Ar biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir turiu pasakyti – kiekvienas kartas, kai tenka organizuoti didelę kelionę į vakarus, yra kaip naujas iššūkis. Dažnai klientai, atvykę iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos, klausia to paties: ar biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas? Trumpas atsakymas būtų – ne, jeigu viską padarote protingai. Bet ilgas atsakymas... jis apima tūkstančius kilometrų, muitinės niuansus, olandišką pragmatiškumą ir nemažai nervų, jeigu pasitikite ne tais žmonėmis.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo tada, kai vairuotojai buvo priversti naktį praleisti prie A7 autostrados lenktynių trasos, nes traukinys užkėlė kelią, iki tada, kai vienas įmonės vadovas bandė įvežti į Amsterdamą visą savo archyvą, nepraręsdamas nė vieno popieriaus lapo. Biuro perkraustymas nėra tik baldų pakrovimas į sunkvežimį. Tai yra verslo kontinuumo užtikrinimas. Jūs negalite sau leisti pristatyti kompiuterių vėlai, jeigu jūsų klientas laukia atsakymo jau rytoj. Todėl viskas turi būti subalansuota: logistika, kaina ir, svarbiausia, saugumas.

Kai kalbame apie Nyderlandus, ten daugeliui atrodo, kad viskas yra kaip pas mus, tik greičiau. Tačiau logistika ten yra kitoks lygmuo. Užsakovams dažnai kyla klausimas, ar biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas dėl dokumentų? Galbūt. Galbūt dėl to, kad ten reikia specialių leidimų įvažiuoti į miesto centrus? Arba tiesiog dėl to, kad olandai yra labai griežti dėl terminų? Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, be jokių „vandenių“, kaip tai vyksta iš vidaus. Mes aptarsime ir kainas, ir dokumentus, ir tas mažas smulkmenas, kurios gali sugadoti visą procesą, jeigu apie jas nesužinosite iš anksto.

Sėskite patogiau, mes važiuojame.

Dokumentai ir oficialūs reikalai

Ką reikia daryti su dokumentais prieš važiuojant?

Čia nėra jokios magijos, tiesiog reikia kantrybės. Jums reikės surinkti visą inventoriaus sąrašą, kuris turi būti nurodytas ne lietuviškai, o olandiškai arba angliškai, kitaip muitininkai Roterdame ar kituose punktuose gali sustabdyti krovinį ir pradėti kruopščiai tikrinti kiekvienę dėžę. Be to, būtina paruošti transporto sutartį ir draudimo polisą, kuris padengtų krovinio vertę viso kelio metu. Dažnai pamirštama, kad jeigu vežate techniką, kurios vertė viršija tam tikrą sumą, gali reikėti papildomų eksporto licencijų, nors tai dažniausiai aktualu su specialia įranga, o ne paprastais kompiuteriais.

Ar sunku gauti visas leidimus Nyderlandams?

Iš esmės ne, jeigu jūsų įmonė veikia legaliai. Svarbiausia yra turėti tvarkingą PVM mokėtojo kodą, kuris galioja visoje Europos Sąjungoje, tuo pačiu ir Nyderlanduose. Jeigu krovinys yra didelis, gali tekti gauti specialų leidimą dydžiems ar svoriui, ypač jeigu reikės važiuoti pro miesto centrus, kur yra apribojimai sunkvežimiams. Aš visada patariu savo klientams pasitikrinti, ar adresas, į kurį važiuojate, nėra „zonoje“, kurioje leidžiami tik elektriniai sunkvežimiai, nes tokių vietų Olandijoje yra vis daugiau.

