Biuro daiktų pervežimas į Olandiją su visais patogumais: Vadovas be vandens

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo tų, kuriems užtekdavo vieno „Volkswagen Transporter“ keleivio vietos, iki didžiulių korporacinių perkėlimų, kai reikėdavo išgabenti tuzinus serverių ir šimtus stalų. Bet vienas dalykas visada lieka tas pats – stresas. Žmonės bijo, kad kažkas sudužs, užstrigs sienoje arba dings muitinėje. Biuro daiktų pervežimas į Olandiją gali būti tikras košmaras, jei juo rūpinatės patys, arba paprasta diena, jei perduodate tai specialistams, kurie žino kiekvieną Olandijos kelio įlanką.

Kas tiksliai turi omenyje „su visais patogumais“? Tai ne tik tai, kad atvažiuoja sunkvežimis. Tai pilnas kompleksas, kai mes atvykstame prie jūsų buvusių patalpų, išrenkame, išrenkame kompiuterius, užrašome ant dėžių, kas kur eina (pavyzdžiui, „Vadyba, 2 a.“), įkrauname, vežame pro Vokietijos autostradas, atvykstame į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną ir ten visą tą grožį ne tik iškrauname, bet ir susirenkame atgal. Be jokių jūsų darbuotojų nugarų sulaužymo. Taip, atrodo brangu, bet paskaičiuokite, kiek kainuoja vieno darbuotojo diena, kai jis ne darbas, o dėžių nešiojimu užsiima.

Olandija yra specifinė rinka. Ten keliais dažnai važinėja dviračiai, gatvės senamiestyse siauros, o parkavimas prie biuro gali būti didžiausia iššūkis. Patirtis moko, kad biuro daiktų pervežimas į Olandiją reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir žinojimo, kokia mašina gali pavažiuoti pro tam tikrą tiltą arba ar reikia special leidimo statyti kraną tiesiai pro langą, kad nereikėtų nešti sofos per aštuonus aukštus laiptais. Štai čia mūsų „patogumai“ ir pasirodo esą būtina sąlyga sėkmingai migracijai.

Kelionės ir techninės pusės niuansai

Kai kalbame apie tolimus maršrutus, būtina suprasti, kad mes ne tik vairuojame. Planuojame logistiką taip, kad krovinys būtų vienoje vietoje ir judėtų tiesiai. Jei turite jautrių serverių, mes juos pakelsime ant specialių amortizuotų vežimėlių. Jei tai archyvinės dokumentų dėžės – jas sukelsime ant paletų ir užfiksuosime, kad niekas nepasivaikšiotų. Svarbiausia yra tai, kad biuro daiktų pervežimas į Olandiją vyksta be tarpinių sandėlių, kur dažnai dingsta dėžės arba sulūžta trupmena. Visą kelią stebime GPS ir nuolat susisiekame su vairuotojais.

Be to, verta paminėti kainą. Ji nėra fiksuota visiems. Priklauso nuo to, ar reikia pakavimo medžiagų (kurias, beje, atvežame patys), ar reikia montuotojų abiejuose galuose, ar kelyje yra apribojimų (pvz., vokiški sekmadieniai, kai sunkvežimiai negali važiuoti tam tikrais keliais). Gerai, kai klientas gali parodyti, ką turi. Kai ne, turi būti numatyta atsarga.

Taigi, prieš pradedant kalbėti apie kontraktus, dažnai sulaukiami klausimų, kurie, gal sakyčiau, yra labai žemiški ir realūs. Pažiūrėkime, ką dažniausiai klausiate.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir kainas

Kiek tai realiai kainuoja?

Tai visada tas pirmasis dalykas. Žiūrime, kiek tūrio turite – ar tai vienas kambarys, ar du aukštai pilni baldų. Mažam biurui „Fiatas Ducato“ su vienu darbuotoju gali tekti maždaug nuo 800-1000 eurų, o jei tai pilnas korpuse įrengtas biuras su dvidešimties žmonių komanda, kuri reikalauja dviejų sunkvežimių ir komandos penkiems žmonėms abiejuose šalyse, skaičiai gali siekti kelių tūkstančių eurų zonę. Geriausia, kai galim atvažiuoti ir pamatyti, o ne spėlioti per telefoną.

Ar jums reikia, kad aš pats viską supakuotučiau į dėžes?

Galbūt galite, bet tikrai nerekomenduoju. Mūsų pakuotojai tai daro greičiau ir, kas svarbiau, saugiau. Mes naudojame stiprias dvigubos sienelės dėžes, specialias kėdžių apsaugas ir burbuliukus. Jei patys supakuosite, o vėliau dėžės dugnu iškris serveris, draudimas to nes padengs, nes kaltė – netinkamas pakavimas. Taip pat, mūsų komanda viską pažymi, o tai išgelbėja valandas ieškant, kur dingo stapleris.

Kiek laiko užtruks visa kelionė?

Jei važiuojame tiesiai prie Roterdamo ar Amsterdamo, tai pats vairavimas trunka apie 24–30 valandas priklausomai nuo eismo ir stovių Lenkijoje ar Vokietijoje. Bet jei kalbame apie pilną ciklą – t.y., įkėlimą Lietuvoje, važiavimą, iškėlimą Olandijoje, tada tai paprastai užtrunka 3–4 darbo dienas. Visada dedame dienos atsargą, nes negalima numatyti, kad sulaikys vokiškas policijos patrulis arba suges sunkvežimio generatorius.

