Biuro kraustymasis į Olandiją: be jokių trikdžių

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymasis į Olandiją iš Lietuvos pasirodo būna vienas sudėtingiausių iššūkių mūsų klientams, nors iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad tai tik paprastas daiktų pervežimas. Olandija – tai ne tik vėjo malūnai ir tulpių laukai, tai viena sudėtingiausių logistikos sistemų Europoje, griežti terminai ir labai specifinė kultūra. Aš mačiau viską: nuo tada, kai vairuotojai pradingdavo su visa įranga Vokietijos autostradose, iki tokių situacijų, kai klientams tekdavo mokėti dvigubai daugiau už blogai paruoštus dokumentus. Šiame straipsnyje neapgauginsiu jūsų gražiais žodžiais, o papasakosiu, kaip tai yra iš tikrųjų, kad jūsų verslas nenukentėtų.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, o ypač kai biuro kraustymasis į Olandiją įvyksta nedelsiant, svarbiausia yra ne kaina, o tikslumas. Jūsų įmonės negaliuoti laikas vertas daugiau nei sutaupyti eurai. Olandai labai myli tvarką, o jei įsipareigojote atvykti į naujas patalpas Roterdame ar Eindhovene devynią valandą ryto, vėluoti net penkias minutes nėra priimtina. Todėl viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo detalaus plano. Turime žinoti ne tik tūrį, bet ir konkretų kiekvieno daikto vietą, nes įleidžiant didelį sunkvežimį į Olandijos miestų centrus (pvz., „Amsterdam Zuid“ zona) reikia specialių leidimų, o kartais ir mažesnių sunkvežimėlių.

Daugelis klausia: kodėl tiesiog nepakrauti visko į priekabą ir važiuoti? Atsakymas paprastas: dokumentai. Be teisingai užpildytų eksporto dokumentų ir TIR knygių (jei taikoma), o arba Bendrosios transporto deklaracijos, jūsų krovinys gali užstrigti sienoje ilgiau nei numatote. Be to, reikia pagalvoti apie draudimą. Paprastas KASKO čia nieko nevertas, mums reikalingas tarptautinio krovinių draudimo polisas, kuris padengtų net ir tą atvejį, jei vairuotojas, tiesiog nieko neįtardamas, užvažiuotų į tiltą, per kurį jo sunkvežimis nepraeina. Tai kasdienybė mūsų darbe.

Taigi, jei ruošiatės judėti į Vakarus, pasiruoškite ne tik fiziškai, bet ir mentališkai. Čia nėra vienas du kartas pasakyti – kiekvienas biuro kraustymasis į Olandiją yra unikalus istorija. Toliau pateiksiu atsakymus į tuos klausimus, kuruos dažniausiai užduodate man susirūpinę balsu, kai jau artėja išsikraustymo diena.

Popieriaus darbai ir olandiškas biurokratas

Ar labai daug popierių reikės su savim vesti?

Iš tiesų, ne tiek daug kiek gali būti atrodo, bet jie turi būti labai tikslūs. Mums reikės tikslinio inventoriaus sąrašo su svoriais, nes muitinė Olandijoje tikrina tai labai griežtai. Jei sąraše bus parašyta „biuro baldai“, o realiai ten bus dešimt serverių, gali būti didelių nesusipratimų ir baudų, todėl geriau užtrukti valandą ir viską užrašyti kaip priklauso.

Kas daryti su buvusiais buitiniais daiktais ar kompiuteriais?

Čia yra viena dažniausių klaidų – jei pervežate naudotą asmeninę techniką, ją reikia deklaruoti kaip asmeninį turinį, o ne įmonės turtą, kitaip gali tekti mokėti PVM ir muito mokestį. Aš mačiau atvejų, kai vadovai bandydami „užsidėti“ sau seną nešiojamąjį kompiuterį, susidurdavo su muitininkų klausimais, todėl geriau to išvengti ir viską tvarkingai užpildyti iš anksto.

Ar mums tikrai reikalingas tarpininkas ar galima susitarti tiesiog su vairuotoju?

Galima, tik tada būsite atsakingi už viską, kas nutiks kelyje, o jei vairuotojas bus lenkas ar vokietis, su kuriuo susitardamiesi „žodžiu“, problmų neišvengsite. Profesionali ekspedicijos komanda paima visą atsakomybę už savęs, pradedant nuo dokumentų iki to, kad vairuotojas neprapuls kelyje, o tai, pasak mano patirties, yra verta to komisinio.

Keliai, laikas ir Amsterdamo spūstys

Į kiek laiko užtruks tas biuro kraustymas į Olandiją su visais kambariais?

Jei kalbame apie standartinį vidutinio dydžio biurą, tai paprastai užtrunka vieną pilną darbo dieną pakrovimui Lietuvoje ir vieną iškrovimui čia, o kelias pats užtrunka maždaug 18–20 valandų priklausomai nuo maršruto. Tačiau reikia skaičiuoti ir dieną prieš bei po, nes reikia surinkti baldus, o čia, Olandijoje, statybinės aikštelės turi griežtas darbo laiko taisykles.

