniu gali pasirūpinti vairuotojas, kurį sutiko pietų metu degalinėje. Jis gali neturėti apdraustos atsakomybės, gali vėluoti. Mano 20 metų patirtis rodo, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi teismu arba sugadintu turtu, už kurį niekas neatsako.

Kelionės ir techninės detalės

Kiek laiko trunka kelionė į Lietuvą?

Vairuotojui tai yra apie 20-24 valandas gryno vairavimo. Tačiau pagal įstatymus jis turi ilsėtis, taigi kelionė trunka apie 1,5 – 2 dienas. Jei krovimas vyksta ryte Olandijoje, Lietuvoje mes esame trečią dieną. Taip pat reikia atsižvelgti į spūstis prie Vokietijos sienos arba ties Anverpenu (Belgija), kurios yra legendarios. Geriau planuoti atvykimą su atsarga.

Ar saugu vežti brangią IT įrangą?

IT įranga yra jautriausia dalis. Mes ją neįtraukiame į bendras dėžes su spaudomis ar knygomis. Serveriai ir kompiuteriai pakavami į specialias, antsmūgines dėžes su putomis. Be to, furgonuose, kuriais vyksta biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos, įrengiamos sekimo sistemos ir dažnai – geros ventiliacijos bei užraktai, nes vagystės kelyje, deja, ne retas reiškinys.

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet apie jį reikia galvoti. Esant didelėms kompanijoms, turime atsarginį furgoną arba partnerių tinklą vietovėje. Jei tai mažas vežėjas, jūsų daiktai gali stovėti pakelėje šaltame orbe keletą dienų. Mes visada turiame pagalbos tarnybą bei draudimą, kuris dengia ne tik nuostolius, bet ir alternatyvaus transporto iškvietimą.

Atvykimas ir iškrovimas

Ar jūsų komanda padeda susirūšiuoti daiktus naujame biure?

Taip, tai yra mūsų darbo dalis. Mes ne tik iškrauname dėžes koridoriuje, bet ir pagal jūsų nurodymus pastatome jas atitinkamose patalpose arba netgi surenka baldus. Viskas sutariama iš anksto. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas išmeta dėžę ir sako „viskas, aš važiuoju“, o tada klientas pats mėto šimtus kilogramų.

Ką daryti su pakavimo medžiagomis po to?

Daugelis klientų klausia šio klausimo ir teisingai. Paprastai mes pasiimame grąžtinai tas dėžes, kurios yra dar tinkamos naudoti (kietos). Jei dėžės sugadintos arba klientas nori jų palikti, tai taip pat įmanoma, tačiau reikia apie tai kalbėti iš anksto, kad mums nereikėtų vežti tuščių dėžių atgal į Olandiją be reikalo.

Muitinė ir dokumentai

Ar reikia eiti į muitinę, jei judame tarp ES šalių?

Formaliai tai yra vidinės prekybos operacija, todėl muitinės procedūros (mokesčiai) netaikomos. TAČIAU, jei pervežate daug technikos ar prekių, kurios gali būti identifikuojamos kaip prekybinis krovinius, o ne įmonės turtas, gali būti sustabdyti patikrai. Reikia turėti „Inventoriaus sąrašą“ (Packing List), kuris nurodo, kas tiksliai yra vežama. Be šio dokumento sėkmingas biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos tampa neįmanomas.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti vieną dalyką. Biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos nėra tik krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai procesas, kuris reikalauja pasitikėjimo. Aš per savo karjerą esu matęs, kaip verslininkai praranda savo ramybę dėl blogai užfiksuoto telefono numerio arba dėl to, kad vairuotojas nekalba nei lietuviškai, nei olandiškai. Todėl rinkdamiesi partnerį, žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į tai, kaip jie su jumis kalba. Ar jie klausia? Ar jie pataria?

Jei viską padarysite teisingai, šis žingsnis gali būti labai sklandus. Olandija pasiduoda, Lietuva pasitinka su atvirais rankomis, o jūsų verslas gali tęstis be pertraukos. Pasitikėkite patirtimi, ne kainoraščiu, ir viskas gerai sueis. Sėkmės kelyje ir sėkmingo įsikūrimo namuose!