Biuro patalpų perkėlimas į Olandiją be trikdžių: vadovas iš vidaus

Perkėlimas visada yra stresinis, o kai kalbame ne apie BUTĄ, o apie BIURĄ, čia jau visai kito lygio galva skauda. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų, per tą laiką mačiau viską – nuo padėjėjų, išnešančių dokumentus maišeliuose prie pat durų, iki didžiulių korporacijų, kurios perkėlimą planuoja kaip karinius manevrus. Tačiau dažniausiai žmonės klysta dėl to, kad nežano Olandijos specifikos. Ten ne tik keliai kiti, ten ir pačios nuostatos skiriasi – olandai yra praktiški, tačiau griežti dėl tvarkos ir laiko. Biuro patalpų perkėlimas į Olandiją gali būti sklandus, jeigu tik žinai, kas tave laukia už ribų, ir pasiruoši tai, kad vietiniai logistikos partneriai ar net gatvių eismo prižiūrėtojai neleis tau nieko „ant blaus“. Šiame straipsnyje nešuosi tiesą be jokių uždažų, papasakosiu, kaip išvengti tų spąstų, į kuriuos dažnai patencha net didelės įmonės, ir kodėl ta svarbu turėti patikimą ranką užnugario.

Kai pradedu kalbėti su klientais apie tarptautinius pervežimus, pirmiausia klausiu ne apie kainą, o apie detales – kiek serveryje yra duomenų, ar reikės išmontuoti partitions sienas, kiek yra „paženklintų“ dėžių. Biuro patalpų perkėlimas į Olandiją tai ne tik fizinis darbas, tai ir mentalinis pasiruošimas. Viena vertus, turime Lietuvos realiją – greitą, sprendžiančią, bet kartais chaotišką. Kita vertus – Olandiją, kur viskas turi būti užfiksuota, suplanuota ir padaryta taip, kad netrukdytų kitam eismo dalyviui ar kaimynui. Jeigu manote, kad tiesiog užsuksite didelį sunkvežimį prie „Ziggogo“ ar kokio nors verslo centro Amsterdame ir pradėsite krauti, esate labai apgaudę. Reikės leidimų, reikės specialių liftedžių, o kartais net ir policijos lydimo, jeigu krovinys yra ypatingai didelis. Taigi, prieš pradedami dėti kompiuterius į dėžes, pasiklausykite to, kas tą kelią nuvažiavo šimtus kartų.

Kainos, biudžetas ir nemalonios staigmenos

O kiek toks reikalas man kainuos?

Kainos nustatymas čia nėra paprasta matematika, nes kiekvienas biuras yra unikalus kaip piršto atspaudas. Mes neįsivaizduojame kainos be matavimų – jei sakote „turime penkias patalpas“, tai man nieko neleidžia suprasti, ar tai penkios mažos kabinos su laptopais, ar penki dideli open space'ai su dvidešimt stalų kiekvienoje. Paprastai kainą formuoja kiekis (kubiniais metrais arba kėbulų kiekis), atstumas, konkreti vieta Olandijoje (Roterdamas ir Amsterdamas dėl užstatymo skiriasi kaip dangus ir žemė) ir, žinoma, papildomos paslaugos. Pavyzdžiui, jeigu reikia išmontuoti sudėtingas sistemines spintas, tai darbo valandas reikės skaičiuoti atskirai, todėl galiu pasakyti tik tiek – nuo 3 tūkst. eurų prasideda paprasčiausi perkėlimai, o viskas kas didesnės apimties ar su IT infrastruktūra – tai individualus susitarimas.

Ar galiu kažkaip sutaupyti, jeigu pats padėsiu?

Galite, bet tai gali jums atsieiti brangiau dėl prarasto laiko ar sugadintų daiktų. Dažnai klientai sako „mes jau viską susirinksime į dėžes“, o paskui paaiškėja, kad dėžės netvirtos, neturi dangčių, o viduje tyčia telpa serveriai, kuriais reikia elgtis kaip su kūdikiais. Jei sutalpinsite viską patys, taip, sutaupysite ant vadybininko rankdarbio valandų, bet rizikuojate, kad vairuotojas atvyks ir tiesiog atsisys vežti, jeigu matys, kad krovinys nėra užfiksuotas inventoriaus sąraše arba yra blogai supakuotas. Mano patarimas – geriau mokėti už profesionalų pakavimą, nes viena sulūžusi „ergonomic“ kėdė kainuoja daugiau nei pusė dienos darbo pakavimo komandai.

