Biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas: vadovas, kuris sutaupys nervus ir pinigus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas projektas, o ne paprastas daiktų vežimas. Ypatingai kalbant apie maršrutus į Olandiją. Čia ne tiek svarbu, kaip greitai vairuotojas paspauds dują, kiek tai, kaip visa ši "biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas" processas yra suorganizuotas dar prieš pakeliant keltą. Esu matęs viską – nuo įmonių vadovų, kurie manydami, jog viskas vyks savaime, paskubomai susiruošiančių penktadienį vakare, iki tobulai suplanuotų operacijų, kurios praeina lyg ir ranka perbraukus.

Kai kalbame apie Nyderlandus, reikia suprasti vieną dalyką – tai viena labiausiai logistiškai užimtų vietų Europoje. Roterdamo uostas, amžini spūstys ant A1 autostrados Vokietijoje ir griežti Olandijos reikalavimai vairuotojams daro savo. Jei šis procesas neužfiksuotas ant popieriaus (arba dabar jau – sistemoje) laiku, galite tikėtis nemažų nusivylimų. Štai kodėl toks užsakymo valdymas yra svarbiausia grandis. Ne mažiau svarbu ir tai, kad klientas suprastų, kas iš jo tikėtasi ir ką mes, kaip pervežėjai, galime jam pasiūlyti. Dažnai žmonės galvoja, kad tiesiog reikia iškviesti "krovininę", tačiau perkraunant biurą, kur yra serveriai, archyvai ir brangūs baldai, reikalingas visiškai kitoks požiūris.

Šiame straipsnyje nenoriu jums įmigdyti sausų taisyklių iš vadovėlių. Pasakysiu taip, kaip yra iš tiesų – su visomis smulkmenomis, kurios gali nulemti sėkmę ar visišką chaosą. Juk svarbiausia yra ne tik nuvežti stalus iš Vilniaus ar Klaipėdos į Amsterdamą ar Eindhoveną, bet ir užtikrinti, kad verslas nustotu tik vienai dienai, o ne visai savaitei.

Pradžia: ką reikia žinoti prieš skambinant

Ar tikrai reikia taip anksti susitarti dėl perkraustymo?

Žiūrėkite, aš nekalbu apie metus iš anksto, tačiau bandyti susitarti dėl sunkvežimio į Olandiją savaitę prieš kelionę – tai tai pati tiesioginė kelionė į pragarą. Geriausi pervežėjai turi užpildytus grafikus bent prieš 3-4 savaites, o jei kalbame apie pavasario-rudens sezoną, tai dar anksčiau. Biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas prasideda būtent nuo to – surasti langą. Be to, reikia laiko parengti dokumentus muitinės išvežimui, kurie Lietuvoje gali šiek tiek užtrukti, jei viskas neaišku. Taip pat reikia galvoti apie vairuotojo poilsio laiką, nes jis negali važiuoti 24 valandas iš eilės. Ankstyvas planavimas sutaupo ne tik nervus, bet ir pinigus, nes paskutinę minutę reikalingas "skubus" reisas kainuoja dvigubai brangiau.

Kaip tiksliai apskaičiuoti biuro daiktų tūrį, kad nepasakyčiau per daug ar per mažai?

Čia dažniausia kyla nesusipratimų. Klientai sako: "Turime tris biurus". Tai gali reikšti tris stalus ir tris kėdes, o gali reikšti tris pilnai įrengtas erdves su konferencijų salėmis, archyvinėmis spintomis ir virtuve. Negalime remtis jausmu, reikia matuoti. Aš visada patariu eiti per biurą su metru arba bent jau suskaičiuoti, kiek yra "europaletų" (EPAL) vietos. Pavyzdžiui, viena didelė spinta gali užimti pusę paletės vietos. Jei apskaičiuosite per mažai, vairuotojui tiesiog nebeįpils daiktų, ir teks vežti antrą reisą, kas padidins sąskaitą dvigubai. Olandijoje taip pat svarbu, kad sunkvežimis tilptų į įvažiavimą, todėl tūris nulemia ir mašinos tipą – ar tai bus 3,5 tonos "būdelė", ar 20 tonų sunkvežimis su tentu.

Kas dėl tos inventorizacijos, ar tikrai būtina rašyti kiekvieną pieštuką?

