Biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą: išsamus vadovas verslui

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir turiu pasakyti tiesiog – biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą visada yra atskiras nuotykis, kuris gali tapti tikru košmaru, jei viską palikti paskutinę valandą. Per tą laiką mačiau viską: nuo paprastų kėdžių pervežimo iki gigantiškų „open space“ erdvių iškilimo iš Amsterdamo ar Roterdamo verslo centrų. Olandija yra logistikos centras, tačiau kai kalbame apie jautrius kompiuterius, serverius ar tiesiog brangius baldus, reikalingas ne tik sunkvežimis, bet ir strategija. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog „užkrauti ir nuvežti“, tačiau praktikoje viskas vyksta sudėtingiau dėl distancijos, kurią reikia įveikti (apie 1600–1800 km viena kryptimi), ir specifinių Olandijos kelių ypatumų.

Kai įmonė nusprendžia perkelti savo veiklą ar dalį operacijų į Lietuvą, pagrindinis dalykas yra ne tik kaina, bet ir verslo tęstinumas. Jums neleidžia sau sau leisti, kad kompiuteriai dings savaitę, o sandėlius užtvindykų krūvos dėžių. Todėl biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą turi būti planuojamas kaip chirurginė operacija. Mes visada stengiamės suderinti grafikus taip, kad trukdytume jums kuo mažiau – dažnai krovinys išvyksta trečiadienį, o Lietuvoje jis jau yra penktadienio ryte, taigi jūsų komanda gali dirbti be didelių pertraukų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus, ir atsakysiu į dažniausiai kylančius klausimus, kurie rūpina verslo atstovus.

Kaip viskas vyksta ir kiek laiko užtrunka realiai?

Kiek laiko užtrunka tas kelias į Lietuvą?

Tiesioginis vairavimas be poilsio užtruktų maždaug 18–20 valandų, tačiau mes nebegyvename tų laikų, kai vairuotojai važiuodavo be sustojimų. Dabar yra griežti taikyklai, o vokiškose autostradose nuolat vyksta remonto darbai, ypač šalia Eseno ar Dortmundo. Paprastai standartinis biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą trunka apie dvi ar tris dienas nuo to momento, kai atvažiuojame prie jūsų biuro durų, iki to momento, kai iškrauname viską Vilniuje ar Klaipėdoje. Reikia atsižvelgti į tai, kad Olandijoje užsibrėžti krovinio vietą gali užtrukti ilgiau nei įprasta dėl griežtų vietos apsaugos taisyklių.

Ar galite atvykti ir viską supakuoti, ar mes turime tai daryti patys?

Žinoma, galime atvykti ir sukomplektuoti viską, nes mūsų komanda turi profesionalią įrangą – nuo stiprių teleskopinių keltuvų iki specialių dėžių technikai. Jei pasakysite „mums reikia tik vairuotojo“, tai taip pat galimas variantas, bet tada turi būti tikrai tikri, kad jūsų darbuotojai gerai užpakavuoja serverius ar tamsintus vitrines. Dažniausiai pasitaiko, kad klientai bando taupyti ant pakavimo, o paskui vokiškame keliale girdžime, kaip kažkas suskyla. Geriau patikėti šį darbą profesionalams, kad išvengtumėte nemalonumo vėliau.

Ką daryti, jei mums reikia viską išvežti iš Amsterdamo centro, kur sunkvežimiui sunku privažiuoti?

Tai klasikinė problema, ypač ties kanalais arba siaurose gatvėse prie „Dam“ aikštės. Čia be specialios leidimų ir vietinės žinios neapseisi. Mes esame įpratę dirbti su vietinėmis savivaldybėmis – dažnai tenka reikalauti specialių leidimų stovėjimui ar netgi uždaryti gatvės juostą valandom. Kartais tenka naudoti mažesnę transporto priemonę (pvz., 7,5 tonų sunkvežimį su „liftu“), kuri pasiveža dalį krovinio į artimiausią didesnį stovėjimą vietą, o tai viską perkrauna į didelį tralerį. Tai brangiau, bet Amsterdamo centre nėra kito būdo.

Ar galima susitarti dėl savaitgalio krovinio?

