Biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai: 20 metų patirties tiesa

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pripažinti, Olandija yra vienas artimiausių ir dažniausiai užklausiamų partnerių mums, lietuviams. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, vežiančių tik kelis kompiuterius ir kėdes, iki milžiniškų korporacijų, persikeliančių su visa archyvine ir serverine įranga. Bet klausimas visada tas pats – kaip tai padaryti efektyviai ir, svarbiausia, biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai iš tiesų įmanomas be nervingų naktų? Dažnai klientai atvažiuoja pas mane pasikalbėti su galva apsukta, manydami, kad tarptautinis pervežimas tai kažkas kosminio, tačiau tiesą sakant, viskas susideda iš kelių gerai suplanuotų detalių.

Šiandien noriu pasidalinti ne sausomis instrukcijomis, o tuo, ką mokiau per tūkstančius kilometrų ir daugybą sėkmingų (ir ne taip sėkmingų) projektų. Jūsų verslas negali sustoti dėl to, kad dėžės su dokumentais nukeliavo į kitą miestą, todėl suprantame, kad laikas – tai pinigai. Olandų rinka yra specifinė savo organizacija ir kelių kokybe, tad reikia žinoti, su kuo turite darą. Ne visada pigiausias variantas yra greičiausias, o greičiausias – ne visada saugiausias jūsų brangiajai IT įrangai. Žemiau išdėstysiu dažniausiai užduodamus klausimus, kurie, manau, išspręs daugumą jūsų abejonių prieš pradedant organizuoti pervežimą iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno.

Techniniai niuansai ir krovinių paruošimas

Ar turime išmontuoti visus biuro baldus prieš atvykstant?

Būtų gerai, jei taip ir padarytumėte, bent jau didžiąją dalį. Tiesioginiai stalai ir lentynos dažniausiai užima daugiau vietos, jei jie surinkti, o vairuotojas vienas su savo įrankiais gali praleisti valandas vos tik surinkdamas vieną didelę konferencijos stalą. Jei biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai yra jūsų prioritetas, tai išmontavimas yra pirmas žingsnis taupyti laiką. Tačiau nebijokite palikti sudėtingų spintų – mūsų komanda su savimi visada turi reikalingus įrankius ir žino, kaip juos saugiai išardyti ir vėl surinkti be jokių įbrėžimų.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria IT įranga, ar tikrai saugu?

Tai viena svarbiausių dalių, nes čia nebeina tik apie fizinį smūgį, bet ir apie vibraciją. Esu matęs atvejus, kai neadekvatus užsegimas buvo lėmęs brangiausių duomenų centrų gedimus. Serverius reikėtų išjungti, jei įmanoma, ir uždėti į specialias, pagamintas individualiai dėžes su putomis. Mes visada rekomenduojame, kad jūsų IT specialistas prižiūrėtų šį procesą, o mes užtikriname, kad dėžės bus padėtos tokiame vietoje, kur jų niekas nesutrenks. Vibracija kelyje gali būti žalinga, todėl patikrinkite, ar tvirtinimai viduje yra kieti.

Kopijavimo aparatai ir spausdintuvai su toneriais – ar tai problema?

Žinoma, kad ne, jeigu apie tai pasakote iš anksto. Esu girdėjęs istorijų, kai spausdintuvas buvo uždėtas ant šono, o toneris išsiliejo ant visų baldų – vaizdas buvo liūdnas. Tokia įranga turi būti uždaryta, jei įmanoma, o toneriai išimti arba užfiksuoti specialiu plastiku. Mūsų vairuotojai yra pripratę prie to ir žino, kad tokius daiktus reikia vežti vertikaliai arba specialiai užsegant, kad nė viena detalė nešoktų kelio duobėse.

Ar vairuotojas padės susirinkti viską atgal Lietuvoje?

Taip, tai yra įtraukta į mūsų paslaugą, bet verta įvertinti vieną dalyką – laiką. Jeigu turiite penkiasdešimt dėžių ir dešimt stalų, vairuotojas juos sudės, tačiau tai gali šiek tiek užtrukti. Jeigu reikia viską padaryti per dvi valandas ir išlaisvinti patalpas, geriau paprašyti papildomo pagalbininko iš mūsų pusės. Vienam žmogui surinkti sudėtingą biuro sistemą be brėžinių gali būti iššūkis, nors ir turime didelę patirtį. Geriau derėkis dėl „rankų“ skaičiaus iš anksto, kad nereikėtų vėluoti į susirinkimus.

Laikas, maršrutai ir logistika

Kiek realiai užtrunka tas biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai?

Standartiškai, kai kalbame apie vieną sunkvežimį, tai nuo įkrovos momento iki iškrovos Vilniuje arba Klaipėdoje praeita maždaug 24–36 valandos, jei niekas neapsisuka. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad įkrova Olandijoje gali užtrukti ilgiau nei numatėte, ypač jei ten nėra keltuvo. Biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai įmanomas tada, kai viskas yra supakuota ir paruošta prieš pat vairuotojo atvykimą – tada mes esame kaip skubiosios pagalbos būrys, užkrauname ir važiuojame toliau be stabdymų.

Ar galite atvykti ir išvežti viską tą pačią dieną?

