Biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos: efektyviai ir be nereikalingų rūpesčių

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tų, kurie bando įsivažiuoti su pilnu „Ford Transitu“ per sieną, iki didelių korporacijų, kurios perkelia visus savo padalinius iš Amsterdamo ar Roterdamo tiesiai į Vilnių ar Kauną. Galiu pasakyti viena: biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos tai ne fizinis darbas tik, tai ir didelis psichologinis iššūkis verslui. Olandai yra disciplinuoti, jie mėgsta, kai viskas tvarkinga ir pagal grafiką, o mums, lietuviams, dažnai reikia tą greitą adaptaciją sujungti su kokybe.

Kai klientas skambina ir sako, kad reikia skubiai perkelti IT infrastruktūrą ar tiesiog baldus, aš iš klausau ne tik apie kiekį, bet ir apie tai, kiek jis nori miegoti ramiai naktį. Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, bet bandant taupyti ant logistikos, dažnai galime prarasti daugiau laiko ir nervų nei sutaupytų eurų vertė. Šiame straipsnyje nebežaisiu žodžiais, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ką reikia žinoti apie muitines, kuo skiriasi pervežimas per Šiaurės Vokietiją ir kodėl reikia gerų dėžių.

Jeigu jums šiandien reikalingas biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos, efektyviai tai padaryti galima tik vienu būdu – suplanavus viską iki smulkiausių detalių. Neišsivaizduojate, kaip dažnai žmonės pamiršta, kad pirmadienį ryte jų darbuotojai turi sėdėti prie kompiuterių, o paskutinis sunkvežimis iš Olandijos dar tik važiuoja pro Hanoverį. Žemiau išdėliosiu daugiau nei dešimt klausimų, kuriuos dažniausiai užduodate, ir atsakysiu taip, kaip tai kalbėčiaus sau gėrę kavę konteineryje.

Pinigai, laikas ir organizaciniai chaosai

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kaina priklauso nuo to, ar pervežiate tik kelias kėdes ir stalus, ar visą serverinę su specialia apsauga. Mažam biurui, tarkime, 30–40 kubinių metrų, turėtumėte numatyti biudžete apie 2500–4000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus. Didelėms įmonėms, kai reikia 3–4 sunkvežimių, skaičiai šokteli iki dešimčių tūkstančių. Verta prisiminti, kad kaina įeina ne tik vairuotojo darbas, bet ir kuras, kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie dabar ne iš pigiausių, bei draudimas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu viskas tvarkinga – pakavimas vyksta penktadienį, o išvykstame šeštadienio ryte, tai Lietuvoje esame sekmadienio vakare arba pirmadienio ryte. Tačiau tai idealus scenarijus. Realiau pasakius, reikia skirti maždaug 3–5 dienas nuo tada, kai pradedame dėti dėžes į sunkvežimį Olandijoje, iki tada, kai paskutinę dėžę iškrauname Vilniuje. Jeigu kelyje užstringa dėl techninių priemonių arba muitinės patikros (nors tai ES, patikros gali būti), gali užtrukti diena ilgiau.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu, kad neprarastum darbo laiko?

Absoliučiai taip, ir tai yra mūsų rekomenduojamas variantas. Dažniausiai biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos vykdomas būtent štai taip – penktadienį vairuotojai užsuka, įkrauna, naktį važiuoja, o sekmadienį jau jūsų naujose patalpose viskas stovi. Taip jūs neprarandate nei vienos darbo dienos, o darbuotojai pirmadienį randa viską paruoštą. Žinoma, už tai reikia sumokėti vairuotojams už papildomą darbą naktį arba savaitgalį, bet verslo nuostoliai būtų didesni.

Ar reikia mums patiems rinkti dėžes?

Galite, bet nerekomenduoju. Profesionalios pervežimo firmos atveža specialias, tvirtas dėžes, kurios pritaikytos dokumentams, kompiuterių monitoriams ir t.t. Jeigu bandysite tai daryti su „IKEA“ dėžėmis, kurios suyra po pusės kilogramo apkrovos, gausite nusivylimus. Mes visada įkainojame dėžių pristatymą ir surinkimą – tai nedaug kainuoja palyginti su tuo, kad jums nereikės važinėti po statybinius prekybos centrus Olandijoje ieškant pakuočių.

Techniniai niuansai ir dokumentai

Kaip vyksta su technika – ar saugu?

IT įranga yra pačia jautriausia dalis. Monitoriai, serveriai, tinkleliai – visa tai turi būti supakuota ne į paprastas dėžes, o į specializuotas su putomis arba burbuliukine plėvele, sustiprintą kartonu. Aš asmeniškai visada primenu vairuotojams: „Įdėkite serverius ne priešais sieną, o į vidurį, tarp baldų“. Taip pat svarbu atsarginės kopijos (backup) padaryti prieš kelionę – kelyje viskas gali nutikti, nors statistiškai gedimai reti.

