Profesionalus biuro perkraustymas iš UK: patikima paslauga ir logistikos subtilybės

Dirbu šioje srityje jau labai ilgai, gal net per ilgai, ir galiu pasakyti viena – profesionalus biuro perkraustymas iš UK niekada nebuvo lengvas darbas, ypač dabar, kai viskas susipainiojo po breksito. Dažnai klientai galvoja, kad tai tiesiog užkrauti dėžes ir važiuoti, bet realybėje tai sudėtingas mechanizmas, kurio viena sugedusi dalis gali viską sustabdyti. Matęs esu viską – nuo prarastų serverių iki to, kad vairuotojas negalėjo išsiversti muitinėje. Todėl būtina suprasti, ką tiksliai reiškia patikima paslauga ir kodėl verta pasitikėti tik patyrusiais meistrais, o ne "skrajūnais" iš skelbimų.

Pradžiamokslis ir bendrai kas vyksta

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas iš UK?

Visada sakau klientams, kad nėra vieno atsakymo. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau turite daiktų ir kur Lietuvoje reikės važiuoti. Jei tai mažas biuras Londone, tai galime susitvarkyti per dvi dienas, įskaitant pakrovimą. Bet jei turite sandėlį Mančesterio priemiestyje, tai gali užtrukti iki savaitės. Dar reikia atsižvelgti į Kento spūstis, kurios kartos būna tokios, kad nori plaukti ne automobiliu, o laivu. Paprastai stengiamės numatyti laiko rezervą, kad nepašoktumėt.

Ar jūs atvykstate ir surinkiate baldus ar tai mūsų reikalas?

Tai labai dažnas klausimas. Žinoma, mes tai darome, nes jei leisite savo darbuotojams griebti lentynas ir jas pjaustyti... tai gali baigtis liūdnai. Mūsų komanda turi savo įrankius ir žino, kaip išardyti biuro stalus be jokių įbrėžimų. Vieną kartą matęs esu, kai klientas pats bandė išardyti didelę konferencijos stalo viršų ir ją sulaužė – vėliau teko įsipirkti naują, kas kainavo brangiau nei mūsų paslauga. Taigi, palikite tai mums.

O jeigu aš pats galiu padėti nešti dėžes, ar bus pigiau?

Galbūt šiek tiek pigiau, bet ar verta jūsų laiko? Jei jūs vadovas, jūsų valanda tikriausiai brangesnė nei mūsų darbininko. Tačiau jei norite sutaupyti pinigų ir fiziškai pajėgiate nešti savo kompiuterį, kodėl gi ne? Nors paprastai stengiamės pasiūlyti „viskas įskaičiuota“ variantą, kad būtų mažiau galvos skausmo. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK jau patį pradžią stresuojantis, nereikia dar ir nusivilti savo nugarą. Bet jei insistuojate, mes nesikeičiame.

Kas nutinka jeigu lietus? Anglijoje jų daug...

O taip, Anglijoje lietų tarsi išleidžia iš vamzdžio. Bet nebijokite, mes turime specialias apsauginės dangas. Jos padengia visą krovinį tiek, kai jis lauke, tiek įvažiuojant į vagoną. Vieną kartą mus apgavo orai ir buvo toks stiprus lietus, kad net vanduo įlindo į priekabą pro mažą plyšį – tenka būti pasiruošusiam viskam. Dabar tikriname hermetiškumą dvigubai. Taigi jūsų dokumentai ir įranga liks sausi, net jeigu užlips Nojaus arka.

Ar galima vežti konfidencialius dokumentus?

Žinoma, galima, bet čia jau jūsų atsakomybė juos supakuoti į uždaras dėžes ar seifus. Mūsų vairuotojai nebus skaitant jūsų sutarčių ar apskaitos, bet juos domina tik, kad dėžė neiškristų. Dažnai įtraukia ir labai jautrių duomenų pervežimą, todėl rekomenduoju pasirūpinti specialiu seifu, kurį galima užrakinti ir raktą pasilikti pas save. Taip bus ramiau ir jums, ir mums, nei mes tiesiog mėtysime popierius į krūvą su kėdėmis.

Pinigai ir kainų demagogija

Kiek maždaug kainuoja toks dalykas?

