Profesionalus biuro perkraustymas iš UK kokybiškos paslaugos: ką verta žinoti, kad neišprotėtum

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo "idealios" perkraustymo organizacijos iki tokių katastrofų, kai vairuotojas dingdavo su visa įranga Welse arba klientai pats supakuodavo serverius į dėžutes su senais laikraščiais. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK nėra tiesiog dėžių nešiojimas. Tai, žinoma, yra susiję su logistika, bet dabar, po „Brexit“, tai virti tikru biurokratiniu košmaru, kurį reikia suvaldyti, kol verslas ne sustojo. Jei galvojote, kad tiesiog iškviesite vyrą su lenda ir viskas bus gerai, tai... turbūt teks nusivilti. Čia reikalingas planas, kantrybė ir žinojimas, ką tiksliai reikalauja britų muitinė.

Tiesą sakant, dažniausiai klientai klauso: „O kiek tai kainuoja?“ Ir aš juos suprantu – visi nori taupyti. Bet tas, kas atrodo pigu, gali baigtis labai brangiai, kai sugenda jūsų brangiausi duomenys arba sulaikomas krovinys prieš Tunelą. Štai kodėl verta pasidomėti ne tik kaina, bet ir tuo, kaip tik vyksta tas procesas, kuris mums, profesionalams, atrodo kasdienybė, o jums – chaosas. Štai trumpas (ir šiek tiek netvarkingas) vadovas, kaip tai veikia iš vidaus.

Bendri klausimai apie procesą ir laiką

Kiek laiko užtrunka visas tas profesionalus biuro perkraustymas iš UK?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite ir kur būsite įsikūrę. Jei tai maža kontora, galime išsivaldyti per savaitę – nuo apžiūros iki paskutinės dėžės iškrovimo Lietuvoje. Bet dideliam biurui, kur reikia išmontuoti „open space“ erdves, tai gali užtrukti ir mėnesį, kol suderinsime grafikus, paruošime dokumentus ir surasime laisvą vairuotoją. Tiesa, dažnai vėluojame ne dėl mūsų, o dėl klientų, kurie ne visada sugeba laiku išsiimti dokumentus iš savo buhalterijos. Geriau planuokite bent dvi savaites rezervo.

Ar tikrai reikia profesionalų, ar galima su savo vyrų komanda?

Galima, žinoma, jei norite rizikuoti. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reiškia, kad mes žinome, kaip uždaryti liftą, kad neužstrigtų, kaip uždengti grindis, kad nenušluostumėte parketo, ir, svarbiausia, kaip pakrauti sunkią techniką, kad ji nenukristų važiuojant per „bumps“ Anglijoje. Nebūtų pirmas kartas, kai klientai bando taupyti ir patys nešioja monitorius – rezultatas paprastai vienas: sulūžęs ekranas ir nuliūdęs vadybininkas. Be to, mūsų draudimas dengia žalą, o jūsų – turbūt ne.

Kaip suskaičiuojate kainą – ar yra kokių paslėptų mokesčių?

Stengiamės atvirai pasakyti, kiek kainuoja valanda ir kiek – degalai. Bet tų „paslėptų“ dalykų visada pasitaiko, pvz., jeigu reikia nuomotis specialią kėlimo platformą London centre, kur negali privažiuoti sunkvežimis. Arba jei jūsų biure yra trečias aukštas be lifto – tada mokate už mūsų vyriškų nugaras. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK kainuoja pinigus ne tik už darbą, bet ir už mūsų galimybę išspręsti tokius nenumatytus rūpesčius, kurie atsiranda vien dėl to, kad pastatas senas.

Ką daryti su dalykais, kurių nebeplanuojame vežti?

Dažnai klientai sako: „Nu, tai tiesiog palikite ten arba išmeskite“. Bet Anglijoje tai ne taip paprasta – negali tiesiog išmesti biuro atliekų į gatvę, reikia specialių konteinerių ir jų išvežimo leidimų. Mes galime tai sutvarkyti – surasti tinkamą bendrovę, kuri atiduoda daiktus慈善 parduotuvėms arba išvežia į šiukšliadėžę. Tai papildoma paslauga, bet tai sutaupo jums nervų, nes vietinės taisyklės gali būti griežtos.

Ar dirbate savaitgaliais arba naktį?

Dirbame, kai reikia. Žinau, kad dauguma verslininkų nori, kad biuras būtų iškraustytas tada, kai niekas nedirba, kad nebūtų prastovos. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK dažnai vyksta naktį arba šeštadienį. Vienas kartas net perkraustėme banką Londone nuo 18 val. iki 6 ryto, kad ryte jie galėtų dirbti kaip niekas neįvykęs. Žinoma, naktinis darbas kiek brangesnis, bet verslo prastovos kaina daug didesnė.

