Biuro daiktų transportavimas mikroautobusais į Lietuvą: vadovas be vandenų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš užsienio visada yra stresas, nešvarus rankas ir daug nerimo. Vieniems tai atrodo kaip paprasta kelionė „ten ir atgal“, tačiau praktikoje viskas atrodo kitaip: ypač kai kalbame apie biuro daiktų transportavimą mikroautobusais į Lietuvą. Per šį laikotarpį mačiau viską – nuo tų, kuriems teko išsiimti kompiuterius iš lietaus drėgnų dėžių prie pat paties Vilniaus, iki tokių, kurie bandė įsprausti 3 metrus ilgio stalą į standartinį „Viduarą“.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą? Ogi todėl, kad tai auksinis vidurkis tarp brangaus sunkvežimio ir nepatogiojo asmeninio automobilio su priekaba. Jei jūsų įmonė persikelia iš Londono, Oslos ar Berlyno ir turi 10–15 kubinių metrų krovinio, sunkvežimis bus per brangus ir tuščias važiuos, o odis – per lėtas ir nepatogus. Čia įsivažiuoja krovininis mikroautobusas, kuris sugeba apsisukti miesto centre, užlipti ant keltinio ir tuo pačiu paimti visą jūsų „gyvenimą“ vienu etapu.

Šiame straipsnyje nenaudosiu gėlių kalbos, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ką žiūri vadybininkas, ką vairuotojas ir ką turėtumėte žinoti jūs, kad nekristumėte į depresiją stovėdami prie muitinės. Kalbėsime apie tai, kaip išvengti papildomų mokesčių, kodėl reikia gerai supakuoti monitorius ir kuo skiriasi perkėlimas iš ES šalių nuo to, kas vyksta iš Britanijos po „Brexit“. Sėskite patogiau, dabar bus tikra praktika.

Biuro technikos ir baldų pervežimas: pasiruošimas ir kainos

Kiek maždaug kainuoja biuro daiktų transportavimas mikroautobusais į Lietuvą?

Visada sakius klientams, kad kaina yra kaip šokolas – visiems skirtinga. Jei vesiate tik kelias dėžutes su dokumentais ir du nešiojamus kompiuterius iš Lenkijos, tai gali tekti vos keli šimtai eurų, tačiau jei reikia išvežti visą „open space“ erdvę iš Vokietijos su didelėmis spintomis, skaičiai svyruoja nuo tūkstančio iki dviejų tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo. Pavyzdžiui, važiavimas iš Londono su keltu ir visais papildomais rūbais visada kainuos brangiau nei maršrutas iš Rygos, todėl visada reikia nurodyti tikslią vietą ir krovinio tūrį m³.

Ar jums patys reikės viską pakrauti ar vairuotojas padės?

Čia viskas labai paprasta – jei užsakote pilnąą „pakuotojo“ paslaugą, tai brangiau, o jei tik „vairuotojo rankas“, tai pigiau, bet turite žinoti, kad vairuotojas ne bus džentas su specialia apranga. Jis gali padėti pakelti dėžę ar nustumti stalą, tačiau jis neatsakingas už jūsų biuro baldų išmontavimą ar jų įrėmimą į liftą, todėl geriausia turėti paruoštus darbuotojus, kurie visą paduos prie pat paties mikroautobuso durų.

Kaip geriausiai supakuoti nešiojamuosius kompiuterius ir serverius, kad nenukristų?

Geriausias patarimas, ką galiu duoti po 20 metų – nenaudokite tik originalių dėžių, jei jos senos, o įsigykite putų polistirolo (vadinamą „pupų“) dėžes arba užpildykite tuščias vietas burbuliukine plėvele. Esu matęs, kaip brangus serveris nukrito nuo 30 cm aukščio, nes dėžėje buvo tuščia vieta, ir rezultatas buvo gedimas, todėl kiekvienas monitorius turi būti atskirai apvyniotas, o tarp jų įkišti staltiesės arba kartonas, kad jie neštirtų vienas kito kelionės metu.

Ar telpa didelė konferencijos stalo lenta į tokią mašiną?

Standartinis 3,5 tonos krovininis mikroautobusas, toks kaip „Mercedes Sprinter“ ar „Ford Transit“, viduje turi apie 4 metrus ilgio krovininę erdvę, todėl ilga stalo lenta gali netilpti įstrižai. Jei ji nenusilankoma, reikės užsakyti mašiną su pakėliama stogu arba ilgesnį šasiu, o taip pat reikia apgalvoti, kad pervežiant ją horizontaliai, ji gali užimti visą vietą ir neleisti pakrauti nieko kito.

Dokumentai, muitinė ir „pavogti“ brangiausia

Ar reikalingas ekonominis partneris pervežant biuro reikmenis į Lietuvą?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir jei atvežate prekes iš ne ES šalių (pavyzdžiui, iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos) ir esate įmonė, registruota Lietuvoje, tai dažniausiai taip. Ekonominis partneris atstovauja jums prieš muitinę ir atsiskaito už PVM, o jei jo nėra, muitinė gali neleiti išvežti krovinio iki pat kol viskas nebus užbaigta, todėl geriau pasirūpinti šiuo dalyku iš anksto, kad vairuotojas nestovėtų valandas pasienyje.

Ką daryti, jei muitininkas sustabdys mašiną ir prašys deklaracijos?