Ne kiekvieną pieštuką, tačiau bendras sąrašas būtinas. Kodėl? Pirma, dėl draudimo. Jei dingsta dėžė su brangia įranga, o sąraše parašyta tik "biuro reikmenys", draudikas gali sumokėti tik simbolinę sumą. Antra, dėl muitinės. Kai keliate į Olandiją, tai techniškai yra eksportas iš Europos Sąjungos (jei einate per trečiąsias šalis) arba tiesiog vidaus prekyba, bet vis tiek reikia turėti vaizdą, ką vežate. Biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas apima ir šį dokumentacijos valdymą. Paprasčiausias Excel lentelės tipas: "Stalai – 5 vnt., Kėdės – 20 vnt., Serveriai – 2 vnt." Taip mums lengviau suplanuoti pakavimą ir užtikrinti, kad niekas nebus pamiršta senosiose patalpose.

Kelionės organizavimas ir specifika

Kiek laiko užtrunka nuvežti krovinius iki Amsterdamo ar Roterdamo?

Teoriškai atstumas nuo Vilniaus iki Amsterdamo yra apie 1700 km. Idealiu atveju, jei vairuotojas važiuoja vienas, tai truks dvi dienas su viena nakvyne viduryje (pavyzdžiui, Lenkijoje ar Vokietijoje). Tačiau praktikoje viskas būna kitaip. Jei kelyje įvyksta avarija, yra dideli eismo uždarymai ant A2 arba Olandijoje prasideda protestai (kas ten, tiesa, nutinka dažnai), gali užtrukti ir ilgiau. Todėl, jei jums reikalinga, kad kompiuteriai būtų naujame biure pirmadienį ryte, geriau planuoti atvežti juos penktadienį. Niekada neduokite pažado, kad bus "rytoj", jei nekontroliuojate orų ir kelių situacijos. Geras užsakymo valdymas visada numato rezervinį laiką.

Ar galima vežti IT įrangą be specialių reikalavimų?

Galima, bet tikrai nerekomenduoju ją mesti į tą pačią dėžę kaip ir spaudas ar knygas. Serveriai, monitoriai, delniniai kompiuteriai – tai yra jautri įranga. Patirtis rodo, kad net mažiausias smūgis, kai sunkvežimis važiuoja per "šluotą" (banguotą asfaltą), gali sugadinti standųjį diską. Mes visada patariame pakuoti IT įrangą į specialias dėžes su putomis (antishock) arba bent jau uždengti storiu putplasčiu. Be to, svarbu pažymėti dėžes – "Ši pusė į viršų". Olandijos keliai, nors ir geri, turi daug greitaeigių juostų, todėl vibracija yra neišvengiama. Geriau pasirūpinkite šia įranga iš anksto, negu vėliau bandyti atkurti prarastus duomenis.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užstringa pasienyje ar Vokietijoje?

Tiesiogiai sakant – laukiate. Mes, kaip pervežėjai, negalime priversti muitinės tarnybų dirbti greičiau. Tačiau geras užsakymo valdymas reiškia, kad mes visada žinome, kur yra mūsų vairuotojas. Jei įvyksta įvykis, pvz., techninė gedimas, mes tūrinį iškrauname į kitą mašiną (jei tai įmanoma) ir tęsiame kelią. Jei tai dėl dokumentų klaidų (pavyzdžiui, pamiršote eksporto deklaraciją), tai gali užtrukti valandą ar dvi, kol viską ištaisysime. Būna, kad vokiškai pareigūnai labai tiksliai tikrina, ar svoris neatitinka to, kas parašyta dokumentuose. Jei viskas tvarkinga, problemų neturėtų būti, bet visada reikia turėti planą B – pavyzdžiui, leisti darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu dieną ilgiau.

Kainodara ir papildomi mokesčiai

Nuo ko tiksliai priklauso kaina, nebešokant į akis?