Kodėl mano draugas mokėjo mažiau už panašų perkėlimą?

Nes jis tikriausiai gyveno kitame mieste arba turėjo pusę mažiau daiktų, bet taip pat gali būti, kad jo pasiūlyme nebuvo įtrauktos draudimo priemonės arba paskutinis mylimasis (patalpos) buvo pirmame aukšte be lifto. Olandijoje vienas didžiausių išlaidų šaltinių yra nebenaudojamas liftas arba nepavykęs gauti leidimo stovėti sunkvežimiui prie pat įėjimo. Jeigu jūsų draugas perkėlė biurą į pramoninę zoną prie Eindhoveno, o jums reikia važiuoti į istorinį Amsterdamo centrą, kur reikia uždarinti gatvę, tai kainų skirtumas gali būti dvigubas. Be to, kainos keičiasi ir priklauso nuo degalų kainos rinkoje, tad palyginimas su praėjusių metų patirtimi gali būti klaidinantis.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos aš nežinau?

Gerbiami klientai, paslėptų mokesčių nebūna, jeigu dirbate su sąžininga kompanija, bet yra taip vadinamų „neplanuotų išlaidų“, kurias sukelia aplinkybės. Pavyzdžiui, atvykstate į Olandiją, o biuro durys per siauros nei manyta, teka išmontuoti stiklinę fasado dalį – kas mokės už tą statybininką? Arba gatvėje, kur reikia statyti keltuvą, reikia padėti specialias apsaugines plokštes, kad nebutų pažeistas asfaltas – toks mokestis gali būti iki 500 eurų. Visada įtraukiame į sutartį punktą apie neprognozuojamas išlaidas, bet stengiamės apie tai kalbėti iš anksto, kad jūsų biudžetas neišsišoktų kaip šampano kamštelis.

Dokumentai, olandiški niuansai ir burokratija

Ar man reikia kokių nors ypatingų dokumentų įvežant biuro techniką?

Techniką įvežti nėra taip sunku kaip maistą, bet vis tiek reikia galvos. Jeigu technika yra naudota ir ji yra jūsų įmonės nuosavybė, tai tai yra paprastas turtų perkėlimas kurios šalies viduje, t.y. reikia tik TSL (transporto paslaugų lengvatos) dokumento arba eksporto deklaracijos, kad Lietuvoje nepamokėtumėte PVM, o Olandijoje nemokėtumėte importo. Jeigu vežate naują techniką, kuri dar nebuvo naudota, tai jau bus importas į ES (jeigu ateinate iš ne ES šalies) arba paprastas PVM apskaitos veiksmas tarp šalių. Svarbiausia turėti tikslią inventoriaus sąrašą – olandai muitininkai mėgsta tikslumą, jeigu sąraše parašysite „kompiuteriai“, o bus 20 vienetų, gali tekti ilgai aiškintis.

Kiek laiko užtrunka visa procedūra nuo užsakymo iki išpakavimo?

Standartiškai, jeigu kalbame apie vidutinio dydžio biurą (apie 10-15 darbo vietų), planavimas užtrunka maždaug savaitę-dvi, o pats perkėlimas – vieną-dvi dienas, priklausomai nuo atstumo. Tačiau biuro patalpų perkėlimas į Olandiją turi savo niuansų dėl „išsiuntimo“ proceso – reikia suderinti laiką su pastato administracija abiejose pusėse. Olandai labai griežtai laikosi grafikų, jeigu užsibrėžiame, kad atvyksime 8:00 ryte, reikia būti ten 8:00, ne 8:15. Dėl to reikia laikyti laiko atsargą, ypač jeigu važiuojate per Vokietiją, kur tenka dažnai stoti į eismo spūstis („Stau“).

Kas daryti, jeigu pasibaigia leidimas stovėti prie biuro?

