Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas – kas užtikrina sėkmę?

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, o kartais atrodo, kad viskas dar tik pradedama. Kasdien susiduriu su tais pačiais klausimais, nerimu ir viltimi, kad krovinys pasieks adresatą laiku ir nenukentės. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas – tai ne tik gražios frazės svetainėse, tai sudėtingas mechanizmas, kurį suka daugybė žmonių. Čia nėra vietos magijai, tik sunkus darbas, biurokratija ir kartais šiek tiek laimės. Rašau šį tekstą tam, kad paaiškčiau, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių antpilių, tiesiog taip, kaip yra. Tikiuosi, kad po šio skaitymo bus lengviau suprasti, kodėl tą kartą vėlavo jūsų siunta arba kodėl kaina pasikeitė paskutinę minute.

Pagrindai ir kaip tai veikia iš vidaus

Kiek laiko realiai užtrunka siuntų gabenimas į Angliją po „Brexit“?

Anksčiau buvo paprasta – pakrauti, važiuoti ir iškrauti. Dabar, kai kalbame apie siuntų gabenimą į Angliją, viskas pasikeitė. Įprastai tai trunka apie 3–5 darbo dienas, jei nėra didelių užkardų. Tačiau turiu omenyje, kad kartais muitinėje gali užstrigti ir dvi savaitės, jei dokumentai užpildyti neteisingai. Realus laikas visada priklauso nuo to, kaip greitai išsivalome su formalumais ir ar vairuotojas spėja paimti keltą. Vistik, jei viskas tvarkinga, greitas siuntų pristatymas į Londoną ar kitus miestus yra visiškai įmanomas nurodytu terminu.

Ar tikrai veikia tas krovinio sekimas realiu laiku?

Technologiškai – taip, tačiau praktiškai... gi, ne visada. Vairuotojai kartais pamiršta įjungti įrenginį arba jis prasideda tunelyje. Dažnai sistema rodo, kad siunta „keliauja“, nors furgonas jau stovi pasietinėje. Patikimas pristatymas priklauso ne tik nuo GPS, bet ir nuo to, kaip greitai vairuotojas atnaujina būseną. Taigi, jei matote, kad pozicija nepasikeitė kelias valandas, neberesite panikos – gali būti, kad tiesiog užstrigo spūstyje prie Brastos arba kažkur prieškalnėje.

Kas daryti, jei vairuotojas neatsiliepia į skambučius?

Tai, atsiprašau, jau klasika. Vairuotojas gali būti poilsio laikas, važiuoti per kalną, kur nėra ryšio, arba tiesiog užmigęs (nors taip daryti negali, bet... gyvenimas). Patariu laukti valandą-dvi ir bandyti vėl. Jei nieko – skambinkite mums. Mes pasistengsime su juo susisiekti per kitą vairuotoją arba dispečerį. Kartais atsitinka taip, kad jis tiesiog išjungia telefoną, kad netriktų, kai vairuoja, tai gi ir geriau – saugiau kelyje.

Kuo skiriasi kelių dienų ir savaitės pristatymas?

Pagrindinis skirtumas yra tas, ar vairuotojas veža dalinį krovinį, ar pilną furgoną. Jei siunta keliauja kaip dalinė, tenka laukti, kol surinksime kitas siuntas tame pačiame regione. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas dažniausiai yra prioritetas, kai užsakote pilną furgoną (FTL). Tada jis važiuoja tiesiai į tašką be sustojimų (beveik). O kai dalinis – tai kaip autobusas, sustoja kas kur.

Ar galima be problemų keisti pristatymo adresą jau važiuojant?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau užvažiavo į kitą miestą ar šalia adreso, reikės sumokėti už papildomą kilometražą. Paskutinį kartą vienas klientas pareiškė, kad perkeltas sandėlis, kai vairuotojas buvo 50 km atstumu. Teko sukrypti. Geriau viską patikrinti dar iš anksto, kad išvengtumėte nereikalingų trikčių ir išlaidų. Bet gyvenimas gyvenimas, kartos keičiasi, mes suprantame ir padėsime.

Kainos ir mokėjimai (pinigai visada skauda)

Kodėl kaina šoko aukštyn, kai tik prieš dieną buvo kita?

Kuro kaina, kažkas pasakė? O taip, irgi. Bet dažniausiai dėl vietos trūkumo. Jei paskutinę minutę reikia spėti ką nors vežti, tenka imti brangesnį vairuotoją, kuris gali pasiimti nedelsiant. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas turi savo kainą, kai spaudžia laikas. Taip pat įtaka turi ir sezonas – prieš Kalėdas ar vasarą atostogų metu kainos šoką kaip buliai už gatvės.

Ar galima atsiskaityti gavus siuntą (pavedimu)?

Standartiškai - ne, mes dirbam su išankstiniais mokėjimais, ypač kai dirbame su naujais klientais. Esu matęs daug atvejų, kai siunta atkeliauja, o klientas „nepamena“ arba „nedelpa“ mokėti. Tada prasideda ilgos paštos ir telefonų žaidimai. Tačiau jei dirbame ilgai, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo termino, bet ne gavus siuntos, o per nustatytas dienas po pristatymo.

Ką reiškia tas „kuro priedėlis“ sąskaitoje?

Tai papildomas mokestis, kuris keičiasi priklausomai nuo kainos degalinėse. Jei kuras pabrango 10%, ir mūsų tarifai šiek tiek kyla. Tai ne mūsų išgalvojimas, tokios rinkos taisyklės. Stengiamės laikyti šį priedėlį kuo mažesnį, bet kai degalinės rodo tržen, nebegalime rieno daryti. Tai leidžia mums išlaikyti stabilias pagrindines kainas.

Kiek kainuoja paimti siuntą tiesiai iš buto ar namų?

Tai vadinama „kraunamoji adreso“ paslauga. Kaina priklauso nuo to, ar yra liftas, ar reikia nešti penktu aukštu laiptais. Vieną kartą teko nešti pianiną (na, ne pianiną, o labai sunkią sekciją) be lifto – vairuotojas beveik iškrito. Todėl tokius dalykus reikia pranešti iš anksto, nes tiesioginis užsakymas gali brangiai kainuoti dėl papildomo laiko.

Ar verta imti draudimą brangiems daiktams?

Be abejo. Žinau, dažnai sako „o, nieko nepasiks, aš taip važiavau“. Bet statistika yra nepasmerkianti. Vieną kartą vairuotojas staigiai stabdė, kad išvengtų elanio (važiavo per mišką Lietuvoje), ir viena dėžė su elektronika nuskriejo pro langą. Jei nebuvo draudimo – nuostolis kliento. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas be draudimo yra kaip važiuoti be saugos diržų.

Dokumentai ir muitinės (baisiausia dalis)

Kokius dokumentai reikia siuntant prekes į Šveicariją?

Reikės komercinės sąskaitos (invoice), kurioje nurodytos tikslios prekės svoris, kiekis ir kaina. Be to, reikės eksporto deklaracijos. Šveicarija ne ES, todėl ten viskas tikrina labai griežtai. Jei ką nors praleisite, siunta užstrigs muitinėje Berno arba Bazelyje. Geriau padaryti viską teisingai iš karto, kad mums nereiktų mokėti saugojimo mokesčio už kiekvieną dieną.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas mažoms įmonėms?

EORI numeris – tai jūsų „pasas“ europietiškoje muitinės sistemoje. Jis būtinas bet kuriam importui ar eksportui net ir tarp ES šalių (dažniausiai formalumams). Be jo neišeis išleiti oficialios eksporto deklaracijos. Užregistruoti jį gana paprasta elektroniniu būdu, bet tai užtrunka kelias dienas, taigi geriau tai padaryti iš anksto, o ne kai vairuotojas jau stovi prie sienos.

Kodėl muitinė gali sulaikyti mano siuntą?

Priežasčių gali būti šimtas. Blogai užpildyta deklaracija, neaiškus prekių kodas (HS kodas), trūkstami sertifikatai (pavyzdžiui, maistui ar kosmetikai). Kartais tiesiog pasitaiko atsitiktinė patikra. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas tampa nebe toks greitas, kai pareigūnai nusprendžia išardyti visą furgoną. Taip yra, tai vyksta ir su mūsų, ir su kitų firmomis.

Ar jūs sutvarkote visas Intrastat deklaracijas?

Taip, tai mūsų kasdieninis darbas. Intrastat reikalingas prekėms, judančioms tarp ES šalių. Kai atiduodate mums duomenis, mes juos įvedame į sistemas. Žinau, tai atrodo sausas ir nuobodus dalykas, bet jei to nepadarysite, gautite baudą iš VMI. Mes stengiamės tai padaryti nematomoje srityje, kad jums nereiktų galvoti apie tai.

Kas bus, jei dokumentuose bus klaida?

Tada teks siųsti pataisymus. Tai gali kainuoti nuo 50 iki 200 eurų priklausomai nuo to, ar deklaracija jau išsiųsta, ar ne. Be to, gali atsirasti vėlavimo mokestis. Prašau tikrai tikrinti tas sąskaitas prieš siunčiant mums. Vieną kartą viena raidė skyrė milijonus (na, šiek tiek perleidžiu), bet buvo daug problemų su muitinės vertinimu.

Kroviniai ir jų tipai (kas ką veža)

Ar gabenate lūžtaus baldus arba ypatingai jautrius daiktus?

Taip, bet tai reikalauja specialios pakuotės. Paprastas kartonas neužtikrina, kad sofa neišlūžtų posūkiuose. Reikės medinės dėžės (crate). Galiu pasakyti iš patirties – geriau užleisti tą keliasdešimt eurų už pakavimą negu vėliau liūdėti apie sugadintą antikvarinį spintelę. Mūsų komanda padeda suorganizuoti tokį siuntų gabenimą: greitas ir patikimas pristatymas čia priklauso būtent nuo to, kaip tai uždėjote į dėžę.

Kaip geriausia supakuoti lengvai sudaužytus daiktus?

Naudokite burbuliuką. Daug burbuliuko. O ir tarpus tarp dėžių užpildykti putomis arba senais laikraščiais. Vairuotojas gali važiuoti taip, lyg jis būtų lenktynininkas (nors draudžiame), o furgonas šoka. Jei girdite, kaip daiktai plasdo dėžėje, kai ją pašokote – tai blogas ženklas. Užpildykite visą tuščią erdvę.

Ar telpa 20 europalečių į vieną „tentalą“ furgoną?

Į standartinį 85 kubinių metrų furgoną telpa apie 33–34 europaletes. Taigi, 20 lengvai telpa, net jei jos yra aukštos. Bet jei jos būtų pilnos metalo, svoris gali viršyti leistiną ribą. Tada reikės mažesnės mašinos arba dviejų. Geriau iš karto pasakyti tikslų svorį, kad mes nesurašinėtumės per daug.

Kaip gabenate pavojingus krovinius (ADR)?

Tai atskira istorija. Reikia specialiai paruoštų vairuotojų, turinčių pažymėjimus. Krovinių gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas su ADR prekėmis (pavyzdžiui, dažais ar degalais) brangesnis, nes reikia laikytis griežtų taisyklių. Negalima statyti jų giliau negu maisto prekių (jei važiuoja tame pačiame furgone, kas retai atsitinka). Visi dokumentai turi būti idealūs.

Ar įmanoma gabentis maistą ar vaistus, reikalaujančius šaldymo?

Taip, turime prieigą prie šaldytuvų furgonų. Temperatūra yra nuolat stebima ir užrašoma juostoje. Kai gabename šviežią mėsą į Vokietiją ar Norvegiją, svarbu, kad temperatūra nekristų. Vieną kartą buvo gedimas su kompresoriumi (ne mūsų kaltė), tai teko skubiai perkrauti į kitą mašiną. Bet viskas išsigelbėjo, nes vežėme ne ilgai.

Nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei vairuotojas sustoja techninės gedimo?

Tada kviečiame techninę pagalbą. Jei gedimas nedidelias, pataisome vietoje ir važiuojame toliau. Jei didelis – reikia perkrauti. Tai didžiausias košmaras, nes gali užtrukti dieną-dvi. Siuntos gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas šiuo atveju patiria smūgį, bet mes visada informuojame klientus ir stengiamės rasti sprendimą, pvz., kitą vairuotoją netoliese.

Ar dėl blogo oro (sniego, lietaus) vėluoja siuntos?

Žinoma, ypač žiemą per kalnus. Vienas kartas vairuotojas praleido naktį Vokietijos autobane, nes buvo tiek sniego, kad nebuvo kur eiti. Jis tiesiog užmigjo (poilsio režime) kabinoje ir laukė, kai plikvalkis praeis. Su tuo niekaip nepadėsi, saugumas pirmiausia. Geriau vėluoti, nei nebevažiuoti.

Girdėjau istorijų apie krovinio vagystes – kaip tai vengiama?

Tai, deja, realybė, ypač Italijoje ar Ispanijoje. Vairuotojai turi būti atsargūs ir neleistų niekam įsibrovti į furgoną poilsio metu. Mes stengiamės neleisti juos stovėti „pavojingose“ zonose be apsaugos. Kartais imame apsaugos lydinčius automobilius, jei krovinys labai brangus. Bet 99% atvejų viskas gerai, jei laikomės taisyklių.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Klausimas, ar jos išvis turi savo mašinas? Dažnai tai yra tarpininkai, kurie perka vietą pas kitus ir niekaip nekontroliuoja proceso. Jie gali pasakyti, kad atveš, o paskui pasirodo, kad jų vairuotojas užstrigo. Mums patinka žinoti, kas kas važiuoja. Pigu – ne visada kokybiška, o patikimas pristatymas reikalauja resursų.

Ką daryti, jei atvyko sugadinta dėžė?

Pirmiausia – nenusirašyti pristatymo dokumentų. Turite padaryti nuotraukas ir parašyti pastabą (protokolas) vairuotojui. Jei pasirašysite, kad visą gavote, vėliau nebepajėgsite nieko reikalauti. Mes tada ieškosime, kur tai įvyko – ar krovinime, ar iškraunant. Draudimas padės tik su tuo protokolu.

Ar galima užsakyti siuntą tiesiog per žinutę (WhatsApp)?

Taip, dažniausia taip ir darome. Klientai atsiunčia nuotrauką, ką reikia vežti, adresą, ir mes skaičiuojame. Tai greičiau nei užpildyti formą svetainėje. Žinoma, vėliau vis tiek reikės sutarties dėl apsaugos, bet pradžiai – žinutė visai tik. Taip dabar gyvename, visi greiti.

Kaip elgiamės su paletėmis, kurios netelpa į liftą sandėlyje?

Tai problema. Reikia žinoti iš anksto, ar yra keltuvas arba apkrovių bokštas. Jei ne, tada mūsų vairuotojas gali atsisakyti iškrauti, jei tai pavojinga sveikatai. Tada reikia samdyti rankas vietiniame sandėlyje. Geriau išsiaiškinti šiuos dalykus iš anksto, kad nereiktų laukti ir mokėti baudų už vairuotojo laiką.

Ar siūlote konsolidaciją – t.y. sujungti keletą mažų siuntų?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Jei turite kelis dėžutes į skirtingus miestus, galime jas sujungti viename furgone. Tai pigiau nei kviesti kelis furgonus. Dirbame su LTL (Less than Truckload) kasdien. Tik reikia suprasti, kad tai gali šiek tiek užtrukti ilgiau, nes reikia surinkti visą „puzlį“.

Kas daryti, jei gavėjo adresas per daug siauras furgonui?

Tada reikia išsikrauti artimiausioje vietoje (pvz., parduotuvės stovėjimo aikštelėje, jei leidžia) ir nešti rankomis. Arba naudoti mažesnį furgoną su „pakraunamuoju“ (vilkiku), kuris atsisuka lengviau. Bet miesto centre, senamiestyje – ten tiesiog nepravažiuosi dideliu „tentalu“, ten su jais bėda.

Ar galima gabenti asmeninius daiktus (kelionę)?

Taip, darome tai dažnai, kai žmonės persikelia gyventi. Tai vadinama „kelioninių daiktų pervežimu“. Čia svarbu, kad tai nebūtų prekės parduodamoms (t. y. ne verslas). Tada muitinės procedūros paprastesnės. Galiu pasakyti, kad tai viena maloniausių dalų, matyti, kaip žmonės veža savo gyvenimą į kitą šalį.

Kaip užtikrinate, kad vairuotojas nebus pavargęs?

Yra griežtos taisyklės – tachografas. Jis fiksuoja vairavimo ir poilsio laiką. Vairuotojas privalo ilsėtis 9 (arba 11 jei dviguba poilsio) valandas per parą. Mes tai stebime atidžiai. Pavargęs vairuotojas pavojingas kelyje. Bent jau mums tai, kad laikomės taisyklių, yra priorietas, nors kai kurios „juodosios“ firmos to nedaro.

Ar priimate grąžinamus siuntą (retour) iš pirkėjo?

Taip, organizuojame ir logistiką atgal. Pirkėjas apsigailojo? Prekė sugedo? Atvežame atgal į siuntėją. Tiesa, tai kainuoja beveik tiek pat, kiek ir vežti į priekį, nes vistiek reikia degalų ir vairuotojo laiko. Tačiau procesas panašus – užsakovite, mes atvykstame ir paimame.

Kokia yra jūsų didžiausia sritis – ar tik Baltija?

Esu dirbęs beveik visur – nuo Portugalijos iki Rusijos (kol buvo galima), nuo Norvegijos iki Turkijos. Mums ne taip svarbu, kur, svarbiau – už kiek. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas veikia geriausiai tarp Vokietijos, Lenkijos ir Lietuvos, nes ten mūsų tankumas didžiausias, bet išvažiuojame ir toliau.

Galite padėti su muitinės vertinimu (tariffication)?

Žinoma, tai mūsų darbo dalis. Parenkame teisingus kodus, kad mokesčiai būtų kuo mažesni ir legalūs. Kartais klientai nori uždėti mažesnę vertę, kad mokėtų mažiau PVM, bet tai nelegalu ir pavojingu. Aš visada patariu daryti taip, kaip yra i tiesos. Vėliau išvengsite problemų su auditu.

Kas daro jus kitokiu nei didelės logistikos korporacijos?

Asmeninis požiūris. Kai skambinate, jums atsiliepa tas pats žmogus, kuris priėmė užsakymą, o ne robotas. Mes žinome savo vairuotojus vardais. Žinau, kad skamba kaip reklama, bet tiesiog taip yra. Didelėse firmose jūs esate numeris, pas mus – klientas (nors kartais ir sudėtingas, tai prisipažinsiu).

Ar turiu drausti siuntą, jei ji vaziuoja tik per Lietuvą?

Techniškai neprivaloma, bet... Lietuvoje taip pat gali būti avarijos ar vagystės. Pavojų mažiau nei keliaujant per Europą, bet jis egzistuoja. Jei dėžėje yra tūkstančio eurų vertės elektronika, kodėl nerizikuoti? Manau, kad geriau būti saugiam, o tai, kad kelias trumpesnis, garantijos neduoda.

Kiek iš anksto reikia užsakyti transportą?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealiai – savaitei prieš. Tačiau suprantame, kad verslas yra sparčias. Jei reikia šiandien vežti – skambinkite, turime „ekspresinius“ variantus. Bet tada kaina bus aukštesnė. Planuojamas siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas visada pigiau.

Ar galite gabenti daiktus, kuriems reikia specialios įrangos (kranas)?

Taip, dirbame su subrangovais, kurie turi autokranus ar manipuliatorius. Jei statybose reikia pergabenti sunkų elementą, tai susitvarkome. Tiesiog reikia tiksliai nurodyti svorį ir išmatavimus, kad parinktume tinkamą techniką. Niekada nereikia meluoti apie svorį – kranas gali nebeišlaikyti.

Kas atsitinka, jei klientas neparuošia siuntos laiku?

Vairuotojas laukia standartiškai 1 valandą nemokamai. Po to prasideda laukimo mokestis (pvz., 40 EUR/val). Tai ne todėl, kad mes godi, o todėl, kad vairuotojo laikas – tai pinigai. Jis turi važiuoti toliau kitur. Jei žinote, kad vėluosite, praneškite iš anksto, galėsime suorganizuoti kitą laiką.

Ar reikia pažymėti dėžutes su „fragile“?

Būtina! Net jei viduje yra burbuliuko, žodis „lūžtama“ (fragile) priverčia vairuotoją ir krovėją elgtis atsargiau. Be to, jei dėžė nenukentėjo, o vidus – tai bus aišku, kad buvo blogai supakuota, o ne numestas. Ženklai svarbūs ne tik mums, bet ir draudimo įmonei.

Paskutinis klausimas: ar verta rinktis jus?

Aš, žinoma, pasakysiu, kad taip. Dirbame ilgai, matome spūstis ir žinome kelių variantus. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas mums ne tik frazė, o kasdienės praktikos rezultatas. Nors kartais ir nukrypstu nuo temos arba užmirštu pavardę (kaip šiandien vieno kliento), bet krovinį pristatysiu.

Išvada

Viskas apie tai – ne tik furgonai ir keliai. Tai žmonės, sprendimai ir gebėjimas reaguoti į nesklandumas. Siuntų gabenimas: greitas ir patikimas pristatymas yra įmanomas tik tada, kai yra tikra partnerystė. Aš visada sakau klientams: pasakykite man tiesą apie savo krovinį, o aš jums pasakysiu tiesą apie kainą ir laiką. Tada viskas vyksta sklandžiai. Jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, arba rašykite, nors aš ir galiu atsakyti vėliau, jei būsiu užsiėmęs vairuotojų paieška.