Ar galima važiuoti savaitgaliu, kad neigturbūtų darbo?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai būna nenaudinga, nes Olandijoje dauguma biurų patalpų negali būti iškraunomos savaitgaliais dėl garsumo draudimų pastatuose. Be to, vairuotojai turi poilsio režimus, kurie turi būti laikomasi, todėl geriau suplanuoti biuro kraustymasis į Olandiją darbo dienomis, kad viskas vyktų sklandžiai.

Kas jei mūsų būstinė yra kažkur Amsterdamo centre, kur važinėja tik dviračiai?

Tuomet mums reikės specialios leidimo Transporto zonai („cutting city“), o dažniausiai teks krauti į mažesnį sunkvežimį (7.5 t) prie miesto ribų ir toliau vežti jais. Esu matęs, kaip 18 tonų sunkvežimiai užstringa siauruose kanalų gatvelėse, o tai kainuoja brangiai, todėl visada iš anksto tikriname adreso prieinamumą.

Pinigai, rizikos ir brangūs žaislai

Kokios bus kainos? Ar brangu?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo to, ar tai pilnas sunkvežimis, ar tik dalis krovinio, bet vidutiniškai biuro kraustymasis į Olandiją gali kainuoti nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų, jei kalbame apie standartinį 20 pėdų konteinerį ar sunkvežimį. Verta prisiminti, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai pasirodo esąs brangiausias dėl papildomų išlaidų, kurias iškyla pakeliui.

Ar tikrai reikia drausti kiekvieną stalą ir kėdę?

Ne kiekvieną atskirai, bet būtina turėti draudimą visam siuntiniui („All Risk“), o ypač jei pervežate brangią elektroniką ar serverius. Vieną kartą klientas norėjo sutaupyti ant draudimo, ir vairuotojas staigiai stabdydamas sugadino du brangius serverius – apie 10 tūkst. eurų nuostolio, kurio neišpirko, tad mokėjo pati įmonė.

Kas bus, jei vairuotojas tiesiog nepasirodys? Juk taip būna.

Tokios situacijos pasitaiko, jei dirbate su neatsakingomis mažomis firmomis, bet mes turime atsarginių vairuotojų ir partnerių tinklą visoje Europoje. Jei vienas susirgo, kitas gali perimti krovinį per 4 valandas Vokietijoje, todėl jūsų darbas nestos, o tai yra mūsų prioritetas numatant atsarginius planus.

Specifiniai dalykai, kuriuos pamirštote

Turim didelį seifą – jis tikrai neės į liftą?

Tikrai neės, irgi nebandykite jį įkalinti, nes Olandijos liftų normos yra griežtos, tad seifus dažniausiai keliame pro langus arba specialiais kranais išorėje. Reikia tai žinoti iš anksto, nes paskubos metu gali tekti išlaužyti duris arba išardyti sieną, o tai papildomi kaštai.

Kas daryti su senaisiais popieriais archyvais? Ar verta juos vežti?

Jei jums jų nereikia pagal įstatymus, geriau sunaikinti čia, Lietuvoje, nes biuro kraustymasis į Olandiją pagal svorį nėra pigus, o popierius sunkus. Jei tenka vežti, rekomenduoju juos supakuoti ant paletės ir užfilmuoti plėvele, kad drėgmė nepatektų per Šiaurės jūrą.

Pabaiga ir išsikraustymas

Ar jie padės susidėti stalus ir prijungti kompiuterius?

Standartinis tarifas įeina tik iškrovimas į grindis, bet papildomai galima užsakyti montavimo komandą, kuri surinks stalus ir padės technikai sujungti laidus. Dažnai klientai pagalvoja, kad vairuotojas tai padarys, bet jo darbas yba tik vairuoti ir kelti dėžes, o ne surinkti „IKEA“ tipo spintas.

Ką daryti su staluose likusiomis šiukšlėmis? Gal tiesiog išmesti čia?

Geriau išmesti čia, nes Olandijoje šiukšlių ivežimas yra labai brangus ir reikalauja specialių leidimų bei atskirų konteinerių. Palikti šiukšlių naujame biure yra blogas tonas, o mūsų komanda gali sutvarkyti pakrovimo vietą Lietuvoje, kad nieko nereikėtų vežti per pusę Europos.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymasis į Olandiją nėra tas procesas, kurį reikia spręsti iš paskutinės minutės. Mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad sėkmė slepiasi detalėse: nuo tų pačių dokumentų iki to, ar vairuotojas turi su savim rankinį keltuvą. Nesusipratimai kelyje arba muitinėje gali sustabdyti jūsų verslą keletą dienų, o tai yra kaštų neatsiskaitymui. Ruošiantis šiai kelionei, pasitikėkite savo logistikos partneriu, o ne tik kaina, ir tada jūsų įmonės gyvenimas Naujajame žemyne prasidės be jokių trikdžių.