Biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą be trikdžių: Vadovas, kuris sutaupys nervus

Sėdi prie vairo jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų start-uolių, kurie pervežia tik kelis stalus, iki milžiniškų korporacijų, keliančių visus skyrius tarp šalių. Galvoju, kad biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą yra vienas sudėtingiausių, bet įdomiausių iššūkių mūsų srityje. Olandija yra logistikos centras, tačiau jos miestai, ypač senieji Amsterdamo ar Roterdamo centro kvartalai, gali sukelti tikrą galvos skausmą, kai reikia priartėti 18 metrų sunkvežimiu prie pat įėjimo. Dažnai klientai klausia: „Ar tikrai viskas vyks taip lengvai, kaip pažadėjote?“ Ir aš visada atsakau – viskas priklauso nuo paruošimo.

Esu matęs, kaip verslininkai panikauja, kai sužino, kad jų brangūs serveriai buvo supakuoti į drėgnas dėžes, arba kai paaiškėja, kad Olandijos policija neleidžia stovėti sunkvežimio centre be leidimo. Todėl šiame straipsnyje nenusprendžiau daryti sauso sąrašo, o papasakosiu taip, kaip kalbėčiau su draugu prie kavos puodelio – be nereikalingų profesionalizmų, bet su visa būtina informacija. Jūsų tikslas – perkelti verslą be darbo trukdžių, o mano – padaryti taip, kad biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą neleistų jums prarasti miego naktį. Žemiau rasite atsakymus į tuos klausimus, kurie dažniausiai kyla planuojant tokį žygį.

Kainos, laikas ir organizaciniai momentai

Kiek tai viso tai kainuos?

Tai pats pirmas klausimas, kurį girdžiu, vos tik pakeliu ragelį. Kainos svyruoja labai stipriai – nuo 1,5 tūkstančio eurų už mažą kontorą iki 10 tūkstančių ir daugiau, jei kalbame apie pilną įrangą su serverine. Priklauso nuo tūkio kubinių metrų (jei maždaug 20-30 kubų, tai tai viena kaina, jei 100 – kita) ir nuo to, kiek darbo reikia padaryti Olandijos pusėje. Nepamirškite, kad kuro kainos ir mokesčiai už Vokietijos ar Belgijos autostradas taip pat įeina į galutinę sumą, todėl verta apgalvoti, ar tikrai verta vežti tas senas, jau nenaudojamas spausdintuvas.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Įprastai biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą trunka apie 2-3 dienas, jei kalbame apie tiesioginį važiavimą be sustojimų. Tačiau tai yra grybas laikas – reikia pridėti pakavimą dieną anksčiau ir iškrovimą Lietuvoje. Jei reikia surinkti baldus naujoje vietoje, tai dar viena diena. Kartais, jei kelyje užstringa sunkvežimis arba yra didelės eismo spūstys prie Hanoverio, gali pavėluoti, todėl visada planuokite savaitgalį arba papildomą dieną atsargai.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę transporto priemonę?

Galima, bet aš asmeniškai nepirčiau savo nervų dėl to. Pigesnės firmos dažnai siūlo „pakraustymą“ be draudimo arba su senomis, ne aptarnaujamais mašinomis, kurios gali sugesti pusiaukelėje. Olandijos keliai griežti, o techninė apžiūra ten – ne šiaip sau. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kurio inventorius buvo užstrigęs Lenkijoje, nes vairuotojas nusprendė taupyti degalus ir važiavo pro šaligatį. Geriausia pasirinkti patikimą partnerį, kuris turi savo techniką ir žino kelių nuostatas.

Techninė pusė: baldai, technika ir logistika

Kaip jūs elgiatės su jautria technika ir serveriais?

Čia nėra vietos pokštams. Serverius, brangų kompiuterių įrangą ar medicininius prietaisus visada supakuojame į specialias, smūgiams atsparias dėžes su putomis. Niekada nekeliajame kompiuterių vienas ant kito be tarpinės – viena staigia stabdymo Vokietijoje gali baigtis brangia „kaštuvėle“. Be to, visada rekomenduoju atsarginių kopijų darymą prieš pat perkraustymą, nes gamta yra neprognozuojama, o kelyje gali būti vibracijos, kurių net nepastebi.

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Dažniausiai – taip, ypač jei tai didelės sisteminės sienos ar stambus direktoriaus stalai. Olandiški biurai dažnai būna erdūs, bet liftai – tokie pat ankšti kaip ir mūsiškių, todėl neįmanoma prasibrauti su surinktu 3 metrų ilgio staliniu komplektu. Mūsų komanda atveža savo įrankius, išmontuoja, pažymi kiekvieną detalę (kad vėliau nesuktų galvos, kuris varžtas kuriam eina), o Lietuvoje viską vėl surenka.

O jeigu Olandijoje gatvė yra per ankšta sunkvežimiui?