Kas dėl pažymų, kad tai nėra prekyba?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Kadangi dauguma biuro perkraustymų į Olandiją yra susiję su įmonių reorganizacija ar filialo atidarymu, muitinėje gali kilti klausimų, ar tai nėra pirkimo-pardavimo operacija, už kurias reikia sumokėti mokesčius. Čia būtina turėti oficialų raštą paaiškinimą, kad krovinys yra perkėlimas į kitą ES šalį ir tai nėra komercinė prekyba. Be to, reikia pildyti Intrastat deklaracijas, jeigu metinė apyvarta viršija nustatytą thresholdą, nors tai dažniau buhalterijos reikalas, bet logistikos partneris turi apie tai žinoti.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Esčia, kad statistiškai tai nutinka retai, tik jeigu dokumentuose yra klaidų. Olandų muitinė yra labai moderni ir kompiuterizuota, tačiau jei sistema „užgliauna“ neatitikimą, pvz., krovinio svoris neatitinka nurodyto deklaracijoje, sustojimas garantuotas. Tokiu atveju reikia būti pasiruošusiam papildomam laukimui ir galbūt vietinio brokerio pagalbai. Geriau iš karto pateikti tikslius duomenis, nei vėliau mokėti baudas už sandėliavimą uoste.

Logistika, kaina ir techniniai niuansai

Kiek tai galėtų kainuoti realiai?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo to, kiek turite daiktų – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar pilnas 40 pėdų konteineris su baldais. Vidutiniškai, jeigu kalbame apie standartinį biurą 10–15 žmonėms, kaina gali svyruoti nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo pakavimo kompleksiškumo ir distancijos (ar tai Amsterdamas, ar kažkuris mažesnis miestas prie Vokietijos sienos). Taip pat į kainą įeina draudimas, kuris paprastai sudaro apie 3–5 proc. nuo krovinio vertės, bet tai yra būtina, kaip sakau, geriau sausas gumininkas nei skaudantis galva.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar nusipirkti naujus?

Tai klausimas ne tiek logistikos, kiek ekonomikos, bet iš mano patirties, olandai labai myli „second-hand“ kultūrą, tačiau pervežimo kaina dažnai viršija tos senos sofos vertę. Jeigu baldai yra prabangūs, dizaineriniai ar tiesiog labai geri, tuomet žinoma, verta. Bet jeigu tai tiesiog sugulusios kėdės, kurias nusipirkote prieš dešimt metų, gali būti pigiau juos palikti čia ir Olandijoje nusipirkti naudotus iš vietinių skelbimų svetainių, tokių kaip Marktplaats. Transportavimas yra brangus dalykas, mokate už kiekvieną užimtą kubinį metrą.

Kaip su technika – ar saugu vežti kompiuterius?

Kompiuterius, serverius ir kitą brangią techniką reikia ne tik kruopščiai supakuoti į burbuliukus, bet ir, svarbiausia, užfiksuoti jų būklę prieš išvežimą. Aš visada patariu daryti nuotraukas ar net vaizdo įrašus, kaip atrodė serverių kabinetas prieš išmontavimą. Olandijoje, ypač technologijos srityje, įmonės yra labai jautrios dėl duomenų saugumo, todėl technika dažnai vežama specialiuose, užrakintuose dėžėse, o vairuotojas neturi jų atidaryti be užsakovo pritarimo. Taip pat reikia atsiminti apie elektros instaliaciją – Olandijoje gali būti skirtingi kištukai, todėl reikės adapterių iš karto po atvykimo.

Ar reikia rūpintis įvažiavimu į miestą?

Žinoma, ir tai dažnai būna didžiausias galvos skausmas. Amsterdamo ar Roterdamo centruose važiuoti sunkvežimiu be leidimo arba ne tam tikru paros metu yra tiesiog neįmanoma. Prieš išvykstant reikia išsiaiškinti, ar yra galimybės pristatyti krovinį naktį, ar reikia išsinuomoti mažesnę transporto priemonę „paskutiniam myliui“ pervežimui. Aš turiu kontaktų, kurie gali padėti gauti leidimus, bet tai užtrunka laiko, todėl reikia planuoti savaitėm anksčiau. Negalima tiesiog atvažiuoti su vilkiku prie „Gracht“ namo ir tikėtis, kad viskas gerai nueis.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu viskas eina glaudžiai, tai nuo pakavimo Lietuvoje iki išpakavimo Olandijoje praeina nuo 3 iki 5 dienų. Tačiau reikia įskaityti ir tai, kad reikia rasti laiką, kai biuras neveiks arba veiks ribotai. Dažniausiai klientai renkasi ketvirtadienį – penktadienį išvežti, kad savaitgalis būtų skirtas išvykimo keliui, o pirmadienį Olandijoje jau galima pradėti dirbti. Bet jeigu pasitaiko kliūčių, pvz., techninių problemų kelyje arba dėl blogo oro, gali užtrukti ir ilgiau, todėl visada turėkite rezervinį planą.

