Biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos – efektyvu ir be nereikalingų rūpesčių

Sveiki, draugai. Po dvidešimt metų šioje srityje – nuo vairuotojo iki logistikos vadovo – galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip planuojate "popieriuje", ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Dažnai klientai sako: "Oi, mes tik turim keletą stalų ir kompiuterių Vilniuje atvežti iš Amsterdamo ar Eindhoveno". Tiesą sakant, tenka aiškinti, kad biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos – efektyvu tik tada, kai viskas iki smulkmenų suderinta iš anksto. Olandija, nors ir arti, turi savo niuansų, apie kuriuos net nesusimąstote, kol sunkvežimis užstrigs priežastinio ulone dėl "vergunning" (leidimo) stokos.

Dirbu su klientais kasdien ir matau vieną tą patį scenarijų: žmonės taupo ant planavimo, o vėliau sumoka dvigubai už skubą. Šiame straipsnyje nerašysiu sausų teorinių dalykų, o pasakysiu, kaip tai vyksta iš tikrųjų, kai reikia parvežti verslą iš Nyderlandų į Lietuvą. Jums nereikės gilintis į muitinės kodus, bet žinoti, kodėl reikia gero sąrašo, būtina. Jei planuojate perkelti savo įmonę, ši informacija padės išvengti tų pačių klaidų, kurias daro dešimtys kitų kiekvieną mėnesį.

Kas tik įeina į kainą ir kodėl ji svyruoja?

Kiek kainuoja biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos?

Tai, tiesiogiai sakant, ne kava bare, kur kaina pastovi. Čia susidaro kelių dalykų suma: nuo to, kiek kvadratinių metrų užima jūsų biuras Roterdame, iki to, ar reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus. Pavyzdžiui, jei turite paprastą "open space" su 10 darbo vietų, tai viena kaina, bet jei turite didžiulį serverinės spintą, kurią reikia kelti per langą su kranu – tai visai kita istorija. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios šiuo metu, kaip žinote, nelabai džiugina, ir tilto mokesčiai Vokietijoje. Taigi, konkreti skaičiuoti galiu tik pamatęs, ką reikia vežti, bet būkite tikri, kokybiškas biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos pasiūlymas visada apims ir draudimą, ir pakuotes, ir darbo jėgą abiejuose galuose.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas atskirai?

Žiūrėkite, dažnai firmos bando "užkabinti" už kiekvieną gofruotąją plokštę ar lipduką. Aš asmeniškai manau, kad tai turėtų būti kompleksinė paslauga – juk nenupirksite mašinos be ratakų, ar ne? Mūsų atveju, paprastai į kainą įskaičiuojamos standartinės dėžės, burbuliukų plėvelės, klijų juosta ir net specialios dėžės dokumentams ar kompiuteriams. Tačiau, jei reikia ypatingai pristatyti brangų meno kūrą ar labai subtilios optikos, gali tekti papildomai sumokėti už specialią medžiagą, pvz., "polystyrene" dėžutes. Bet 90 proc. atvejų, kai atliekame biuro kraustymą iš Olandijos, klientas nieko papildomai nemoka už "įrankius".

Dokumentai ir "paplūdimiai" Olandijoje

Kaip su dokumentais, ar ten daug problemų su muitine?

Nors Olandija ir Lietura yra ES erdvėje ir sienos formaliai nėra, tai nereiškia, kad galite įvežti kasą su pinigais be pėdsakų. Būtina turėti tikslią prekių inventoriaus sąrašą (packing list), nurodant net mažiausius dalykus, o ne tik "biuro baldai". Esu matęs situaciją, kai muitininkai sustabdė vilkiką ties Kaunu, nes sąraše buvo parašyta "stalai", o realiai buvo "mediniai antikvariniai stalai", ir tai kėlė klausimų apie jų vertę. Taigi, biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos visada prasideda ne nuo sunkvežimio pakrovimo, o nuo popierių tvarkymo – mes padarome tai už jus, kad jums nereikėtų galvoti apie INTRASTAT deklaracijas ar kitus niuansus.

Kas dėl leidimų stovėti mieste centre, pvz., Amsterdame?

Tai vienas didžiausių nusivylimų šaltinių. Olandai labai griežti reglamentuoja, kur ir kiek laiko gali stovėti sunkvežimis. Jei tiesiog užvažiuosite prie biuro be išankstinio "ontheffing" (leidimo) gavimo, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pati perkraustymo kaina. Mes visada patikriname vietos savivaldybės reikalavimus – ar reikia rezervuoti vietą, ar galima stovėti tik tam tikromis valandomis (pavyzdžiui, prieš Pietus arba naktį). Neklauskite, kodėl taip sudėtinga – tiesiog taip yra, ir mūsų užduotis – tai suvaldyti.

Techninės pusės ir IT įranga

Ar galite perkelti serverius ir IT įrangą saugiai?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė, bet čia reikia ypčio atsargumo. Serveriai ne tik brangūs, jie yra jautrūs smūgiams. Mes naudojame specialias antivibracines dėžes, o vairuotojai yra instruktuoti važiuoti ypatingai ramiai, nors ir taip vairuojame protingai. Be to, svarbu ne tik parvežti, bet ir prijungti. Kartais sutinkame IT specialistus, kurie padeda atjungti kabelius Olandijoje, o Lietuvoje juos vėl sujungti. Jei jūsų komandoje nėra tokio žmogaus, galime pasiūlyti partnerį, kuris viską padarys "turnkey" principu – išjungia Olandijoje, įjungia Vilniuje.

Kas nutinka, jei liftas neveikia arba per mažas?

