Biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą su surinkimu: praktinis vaditas verslui

Esu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir per tą laiką matyta viskas – nuo trijų kėdžių pervežimo „VW Golf“ bagažinike iki didžiulių korporacinių bazių perkėlimo trimis vilkikais. Bet viena dalyk visada išlieka tas pats: stresas ir chaosas, jeigu viskas nebuvo suplanuota iš anksto. Dažnai man telefonu skamba Lietuvoje dirbantys vadovai, kurie nusprendžia perkelti savo operacijas iš Olandijos atgal arba tiesiog reorganizuoja darbus, o juos domina ne tik kaina, bet ir saugumas.

Biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą su surinkimu yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir žinojimo, kaip elgtis su muitine, draudimu ir logistika Olandijos miestuose, kur retai kur įvažiuosi dideliu sunkvežimiu. Aš ne rašau akademinį darbą, o pasakau, kaip tai yra iš tiesų – ant žemės, su dulkių kamuoliais po stalais ir vairuotojais, kurie laukia pietų. Jeigu jums reikia perkelti techniką iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno, turite žinoti, kad kiekvienas valandas vėlavimo gali kainuoti verslui nemažai pinigų. Todėl šiame straipsnyje padėsiu suprasti, kaip viskas vyksta be nereikalingo jaudinimosi.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką ir kainas

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos?

Žinau, kad visiems pirmiausia įdomi kaina, bet čia nėra vieno atsakymo, kaip parduotuvės kainyne. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais iš mažo kontorinio kampo Hagoje, ar tai pilnas biuras su 20 darbo vietų. Paprastai, jeigu kalbame apie standartinį 10-15 darbo vietų biurą, kainos svyruoja nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar juos tiesiog užkelti. Degalai Olandijoje brangūs, o mokesčiai už kelių naudojimą (vinjetės Vokietijoje) suvalgo nemažai biudžeto, taigi neitikite tuo, kas atrodo pernelyg pigu.

Ar jums pats reikia išmontuoti baldus, ar tai daro jūsų komanda?

Čia gi esame dviejų galimybių situacijoje. Jeigu pasirinksite paslaugą biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą su surinkimu, tai mūsų komanda atvyksta su savo įrankiais ir viską padaro už jus – nuo sraigto atsukimo iki lentynės surinkimo Vilniuje. Tačiau jeigu norite sutaupyti, galite išmontuoti patys, bet tada būkite tikri, kad visus varžtus sudėjote į vieną paketą, o ne išbarstėte po visą kambarį. Esu matęs situacijų, kai klientai sutaupyti norėjo patys, o paskui mūsų meistrai teko sugadintus elementus taisyti, kas galiausiai atėjo brangiau.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki įrengimo?

Įprastai mums reikia apie savaitę iki dviejų, kad viską suorganizuotume, jeigu kalbame apie planišką kraustymąsi. Pačiam važiavimui užtrunka maždaug 2–3 dienos, priklausomai nuo maršruto – ar važiuojame per Vokietiją (A1), ar dar kur nors užklystame. Jeigu reikia skubiai, mes išsiverčiame, bet tada kaina gali šokti į viršų, nes tenka perkeliamas vairuotojas ar reikia rasti „skubią“ vietą krovininiame traukinyje, kas nėra taip paprasta.

Ar galite užtikrinti, kad serveriai ir IT įranga nebus pažeisti?

IT įranga yra mūsų galvos nervas, nes viena smūgis į serverį gali priversti visą kompaniją stabdyti darbą mėnesiui. Mes visada naudojame specialias oro burbulų plėveles, stiprius kibirus ir užfiksavimo juostas, o vairuotojai yra įspėjami, kad ši dėžė yra „svarbiausia gyvybei“. Be to, visada siūlau klientams padaryti atsarginę kopiją (backup) prieš mūsų atvykimą – ne todėl, kad nesame tikri, o todėl, kad technika yra neprognozuojama, o duomenys brangesni už bet kokį serverį.

Kas nutinka, jeigu naujieji patalpai dar nebaigti remontuoti?

Tai klasika. Vilkikas stovi kieme, o darbininkai tebebraižo sienas. Tokiu atveju mes turime galimybę laikinai padėti daiktus į mūsų sandėlį Lietuvoje, pvz., Kaune arba Klaipėdoje, kol jūs nebus pasiruošę priimti krovinių. Žinoma, tai papildomai kainuoja, bet tai pigiau nei laukti vairuotojui, kuris, tiesą sakant, dirba pagal valandas, o ne pagal tai, kada jūsų statybininkai atliks darbus.