Ar mums reikalingi kokius nors specialūs dokumentai ar muitinės deklaracijos?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, importo mokesčių nėra. TAČIAU, tai nereiškia, kad važiuojate tuščiomis. Būtinas turtinės sąskaitos (inventoriaus) sąrašas. Jis turi būti gana detalus – ne „kėdės“, o „5 vnt. juodų biuro kėdžių „Herman Miller““. Jeigu sulaiko vokiška policija ar muitinė, šis sąrašas išgelbės jus nuo didelių problemų ir įtarimų, kad vežate „šešėlinį“ prekių srautą.

Kas daro, jeigu aš neturiu laiko rašyti inventoriaus sąrašo?

Tai labai dažna problema. Dažnai žmonės mano, kad mes, vežėjai, turime tai žinoti. Ne, mes nežinome, ką turite spintoje. Mes siūlome paslaugą, kur mūsų vadybininkas arba vairuotojas kartu su jūsų žmogumi Olandijoje eina ir užrašo viską į lentelę. Tai užtrunka valandą-dvi, bet taip užtikriname, kad niekas nepasiklysta ir dokumentai būtų tvarkingi.

Ar galiu įsivažiuoti su savo asmeniniu automobiliu užkabintu ant sunkvežimio?

Taip, tai labai populiaru. Dažnai verslininkai, kurie grįžta iš Olandijos, nori suvežti ir savo šeimos automobilį. Tai pigiau nei jį vežti atskirai. Sunkvežimis turi būti su specialia platforma arba autovežiu. Tiesiog primygtinai rekomenduoju iš anksto pasakyti apie tai, kadangi ne kiekvienas sunkvežimis turi leidimą vežti kitą transporto priemonę (reikia C kategorijos vairuotojo pažymėjimo ir spec. leidimų).

Rizikos, draudimas ir smulkmenos

Kas nutinka, jeigu sulūža stiklinė pertvara ar brangus stalas?

Čia įsijungia draudimas. Pagal standartines CMR sąlybas, mūsų atsakomybė ribojama, todėl visada siūlome sudaryti „All risk“ draudimą. Jeigu stačiai užkabinate stalą į liftą Olandijoje ir jis užlūžta – tai ne mūsų kaltė, o jūsų arba įmonės, kuri montavo. Bet jeigu lūžta kelyje dėl blogo pristatymo – mokame visą sumą. Svarbu viską nufotografuoti prieš kraunant ir po iškrovimo.

Ar galima suveži ir asmeninių daiktų, pvz., darbuotojų dėžutes su knygomis?

Taip, darbuotojai dažnai nori pasiveži savo asmeninių daiktų, kai įmonė persikelia. Bet čia reikia būti atsargiems – jeigu asmeninių daiktų per daug, tai gali būti įvertinta kaip komercinis krovinys ar netgi kontabanda, jei nėra deklaruota. Geriausia sudaryti sąrašą, kur parašoma „Asmeniniai darbuotojo daiktai, naudoti, nekomercinės vertės“. Tai užtikrina, kad muitinė neįtarinės jūsų prekyba.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti labai sunkius seifus?

Seifai tai yra kita istorija. Paprastas biuro seifas sveria 200–400 kg, o kai kurie net tūkstantį. Mūsų sunkvežimiuose yra „vilniko“ (hidraulinės keliamosios) sukuriamos grotelės, kurios gali pakelti toną, bet jeigu seifas turi būti nešamas laiptais, tai jau reikalingi specialūs keltuvai. Jeigu apie tai nepasakojate iš anksto, vairuotojas tiesiog atvyks ir negalės nieko padaryti. Tad praneškite apie sunkius daiktus iš karto.

Kaip elgtis su parkingu Olandijoje, kur yra griežti taisyklės?

Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas, sunkvežimiui stovėti be leidimo yra beveik nerealu. Mes visada iš anksto susirandame legalią vietą arba organizuojame „miesto“ sunkvežimį (mažesnį, 7,5 t), kuris gali važiuoti į centrus. Jeigu bandysite statyti 18 metrų ilgio gigantą prie pašto centro, greitai atvyks policija ir gausite baudą, kuri bus didesnė nei visas krovinys.

Išvados

Galiausiai, kai visos dėžės iškrautos, o vairuotojai važiuoja atgal, lieka tik vienas pagrindinis įspūdis – ar viskas įvyko sklandžiai. Biuro kraustymasis į Lietuvą iš Olandijos yra procesas, kurį lemia ne atstumas, o detalės. Nuo to, kaip užrašytas etiketė ant dėžės su dokumentais, iki to, ar vairuotojas tai gerai užfiksavo manifeste. Esu matęs įmonių vadovus, kurie dėl to, kad nepasirūpino šiomis smulkmenomis, prarado savo duomenis arba savaitę negalėjo dirbti.

Nepabijokite klausti ir reikalauti plano. Jeigu pervežėjas sako „mes viską patys išsiaiškinsime“, tai pirmasis signalas, kad gali būti bėdų. Efektyvumas šiuo atveju kyla ne iš greičio, o iš tikslumo. Žinokite savo turtą, žinokite savo grafiką ir pasirūpinkite draudimu. Tada tas 1500 kilometrų kelias tampa tik paprasta rutina, o ne košmaras. Sėkmės persikraustant ir laukiu Jūsų skambučio, jeigu reikės patarimo arba stiprių rankų.