Biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro relokacija visada yra tas patys „nervai“, tik skirtingu adresu. Klientas dažnai sako: „tiesiog pakelkite ir vežkite“, tačiau mes, logistikos specialistai, žinome, kad to neįmanoma padaryti be gero plano. Olandija yra viena populiariausių kryptų lietuviams verslininkams, bet ir viena sudėtingiausių, jei kalbame apie miestų centrus, prieigos leidimus ir specifinius reikalavimus. Štai kodėl biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją nėra tik gražios frazės rinkinys mūsų svetainėje, o griežtai kontroliuojamas procesas, kurį užtikriname kiekvieną dieną.

Per šiuos metus mačiau viską – nuo sugedusių keltuvų Vokietijos autobanuose iki to, kaip Amsterdamo centre policija nušalina sunkvežimį, nes vairuotojas nebuvo susirūpinęs leidimu. Todėl, kai kalbame apie garantiją, turime omenyje ne tik draudimą (kuris, žinoma, būtinas), bet ir išankstinį žvalgymą, profesionalų pakavimą ir maršruto planavimą. Nereikia būti pranašu, kad suprastum – jei į biurą įsibrauna vairuotojas su „gandru“ ir pradeda mesti kompiuterius į kibirkščiuojančią vagono grindį, niekokia draudimo polisas neišgelbės nuo verslo stabdymo. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai galėtų atsisiųsti kavą ir įsijungti kompiuterius taip, tarsi niekas nebūtų pasikeitę.

Šiame straipsnyje neapsiribošime sausomis faktais. Pasidalinsiu tuo, ką išmokau gatvėje, ir atsakysiu į klausimus, kuriuos klausiate ne tiek oficialiais laiškais, kiek per telefoną, kai jau degina terminai.

Kaip organizuojamas pervežimas ir ką reikia žinoti iš anksto

Ar tikrai reikia profesionalių pakuotojų, ar mūsų vadybininkai gali susitvarkyti patys?

Dažnai gaunu tokią užklausą, ypač iš mažesnių kompanijų, kurios noria sutaupyti. Žiūrėkite, jūsų vadybininkai yra puikūs parduodant, bet ar jie žino, kaip užfiksuoti 30 kilogramų svarstyklių ant grindų, kad jos neprasuktų ir neplėštų laminato? Profesionalus pakavimas nėra tik dėžių dėliojimas. Mes naudojame specialias oro pūstuvas dėžes, putų polistirolo plokštes ir tvirtinimo juostas, kurios atlaiko net stiprių stabdymų metu. Esu matęs, kaip blogai užfiksuotas serveris per važiavimą „kūgliu“ sužaloja visą korpusą – tada taupymas virsta dideliais nuostoliais. Taigi, jei norite tikros biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją, palikite tai mums, o savo žmones nukreipkite į darbą, kurią jie moka geriausia.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo išsikraustymo Vilniuje iki įsikraustymo Roterdame?

Čia viskas labai priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet standartinis 40 pėdų sunkvežimis su kelių biurų turiniu įveikia šį maršrutą maždaug per 2–3 dienas, jei nėra didelių eismo įvykių. Viskas prasideda ryte Lietuvoje – užkrauname, tvirtiname, išvažiuojame. Vakare jau būname Vokietijoje arba Lenkijoje, priklausomai nuo vairuotojų poilsio režimo. Kitą dieną važiuojame per Vokietiją, kur, turiu pripažinti, eismo sąlygos gali būti neprognozuojamos dėl „baustellen“ – statybų vietų. Trečią dieną rytą jau būname Olandijoje ir pradedame iškrovą. Tačiau jei reikia gabenimo su keltu (pavyzdžiui, į šiaurines provincijas arba jei yra specifinių reikalavimų), tai gali užtrukti diena ilgiau. Visada rekomenduoju planuoti, kad biuras veiktų bent pirmą savaitę be pilno įsikraustymo, jei įmanoma.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Olandijoje dar nebaigti remontuoti?

Tai klasikinė situacija, su kurią susiduriame dažnai. Verslas ne sustoja todėl, kad darbininkai vėluoja padėti grindų lentelę. Tokiu atveju mes turime galimybę laikinai padėti krovinius į mūsų sandėlį Olandijoje arba, jei yra vietos, palikti jų „vagonuose“ (sunkvežimių priekaboje) už papildomą mokestį. Žinoma, geriausia yra suderinti laikus taip, kad vagonas atvyktų tada, kai durys jau atidarytos. Kartais klientai prašo pristatyti dalykus į laikiną buveinę – tai irgi įmanoma, bet reikia žinoti, ar ten yra pakankamai vietos sunkvežimiui priartėti. Olandijoje vieta miestuose labai brangi ir ribota, taip kad šis klausimas reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar jūsų kompanija rūpinasi leidimais stovėti miesto centruose, pvz., Amsterdame ar Hagoje?

Absoliučiai taip, ir tai yra vienas svarbiausių dalykų, apie kurį dažnai pamirštama. Negalima tiesiog sustabdyti 16 tonų sunkvežimio priešais kanalą ir pradėti iškrauti. Olandų savivaldybės yra griežtos – be specialios leidimo kortelės (ontheffing) gauti didelę baudą, o sunkvežimis gali būti nuvarytas į aikštelę. Mes tai darome iš anksto: pateikiame paraiškas, susiejuome laikus. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris bandė tai padaryti patys – jų buhalterija stovėjo gatvėje tris dienas, kol aiškinomės su vietine policija. Mūsų paslaugos kainoje ši procedūra įtraukiama, nes be jos jokios biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją neegzistuoja.