Ar reikia, kad kas nors būtų vietoje?

Būtina bent pradžioje ir pabaigoje. Negaliu tiesiog įslipti į biurą, jei ten nėra atsakingo žmogaus su raktais. Ir jei aš atvyksiu į Lietuvą, turi būti kas nors, kuris parodytų, kur dėti dėžes. Kartais vyrai atvyksta, o ten užrakinta ir nieko negroja – tai prarastas laikas ir pinigai. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra komandinis darbas, be jūsų dalyvavimo mes tiesiog nebegalime pradėti.

Muitinė, dokumentai ir „Brexit“ chaosas

Kaip dabar veikia muitinė su Anglija po „Brexit“?

O, čia yra mano mėgstamiausia tema... sarkazmu tariant. Anksčiau buvo lengva – važiavai ir važiavai. Dabar kiekviena siunta turi eiti per deklaravimą. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reikalauja, kad būtų pateiktas tikslius inventoriaus sąrašas angliškai ir reikšmės. Jei ten parašysite „baldai“, tai nepraeis. Turi būti: „4 medės stalai, 6 kėdžių“ ir t.t. Be to, reikia mokėti PVM importui (jei nesate registruoti), nors dažnai galima taikyti nulinę tarifą, jei tai perkėlimas tarp įmonių. Bet dokumentai turi būti idealūs.

Ar jūsų įmonė užtikrina, kad visi dokumentai tvarkingi?

Mes padedame kiek galime, bet atsakomybę už prekes dažniausiai neša siuntėjas arba gavėjas. Esu matęs situaciją, kai klientas pats užpildė deklaraciją ir padarė klaidą prekės kode – dėl to sunkvežimis stovėjo pasienyje tris dienas. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK mums reiškia, kad mes patikrinsime dokumentus prieš važiuodami, bet jei jūs pateikiate neteisingus duomenis apie vertę ar kilmę, tai jūsų problema. Geriausia mums patikėti šį procesą, jei neturite patirties.

Kas yra TIR transitas ir ar jums mums reikalingas?

TIR – tai tarptautinės vežimo knygelė, leidžianti važiuoti muitinėms be stabdymų (kažkas panašaus). Bet biuro perkraustymui dažniausiai naudojame paprastą eksporto/importo procedūrą, nes tai ne tranzitas per penkias šalis, o tiesiog kelionė iš UK į LT. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK su TIR būtų per daug brangus ir nereikalingas, nebent jums labai skubama ir norite išvengti bet kokių patikrinimų kelyje. Bet paprastai standartinė procedūra užtenka.

Ar mums reikia mokėti muito ar mokesčius už biuro techniką?

Savaime aišku, kad niekas nemėgsta mokėti. Jei technika jums priklauso ilgiau kaip 6 mėnesius ir ją perkeliate atgal į Lietuvą (arba į kitą ES šalį), dažniausiai muitas netaikomas – tai naudojami daiktai. Bet čia yra vienas „butas“ – muitininkas turi įsitikinti, kad tai nėra prekyba. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK gali būti apmokestintas, jei pirkote naujus kompiuterius Londone prieš savaitę ir bandote juos įvežti kaip „naudojamus įrankius“. Tai vadinama apgaulingu įvežimu ir gali baigtis bauda.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia ir muitinėje?

Draudimas dengia fizinę žalą – pvz., jei sunkvežimis užsidegs arba dėžė nukris. Jis nedengia muitinės baudų ar delspinigių dėl vėluojančių dokumentų. Tai labai svarbu suprasti. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK apima draudimą „nuo sandėlio iki sandėlio“, bet jei pasienyje įvyksta incidentas dėl blogų dokumentų, draudimo bendrovė tiesiog nenusimoka. Turite rūpintis, kad dokumentai būtų tvarkingi, tai geriausia apsauga nuo piniginių nuostolių.

Ar galite padėti su inventorizacija prieš važiuojant?

Žinoma, tai beveik privaloma. Atsiunčiame jums excelio lentelę, kurioje turite užpildyti, kas kas yra. Man atrodo, kodas yra 8471... arba ne, gal 8473? Nieko, patikrinsime. Bet pagrindinis dalykas – aprašyti, kas yra viduje. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK be šio sąrašo yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – galima, bet ką gi gausi pabaigoje? Mes padedame suformuoti šį sąrašą taip, kad jis patiktų ir griežtiam britų muitininkui.

Techniniai niuansai: IT, baldai ir pavojingi dalykai

Ar saugu vežti serverius ir jautrią IT įrangą?

