Biuro archyvų transportavimas: saugus ir konfidencialus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo paprastų dėžių su senais sąskaitais, kurias vairuotojas beveik išmetė į gatvę, iki didžiulių bankų duomenų centrų perkėlimų, kur reikėjo ginkluoto sargybinio prie vairuotojo. Žinoma, dažniausiai viskas vyksta ramiau, bet vienas dalykas visada lieka tas pats – kai kalbame apie popierinius dokumentus, žmonėms visada labiausiai bijoma, kad kažkas pasidarys blogai, o informacija nutekės. Tai yra visiškai natūralu, nes archyvai tai ne tik senas popierius, tai yra verslo istorija ir, dažniausiai, labai jautri duomenų rinkinys.

Šiandien noriu papasakoti, kaip iš tikrųjų vyksta profesionalus biuro archyvų transportavimas: saugus ir konfidencialus procesas, kadangi daugelis klientų mano, kad tiesiog pakraunamos dėžės į sunkvežimį ir važiuojama. Tačiau realybėje yra daugiau niuansų, pradedant nuo pakavimo medžiagų pasirinkimo ir baigiant draudimo klausimais, kurie gali nustebinti net patyrusius logistus. Jei ruošiatės perkelti savo įmonės archyvą į naujas patalpas arba specialų saugyklos centrą, ši informacija jums pravers.

Kas gi vyksta su tais popieriais?

Kaip tiksliai supakuoti šimtus aplankalų, kad niekas nesužiotų?

Dažniausiai klientai bando taupyti ant dėžių ir ima senas „bananinių“ dėžių krūvas, kurios suyra vos jas pakėlus. Negalima taip daryti, nes archyvinės dėžės turi būti standartinio dydžio, paprastai tai yra specialios storos kartono dėžės, kurios išlaiko svorį net kai viena ant kitos dedamos penkios ar šešios. Aš visada patariu naudoti dėžes su dangteliais, kurios užsidaro, o ne tiesiog sulenkiamas – taip apsaugosite nuo dulkių, kurios archyve yra priešas nr. 1. Be to, būtina kiekvieną dėžę pažymėti numeriu ir turėti atitinkamą sąrašą Excel lentelėje, kitaip vėliau praleisite pusę dienos ieškodant vieno sutarties.

Ar reikia specialios mašinos ar tinka paprasta furgona?

Galima važiuoti ir paprastu furgonu, jei tai nėra konfidencialus krovinys, bet jei mes kalbame apie biuro archyvų transportavimą: saugų ir konfidencialus, tada geriau pasirinkti sunkvežimį su „hard top“ korpusu, t.y. standžia siena. Tokios mašinos yra saugesnės, nes jose neįmanoma įsisukti pro šoną, kaip tai daroma su tentinėmis mašinomis naudojant peilį. Taip pat labai svarbu, kad mašina būtų švara ir sausa – nenorite, kad jūsų dokumentai sugtų nuo drėgmės, jei vairuotojas prieš tai vežė šaldytus produktus arba statybines atliekas.

O jeigu reikia viską įvykdyti savaitgaliu, kai biuras neveikia?

Tai yra viena dažniausių užklausų, ir aš visada sakau „taip“, nes tai iš tikrųjų labiausiai patogu tiek klientui, tiek mums. Savaitgaliais mieste mažiau eismo rūpesčių, o liftuose nereikia varžytis su kitais darbuotojais, kurie nori pietų metu išvažiuoti. Žinoma, savaitgalinis darbas kiek brangnesnis, bet tai verta to, kad nenutrūktų jūsų įmonės darbo procesai – pirmadienį ryte darbuotojai tiesiog ateina į naują biurą arba tuščią seną patalpą ir viskas jau ten.

Saugumas ir konfidencialumas – ne tušti žodžiai

Kaip užtikrinate, kad vairuotojas neatsidaro dėžių ir nebesiskaitys?

Atrodo smagu, bet toks klausimas girdimas dažnai, ir jis visiškai teisingas. Mūsų komandoje dirba tik patikimi vairuotojai, kurie yra pasirašę papildomas konfidencialumo sutartis, o be to, jie tiesiog neturi laiko ir norų tyrinėti kas yra dėžėse. Tačiau techniškai apsaugome taip, kad krovinys būtų užsegamas specialiomis plastikinėmis arba metalinėmis trosais su serijiniais numeriais (plombos). Pasiekus paskirties vietą, klientas gali patikrinti, ar plombos numeriai sutampa su sąraše nurodytais – jei ne, tai reiškia, kad kas nors buvo atidaryta.

Ar pasirašote konfidencialumo sutartis (NDA)?