Kainos labai svyruoja. Dabar, kai degalai vėl brangsta (o jie visada brangsta, niekada nenustoją), tai sudaro didelę dalį sąskaitos. Mažam biurui gali tekti nuo 1000 iki 2000 eurų, o didesniam įmonių kompleksui – ir dešimtis tūkstančių. Geriausia paskambinti mums ir pasakyti tikslius matmenis arba nusiųsti vaizdo įrašą. Aš negaliu čia šaltai pasakyti skaičiaus, nes paskui bus neskundai, kad "jūs man sakėt 500, o atsiėjo 2000". Verta pasidomėti iš anksto.

Kas įeina į tą kainą?

Į kainą įeina viskas: darbo valandos Anglijoje, vairuotojo atlyginimas, degalai, keltų bilietai (o jie brangiausia dalis dabar), muitinės deklaravimo pagalba ir iškrovimas Lietuvoje. Niekada neprašome papildomai už kėbulų pakėlimą, jei tai nenumatyta pradžioje. Kartais tik vaizdo stebėjimo kameras reikia išmontuoti atskirai, jei tai reikalauja aukšto lygio specialisto, bet tai reta. Mums svarbu, kad klientas žinotų – ką pasakome, to ir laikomės. Be jokių staigmenų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Niekada nedirbu su paslėptiais mokesčiais, tai blogas verslas. Vienintelė būtinybė, kuri gali atsirasti, tai jeigu jūsų inventoriaus sąraše nėra kažko, o jis atsiranda (pavyzdžiui, rastume spintą, kurios nebuvo). Už papildomus kubinius metrus imamas mokestis, tai logiška. Arba jeigu reikia įrengti specialią techniką, nes nebėra vietos privažiuoti prie pat durų. Bet apie tai visada kalbame iš anksto, o ne po to, kai krovinius jau įkėlėme.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik įmonės sąskaitą?

Dirbame teisėtai, todėl priimame įmonės sąskaitas (PVM sąskaitas-faktūras). Kortelėmis mokėti galima, bet tada yra tam tikri apribojimai didelėms sumoms, o ir bankas mums nukrenta procentą, todėl kartais prašome padengti tą skirtumą. Geriausia ir paprasčiausiai yra pavedimas. Jei esate fizinis asmuo, kuris perkrausto savo mažą ofisą, galime ir sutvarkyti kitaip, bet didžioji dauguma mūsų klientų – įmonės, tai viskas vyksta per buhalteriją.

Ką daryti, jei pasiūlyta kaina per didelė?

Niekas nedraudžia derėtis. Jei matote, kad kaina per lūžtų, klauskite, iš ko ji susideda. Kartais įkainiojame per daug rezervo dienų, kurias galime sutrumpinti. Bet jei kas pasako, kad gali pervežti biurą iš Londono į Vilnių už 300 eurų – bėkite. Nerealizuojamos kainos reiškia, kad jūsų daiktus tiesiog "pames" kelyje arba bus reikalaujama papildomai pinigų ginkluota (figūraliai) priešais. Patikimas biuro perkraustymas iš UK turi kainoti pagal rinkos standartus.

Burokacija ir dokumentai (Breksito palikimas)

Kokius dokumentą reikia paruošti išvykstant?

Pagrindinis dalykas – krovinio deklaracija. Mums reikia tikslaus inventoriaus sąrašo lietuvių ir anglių kalbomis. Be to, reikia įmonės registracijos dokumentų, jei vežate įrangą, kuri buvo nusipirkta ne Jungtinėje Karalystėje (nors tai dabar jau nebe taip svarbu, jei ES registruota įmonė). O jei asmeninės dalys? Tai turi savo kodą, bet čia jau per daug įdomybių. Atsižvelgiant į tai, ką vežiate, gali prireikti specialių leidimų, pvz., jei tai yra medicinos įranga.

Ar reikia dėlti prie muitinės Lietuvoje?

Daugeliu atvejų ne, jei tai yra profesionalus biuro perkraustymas iš UK ir įmonė perkelia savo turtą į kitą padalinį. Tačiau, jei perkraustote biurą į naująją įmonę Lietuvoje ir įranga buvo naudojama JK, tai gali būti laikoma importu. Tada turite mokėti PVM ir galbūt muitus. Čia aš tikrai nėra 100% tikras, kiek dabar tikslių taisyklių, jos keičiasi kas mėnesį, todėl geriau pasitarkite su mūsų buhalteriu arba muitinės brokeriu.

Kas dėl PVM mokesčio? Jeigu mes turime PVM kodą.

Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje, tuomet importo PVM galima apskaičiuoti ir sumokėti deklaracijos būdu (be grynųjų išlaidų). Tai labai palengvina gyvenimą, nes nereikia iššokti su dideliu pinigų kiekiu sienoje. Mūsų partneriai muitinėje padeda suformuoti šias dokumentas. Svarbiausia, kad inventorius būtų teisingai užpildytas su prekių kodais. Negerai, kai klientas rašo "biuro reikmenys" – tai per daug abstrakčiai ir gali sukelti neaiškumų.

Ar gali būti problemų sienoje?

Gali, jei viskas padaryta "ant blaus". Jei neteisingai užpildysite dokumentus arba bandysite vežti draudžiamus daiktus, pvz., alkoholį be leidimo (kažkas turėjo omenyje konduktoriaus dovanas, bet ten buvo 200 butelių), tai bus problemų. Muitininkai dabar yra labai budrūs. Bet jei viskas tvarkinga – mes turime Transitą, tai procesas vyksta greitai. Kartais tiesiog reikia palaukti eilėje, kai yra daug kitų sunkvežimių, bet tai normalu.

O jeigu aš pamiršau nurašyti tą spintelę sąraše?

Tai blogai. Labai blogai. Jeigu pamiršote nurašyti didelę spintelę, muitininkai gali įtarti, kad bandote slėpti importą. Teks vėl eiti per visą procedūrą, pildyti papildomą deklaraciją, o tai kainuoja pinigus ir laiką. Galima netgi tekti iškrauti visą vagoną, kad ją surastum. Todėl prašau, prašau – tikrinkite duomenis du kartus. Geriau parašyti "vietos spintelė", kai jos nėra, nei neatpažinti didelio daikto (žinau, skamba keistai, bet tikrai taip yra).

Techninės pusės ir kiti nesubrendę klausimai

Kokius automobilius naudojate?

Turime įvairių. Nuo 3.5 tonų "kraitvežių" (jei būstate gatvėje, kur negali važiuoti didelis sunkvežimis) iki 90 kubinių metrų vilkikų su tentais. Jeigu reikia profesionalo biuro perkraustymo iš UK su dideliu kiekiu technikos, naudojame "vagoną" su liftu iš šono – tai labai patogu. Automobilis parenkamas pagal tai, kiek tūrio (m3) turite ir kokia yra prieiga prie jūsų biuro. Kartą teko net gabenti lėktuvu, bet čia jau kitos istorijos lygmuo.

Ar jūsų vairuotojai moka įrenginieti liftą?

Jūs turite omenyje jūsų pastato liftą? Ne, mūsų vairuotojai ne technikai, jie nešikai. Bet jie moka saugiai vežti daiktus liftu. Jeigu kalbame apie mūsų hidraulinį liftą vairuotoje (taip, vairuotoje yra liftas), tai taip, jis moka jį naudoti beveik užmerktomis akimis. O jeigu jūsų biure senas liftas, kuris užstrigo prieš metus... tai mums reikės žinoti iš anksto, kad nustotume nešti per laiptus. Nėšimas per laiptus su serveriu yra "nepatogu" visiems.

Ką daryti su serveriais? Jie labai jautrūs.

Serveriai ir duomenų centrai – tai atskira pasaulio dalis. Mes negalime tiesiog mesti jų į dėžę kaip senų laikraščių. Juos reikia išjungti (gerai, kad jūsų IT specialistas tai padarys), uždengti plėvele, kad neįeistų dulkes, ir užfiksuoti specialioje transportavimo dėžėje su amortizacija. Jeigu turite labai brangų įrangą, gali prireikti temperatūros kontrolės, bet įprastai užtenka gero pakavimo ir atsargaus vairavimo. Niekada neleiskite vairuotojui stumti serverio ratais per grindinio plyšius.

Ar saugiai vežami vaizdo stebėjimo kamerų įrašai?

Jei tai yra fiziniai kietieji diskai su įrašais, juos reikia išimti ir vežti su savimi rankiniame bagaže arba specialiai pažymėtoje dėžėje. Negalima palikti jų įrašytose įrangose, kurios stovi be priežiūros. Mums neįdomu, kas ten yra, bet jūsų duomenų saugumas – svarbiausia. Gali būti, kad ten yra įrašai, kurių negalima prarasti, o vibracija kelyje gali sugadinti diskus. Geriau pasidarykite atsarginę kopiją (backup) prieš išsikraustant.

O jeigu kelyą uždaro? Anglijoje dažnai vyksta protestai.