Tai yra pati nervužudžiausiškiausia dalis. Kartais klientai sako: „Viskas veikia, tiesiog išjunkite“. Bet nėra nieko blogiau, nei serveriai, stovintys drėgname krovininiame kelyje. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK šiuo atveju reiškia specialias antibrūkšnines dėžes, o gal net specialias kabinetas, kurios laiko fiksuotas. Esu matęs, kaip viena firma prarado visus duomenis nesugebėdama pakrauti serverių teisingai – vibracija užmušė diskus. Geriau padarykite backup prieš mums atvykstant.

Kaip elgiatės su dideliais biuro baldais – pvz., „open space“ stalais?

Juos reikia išmontuoti. Negali tiesiog išnešti penkių metrų ilgio stalo pro lifto duris, jei jis nesudėtinis. Mūsų komanda atvyksta su šaltkalviais, išsukia viską, užrašo varžtus į maišelius (vieną kartą pamiršome ir klientas ieškojo savaitę – atsiprašome), o Lietuvoje vėl surinka. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK turi būti tikslus matematikos uždavinys – ką išsukant, ką nešant horizontaliai, o ką vertikaliai.

Ar vežate ir pavojingas medžiagas (tusčius tonerius, chemija)?

Tai gana delicatūs klausimai. Negali būti, kad vairuotojas užsidužia nuo sprogstančio tonerio (juokinga, bet įmanoma). Yra taisyklės, kiek ir kokių cheminių medžiagų galima vežti viename sunkvežimyje. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reikalauja, kad šie dalykai būtų atskirti ir pažymėti. Jei turite daug pavojingių atliekų, reikės specialios transporto licencijos, o tai jau kainuoja brangiau. Paprastai patariame klientams tuos dalykus išmesti vietoje Anglijoje.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų stalčiuose?

Daugelis darbuotojų palieka viską – nuo dantų šepetukų iki senų kanapių užkandžių (ne, sarkazmuoju, bet kartais randama keiko). Mums neleidžiama vežti maisto produktų ar alkoholio be specialių leidimų. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK numato, kad darbuotojai turi išsiimti asmeninius daiktus arba juos susidėti į atskiras dėžutes, kurios nėra deklaruojamos kaip įmonės turtas. Jei randsame draudžiamų dalykų, tiesiog paliekame juos vietoje arba išmetame.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą (pvz., London City)?

Be abejo. Londono centras (Congestion Charge) ir ULEZ zonos dabar yra tikras košmaras. Negali tiesiog važiuoti seniu sunkvežimiu – mokesčiai gali siekti šimtus svarų per dieną. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK apima ir šį planavimą – mes skaičiuojame, ar pigiau nuomotis mažesnį sunkvežimį, ar mokėti už „Euro 6“ standarto atitikimą. Kartais klientai stebisi, kodėl tiek brangu, bet tada aš jiems parodžiau mokesčių sąskaitą miestui.

Kaip užtikrinate, kad nieko nenuvagti?

Turime patikimus vairuotojus, kurie dirba mums ne vienerius metus. Be to, krovinys uždaromas antspaudais, kurį nutraukia tik gavėjas. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra saugus, jei pasirinksite ne „gumbą“ iš skelbimų. Esu girdėjęs istorijų, kai atvažiuoja kažkokia firma, pakrauta, o vėliau telefonas nebeatsiliepia. Todėl visada patikrinkite įmonės kodą ir atsiliepimus.

Pinigai, draudimas ir problemų sprendimas

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avanso. Negalime tiesiog važiuoti rizikuodami mūsų degalais ir laiku. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK – tai ne maža investicija, todėl reikalingas ir užtikrinimas. Jei klientas atšaukia paslaugą paskutinę minutę, mes prarandame užsakymą kitoje kryptyje. Avansas užtikrina, kad esate pasiryžę.

Kas nutinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Tada įsijungia mūsų draudimas. Reikia nedelsiant fotofiksuoti žalą, užpildyti protokolą ir pranešti mums. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK visada turi nenumatytų atsitikimų scenarijų. Vieną kartą mums peršoko ratą Vokietijoje (važiavome ne tiesiai, bet trumpesniu maršrutu) – viskas buvo padengta. Bet svarbiausia – nedelsiant susisiekti, o ne bandyti taisyti patys, jei nesate specialistas.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daugiau nei 100 dėžių?

Žinoma, mes ne robotai. Esu matęs, kad kai kurie klientai bando įkalinti į kiekvieną svarą, bet kai matyti, kad darbas didelis ir sąžiningas, visada galima nuleisti kainą arba suteikti nemokamą pakavimo medžiagą. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK dideliems objektams visada pigiau vienam dėžei atžvilgiu. Tiesiog nedarykite to klaidos, kad pradžioje sakykite, kad dėžių mažai, o pabaigoje jų atsiranda dvigubai daugiau.