O jeigu mums reikia palikti daiktus sandėlyje, nes biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai dar viena „patogumo“ dalis. Olandijoje mes turime partnerių sandėlių. Galime viską atvežti, iškrauti į saugią patalpą, laikyti ten savaitę ar mėnesį, o kai jūs pasakysite „ready“ – atvažiuojame ir išvežame į galutinę vietą. Tai paprastai kiek brangiau, nes yra dvigubas krovimo darbas, bet klientams labai palanku, kai pabaigos terminai slidūs.

Techniniai ir organizaciniai smulkmenos

Ar jūsų vairuotojai sugeba susikalbėti angliškai su mūsų Olandijos administratoriumi?

Žinoma, be to, mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris kalba lietuviškai ir angliškai, o jei reikia – ir olandiškai. Vairuotojai dažniausiai supranta pagrindinius komandus, bet sudėtingesnį komunikaciją (kur statyti lentynas, ką daryti su sugedusiu liftu) geriau perdavinėti per dispečerį. Taip išvengiame nesusipratimų, kai vairuotojas bando paaiškinti, kad negali važiuoti į gatvę, kurioje draudžiama sunkiasvoriams.

Kas daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jį įsivaizduojame. Esame didelė kompanija, todėl turiu techninę pagalbą visoje Europoje. Jei mašina sustoja, skambiname pagalbai. Jei dėl to vėluojame labai ilgai, kartais netgi nuomodame kitą sunkvežimį vietiniam pervežimui, kad klientas nepraleistų dienos. Per 20 metų tai nutiko tik keletą kartų, bet mes būname pasiruošę.

Ar pervežiate ir labai brangią techniką, pvz., didelius serverius ar tiražus?

Taip, tai mums kasdienybė. Serverius nešame ne ant pečių, o ant specialių vežimų su šokso absorberiais. Ypatingai jautrią techniką (pvz., laboratorijos įrangą, didelius formatų spausdintuvus) papildomai užfiksuojuojame korpuse, kad ji judėtų nuligę. Taip pat galim sutvarkyti draudimo polisą, kuris dengia ne tik standartinę 10 EUR/kg vertę, o konkretų inventoriaus sąrašą.

Ar galite susirinkti biurą Olandijoje, jei ten nėra mūsų žmonių?

Absoliučiai tai yra mūsų darbas. Atvežame dėžes, iškrauname, imame įrankius ir susirenkame stalus, kėdes, seklus. Jums tereikia atvykti su raktų pakabukčiu. Kai vienam klientui atvežėme viską į naujus patalpas Hagoje, jie atėjo ryte pietų metu, o biuras jau buvo paruoštas – kompiuteriai ant stalų, telefonai prijungti (jei turite IT žmonių, jie tai sujungia, o mes fizinius laidus sutvarkome).

Ką daryti su atliekomis – pakuotėmis, kurios liko po iškrovimo?

Galiu pasakyti, kad tai dažnai užmirštamas dalykas. Jei norite, mes surenkame visas tuščias dėžes, popierių, plastiką ir vežame juos į artimiausią perdirbimo centrą Olandijoje. Galime juos palikti ir jums, jei jums reikia sandėliui, bet dažniausiai klientai nori, kad „užteptų visus pėdsakus“. Tai papildoma paslauga, bet labai vertinama.

Saugumas ir dokumentai

Ar mums reikia rūpintis muitinės dokumentais, jei einame į ES šalį?

Nereikia, nes Lietuva ir Nyderlandai yra Erdvėje. Tačiau reikia TIR knygelės ar CMR važtaraščio, kuris yra kaip krovinių pasas. Mūsų vadybininkai parengia visus inventoriaus sąrašus, kurie reikalingi ne tiek muitinei, kiek jums patogumui ir kontrolės tikslui. Turint tvarkingą „packing list“, niekas nenueis su jūsų monitoriumi.

Ką daryti, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau, negu numatėme?

Tai nutinka dažnai. Viską pradeda dėti į dėžes ir staiga matai, kad vietoj 30 kubinių metrų yra 40. Jei mašina pilna, turiu skambinti ir siųsti papildomą transportą, pvz., tentą su priekaba. Tai gali šiek tiek prailginti procesą, bet geriau taip, nei stumti daiktus į mašiną taip, kad dužtų fasadai. Mes stengiames įvertinti su 10-15 procentų atsarga.

Išvada

Apibendrinant visą šį chaosą, biuro daiktų pervežimas į Olandiją nėra tiesiog krovininio transporto nuoma. Tai sudėtingas organizacinis procesas, reikalaujantis žinojimo, kaip elgtis su kliento turtu ir kaip nukrypti nuo standartinių maršrutų, kai to reikalauja situacija. Esu matęs pervežimus, kurie prasidėjo gruodžio 31 dieną ir baigėsi Sausio 1-ąją vidurnaktį, tiesiog kad klientas būtų pasirengęs dirbti ryte. Tas patikimumas ir yra mūsų pagrindinis prekės ženklas.

Jei planuojate kelionę į Vakarus, nebandykite tai daryti savarankiškai su „gimtadienio dovanų“ tipo dėžėmis. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino, ką reiškia „pilnas servisas“. Išsaugosite savo nervus, o jūsų biuras atrodys taip, tarsi jis ten būtų nuo pat pradžių.