Tai reali grėsmė. Jeigu kelyą uždaro protestuotojai arba avarija, mes esami priversti laukti. Negalima važiuoti per juos (nors kartais norisi). Mes stebėsime situaciją GPS ir bandysime rasti apylanką, bet Anglijoje keliai labai užspausti. Jeigu užtrunkame ilgiau nei planavome, informuosime. Štai kodėl visada sakome, kad pervežimo trukmė yra apytikslė. Vieną kartą praleidome naktį ties Maidstone'u, nes užsibrėžė vilkikas.

Avarijos, draudimas ir "kas jeigu" scenarijai

Kas nutinka jeigu kažką sulaužo?

Tikimės, kad ne. Bet jeigu įvyksta nelaimė, mes turime civilinę atsakomybę. Viskas turi būti užfiksuota inventoriaus sąraše prieš išvykstant. Jei atvykus randame sulaužytą stalą, kuris buvo sveikas, tai mes atlyginsime (draudimas padengia). Jeigu klientas pats sulaužė nešdamas (kaip tas anksčiau minėtas atvejis), tai jau ne mūsų žemės. Visada rekomenduoju pasidaryti kelias nuotraukas brangiausių daiktų prieš pakrovimą, kad nebūtų ginčų "kas ką sulaužė".

Ar turite draudimą?

Taip, turime standartinį draudimą, kuris paprastai siekia apie 10 000 ar 20 000 eurų (priklausomai nuo sutarties). Jeigu jums reikalinga didesnė suma, pvz., jei vežate labai brangų inventorių ar meno kūrinius (biure kartais būna ir tokių dalykų), tai turime tai užregistruoti iš anksto. Draudimas nepadengia to, ką klientas pats supakavo blogai (pavyzdžiui, sudaužytas vazas, kurią įdėta į dėžę be putų). Kruopštumas – pusė sėkmės.

Kaip susisiekti jeigu vairuotojas neatsiliepia?

Vairuotojai kartais važiuoja pro zonas, kur nėra ryšio (pvz., Anglijos kalnuotose vietovėse arba tuneliuose). Jeigu jis neatsiliepia valandą, nedžiuginkite. Jeigu neatsiliepia 4 valandas – skambinkite mums. Mes turime GPS sekimo sistemą, matome, kur jis yra ir kiek juda. Kartais tiesiog užmiega poilsio vietoje ir nustato telefoną "nebudinti". Tai žmonių reikalas, ne robotų. Mes visada susisieksime su juo ir pranešime jums, kada bus pas jūsų duris.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei mes jau paruošėme vagoną, paskaičiavome kelią ir vairuotojas jau važiuoja link jūsų, tai reikės sumokėti bent jau už važiavimą tuščiu arba atšaukimo mokestį. Suprantame, verslas yra nestabilus, kartais planai keičiasi, bet mes irgi turime savo sąnaudas. Geriau apie tai pranešti bent prieš 3-4 dienas. Tikrai geriau, nei klausinėti, kodėl sąskaitoje yra "nuobauda".

Kas dėl atliekų? Ar juos išvešite?

Jei kalbame apie supakuotasias dėžes, popierių, plėvelę po perkraustymo – tai taip, mes tai išvežame į šiukšliadėžę (jeigu tokia yra netoliese). Bet jeigu jūs norite atsikratyti senų biuro baldų, kurie netiko naujame biure, tai jau atskira paslauga, vadinama "išvežio atliekų". Tai kainuoja, nes mums reikia važiuoti į sąvartyną. Negalima tiesiog mesti biuro kėdžių į mišką, nors kai kas taip ir daro (nerekomenduoju).

Ar reikia gerti vairuotojams kavą?

Neprivaloma, bet vairuotojai labai myli kavą, ypač tokią stiprią, kaip Anglijoje (kažkas sako, ji ten kaip blakias). Jei duodate puodelį arbatos, jie dirba greičiau ir su šypsena. Tiesa, negalima duoti alkoholio! Tai griežtas taisyklės pažeidimas. O taip, smulkus dėmesys sukuria gerą nuotaiką. Biuro perkraustymas iš UK ne tik apie dėžes, bet ir apie žmonių santykius. Nenorite, kad vairuotojas būtų piktas, ne?

Išvados

Taigi, trumpai tariant, profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti specialistams, nei bandyti išsiversti patam su "draugo priekaba". Nuo dokumentų iki fizinio nešimo, visur gali slėptis pavojus, o patirtis čia neįkainojama. Nors kaina gali atrodyti didelė, ramybė ir saugumas jūsų turtui yra vertesni. Pasiruoškite gerai, užduokite klausimus ir viskas gerai sueis. Sėkmės naujame biure!