Be abejo, tai standartinis reikalavimas, kai atliekame biuro archyvų transportavimą: saugų ir konfidencialus. Mes pasirašome NDA ne tik su įmonės vadovu, bet ir su kiekvienu logistikos darbuotoju, kuris liečia tą krovinį. Be to, jei reikia, galime suteikti sąrašą vairuotojų pasų numerių arba asmens kodų, kad jūsų IT ar saugumo skyrius galėtų juos patikrinti savo duomenų bazėse – tai didelėms korporacijoms yra būtina procedūra.

Kas bus, jeigu kelias metu užlys lietus ir vėjas?

Gyvename Lietuvoje, todėl oras visada yra nežinomas kintamasis, ir dvidešimt metų patirtis mokė mane visada numatyti blogiausią scenarijų. Mes visada turime su savimi stambių, vandeniui atsparių audeklinių uždangalų (tarpinių), kuriais uždengiame krovinį net ir tada, kai jis yra jau pakrautas į sausą furgoną, jei turiame iškrovą lauke. Taip pat vairuotojai yra instruktuoti niekada nepalikti atidarytų durelių net penkioms minutėms, jei oras yra abejotinas – geriau pavargti uždarydami ir atidarydamas vartus kelis kartus, nei džiūvinti dokumentus vėliau.

Pinigai, laikas ir smulkmenos, kurios svarbios

Kiek kainuoja toks daiktų pervežimas?

Kainos klausimas visada yra sudėtingas, nes jis priklauso nuo to, kiek tos dėžės sveria ir kiek jų yra, bei kaip toli reikia vežti. Maždaugai galiu pasakyti, kad jei turite standartinę 1-2 paletes dėžių, tai tai kainuos maždaug tiek, kiek ir kelių didelių baldų pervežimas, bet jei jūsų archyvas užima pusę sandėlio, tai skaičiuojame pagal valandas ir reikalingų vairuotojų skaičių. Verta paminėti, kad kai užsakote biuro archyvų transportavimą: saugų ir konfidencialus, mokate ne tik už fizinį darbą, bet ir už atsakomybę, kurią imame.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Įsivaizduokite, kad vienas vairuotojas gali pakrauti apie 30-40 standartinių dėžių per valandą, jei jos jau paruoštos ir stovi prie durų. Jei reikia nešiotis per koridorius, naudoti liftą, kuris dirba lėtai, arba lipti aukštyn žemyn laiptais, tai laikas padvigubėja. Todėl visada patariu klientams susitarti dėl „etapinio“ krovinio paruošimo – reikia, kad dėžės būtų paruoštos iš anksto, o ne mums laukti, kol kas nors jas užklijuoja. Taip pat reikia numatyti laiką iškrovai vietoje – jei tai saugojimo paslaugų centras, ten visada yra vartai ir rampa, o jei tai kitas biuras be lifto – gali užtrukti.

Ar jūs duodate dėžes ar reikia savų?

Mes galime tiekti visas reikalingas dėžes, ir dažniausiai taip ir darome, kadangi klientui nereikia galvoti apie tai, kur rasti 200 vienodų dėžių. Tai yra papildoma paslauga, bet dažnai ji įeina į bendrą įkainį, jei sutartis didelė. Mūsų dėžės yra naujos, tvirtos ir tinkamos ilgam laikui saugoti – jos nesugenda po savo svorio, kaip tai nutinka su senais kibiro spalvos kartonais, kuriuos kartais stengiasi naudoti taupantys klientai.

Ar apdrausta tai viskas kas vežama?

Taip, mes turime standartinį krovinio draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą atsiradusią dėl avarijos ar gaisro, tačiau reikia suprasti, kad popieriaus vertė draudimo akiais dažnai yra nedidelė – 10 eurų už kilogramą. Jei jūsų dokumentai turi didžiulę juridinę vertę, reikia kalbėti apie ypatingą draudimą arba visiškai užtikrinti, kad fizinė sauga yra 100%, nes draudimas išmokės pinigus už popierių, bet ne už laiką, kurį praleisite atkurdami dingusius duomenis.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pasakyti, kad biuro archyvų transportavimas: saugus ir konfidencialus nėra rocket science, tai tiesiog reikalauja atidumo ir patirties. Per tuos dvidešimt metų išmokau, kad geriausia priemonė nuo nesklandumų yra geras planavimas ir atvira komunikacija tarp kliento ir logistiko. Nebijokite klausti aštrių klausimų apie saugumą, draudimą ar vairuotojų kvalifikaciją, nes mes, profesionalai, tikrai gerbiame tokį požiūrį. Gerai suplanuotas perkėlimas leis jums miegoti ramiai, žinant, kad jūsų verslo istoria pasirūpinta patikimomis rankomis.