Techniniai niuansai: dokumentai ir įranga

Ar reikia rūpintis muitinės deklaracijomis, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra abi ES narės, tai formaliai tai yra vidinė prekyba, tačiau čia yra vienas „bet“. Jeigu keliaujate su vertybe, kuri viršija tam tikrą ribą (dažnai tai būna IT įranga ar brangūs baldai), muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir paprašyti įrodymų, kad tai ne prekybinis krovinys, o įmonės turto perkėlimas. Visada rekomenduoju tur�ti „deklaraciją apie turto perkėlimą“ (intra-ES supply of goods dokumentus), kad nebūtų nereikalingų nesusipratimų pasienio kontrolės punktuose.

Ar vežiate ir pavojingas medžiagas, pvz., tuščias spausdintuvo kasetes?

Taip, tai dažnas dalykas biuruose, kurie pamiršta, kad tuščios kasetės ar valymo priemonės laikomos pavojingomis atliekomis. Negalima tiesiog mesti jų į bendrą krovinių masę, nes jeigu užtikrins cisterną, gausite didelį baudą. Mes turime atskiras dėžes tam, kad viskas būtų atskirta ir nuvežta į tinkamą perdirbimo punktą Lietuvoje, o ne palikta gatvėje prie naujojo biuro.

Kaip elgiatės su baldų surinkimu, jeigu trūksta detalių?

Gyvenime esu matęs, kaip po pervežimo pasirodo, kad vienos lentynos kojelės nėra arba sugedo sraigto galvutė. Mūsų meistrai turi su savim „gelbėjimosi rinkinį“ – standartinius varžtus, jungtis, net ir kiekvieną lentą prilaikančius metalinius strypus. Jeigu biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą su surinkimu yra užsakytas pas mus, mes užtikriname, kad baldai stovės tvirtai, net jeigu ką nors praradote kelionės metu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Žinoma, šiais laikais be to nebeįsivaizduojame darbo. Mūsų sunkvežimiai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, o aš asmeniškai atsiunčiu nuorodą vadybininkui, kad jis matytų, kur mes esame. Tai ramina klientus, ypač kai vežami svarbūs kontraktai ar brangūs kompiuteriai – žinoti, kad krovinys jau lenkia Varšuvą, leidžia geriau planuoti savo laiką.

Papildomos paslaugos ir klientų patirtis

O jeigu mums reikės išmesti senų baldų?

Kartą atsitiko taip, kad klientas norėjo atsikratyti visų senių sofų ir spintų, kurios buvo per daug sudėvėtos kelionei. Mes galime tai suorganizuoti – arba numesti į specialias konteinerius Olandijoje prieš išvykdami, arba atvežti atgal ir susitvarkyti čia. Žinoma, tai neįeina į standartinę kainą, bet tai pigiau nei samdyti atskirą „šiukšlių vežėją“, kuris taip pat ims mokestį už išvežimą.

Ar verta rūpintis draudimu ar jis jau įskaičiuotas?

Draudimas beveik visada įskaičiuotas į pasiūlymą, bet jo suma dažnai būna minimali (pvz., 10 EUR už kg). Jeigu vežate labai brangų įrangą, verta pasidomėti, ar reikia padidinti draudimo limitą. Aš visada sakau – geriau dešimt kartų paklausti apie draudimo sąlygas ir niekada nenaudoti, nei gauti sugadintą serverį ir sužinoti, kad jis nebuvo apdraustas.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą su surinkimu nėra tik apie tai, kad pakrauname dėžes į mašiną ir važiuojame. Tai apie tai, kad jūsų verslas neturi sustoti dėl to, kad viena kėdė nusileido arba dėžė su dokumentais dingo kažkur Kelno autostradoje. Mano 20 metų patirtis moko, kad svarbiausia yra komunikacija – pasakykite mums iš anksto apie savo baimes, apie tai, kad viena iš lentynų yra „lūžta“, o kita – „brangiausia kompanijoje“, ir mes padarysime viską, kad kelionė būtų sklandi.

Nesijaudinkite dėl smulmenių, už juos pasirūpinsime mes. Jums likęs tik pasirinkti datą ir paruošti kavą mūsų komandai, kai atvyksime surinkti jūsų naują biurą Lietuvoje. Sėkmės versle ir laukiančiame pokalbyje, jeigu reikės konkretaus pasiūlymo.