Kaina nėra fiksuota, kaip bilietas į kiną. Ji susideda iš kelionių atstumo, kuro kainos (kuri, kaip žinote, šokinėja), kuro priedėlio Vokietijoje ir Olandijoje, taip pat užkrovimo ir iškrovimo darbų. Taip pat įtakos turi ir tai, ar reikia įvežti į miesto centrą (pvz., Amsterdamo centre daugiau nei 3,5 tonos mašinoms važiuoti draudžiama arba reikia specialių leidimų). Biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas apima ir šių išlaidų prognozavimą. Jei jums reikia ne tik nuvežti, bet ir išpakuoti dėžes ir sudėti baldus vietose, tai darbo valandos taip pat įeina į sąskaitą. Visada klausiu: "Ar jums reikia mūsų vyrių iškrovimui, ar jūsų komanda tai padarys pati?" Tai labai kečia galutinę sumą.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos, ar turiu pats pirkti dėžes?

Standartiškai – neįeina. Mes užsakymą skaičiuojame už transportą ir darbą. Dėžės, juostos, burbuliukai, oda (plėvelės baldams) – tai yra papildomos išlaidos. Žinoma, mes galime tai nupirkti ir atvežti, bet tada tai bus atskira eilutė sąskaitoje. Kai kurios firmos siūlo "viskas įskaičiuota", bet tada dažnai kaina yra padidinta, arba dėžės yra labai prastos kokybės. Aš visada patariu klientams pasirūpinti dėžėmis patys, jei turi tokios galimybės, arba tartis su mumis iš anksto, ką ir kiek reikia. Gerai supakuotas daiktas – tai pusė sėkmės. Niekada nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės, nes jos tiesiog sugręžia po svoriu.

Koks yra draudimo dalykas ir ką jis apima?

Tai vienas svarbiausių klausimų. Pagal įstatymus, krovinių pervežimas turi būti draudžiamas, tačiau standartinis draudimas (CMR draudimas) dažnai apsaugo tik labai maža suma – pavyzdžiui, kelių eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 5000 eurų, ir jis dingsta ar sugenda, gausite tik trisdešimt eurų. Todėl biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas turi apimti ir vertybių draudimo sutarį. Mes visada siūlome papildomą draudimą pagal tikrąją vertę (All Risk). Tai kiek brangiau, tačiau jei vairuotojas užkabins statinę į duris arba kelyje užgriūs medis ant tentų, jūs būsite visiškai apsaugoti. Neklauskite, "ar tikrai reikia", – klauskite, "kokia tai kainuos ramybei".

Atvykimas ir iškrovimas Olandijoje

Kas vyksta, kai atvykstame į naująją patalpą Olandijoje?

Pirmiausia, vairuotojas turi susisiekti su atsakingu asmeniu iš jūsų pusės. Jis negali tiesiog pradėti mesti daiktų kieme. Reikia tiksliai parodyti, kur statyti dėžes, kur stovės baldai. Olandai yra labai disciplinuoti, todėl jei sutartyje parašyta, kad iškrovimas prasideda 8:00 ryte, laukiama, kad būtų paruošta vieta. Jei patalpos yra antrame aukšte be lifto, tai taip pat turi būti numatyta iš anksto – mums reikės nešikų. Viskas turi vykti greitai, nes vairuotojo laikas yra pinigas, o ilgas stovėjimas mieste gali baigtis baudomis. Geras valdymas reiškia, kad vietoje jau laukia žmogus su raktais ir aiškia instrukcija.

Ar galite padėti su baldų surinkimu, ar tik iškraunate?

Mes galime daryti abu dalykus, bet vėlgi – viskas turi būti suderinta. Jei mums reikia ne tik iškrauti dėžes, bet ir surinkti didelę konferencijos stalą arba sujungti kompiuterius, tai reikia skirti daugiau laiko. Mūsų komandos yra įgudusios, tačiau mes ne statybininkai. Jei baldai yra labai sudėtingi (pvz., tūkstančio detalių sistemos), geriau, kad jų surinkimu rūpintųsi specialistai, o mes atvežtume ir padėtume vietoje. Tačiau standartinio biuro baldus (lentynos, stalai, kėdės) mes surinkime greitai. Svarbiausia – nenukreipti vairuotojo į "padėk viską čia", nes jis gali tiesiog padėti viena ant kitos, o vėliau jums teks viską pernešti iš naujo.

Išvada

Apibendrinant visą šį procesą, turiu pasakyti vieną: sėkmingas biuro daiktų perkraustymas į Olandiją užsakymo valdymas priklauso ne nuo tai, kokia gera yra mašina, o nuo to, kiek gerai buvo sukomunikuotos detalės.