Rizikos ir mano asmeninės patirties akimirkos

Kas nutinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Tai mano mėgstamiausia dalis, nes čia išsiskiria profesionalai nuo mėgėjų. Jeigu lūžta sunkvežimis (o tai nutinka, net jeigu tai naujas „Volvo“), mes turime greitai iškviesti pagalbą vietinėje srityje. Olandijoje tai veikia labai greitai, bet kainuoja. Jeigu turime gerą draudimą, klientas nieko nepralošta, išskyrus laiką. Esu matęs atvejų, kai dėl techninės gedimo kompiuteriai buvo pristatyti į susitikimą paskutinę minutę – tai yra stresas, kurio norite išvengti. Todėl visada tarkitės su patikima kompanija, kuri turi techninę pagalbą 24/7.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai? Labai retai, jeigu dirbate su patikimais žmonėmis. Vis dėlto, „biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas“ ne dėl vagysčių, o dėl neatsargumo. Pamiršta uždaryti kabineto duris, nenuimami raktai nuo seifų, pasigailima pažymėti dėžes. Vieną kartą teko ieškoti svarbiausios sutarties, kuri buvo įmesta į šiukšlių maišą, o ne į dokumentų dėžę. Žmonės daro klaidas, todėl svarbu tur�ti aiškų inventorių ir, jeigu įmanoma, sekimo sistemas.

Kodėl reikia vengti „pigiai“ siūlomų variantų?

Noriu pasakyti tiesą – jeigu kas siūlo pervežti jūsų biurą už pusę mažesnę kainą nei rinkos vidurkis, būkite tikri, kad kažką jie praleido. Tai gali būti netinkamas draudimas, senas sunkvežimis, kuris gali sugesti, arba neteisėti vairuotojai. Olandijos policija ir inspekcijos yra labai griežtos, jeigu sustabdys netinkamą transportą, gali konfiskuoti visą krovinį iki išaiškinimo. Ar jūs norite rizikuoti savo verslu dėl šimto eurų taupymo? Mano atveju, aš visada pasakau: mokėkite už ramybę.

Ar galima ką nors padaryti patys, kad sumažinti išlaidas?

Žinoma, galite. Galite patys supakuoti mažesnes dėžes, pažymėti jas, išmontuoti lengvus baldus. Tai tikrai sumažins darbo valandas, kurias mokes vadybininkams. Tačiau nenaudokite to kaip preteksto taupyti ant pakavimo medžiagų. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės – jūsų dokumentai ar kompiuteriai gali nukentėti nuo drėgmės, kuri yra būdinga Olandijos klimatui. Investuokite į gerą lipduką ir kokybiškas dėžes, tai sumokės sau.

Išvada

Apibendrinant savo dvidešimties metų patirtį, galiu drąsiai teigti, kad biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas tik tada, kai jam nėra skirtas pakankamai dėmesio ir planavimo. Tai ne fizinis sunkumas, nes technologiškai mes turime viską, kas reikalinga. Sudėtingumas glūdi organizaciniame procese, dokumentų tvarkyme ir gebėjime numatyti galimas problemas. Olandija šiuo atžvilgiu nėra lengva šalis – ji reikalauja tvarkos, tikslumo ir punktualumo.

Jeigu esate pasiruošę, turite gerą partnerį ir suprantate, kad tai ne tiesiog „vežimas daiktų“, o verslo migracija, viskas vyks sklandžiai. Naudokitės patarimais, kuriuos čia pateikiau – rūpinkitės dokumentais, nebekelkite nereikalingų senų daiktų ir visada turėkite atsarginį planą. Olandija yra puiki vieta verslui, o geras pradžia yra tai, kai jūsų biuras atvyksta ten saugiai ir laiku.