Biuro kraustymo į Olandiją planavimas ir koordinavimas: Vadovas, kuris nusprendžia verslo sėkmę

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro kraustymas niekada nebus tiesiog “dėžių kėlimimas į sunkvežimį”. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, o ypač apie biuro kraustymo į Olandiją planavimą ir koordinavimą. Olandai yra žinomi kaip geri prekybininkai ir labai tvarkingi žmonės, tad jų reikalavimai transportui bei logistikai dažnai būna kiek griežtesni nei kitur. Jei manote, kad pakanka nupirkti bilietus vairuotojams ir užsisakyti kavos, greitai susidursite su problema. Dvidešimt metų patirtis mokė mane, kad sėkmė slepiasi detaliuose – nuo tolių parkavimo leidimų centre iki to, kaip sužymėtas kabelis po stalais. Tegul šis straipsnis tampa jūsų kryžiumi šiame chaose, nes kiekviena valanda, praleista planuojant, sutaupyta valandą streso vėliau.

Biuro kraustymo į Olandiją planavimas ir koordinavimas prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesiais anksčiau. Turime suprasti, kad Olandijoje infrastruktūra specifinė – siauri miestų centrai, kanalai, kuriais nepraeis didelė mašina, ir griežti socialiniai kodeksai. Negalite tiesiog sustabdyti 16 tonų sunkvežimio prieš “De Bijenkorf” Amsterdame ir tikėtis, kad niekas nepareišk’s pretenzijų. Aš matęm viską: nuo tų, kurie bandė taip daryti ir gavo baudas, iki tokių, kurie dėl blogo planavimo prarado savo IT serverius vandenyje. Todėl štai jums realus, be jokių gailesčių, patarimas iš vidaus.

Kas vyksta su dokumentais ir leidimais

Ar tikrai reikia tas parkavimo leidimas, ar tai paslaptis?

Olandijoje be jų niekas nejudės, net jei ir norėtum. Beveik kiekvienas savivaldybės centras turi savo taisykles, kurios gali skirtis netgi tarp gatvių. Vienintelis dalykas, kurį galite padaryti, tai kreiptis į vietinę savivaldybę (gemeente) prašydami išduoti leidimą sunkvežimio stovėjimui (ontheffing). Procesas gali užtrukti nuo kelias dienų iki savaičių, todėl delsimas čia – tai mirtinas nuodėmis jūsų grafikui. Aš mačiau, kaip kompanijos mokėdavo po 500 eurų baudų už valandą, nes tiesiog “pamiršo” šitą detalę.

Kas dėl tos invnetorizacijos ar sąrašų?

Jei jūsų sąrašas atrodo kaip “3 stalai, 5 kėdžių, daug dėžių”, mes turime problemą. Olandijos muitinė ar net policija gali sustabdyti mašiną ir paprašyti parodyti, ką tiksliai vežate, ypač jei tai ne paprasti buitiniai daiktai, o įmonės turtas. Sąrašas turi būti detalus, su serijiniais numeriais ir apytikslės vertės nurodymu, nes be to draudimas neveiks, o muitinė gali laikyti tai neteisėtu prekybiniu veiksmu. Pasirašyau tūkstančius CMR konosamentų, ir galiu pasakyti – geras inventorius yra pusė sėkmės ginče.

Ar galima važiuoti per naktį, kad niekas nematytų?

Galima, bet Olandijoje naktiniai ribojimai (nachtverbod) yra griežtesni nei Lietuvoje, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Daugelyje miestų sunkvežimiai negali važiuoti tam tikromis dienomis ar laikais, net jei tušti. Reikia specialių leidimų, kuris leidžia prasižengti šioms taisyklėms, bet jie duodami tik retais atvejais, pavyzdžiui, statyboms. Geriau susiderėti su savivaldybe dėl dienos laiko, kai eismas mažesnis, nei rizikuoti, kad mašina bus nuvaryta į aikštelę.

Logistikos ir techninės pusės smulkmenos

O kas su liftais? Ar jie tikrai nedirba sekmadieniais?

Tai klasika. Dauguma aukštų pastatų Olandijoje, ypač senesni biurai ar gyvenamieji namai, kuriuose įsikūrė start-up’ai, turi lifto priežiūros sutartis, draudžiančias naudoti liftus pervežimams tam tikromis dienomis. Jei atvyksite su 20 dėžių ir 200 kg svarmeniu, o liftas bus uždarytas, jūsų biuro kraustymo į Olandiją planavimas ir koordinavimas virs košmaru. Visada prašykite techninio personalo, kad jie perjungtų liftą į “pervežimo režimą” arba bent jau panaikintų apsaugą.

Kiek vietos reikia priešais patalpas?

Nebūkite godūs. Olandai mėgsta dviračius, ir jų bus pastatyta priešais įėjimą. Reikia rezervuoti vietą ne tik sunkvežimiui, bet ir iki 10 metrų ilgio zonos prieš pat pastatą, kad vairuotojai galėtų manevruoti su “kėdžių ratukais” (transporetėliais). Jei neužimsite vietos dviračiams, jūsų darbuotojai iškels visus dviračius, o paskui rasite juos sužeistus arba praradusius ratus. Tikrai nereikia jums to konflikto pirmąjį darbo dieną.