Absoliučiai taip, netgi tai yra labai populiaru, nes verslas nenustoja dirbti pirmais penkias dienomis. Biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą savaitgaliu leidžia išvengti streso darbuotojams, kurie gali rinkti savo asmeninius daiktus penktadienio vakare, o pirmadienio ryte jau dirbti naujoje vietoje. Tačiau reikia tai suplanuoti iš anksto, nes vairuotojų darbo laiko apskaita yra griežta, ir reikia užtikrinti, kad prieš tai būtų užtektinai poilsio. Savaitgalis kainuoja šiek tiek brangiau, tačiau investicija į ramybę atsiperka.

Ar gabenate labai jautrius daiktus, pvz., didelius serverius ar laboratorinę įrangą?

Tai mūsų specializacija. Ne kiekvienas vairuotojas supranta, kad serverių spinta sveria toną, o viduje yra kietieji diskai, kurie sužaloja net nuo mažiausio smūgio. Mes naudojame specialias uždegimo ir smūgiams atsparias dėžes, o taip pat „air-ride“ pakabą sunkvežimiuose, kuri absorbuoja visus kelio nelankstumus. Prisimenu vieną atveją Eindhovene, kur teko gabenti medicininę aparatūrą – buvo sudarytas toks detalus planas, kad netgi vairuotojas negalėjo staigiai stabdyti, jeigu prieš jį iššoktų voverė. Toks tikslumas čia būtinas.

Pinigai, dokumentai ir kainodaros niuansai

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas, tarkime, 20 kv. m. biurui?

Noriu būti sąžiningas – neduokite vieno kainos, ji svyruoja priklausomai nuo to, ar tai tik kėdės ir stalai, ar pilnas įrang komplektas. Bet apytiksliai, jei kalbame apie vieną sunkvežimį (apie 90 kub. m. tūrio), tai kaina svyruoja nuo 1500 iki 2500 eurų priklausomai nuo sezono ir degalų kainos. Jei tai 20 kv. m., tai greičiausiai turėtumėte dalinį krovinį, kai dalė sunkvežimio užima kiti klientai – tai gali kainuoti ir 800–1200 eurų. Visada geriau atsiųsti inventoriaus sąrašą, kad aš galėčiau pasakyti tikslią sumą be jokių staigmenų vėliau.

Ar mums reikia rūpintis kokiomis nors muitinėmis ar dokumentais, jei judame ES viduje?

Nors Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, verslo kroviniai visada turi būti tvarkingai uždokumentuoti. Jums reikės prekių eksporto (iš Olandijos) ir importo (į Lietuvą) deklaracijų, jei vertė viršija tam tikrą ribą, nors dažnai tai darome kaip „vidinės prekybos“ (Intrastat) proceso dalį. Svarbiausia yra prekių sąrašas (packing list) su serijiniais numeriais, ypač jei gabenate kompiuterinę techniką – be to, sienos kirtimo metu gali kilti nesusipratimų. Mes padedame suformuoti šiuos dokumentus, bet klientas turi pateikti duomenis apie tai, ką vežame.

Ką daryti, jei mums reikia palikti dalį daiktų Olandijoje saugykloje?

Tai dažnas atvejis, kai įmonė mažinama arba dar ieško naujo biuro Lietuvoje. Mes galime organizuoti sandėliavimą Olandijoje – tarkime, netoli Roterdamo ar Hagos – kur jūsų baldai ar archyvai gali laukti mėnesį ar du. Kainos ten nėra žemos, vietiniai sandėliai moka už kvadratinį metrą daugiau nei pas mus, bet tai užtikrina saugumą. Tada, kai paruošiate vietą Lietuvoje, tiesiog skambinate ir mes atvežame likutį. Tai labai patogu, kai negalite visko iškrauti vienu metu.

Ar draudimas įeina į kainą, ir ką jis apima?

Standartinis draudimas (CMR) yra, bet jis dažnai apima tik labai mažą sumą, pvz., kelių eurų už kilogramą, kas serveriams atitinka nulį. Visada rekomenduoju pasirinkti „Visų rūšių“ (All risks) draudimą, kuris kelia papildomai apie 2–3 proc. nuo krovinio vertės. Vieną kartą, važiuodami pro Vokietiją, mums užsidegė priekaba su technika – dėl to draudimo viską atgavome be problemų. Geriau išleisti šiek tiek daugiau iš pradžių nei gailėtis brangių duomenų praradimo vėliau.