Ką daryti, jei Lietuvoje nėra kur iškrauti?

Tai dažna problema, ypač kai biuras dar nebaigtas remontuoti. Mes galime padėti surasti sandėlį trumpalaikiam laikymui. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK nebegiba tada, kai atvažiuojame į adresą – mes užtikriname, kad daiktai būtų saugūs, kol jūs pasiruošiate juos priimti. Sandėliavimas Lietuvoje dažniausiai pigesnis nei Anglijoje, tai bent vienas pliusas.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik pavedimu?

Mums patogiausia pavedimas, ypač dėl PVM sąskaitų ir apskaitos. Angliškų įmonių mokėjimai kartais užtrunka kelias dienas, kol „clearing“ procesas pasibaigia. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reikalauja aiškaus finansinio planavimo. Kortelę galima priimti tik kaip paskutinę priemonę arba avansui, nes ten krenta papildomi mokesčiai.

Kaip elgiatės su skundais?

Niekas nėra tobulas, kartai nutinka, kad sulūžta koja nuo kėdės arba pasibraižo stalas. Jei tai mūsų kaltė, sutvarkome arba atsilyginame. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK turi būti pareigingas. Bet jei klientas pats blogai supakavo (pvz., dėžėje buvo akvariumas su vandeniu – buvo ir tokie atvejai!), tai mes neatsakome. Svarbiausia – viską užfiksuoti prieš išvežant.

Galutiniai nuostatos ir patarimai

Kodėl verta rinktis būtent mus ir ne pigiausius pasiūlymus?

Nes pigiausiai pasiūlymai dažnai baigiasi tais pačiais „Brexit“ nelaimėmis prieš sieną. Mes žinom, kur reikia spausti, kur reikia laukti. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra mūsų kasdienybė, o ne eksperimentas. Už mokamus pinigus gaunate ramybę, kad jūsų verslas nebus sustabdytas dėl to, kad vairuotojas neturėjo teisingo vizą arba deklaracijos.

Ar turite kažkokių patarimų, kaip pasiruošti dienai?

Gerkite kavą ir atsipalaiduokite. Geriausia, kas gali padaryti klientas – tai pasirūpinti, kad liftas būtų rezervuotas, o parkavimo vieta – laisva. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK vyksta sklandžiausiai, kai mes turime prieigą prie įrašų ir niekas netrukdo. Nereikia bėgioti už vairuotojo ir liepti, kaip nešti dėžę – mūsų darbuotojai tai žino geriau.

Kas labiausiai erzina klientus šiame procese?

Vėlavimas. Žinau, kad niekas nemėgsta laukti. Bet Anglijoje dabar eilės į keltus ir pasienio kontrolę gali būti neprognozuojamos. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reiškia, kad mes visada laikome jus informuotus. Jei vairuotojas užstrigs prie Dover, jums parašysime iš karto. Nerašykite mums kas valandą „kur jūs“, jei mes pasakėme, kad atvyksime po 12 valandų.

Ar galima pasakyti, kad „Profesionalus biuro perkraustymas iš UK“ – tai brangiausia, bet vertingiausia investicija?

Galiu pasakyti drąsiai. Nėra nieko blogiau, nei prarasti duomenis arba turėti įmonės procesus sustabdytą dėl to, kad dėžė su svarbiaisiais kontraktais dingo arba buvo sugadinta. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra apie tai, kad jūsų verslas turi veikti toliau be pertraukų. Ir jei tai kainuoja šiek tiek daugiau, tai tikrai verta tiems pinigams, išgelbėjant jūs�us nervus.

Galų gale, ką būtų svarbiausia pasakyti?

Būkite sąžiningi su mumis apie tai, ką turite, ir mes būsime sąžiningi su jumis apie kainą ir laiką. Nėra jokių būdų išvengti streso, bet galima jį sumažinti. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK yra sudėtingas procesas, bet kartu su mumis jis tampa tiesiog dar viena darbo diena.

Išvada

Na, štai ir viskas. Jei ką nors pamiršau parašyti – turbūt tai nėra tokia svarbu, arba aš tiesiog tai prisiminsiu vėliau (kažkaip visada taip būna). Svarbiausia yra suprasti, kad šiandien perkraustymas nėra tik fizinis darbas, tai ir biurokratija, ir logistika, ir psichologija. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK gali būti tąlus, jei visi daro savo dalį. Nedarykite to klaidos, kad tiksliai nieko neplanuojate, tada tikrai bus bėdos. Pasitikėkite patirtimi, o ne skelbimų lentelėmis, ir viskas gerai pasibaigs – bent jau taip buvo pastaruoju metu (išskyrus tą vieną kartą su liftu... bet apie tai geresniu nekalbėkime). Sėkmės perkraustant!