Tai reali problema, ypač Amsterdame ar Utrechte. Ten gatvės dažnai išklotos akmenimis ir yra skirtos tik dviračiams ar mažiems automobiliams. Esu patyręs atvejų, kai teko išsinuomoti „paskutinės mylios“ sunkvežimį – mažesnę mašiną, kuri paima krovinių iš didelės mašinos parkavimo aikštelėje ir nuveža į patį biuro pastatą. Tai kelia šiek tiek papildomų išlaidų, bet sutaupo daugiau nei vieną nervą.

Dokumentai, muitinė ir nesklandumai

Ar mums reikės eiti į muitinę ar užpildyti daug dokumentų?

Nereikės jums stovėti eilėse prie sienos, tačiau dokumentai būtini. Jei įmonė perveža savo nuosavybę (t. y. inventoriaus perkėlimas vieno juridinio asmens viduje), tai dažnai atleidžiama nuo PVM mokesčio ir importo muitų, bet reikia pateikti tikslią inventoriaus apyrašą su serijiniais numeriais (jei yra). Be to, reikės transporto sutarties ir TIR knygelės (jei tokią naudojame), kad kelionė būtų sklandi.

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Sąrašas trumpas, bet svarbus: mums reikės duomenų apie siuntėją ir gavėją (pavadinimas, kodas, adresas), inventoriaus sąrašo (geriausiai lietuvių ir anglų kalbomis) ir asmens, kuris atiduos bei priims krovinius, kontaktų. Jei pervežame naują techniką, kuri dar nebuvo apmokestinta Olandijoje, reikės fiskalinių kvitų – kitaip Lietuvos muitinė gali susidomėti, kodėl prekės važiuoja be PVM.

Kas dėl draudimo – kas nutinka, jei kas nors sulūžta?

Visada turime transporto draudimą (CMR), tačiau jis dažnai padengia tik ribą, pvz., 10 EUR už kilogramą, kas ne visada užtenka brangiai technikai. Prieš kelionę visada siūlau sudaryti papildomą „Visų rizikų“ draudimą, kuris apima ir smūgius, ir drėgmę. Buvau atvejų, kai dėl staigios liūties Vokietijoje drėgnojo dėžės su dokumentais – be gero draudimo tokia situacija būtų tapusi dideliu nuostoliu.

Ar galite padėti su dėžėmis ir pakavimu?

Žinoma, mes ne tik vežame, bet ir padedame susiruošti. Galime atvežti standartines 5-ių pėdų dėžes, specialias dėžes archyvams (su dangčiais) net netirpčiusiu popieriumi. Darbas su dėžėmis yra pusė sėkmės – jei viską užrašysite aiškiai, pvz., „Vadyba, stalčius Nr. 3“, tai Lietuvoje iškrovimas vyks tris kartus greičiau.

Kas nutinka, jei vėluojame su išsirengimu iš seno biuro Olandijoje?

Tai klasika. Nuomininkai dažnai pervertina savo galimybes arba pamiršta, kad reikia išvalyti patalpas pagal nuomos sutartį. Jei įvyksta vėlavimas, mes stengiamės būti lankstūs – vairuotojas gali laukti keletą valandų, tačiau jei tai užtrunka dieną, gali kilti papildomų išlaidų už vairuotojo laiką. Geriausia derėtis su savininkais dėl papildomos dienos iš anksto.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – taip, bet tai yra pilnas „pilnas kaukas“ muitinės požiūriu. Jei tarp biuro stalų atsiras darbuotojo dviračiai ar asmeninės drabužių dėžės, muitininkas gali laikyti tai prekyba ir pridėti mokesčių visam kroviniui. Aš visada primygtinai rekomenduoju atskirti asmeninius daiktus – leiskite darbuotojams pasiimti tai savo automobiliais arba sudaryti atskiras sutartis.

Ką daryti su atliekomis – pakuotėmis ir senais baldais, kuriems nebera vietos?

Olandijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų. Negalima tiesiog mesti dėžių į gatvės konteinerius, jei tai nėra numatyta. Mes galime pasirūpinti „ekologišku išsirengimu“ – surenkame senas dėžes ir išvežame į perdirbimo centrą, o jei baldai nenaudojami, galime padėti juos parduoti arba atiduoti labdarai, kad neužtikdytumėte nuomininko reikalavimų palikti patalpas tuščias.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymas iš Olandijos į Lietuvą nėra tik krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas organizacinis procesas, reikalaujantis žinojimo apie šalių legislacijas, kelių ypatumus ir logistinius niuansus. Esu matęs, kaip gerai suplanuotas kraustymas leidžia įmonei nustoti dirbti tik penktadienį popietę ir pradėti naujai darbo savaitei pirmadienį ryte Lietuvoje be jokio „post-trauminio“ streso. Pasitikėkite savo ekspeditoriumi, gerai paruoškite dokumentus ir nebandykite taupyti ant pakavimo medžiagų – tai mažiausia investicija, kuri apsaugo jūsų didžiausią turtą.