Draudimas, technika ir saugumas

Kas nutinka, jei kelio metu sugenda serveris ar brangus technikos komplektas?

Čia įsijungia mūsų draudimo politika, bet svarbiausia yra ne pinigai, o duomenys. Visada patariu klientams daryti atsarginę kopiją (backup) prieš išvežant serverius. Tačiau kalbant apie techninę įrangą, mes ją keliame specialiose, amortizuojančiose dėžėse, o ne paprastose „gandruose“. Jei, nepaisant visų priemonių, įvykė avarija (pavyzdžiui, sunkvežimį užgriūva kitas automobilis), draudimas padengia technikos vertę. Mes turime „visų rūšių“ draudimą (All Risk), kuris dengia net ir smulkius pažeidimus, tačiau reikia sąžiningai užpildyti krovinių sąrašą (inventoriaus sąrašą). Jei parašysite „kompiuteriai“ be specifikacijų, o jų bus 50 ir kiekvienas kainuos po 2000 eurų, draudimo kompanija gali sukčiauti. Detalus aprašymas – pusė sėkmės.

Ar galite gabenti ir asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro inventoriumi?

Tai gana dažnas klausimas, nes žmonės nori susitvarkyti ir asmeninius reikalus. Taip, galime, bet yra vienas „bet“. Pagal tarptautinius pervežimus, negalima maišyti komercinio krovinio (biuro) ir asmeninio turto vienoje siuntoje be papildomų muitinės deklaracijų, jei vertė viršija tam tikras ribas. Jei darbuotojas nori nuvežti savo dviratį ar keletą dėžių su knygomis, tai paprastai neproblema, jei tai nėra prekės, skirtos pardavimui. Geriausia, jei kiekvienas darbuotojas savo daiktus pažymi ir uždės savo vardą – taip išvengsime nesusipratimų muitinėje, ypač jei kelyje bus Vokietijos kontrolė. Esu matęs, kaip viena nelegali dežė su vynu sustabdė visą koloną, tai nėra verta rizikuoti.

Kaip užtikrinamas baldų saugumas, ypač jei jie brangūs ar vintagedžiai?

Baldų pervežimas – tai atskiras menas. Mes ne tiesiog juos stumiamė. Visi ašys, kampai ir stiklinės dalys yra uždengiamos storomis gobelenų užmautomis (movi), o tarp baldų dedamos specialios putos, kad jie nebraižytų vienas kito. Jei kalbame apie biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją, tai ypač aktualu su dizainerių kurtais baldais, kurie dažnai būna jautrūs įbrėžimams. Vagonuose baldai yra pritvirtinami specialiomis juostomis prie sienų, kad jie nejudėtų net staigiai stabdant. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą ir rasti išlaužtą minkštą sofą, todėl mūsų vairuotojai yra mokyti tvirtinti krovinius kaip kariuomenėje.

Ar atveža ir surinką baldus vietos, ar tik išmeta dėžę koridoriuje?

Standartinė mūsų praktika – „atiduoti naudojimui“. Tai reiškia, kad mes ne tik iškrauname dėžes, bet ir surinkome stalus, sujungiame sistemas, pastatome spintas į vietas. Žinoma, tai reikalauja daugiau laiko, todėl apie tai kalbame dar planavimo etape. Kartais klientai sako, kad patys surinks, tačiau po valandos skambina prašyti pagalbos, nes supranta, kad be atsuktuvų komplekto ir instrukcijų tai užtruks visą dieną. Mūsų komandos su savimi veža visą įrankių komplektą, todėl jūsų biuras gali pradėti veikti iš karto. Be to, mes ir pašaliname pakavimo atliekas – dėžes, plėves, taip kad jums nereikės galvoti, kur juos nuvežti.

Kokios yra mokėjimo sąlygos ir ar imamas užstatas?

Dirbame pagal standartines komercines sąlygas – paprastai reikalaujame 30–50 procentų avanso, kad užtikrintume rezervaciją ir įsigyti reikiamas pakavimo medžiagas. Likusi dalis sumokama pristatymo dieną arba išankstinės sąskaitos pateikimu. Užstato paprastai neimame, jei turime ilgalaikę sutartį arba esame dirbę anksčiau, tačiau naujiems klientams gali būti taikomas patikrinimo laikotarpis. Svarbiausia – visada išduodame sąskaitas-faktūras ir sandorio sutartis, kurioje aiškiai aprašome, ką ir kaip vežame. Tai apsaugo abi puses. Kainos, beje, gali svyruoti priklausomai nuo degalų kainos rinkoje, tačiau stengiamės fiksuoti kainą sutarties metu, kad klientas nebūtų nustebęs.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymas į užsienį nėra tik fizinis daiktų perkelimas iš taško A į tašką B. Tai yra verslo tęstinumo užtikrinimas. Per tuos dvidešimt metų išmokau, kad geriausia reklama yra laiku ir sveiku atvykęs krovinys. Klientas, kuris gali atsiskaityti su savo klientais jau sekančią dieną po persikėlimo, yra laimingas klientas. Todėl biuro kraustymosi garantija: saugus pristatymas į Olandiją mums nėra tuščias žodis, o principas, vadovaujantis visą mūsų komandą – nuo dispečerius, kuris planuoja maršrutą, iki vairuotojo, kuris suka ratus priešais jūsų naująją buveinę.

Jei planuojate išsiplėsti į Vakarus, nebijokite klausti ir reikalauti detalaus plano. Geras pervežėjas visada pasakys, ką ir kada darys, o ne tik pažadės, kad „viskas bus gerai“. Pasiruoškite savo dokumentus, pasidarykite duomenų atsargines kopijas, o likusią dalį palikite mums – mes žinom kelią.