Be jokios abejonės, jeigu jūsų biuras yra paruoštas. Dažniausiai dirbame taip: vairuotojas atvyksta į Olandiją ankstyvą rytą, pradeda krauti, baigia priešpiečiu arba popietę ir tuojau pat išvažiuoja link Lietuvos. Taip jūs sutaupote nakvynės sąskaitas ir laukimo laiką. Bet jei tenka laukti, kol jūsų darbuotojai išsiims paskutinius dokumentus iš seifų, tai tas „greitas“ reisas gali tapti dviejų dien� nuotykiu.

Kur dažniausiai užstringa sunkvežimiai šiame maršrute?

Pagalvėtumėte, kad tai yra Lietuvos pasienio punktas, tačiau dažniausiai spąstus padaro Vokietijos autostrados, ypač ruožas tarp Eseno ir Dortmundo, arba statybos prie Hanoverio. Jeigu ten įvyksta avarija, eismas stovi valandomis. Taip pat Olandijoje dažnai vyksta keliai darbai aplink Roterdamo uostą. Nors mes stebiame situaciją GPS realiu laiku, reikia suprasti, kad kelyje visada gali būti netikėtumų, todėl reikia palikti nedidelę laiko rezervę, jei planuojate kritinį susirinkimą ryte.

Ar vežiate ir tokius mažus, tačiau skubius siuntinius be pilno krovinio?

Žinoma, mes nuolat vežame dalinius krovinius. Jeigu jums reikia pervežti tik keletą dėžių su svarbiais kontraktais ar vieną biuro kėdę į atstovybę Vilniuje, mes ją surandame kito didesnio krovinio „bagaže“. Tai vadinama dalinio krovinio dalijimu, ir tai puikus būdas sutaupyti, jeigu nėra perkeliamas visas biuras. Tačiau tada kelia trukmė gali šiek tiek padidėti, nes reikia apvažiuoti prie kitų klientų.

Kainos, dokumentai ir rizikos

Ką daryti su svarbiais dokumentais, ar juos patys reikia vežti?

Siūlau niekada nesikreipti į kurjerių tarnybų, jei galite juos paduoti mums. Mes juos užkrauname į vairuotojo kabinoje esantį seifą arba specialiai atskirtą ir užrakintą zoną, kurioje niekas kitas nebus kraunamas. Taip jie yra po mūsų akimis visą kelionę. Yra buvę atvejų, kai klientai pasikliaudavo paštu, o kontraktai dingo tarp Amsterdamo ir Kauno – su mumis jie yra saugiau nei banke, nes vairuotojas nešioja juos su savimi.

Kainos klausimas – nuo ko jos priklauso ir ar galima sužinoti iš karto?

Kaina susideda ne tik iš atstumo kilometrais. Čia svarbiausia yra krovinio tūris, ar reikia įrenginio keltuvo įkrovai Olandijoje, ar reikia papildomų žmonių nešėjų. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, šiuo metu šokuoja. Galiu pasakyti taip: jeigu turite standartinį 10-15 darbuotojų biurą, tai kaina svyruoja apie tam tikras ribas, bet tikslią sumą paskaičiuosiu tik tada, kai pamatysiu, ką turiame vežti. Neklauskite „kiek kaina“ be detalių – aš negaliu nuspėti, ar ten yra pianinas ar paprastos lentynos.

O su draudimu, kas jei kas nors sulūžta kelyje?

Mes visada turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą, jei įvyksta avarija arba krovinys apgadinamas mūsų kaltės. Tačiau verta prisiminti vieną dalyką – jeigu jūs pats supakote ką nors taip, kad tai subyra, pavyzdžiui, įdėjote stiklinę vazą į dėžę be putų, mes neatsakome. Todėl rekomenduoju arba mums supakuoti brangius daiktus, arba tiksliai užfiksuoti jų būklę prieš kraunant. Draudimas neapsaugo nuo blogo pakavimo, tai svarbu suprasti.

Ar reikia rūpintis kokiomis nors leidimais ar muitinės deklaracijomis?

Kadangi Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, tai dažniausiai muitinės formalumų nėra, jei tai yra įmonės turimas turtas, kuris tiesiog keliasi į kitą adresą. Mums reikia tik TIR sąskaitos faktūros arba perkėlimo aktų, kad parodytume pareigūnams, jog tai ne prekybinis krovinys parduodamas pirkėjui. Jei vežate naują įrangą, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM, tada reikės Intrastat deklaracijos, bet tai retas atvejas perkėlimuose.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymas į Lietuvą iš Olandijos greitai nėra magija, tai tiesiog gerai suorganizuotas procesas, kurį lemia komunikacija. Per tuos dvidešimt metų išmokau, kad didžiausios problemos kyla ne iš sugedusių sunkvežimių, o iš to, kad klientas nepasakojo apie seifą, esantį po grindimis, arba apie tai, kad įkrova gali vykti tik trečiadienį po 12 valandos. Jeigu viską išdėliosite ant stalo iš anksto, mes padarysime likusį darbą greičiau, negu galvojote. Visada laukiu jūsų skambučių ir su malonumu pagalbos planuoti šį svarbų jūsų verslo etapą.