Ar saugu vežti serverius paprastame sunkvežimyje?

Griežtai ne. Aš esu matęs, kaip viena įmonė prarado visus duomenis dėl vibracijos kelyje nuo Kauno iki Amsterdamo. Serveriai, jiems keliant tą pačią mašiną su biuro kėdėmis, patiria tokias apkrovas, kurių net neįsivaizduojate. Reikia specialaus transporto su oro pakabu arba bent jau termokonteinerio, kuris slopina vibracijas ir laiko pastovią temperatūrą. Duomenys brangiau nei kėdės.

Kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek tas viskas kainuos? Sakyk tiesiai.

Negaliu pasakyti tiesiai, nes nesu aiškiaregis, bet mažam biurui (5-10 žmonių) su lengvais baldais imkitės maždaug 2500–4000 eurų. Dideliam korporaciniam biurui, kur reikia išardyti ir surinkti minkštųjų baldų sistemas, skaičiai šokteli iki dešimčių tūkstančių. Kaina priklauso nuo to, ar reikia pakavimo medžiagų, ar darbuotojai viską padarys patys, ir nuo to, kaip sunku išsikrauti paskirties vietoje. Nepamirškite PVM ir galimų tiltų mokesčių Olandijoje.

Kas dėl draudimo? Jis įskaičiuotas?

Draudimas yra įskaičiuotas į mano pasiūlymą, bet jis ribojas. Jei jūsų darbuotojas patalpina brangų “MacBook” pro kompiuterį į dėžę pažymėtą “knygos”, o ji dingsta, draudimo kompanija sumokės tik knygos vertę. Turiu pasakyti – draudimas visada yra, bet jis nebus jūsų neatsargumo gelbėtojas. Vertingiausius daiktus (pinigus, dokumentus, nešiojamuosius kompiuterius) vežkite su savimi.

Ar taupo pinigus, jei pats supakuosiu?

Sutaupote 20 proc., bet prarandate nervus ir galimybę reikalauti atlyginimo už sugadintus daiktus. Jei dėžėje pamatysite suplėšytą dokumentą, o dėžę pakavote jūs – mums sunku įrodyti, kad ne mes padarėme žalą. Be to, mūsų vyriausybės pripažįsta tik profesionalų supakuotas dėžes draudžiamųjų reikalavimų atžvilgiu. Geriau mokėti už pakavimą nei rinkti šiukšles.

Darbo organizavimas ir pabaiga

Ar reikia, kad darbuotojai būtų ten?

Geriau, kad jų nebūtų. Aš darau tą patį ką ir jūs – kai šeimininkas stovi virš galvos ir sako “kėlėk šitaip, o ne taip”, darbuotojai nerimsta ir daro klaidas. Duokite mums raktus, pasakykite, kur stovės stalas, ir nueikite kavos. Biuro kraustymas Olandijoje turi būti kaip chirurginė operacija – be liūdnų pažiūrų ir nereikalingų komentarų.

Kas atsitinka, jei naujasis biuras nebaigtas?

Tai yra dažniausia problema. Pastatas vėluoja, o jūs turite išsikrauti iš senojo. Tokiu atveju turime pasirūpinti sandėliavimu Olandijoje (tarpinė saugykla). Tai kainuoja, bet tai yra vienintelis išsigelbėjimo kelias, kad nebūtumėte gatvėje. Niekada, girdžite, niekada neplanuokite išsikrautos tą pačią dieną, kada statybininkai pasako “baigsim apie 14 valandą”. Jie visada vėluoja.

Kaip su el. šiukšlėmis? Ką daryti su senais kabeliais?

Olandija labai griežtai tvarko atliekas. Negalite tiesiog užmesti visų senų kabelių ir plastiko į juodą maišą ir padėti šalia konteinerio. Mes turime sutartis su vietinėmis atliekų tvarkymo kompanijomis, kurios atsiima elektroniką ir paskui pateikia atliekų surinkimo sertifikatą (afvoerbewijs). Be to, galite gauti didelę baudą už neteisingai išrūšiuotas atliekas.

Baigiant, noriu pasakyti, kad sėkmingas biuro kraustymas į Olandiją nėra viliojimas dėl mažiausios kainos. Tai yra apie tai, kaip greičiausiai ir be skausmo gauti savo komandą atgal į darbo režimą. Nors šiame straipsnyje kalbėjome apie sudėtingus dalykus, bet tiesą sakant, viskas susikerta su vienu dalyku – pasitikėjimu. Pasitikėkite savo logistikos partneriu, nebandykite padaryti visko patys, ir viskas sueis. Biuro kraustymo į Olandiją planavimas ir koordinavimas sudėtingas procesas, bet su geru planu jis t tiesiog darbas, o ne katastrofa. Sėkmės kelyje, o jei reikės patarimo – žinote, kur mane rasti.