Neišsigaskite, nes tai standartinė procedūra, ypač jei krovinys atrodo kaip prekybinis (pavyzdžiui, 20 vienodų spausdintuvų). Vairuotojas turi tur�ti EX-1 arba T2 dokumentą (priklausomai nuo maršruto), o jūs turite būti pasiruošę pateikti sandėlio kortelę arba pirkimo-skyrymo sutartis, kurios įrodo, kad šie daiktai nėra naujos prekės parduodamos rinkoje, o jūsų nuosavybė perkeliama į kitą adresą.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju kaip keleivis, kai pervežame biuro daiktus?

Techniškai galite, tačiau čia yra vienas didelis „bet“ – jei įrašyta, kad tai yra krovininis pervežimas, o ne keleivinis, draudimas nebegalioja, jei įvyksta avarija ir jūs sužeidžiate. Be to, mikroautobuse dažnai būna užimtos dvi vietos priekyje (vairuotojo ir šoninė), o visa kita vieta užpildyta dėžėmis, tad kelionė ant suoliuko virš dėžių su monitoriais bus ne tik nepatogi, bet ir nesaugu.

O jei aš asmeniškai atvežiu savo asmeninį nešiojamąjį kompiuterį arba stalą?

Jei daiktų mažai ir jie atrodo kaip asmeninis naudojimas (pavyzdžiui, vienas stalas ir vienas kompiuteris), dažniausiai galite važiuoti kaip privatus asmuo ir deklaruoti tai kaip asmeninius daiktus, jei juos naudojote ilgiau nei 6 mėnesius. Tačiau jei vairuotojas pastebės 5 vienodus biuro kėdes, jis gali įtarti, kad tai prekyba, todėl visada geriau turėti bent senas apmokėjimo sąskaitas, jei kyla abejonių dėl prekybinio pobūdžio.

Praktiniai dalykai: laikai, vietos ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka tas kelias iš Anglijos ar Vokietijos su tokiu būdu?

Visada sakau klientams – nedarykite planų, kad vairuotojas atvyks ryte ir viską iškraus prieš pietus, nes jis ne burbulas. Kelionė iš Londono su keltu ir visais sustojimais užtrunka maždaug 2–3 dienas, o iš Berlyno – apie 18–24 valandas, priklausomai nuo eismo ir oro sąlygų, todėl visuomet reikia palikti rezervą bent vienai dienai, kad nereikėtų mokėti vairuotojui viršvalandžių už laukimą.

Kiek telpa tose mašinose, ar verta skaičiuoti kubinius metrus?

Vidutinės klasės krovininis mikroautobusas telpa apie 12–15 kubinių metrų, o tai maždaug 8–10 standartinių europalejų (Euro paletės), tačiau niekada nesikliaukite tik į skaičius. Jei turite daug daiktų, kurie nesukraunami vienas ant kito (pavyzdžiui, lentynos ar foteliai), reali talpa sumažėja pusantro karto, todėl geriau padaryti nuotraukas ir nusiųsti vadybininkui, kad jis įsivaizduotų tūrį akimis.

Ar saugu palikti brangų techniką naktį mašinoje, jei vairuotojas ilsisi?

Esu matęs nusikaltimų ir Prancūzijoje, ir Lenkijoje, todėl niekada nesakau, kad tai yra 100 proc. saugu, jei mašina stovi neapsaugotoje aikštelėje prie autostrados. Mūsų vairuotojai visada stengiasi užsukti į saugias parkavimo aikšteles su apsauga, tačiau jei krovinys labai vertingas (tūkstančiai eurų vertės serveriai), verta pagalvoti apie papildomą krovinių draudimą arba pristatymą be sustojjimų iki pat paties sandėlio.

O jei staiga pasikeičia planai ir reikia atidėti pervežimą?

Logistikoje niekas nevyksta pagal idealų grafiką, todėl galima viską padaryti, tačiau kiekviena diena prieš išvykimą arba atidėjimas jau esant vietoje kainuoja pinigus. Jei vairuotojas jau atvyko prie jūsų biuro Oksforde ir jums pasakė, kad reikia laukti dar dieną, jums greičiausiai teks sumokėti stovėjimo mokestį, nes vairuotojo laikas – tai pinigai.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų galiu drąsiai pasakyti, kad sėkmingas biuro daiktų transportavimas mikroautobusais į Lietuvą priklauso ne tiek nuo mašinos modelio, kiek nuo jūsų pasiruošimo ir komunikacijos su pervežėju. Jei iš anksto pasakysite, kad turite brangų pianiną ar 20 dėžių popieriaus, mes pasirūpinsime, kad vairuotojas atvyktų su liftu arba pagalbine komanda, o jei slėpsite tikrąjį krovinio svorį, gali baigtis taip, kad ratlankiai lūžta per Lenkijos kelius.

Nebijokite klausti aštrių klausimų apie draudimą, papildomus mokesčius arba vairuotojo darbo laiką, nes geriau išsiaiškinti visus niuansius anksčiau, nei vėliau spręsti problemas prie pat muitinės. Profesionali logistika turi būti skaidri, o jei jauciate, kad kažkas neaišku, reiškia, kad darbas neatliktas iki galo. Tikiuosi, šie patarimai padės jums išvengti daugumos klaidų ir jūsų įmonės perkėlimas vyks tolygiai, be nereikalingo streso ir netikėtų išlaidų.