O, klasika. Senesniuose pastatuose Roterdame ar Hagoje liftai dažnai būna miniatiūriniai. Tada tenka kelti rankomis per laiptus. Sakau tai ne kad išgąsdintų, o kad suprastumė – kai mes skaičiuojame kainą, mes klausame apie liftus. Jei jo nėra, reikia planuoti daugiau darbuotojų (krovikų), o tai laikas ir pinigai. Geriau, kad sužinotume tai anksčiau, o ne tada, kai dėžė su spausdintuvu stovi trečiame aukšte, o laiptai vingiuoji siauriau nei galvojote. Efektyvus biuro kraustymas iš Olandijos reiškia iš anksto nustatyti tokias "užduotis".

Laikas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai, jei kalbame apie vidutinį biurą (apie 30-50 darbo vietų), tai patys pasiruošimo darbai (pakuotės, dokumentai) trunka 1-2 dienas Olandijoje. Patys važiavimas trunka apie 18-24 valandas priklausomai nuo maršruto (ar važiuojame per Vokietiją, ar lenkiame Belgiją). Iškrovimas Lietuvoje – dar viena diena. Taigi, realiai nuo tada, kai pasirašome sutartį, iki tada, kai jūsų darbuotojai sėdi prie naujų stalų, gali praeiti savaitė, o jei skubama – viskas vyksta per 3-4 dienas. Bet neskubėkite, skubos dėlto kainuoja brangiau.

Ar galima organizuoti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduojama, kad verslas nestotų. Tačiau čia yra vienas "bet". Olandijoje ir Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsio ir sankryžų darbo laiko. Jei reikia dirbti sekmadienį, reikia specialių leidimų, o tai kainuoja. Be to, jei norite, kad vairuotojas atvyktų į Vilnių sekmadienio ryte ir pradėtų iškrovą, jis turi išvažiuoti iš Olandijos penktadienį. Taigi, biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos savaitgaliais yra įmanomos, bet reikalingas geresnis planavimas ir šiek tiek didesnis biudžetas.

Rizikos ir draudimas

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Esu sąžiningas – tai nutinka. Nors mes ir stengiamės kaip galiausiai, kelyje yra duobų, o "bandelės" (gervės) kartais gali paslysti. Visi mūsų vežami daiktai yra apdrausti. Kainos formulėje yra CMR draudimas, kuris apima tarptautinius pervežimus. Jei sulūža stalas, mes jį atsilyginame arba sutvarkome. Svarbiausia – nedelsdami praneškite vairuotojui arba mūsų dispečeriui, kai tik pastebėsite žalą iškrasant. Negalima laukti savaitės ir tada sakyti "o čia dėžė buvo susmulkinta".

Ar saugu leisti savo vertybes svetimiems?

Suprantu jūsų baimę – atiduoti visą įmonės turtą įsvaidyti. Tačiau 20 metų patirtis leidžia man pasakyti: profesionalios komandos, kurios dirba ilgai, neprisikirs jūsų dalykų. Mes turime reputaciją, kurią statėme dešimtmetį. Prieš pradedant darbą visada sudarome sutartį, kurioje viskas užrašyta. Be to, modernūs sunkvežimiai turi GPS stebėjimą ir vaizdo kameras, taigi mes visada žinome, kur yra jūsų turtas. Pasitikėjimas šioje srityje – tai viskas.

Praktiniai patarimai iš vidaus

Ar verta daryti "priešvalgį" (decluttering) prieš kraustymąi?

Absoliučiai taip. Nemažai kartų mačiau, kaip vežami seni, sugadinti kėdės ar dokumentai, kurių niekas nebeįvertino jau prieš 5 metus. Kodėl mokėti už tonų šiukšlių pervežimą iš Olandijos? Prieš mūsų atvykimą pažiūrėkite į sandėlį – jei kas nors nenaudojama, išmeskite arba duokite labdarai Olandijoje. Tai ne tik sumažins biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos kainą, bet ir greičiau susirūpinsite svarbiais dalykais naujoje vietoje.

Kaip elgtis su darbuotojais, jiems reikia kažką pasiimti sau?

Kartais darbuotojai nori pasiimti asmeninius daiktus. Tai gerai, bet turi būti tvarka. Rekomenduoju duoti kiekvienam darbuotojui vieną dėžę su jo vardu, kurioje jis gali susidėti asmeninius daiktus (nuotraukas, augalus, puodelius). Visos kitos dėžės turi būti numeruotos pagal mūsų sistemą. Jei visi pradės maišyti savo daiktus su įmonės turtu, išsikraustyti bus chaosas. Vienas kartas teko iškraustyti dėžę, kurioje buvo ir buhalterinės knygos, ir darbuotojų sausainiai, ir aštuonių vėliava. Pasakykime tiesiog – mums nereikia tokio humoro.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – nerašykite šito sau į galvą kaip ko siaubo. Biuro perkraustymas yra puikus proga "išsiurbti dulkes" ir pradėti gyventi naujai, net jei tik geografiškai. Pagrindas yra pasirinkti ne tas, kurie siūlo žemiausią kainą ir "mes viską vežam", o tuos, kurie žino Olandijos specifiką, supranta jūsų verslo vertę ir gali užtikrinti, kad pirmadienį ryte jūsų kompiuteriai veiks o kaip niekas neįvyko.

Efektyvios biuro kraustymo paslaugos iš Olandijos neapsiriboja tik vairuotoju ir vilkiku. Tai kompleksinis procesas, reikalaujantis patirties, kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei turite klausimų ar abejonių – tiesiog klauskite, geriau paklausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti.