Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai: vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, ir jei kas nors pasakys, kad perkraustymas – tai tik dėžių keliamas į sunkvežimį, jis meluoja. Ypač kai kalbame apie Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau, nebe taip paprasta važiuoti kaip anksčiau. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai dabar reiškia ne tik fizinį darbą, bet ir milžinišką kiekį biurokratijos, kurios vos ne daugiau nei pačių baldų. Matęs esu viską – nuo prarastų serverių iki to, kad vairuotojas negalėjo išvažiuoti iš Anglijos, nes trūko vienos mažos spaudos ant deklaracijos. Čia nebūna idealiai, todėl geriau žinoti tikrus dalykus iš karto, o ne svajoti apie rožinį debesėlį.

Kodėl viskas prasideda ne iš tos kojos?

Kada reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinsite rytoj, o mes atvažiuosime vakare. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesį prieš, o jei perkraustote didelę įmonę, tai dar ankščiau. Reikia laiko išsirinkti datas, nes uostų eilės ties Kalė arba Doveriais gali būti baisios. Ir žinoma, dokumentų tvarkymas dabar trunka ilgiau nei anksčiau. Negalima viską palikti paskutinę minutę, nes tada profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai tampa tiesiog neįmanomas misija.

Ar tikrai reikia inventorizacijos?

Galbūt atrodys, kad tai laiko švaistymas, bet tikrai reikia. Turiu omenyje tąją, kurioje surašomi visi daiktai, ypač jei jie naudoti. Muitinės žmonės mėgsta paklausti: „Ką čia vežiate?“ Ir jei pasakysite „baldai“, tai gali nepritarti. Turi būti konkretika: biuro stalai, kompiuteriai, kėdės. Be inventorizacijos gali tekti stovėti pasienyje valandas ar net dienas.

Kas daryti su dalykais, kurių nebebevežiate?

Geriau jau atsikratyti jų Anglijoje. Nėra jokio prasmės mokėti už tą patį šiukšlių pervežimą per Lamanšą. Išparduokite, duokite darbuotojams arba išmeskite. Matęs esu, kaip įmonės vežia senias sulūžusias kėdes, kurios tėra metalo laužas, o paskui keikiasi, kad kaina brangi. Taupykite nervus ir pinigus – palikite kas nereikalinga.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Taip, būtinai. Paprastos dėžės netinka, nes kompiuteriai – tai dalykai jautrūs. Ypač jei turite serverių ar daug monitorių. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai neįvyks be tinkamos pakavimo medžiagos. Reikia burbuliukų, putų, tvirtų dėžių. Vieną kartą klientas norėjo įprastų bananinių dėžių... na, galite patikėti, kaip baigėsi tas važiavimas.

Dokumentai ir anglų biurokratija (Nervingiausia dalis)

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei perkraustote įmonę, kuri registruota Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), ir tai yra perkėlimas būstinei, dažniausiai mokesčių nėra. Bet yra vienas „bet“. Turi būti pateikti įrodymai, kad šie daiktai buvo naudojami Jūsų veikloje Anglijoje ir dabar juos perkeliate. Jei vežate naujus daiktus, kur dar nebuvo naudojami, tai jau bus įvežimas ir reikės mokėti PVM ir muitus. Čia be galo daug klaidų daroma, tad būkite atsargūs.

Kas yra T2L dokumentas ir ar jis būtinas?

T2L (arba eksporto deklaracija) – tai dokumentas, kuris patvirtina, kad prekės yra ES prekės (t. y. nebuvo pagamintos UK). Nors dabar UK nebesąsąjungoje, dauguma įmonių veža įrangą, kuri buvo atvežta iš kontinento anksčiau. Be šio popieriaus gali būti problemų. Man atrodo, dabar jį galima gauti elektroniniu būdu, bet sistema kartais lyg ir užstringa (arba tiesiog lėtai veikia), tai geriau užtikrinti iš anksto.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda nuobodžiausia dalis – aiškinimasis. Rašome paaiškinimus, siunčiame priedus, meldžiamės muitininko. Geriausia turėti viską iš anksto: pirkimo sąskaitas, invetorizaciją, transporto sutartis. Jei kažko trūksta, gali tekti mokėti kaustą (depozitą), kurį grąžins tik kai viską parodysite. O tai gali trukti mėnesį.

Ar reikia atsiskaityti su HMRC (Anglijos mokesčių tarnyba)?

Jei įmonė uždaroma arba perkeliama visiškai, reikia oficialiai užregistruoti išvežimą turtų. Tai tam tikra „Exports“ procedūra. Jei to nepadarysite, HMRC gali manyti, kad viskas dar yra Anglijoje ir siųsti pranešimus, kurių jūs tikrai nenorite gauti po metų. Tai viena tokių būklų, kurią dažnai pamirštama, o paskui kainuoja brangiai.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai gana pavojinga sritis. Jei darbuotojas įdeda savo asmeninį nešiojamąjį kompiuterį į bendrą biuro krovinį, gali kilti abejonių, ar tai nėra prekyba. Geriau tai atskirti. Arba turi būti aiškus sąrašas, kas yra kieno. Muitinėje mėgsta „aiškumo“ (tikrai nemėgsta sumaišties).

Fizinis darbas ir technika (Kur dažniausiai lūžta)

Ar išmontuojate ir vėl surenkate baldus?

Įprasta praktika, kad mes tai darome. Stalus, spintas, sekcijas – viską išmontuojame, kad tilptų į sunkvežimį. O paskui Lietuvoje (ar kur keliaujate) vėl surenkame. Bet turiu pasakyti – jei baldai seni, senui tipo „IKEA“, kuri buvo montuojama 15 metų ir niekada neišmontuota, tai gali lūžti. Tada pradedame „magiškus“ remonto darbus vietoje.

Kaip elgtis su serveriais ir IT įranga?

Čia nereikia eksperimentuoti. Serveriai turi būti išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti lizdas iš sienos. Rekomenduoju, kad IT specialistas jums paruoštų viską, o mes tik užfiksuosime ir pervežime. Kadangi profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai apima ir duomenų saugumą, mes naudojame specialias dėžes su amortizacija. Nebūkite herojai ir nebandykite vežti serverio be dangtelio sėdėdamas keleivio vietoje.

Ar įvežiate ir padedate pakrauti liftu?

Jei yra liftas – tai puiku. Taupo laiką ir nugaras. Bet dažnai Londone seni pastatai neturi liftų arba jie per maži. Tada eina rankomis. Reikia žinoti, ar yra vietos stovėti sunkvežimiui prie pat įėjimo. Angliški miestai tiesiog sukurti taip, kad sunkvežimiui tenka stovėti už pusės gatvės. Tai reiškia nešti toliau. Užtikrinkite vietos (pažymėjimą „suspended parking“), kitaip gausite baudą, kurią teks mokėti Jums (arba mums, o mes ją įskaičiuosime į sąskaitą).

Kas nutinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Tai gyvenimas. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis ties Birminghamu. Buvo šventa diena, mechanikai nebuvo pasiekiami. Teko skubiai ieškoti kitos mašinos, perkrauti. Tai užtruko dieną ilgiau. Jei Jums svarbi data, visada turite planuoti rezervą – bent dieną-dvi. Niekas nesako, kad bus taip, bet tikras profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai turi numatyti ir šias „katastrofas“.

Kaip saugumai konfidencialius dokumentus?

Galiu pasakyti tiesiogai – mes jų neeskaminame. Uždarome dėžes, klijuojame juostas. Jei norite, galime dėžes uždaryti su Jūsų spaudomis arba numeriuoti. Jei turite labai slaptų dokumentų, patariu juos vežti su savimi (jei keliaujat lėktuvu) arba naudoti specialiai užrakintas dėžes. Nepasiduokite į kvailą pasitikėjimą – visada geriau pasirūpinti saugumu patys.

Laikas, kaina ir nesklandumai

Kiek laiko trunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Teoriškai – apie 3-4 dienas, jei viskas būna idealiai. Taigi, išvežiame pirmą dieną, važiuojame iki uosto, plaukiame keltu, važiuojame per Europą, atvykstame. Bet praktiškai? Jei uoste yra eilė, tai gali pridėti dar dieną. Jei įvyksta avarija autostradoje – dar valandų. Man atrodo, geriau pasakyti klientui 5 dienas ir atvykti anksčiau, nei pažadėti 3 ir vėluoti.

Ar kaina yra fiksuota?

Paprastai darome pasiūlymą, kuris yra fiksuotas, jei nenurodyta kitaip. Bet yra dalykų, kurių negalima numatyti. Pavyzdžiui, jei reikia samdyti kelerius nešikus dėl to, kad nėra lifto, o tai nebuvo suplanuota. Arba jei reikia statyti „paukštyną“ (keltuvas), kad nuleisti baldus pro langą. Tai viskas papildomai. Neklauskite „kiek kainuoja“, pasakykite „ką turiu“, o tada pasakysime kainą.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Taip. Jei mūsų vairuotojas atvyksta į iškrovimą, o objektas dar ne paruoštas (nėra raktų, nėra kur stovėti), laikas eina. Vairuotojas negali dirbti nemokamai. Todėl labai svarbu suderinti laikus tikslią. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai priklauso ir nuo to, kaip Jūs pasiruošę gauti mus kitoje pusėje.

Ką daryti su parkavimo bilietais Anglijoje?

Tai nuobodžiausia dalis. Anglijoje labai griežti parkavimo taisyklės. Jei reikia užimti vietą gatvėje krovininiam automobiliui, reikia gauti leidimą iš savivaldybės (Council Permit). Mes tai dažnai padarome patys, bet už tai imame mokestį, nes tai reikalauja laiko eiti į biurus arba užpildyti formas internete. Jei bandysite „užsistovėti“ penkias minutes be leidimo, gausite baudą 100 svarų. Nėra verta.

Ar galima vežti maisto prekių ar chemijos?

Biuruose dažnai būna virtuvėlės su maistu, o sandėliuose – valymo priemonės. Maistą (išskyrus dėžutes su neperduodamu maistu, pvz., konservais) geriau nevežti – gali būti problemų su sanitarija. Chemija (balamai, pavojingos medžiagos) turi būti deklaruota. Negalima tiesiog mesti butelio su degikliu į bendrą dėžę. Tai yra pavojinga ir nelegalu.

Proceso pabaiga ir išvados

Kada galima pasakyti, kad perkraustymas baigtas?

Kai paskutinė dėžė įnešta į naująją patalpą, baldai surinkti, o vairuotojas pasirašo perdavimo aktus. Tuomet galite iškvėsti. Bet dažnai pasitaiko, kad trūksta vienos varžtuko arba kažkas nebeatitinka. Tada mes užrašome į „defektų aktą“ ir sutvarkome vėliau. Nebūkite per dau reiklūs dėl smulkių įbrėžimų – 20 metų naudotas stalas nebus atrodyti kaip naujas.

Ar atliekate ir šiukšlių išvežimą?

Taip, galime susitvarkyti ir pakartotinį pervežimą į šiukšliadėžę, jei seni baldai netinka naujame biure. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kad nebūtų griaučių kambario viduryje. Ypač jei senieji savininkai paliko viską kaip buvo.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galime Jums nusiųsti nuorodą, kur matote, kur yra mašina. Tai ramina nervus, kai laukiate svarbios siuntos. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą – jis vairuoja, o ne kalba telefonu (tai yra nelegalu).

Kodėl verta rinktis patirtį, o ne pigiausią variantą?

Pigiausias variantas dažniausiai baigiasi brangiausiai. Jei kas nors siūlo kainą, kuri perpus mažesnė nei rinkos, tai reiškia, kad kažką jis nedaro. Nėra draudimo, nėra tinkamos pakavimo medžiagos, arba vairuotojas bus pats savininkas, kuris nieko nesupranta apie biuro perkraustymą. Patirtis reiškia, kad mes išspręsime problemą prieš Jums ją pastebint.

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, turime atsakingojo pervežimo draudimą. Jis dengia žalą, kuri atsiranda mūsų kaltės (pvz., avarija, gėdintojimas). Bet jis nedenga to, ką Jūs patys blogai supakavote (jei naudojate savo dėžes). Geriau pasitikėkite mūsų draudimu, kuris yra skirtas tarptautiniam pervežimui.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Laukti. Negalima įnešti baldų į patalpą, kur dar dažoma grindys arba lyginamos sienos. Jūsų baldai taps puriais, o dažai – sugadinti. Geriau laikinai padėti krovinį sandėlyliu Lietuvoje (mes galime pasiūlyti tokią paslaugą) ir įvežti, kai viskas bus sausa ir švari.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Neprivaloma, bet vairuotojai to labai mėgsta. Angliškas ar lietuviškas etiketas reikalauja pasiūlyti. Tai pagerina nuotaiką ir, žinoma, ryšį. Jei vairuotojas laimingas, jis geriau prižiūri Jūsų daiktus.

Klausimai, kuriuos niekas nedrįsta užduoti tiesiogiai

Ar tikrai visus daiktus įvežsite ar ką nors „paims“ sau?

Žinoma, klausimas šiek tiek keistas, bet realus. Dirbame šioje srityje 20+ metų, mūsų reputacija mums brangesnė už bet kuriuos Jūsų stalus. Turime visus leidimus, esame legali įmonė. Vagystės mums nereikalingos. Tačiau visada patariu brangius daiktus (laptopus, pinigus, dokumentus) vežti su savimi, o ne palikti sunkvežimyje be priežiūros naktį.

Kas nutinka, jei aš susiruošiu vėluoti?

Jeigu už迟late su dokumentais arba su iškrovimu, mums tenka laukti. Mokate už laukimą. Tai standartinė praktika. Mes negalime tiesiog išvažiuoti ir palikti krovinio gatvėje. Taip pat, jei paskutinę minutę pasakote, kad reikia vežti dar 10 dėžių, kurios nebuvo sąraše, mes turime teisę atmesti arba už tai papildomai paimti.

Ar jūsų vairuotojai gerai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pažodžiui. Jie supranta instrukcijas, gali susikalbėti su uosto pareigūnais ir saugotojais. Bet jie nėra filologai. Jei reikia sudėtingų derybų su anglų kalba kalbančiu personalu, geriau, kad Jūs ar Jūsų atstovas būtų vietoje.

Ką daryti su augalais?

Augalus pervežti iš UK į ES dabar labai sunku. Turi būti fitosanitariniai pažymėjimai, o tai kainuoja brangiai. Dažniausiai klientams paprasčiau atsisveikinti su augalais ir nusipirkti naujus Lietuvoje. Nėra verta važiuoti su viena palme už 50 svarų, kai dokumentai kainuoja 200.

Ar galima veži alkoholio biuro atsargose?

Tikrai ne. Jei tai ne prekybos įmonės oficialus krovinys su visais licencijomis, tai yra pavojinga. Muitinė gali konfiskuoti, o Jums gali tekti atsiskaityti. Geriau išgerti vakarėlyje atsisveikinimo proga ir palikti butelius Anglijoje.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta praktika – 50% avansas sutarties pasirašymo metu, likę 50% – atvykus į paskirties vietą prieš iškrovimą. Tai apsaugo ir mus, ir Jus. Mūsų – kad Jums neužkristų ant galvos išvažiavus, o Jus – kad mes būtume motyvuoti atvykti.

Kas daryti, jei dėžės sumaišytos?

Tikrai stengiamės to išvengti, numeriuojame viską. Bet jei vis tik įvyksta, turime sąrašus. Galime susirasti. Tai tik laiko klausimas. Nereikia panikuoti, tiesiog atidarykite ir pažiūrėkite, kas viduje. Dažniausiai viskas surandama vienoje vietoje.

Kodėl „Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai“ kainuoja tiek, kiek kainuoja?

Nes tai brangus procesas. Kuro kainos, darbo užmokestis Anglijoje, uosto mokesčiai, draudimas, amortizacija. Mes nebraukome kainos, tiesiog mūsų išlaidos didelės. Už mažesnę kainą gausite mažesnę kokybę (arba riziką, kad daiktai dings).

Galite padėti su įrengimu?

Taip, galime padėti pastatyti stalas vietoje, prijungti kompiuterius (jei aiškios instrukcijos), pakabinti lentynas. Mes nekompiuterininkai, bet su fizinės įrangos įrengimu padėsime. Tai sutaupo Jums laiko, kad galėtumėte dirbti kitą dieną.

Kas daro šį procesą tokiu stresingu?

Nepergalvojimas. Dauguma streso kyla iš to, kad klientai nežino, kas vyksta. Todėl aš visada sakykite: klauskite. Rašykite, skambinkite. Geriau paklausti 10 kartų, nei vieną kartą nuliusti. Mūsų tikslas – kad Jūsų įmonė dirbtų, o ne kad Jūs galvotumėte apie dėžes.

Ar verta kreiptis į agentus arba tiesiogiai į pervežėjus?

Agentai (tarpininkai) uždirba ant maržos. Jei kreipiatės tiesiogiai į mus, transporto įmonę, kuri turi savo vairuotojus, bus pigiau ir aiškiau. Jūs žinosit, kas važiuoja, turėsite tiesioginį kontaktą. Agentas dažnai tiesiog perduoda užsakymą toliau ir praranda kontrolę.

Kokios dažniausios klaidos?

Per daug dėžių (nenumatyta apimtis), nepakanka raktų (naujas biuras užrakintas, o raktų nėra), blogai suformuota inventorizacija (vienas pavadinimas visiems daiktams). Venkite šito, ir viskas gerai.

Ar pervežate ir pianinus?

Taip, pervežame. Bet tai atskira paslauga, reikalingi specialiai paruošti vairuotojai, o ne kiekvienas gali tai padaryti. Pianinas – ne dėžė, jis turi svorio centrą, kurį reikia žinoti. Neklauskite „už kiek“, pasakykite „kokio dydžio“.

Ką daryti, jei tarpusavyje susipyksta darbuotojai dėl vietų?

Tai ne mūsų problema (juokauju). Bet matęs esu, kaip kovojama dėl to, kur stovės tiesiai prie lango. Rekomenduoju iš anksto paskirstyti vietas ant grindų planų, o ne kai baldai jau stovi. Taip išvengsite konfliktų.

Ar galima suteikti nuolaidą dideliems perkraustymams?

Visada galima pasikalbėti. Jei vežate visą įmonę, 50 darbuotojų, sandėlį – susitarsime. Kainos yra diskutuojamos, ypač jei tai ne vienas kartas. Mes vertiname ilgalaikę partnerystę.

Paskutiniai patarimai?

Gerbkite vairuotojus, jie dirba sunkiai. Būkite pasiruošę. Nedarykite paskutinių minučių pakeitimų. Ir geriausia kava su pienu – tai visada padeda. Sėkmės perkraustyme!

Išvada

Na, ir tiek. trumpai ir aiškiai (ar kaip aš sugebejau). Profesionalus biuro perkraustymas iš UK sklandžiai nėra burtų pasaka, tai tiesiog gerai suplanuotas logistikos procesas. Yra būdų kaip tai padaryti pigiau, tačiau dažniausiai tai pasibaigia didesniu stresu arba prarastais daiktais. Geriau iškarto pasirinkti kokybę ir ramybę, nei vėliau gailėtis. Jei turite klausimų arba abejonių – tiesiog rašykite, visada galima pasikalbėti kaip žmonėms, o ne kaip klientas ir paslaugų teikėjas. Sėkmės naujoje vietoje!