Ar imate mokėjimą tik gavus daiktus, ar reikia avanso?

Dvidešimt metų patirtis mokė mūsų, kad avansas visada užtikrina, kad abiejų pusių intencijos yra rimtos. Paprastai prašome apie 30 % avanso, kad užtikrintume, kad vairuotojai ir krovinininkai bus rezervuoti būtent jums. Likusią dalį galite apmokėti gavus daiktus Lietuvoje arba iš karto po iškrovos. Jei dirbate su didelėmis korporacijomis, galime susitarti dėl sąskaitos-faktūros mokėjimo termino (pvz., 30 dienų), bet tada reikia papildomų garantijų.

Techninės detalės ir daiktų saugumas

Ar padėsite susirinkti baldus naujoje vietoje Lietuvoje?

Žinoma, mūsų darbas nebaigiasi, kai durys atidaromos ir dėžės išmetamos ant grindų. Turime komandą Lietuvoje, kuri ateina ir susirenka visus stalus, spinteles ir receptiono zonas. Ypač svarbu tai tada, kai kalbame apie „call center“ tipo biurus, kur yra šimtai vienodų darbo vietų – mūsų vaikinai tai susirenka greičiau nei per dieną. Tiesiog nepamirškite tai nurodyti užsakyme, kad planuotume darbo jėgą.

Kaip elgiatės su asmeniniais darbuotojų daiktais, jei jie lieka biure?

Tai dažnai būna painu. Mes negabename jokių asmeninių daiktų, jei nebuvo sudarytas specialus sąrašas ir pasirašyta atsakomybės nuostata. Jei darbuotojas paliks savo augintinį ar piniginę stalčiuje, mes to neįsime. Visada rekomenduoju vadovui pasakyti darbuotojams, kad jie turi pasiimti viskas asmeninius daiktus iššifruotame maiše, kurį pasirašo. Taip išvengsime situacijų, kai atvykstate į Lietuvą, o kažkas skundžiasi dėl dingusio kepurelės.

Ar gabenate augalus?

Taip, bet čia yra vienas sudėtingiausių dalykų dėl fitosanitarinių reikalavimų. Jei tai keli dideli krepšiai su palmėmis, tai nėra problema, jei turite sertifikatą, kad augalai sveiki ir nėra kenkėjų. Be to, augalams reikia specialių sąlygų – žiemą negalima juos palikti šaltame sunkvežimyje be apšiltinimo. Jei turite daug žaliųjų sienų ar biuro augalų, biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą gali reikalauti specialios logistikos, kad jie nešaltų kelyje.

Kas nutinka, jei Lietuvoje neįleidžia sunkvežimio į miesto centrą?

Lietuvoje, ypač Vilniaus senamiestyje arba Kauno centre, taip pat gali būti ribojimai, nors ne tokie griežti kaip Olandijoje. Mes visada iš anksto tikriname vietos savivaldybės taisykles. Jei sunkvežimis negali privažiuoti prie įėjimo, mes naudojame „paskutinės mylios“ paslaugą – tai reiškia, kad mažas sunkvežimis su kranu ar liftu perveža daiktus iš didžiojo stovėjimo vietos į patį biurą. Tai užtikrina, kad jūsų baldai nenukris ant grindų nešant juos per 50 metrų rankomis.

Išvada

Biuro daiktų perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą nėra paprasta užduotis, kurią galima lengvai atlikti savarankiškai be profesionalios pagalbos, jei norite išlaikyti verslo procesus nenutrūkusius. Per savo dvidešimt metų patirtį mačiau, kaip blogai suplanuotas pervežimas gali užtrukti savaitę ir kainuoti dvigubai daugiau nei planuota. Raktas į sėkmę yra detalus planavimas, tvarkingi dokumentai ir pasitikėjimas logistikos partneriais, kurie žina ne tik trumpiausius kelius, bet ir kaip elgtis su nepageidaujamais netikėtumais. Nenuokankite kainos – svarbiau yra tai, kad jūsų kompiuteriai ir dokumentai atvyks saugiai ir laiku, kad jūsų verslas Lietuvoje galėtų veikti nuo pirmosios dienos.