Tai viena blogiausių situacijų, su kuriomis teko susidurti, todėl visada patariu klientams pasirūpinti vietos (parkavimo) leidimu iš anksto, o ne tikėtis, kad „kažkaip įsileis“. Olandijoje, ypač miestuose, tokių leidimų išdavimas gali užtrukti kelias savaites, o gatvėse, kur negalima stovėti ilgiau nei 5 minutes, baudos yra astronominės. Jeigu leidimo nėra, sunkvežimis gali būti nuvarytas į aikštelę, o tada krovinį reikės pervežti mažesniais sunkvežimiais („pikapais“), kas pakelia kainą kartais net trigubai.

Ar galite padėti su adresų keitimu ar paštu?

Mes esame logistikos specialistai, ne sekretoriai, tačiau per 20 metų sukūrėme gana platų kontaktų tinklą ir galime nukreipti į patikimus agentus, kurie padės suregistravus įmonę Olandijoje (Kamer van Koophandel). Žinoma, tai yra papildoma paslauga, kurią atlieka mūsų partneriai, bet dažnai klientams svarbiau, kad viskas vyktų „vienomis rankomis“. Mes tiesiog užtikriname, kad jūsų turtas atvyksta saugiai, o dėl teisinių adresų klausimų geriau kreiptis į teisininkus, kad vėliau neamtų nemalonios laiškai iš olandiškų institucijų.

Baldai, technika ir smulkmenos, kurios lemia sėkmę

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Tai yra svarbiausia viso perkėlimo dalis, nes jeigu sulūžantis stalas, tai nusipirksite naują, o jeigu dingsta duomenų bazė – tai bankrotas. Serverius visada rekomenduoju vežti specialiose, amortizuotose dėžėse, o dar geriau – jeigu įmanoma, juos išjungti ir išmontuoti taip, kad diskai būtų atskirai užfiksuoti. Biuro patalpų perkėlimas į Olandiją dažnai įtraukia ir IT specialistų komandą, kuri lydi krovinią ir paskui vietoje viską suranda. Niekada nepatariu vežti įjungtų serverių, net jeigu jie turi „UPS“, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus, o to neigiamų padarinių neįkainosime.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Olandijoje?

Klausimas, kurį girdžiu dažnai, ir atsakymas priklauso nuo to, kokie tai baldai. Jeigu tai yra brangios, dizainerių kuriamos darbo vietos, kurios kainuoja tūkstančius eurų, tai žinoma, verta vežti. Jeigu tai paprasti „IKEA“ tipo stalai, kurie jau nukasti ir suįdūrę, tai skaičiuokite: kuro kaina, vairuotojo darbas, muito procedūros (jei reikia) gali viršyti naujų baldų kainą Olandijoje. Be to, olandai labai tausoją aplinką ir yra daug naudotų baldų parduotuvių, kur galima nusipirkti kokybišką ir pigiai. Kartais ekonomiškiau palikti senus baldus Lietuvoje ir nupirkti naujus Roterdame.

Ar jums padėsiantys išpakuoti dėžes ir surinkti baldus?

Taip, tai yra mūsų darbo dalis, ne tik kabinimas į sunkvežimį. Atvykusi komanda išpakuoja dėžes, surinko stalus, pastato kabinas, netgi sureguliuoja kėdžių aukštį, jeigu to reikia. Svarbiausia yra tai, kad prieš atvykstant mums, jūs turite turėti aiškų planą, kur kas stovės, kitaip mūsų vaikinai surinks viską taip, kaip jiems atrodys geriau, o rytoj jums teks viską perstatyti. Paprastai įtraukiame į kainą ir surinkimą, ir išpakavimą, kad klientas galėtų tiesiog atsidaryti duris ir pradėti dirbti.

Kas nutinka su šiukšlėmis ir pakuotėmis?

Mes pasirūpiname ir šiukšlių išvežimu – visą kartoną, polietileną, putplasčius surenkaame ir vežame į perdirbimo aikšteles. Negaliu palikti jūsų naujo biuro kieme pilnos kalnų dėžių, tai nedera prie „be trikdžių“ koncepcijos. Kartais klientai sako, kad dėžes pasilikos sau, bet paskuj paaiškėja, kad vietos juos laikyti nėra, todėl visada įtraukiame šį punktą į sutartį kaip privalomą. Olandai labai tvarkingi, jeigu paliksite dėžes prie šiukšliadėžių ne taip kaip reikia, galite gauti įspėjimą nuo namų valdytojo.