Profesionalus biuro perkraustymas iš UK: kas pasikeitė po Brexito ir kaip išlikti sveiku

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš UK dar niekada nebuvo toks sudėtingas kaip dabar. Anksčiau užtekdavo pakrauti dėžes važiuoti, o dabar reikia galvoti apie muitinę, deklaracijas ir tūkstančius smulkių detalių, kurios gali stabdyti visą procesą. Dažnai klientai sako, kad tiesiog nori "pervežti stalus ir kompiuterius", bet realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas. Vakar kalbėjau su draugu Birmingame, jis vis dar negali patikėti, kiek popierių reikia paprastam siuntimui. Tiesa, kai tik viskas susitaria, važiavimas pro Londoną vis dar teikia tą patį malonumą, nors eismas ten vis dar bjaurus. Svarbiausia suprasti, kad biuro perkraustymas iš UK reikalauja ne tik jėgų, bet ir žinių, o štai verslo perkėlimas iš Anglijos jau taps kur kas lengvesnis.

Bendrieji klausimai ir planavimas

Kiek laiko užtrunka planavimas?

Viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo sąrašų. Jei turite didelę įmonę, pradėkite ruoštis mažiausiai prieš mėnesį, o jei mažą – gal ir dviem savaitėms užtenka. Paskubėjimas čia yra priešas, nes dėl greitumo praleidžiate detales, kurios vėliau kainuos dvigubai. Prieš metus turėjau klientą iš Liverpool, kuris norėjo viską nuvežti per savaitę, ir žinote, pasibaigė tuo, kad jo krovinys stovėjo sandėlyje tris dienas, kol mes sutvarkėme dokumentus. Geriau skirti laiko ir daryti ramiai.

Ar brangu?

Kainos šiuo metu nėra mažos, degalai Brizeje brangiau nei Lietuvoje, o darbininkai UK reikalauja didesnio atlyginimo. Biuro perkraustymas iš UK kainuoja nuo tūkstančio svarų, jei tai mažas biuras, bet didesnėms firmoms skaičiai svyruoja nuo penkių tūkstančių. Verta prisiminti, kad pigiau ne visada reiškia geriau, ypač kai kalba eina apie jautrius įrenginius. Paskaičiuokite savo biudžetą su atsarga, nes niekada nežinote, kas gali pasitaikyti kelyje.

Ką daryti pirmiausia?

Pirmiausia suskirkite daiktus į grupes: baldai, technika, archyvai. Be to, būtinai nusifotografuokite visas brangias prekes prieš pakavimą. Turiu omenyje, jei kažkas bus sulūžęs per transportą, turėsite įrodymų. Vieną kartą vežėme serverius iš Londono ir, deja, vienas dėžės kampas buvo daužytas, bet nuotraukos išgelbėjo mus nuo didelių problemų su draudimu.

Ar reikia išsirinkti datą?

Taip, ir būtina tai padaryti kuo anksčiau. Jei planuojate važiuoti penktadienį, gali būti, kad reikės laukti iki pirmadienio dėl muitinės darbo laiko. Man asmeniškai patinka važiuoti antradieniais arba trečiadieniais, kai mažiau kamščių kelyje. Be to, krovinių gabenimas iš Anglijos yra intensyvesnis savaitės pradžioje, o pabaigoje visi jau pavargę.

Kaip pasirinkti transportą?

Priklauso nuo tūrio. Jei daugiau nei 15 kubinių metrų, reikės visos furos, jei mažiau – galima daryti dalinį krovinį (LTL – dalinė krovinių krovos). Nereikia mažinti savo reikalavimų, tiesiog klauskite logisto, kas jums labiausiai tinka. Paskutinis užsakymas iš Bristolio buvo toks, kad ten teko sujungti du mažus biurus į vieną mašiną, kad klientams išeitų pigiau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama maišyti su įmonės turtu, nes muitinėje gali kilti nesusipratimų. Jei darbuotojas nori parsivežti savo stalą, tai turi būti aiškiai pažymėta, priešingu atveju gali būti traktuojama kaip kontrabanda arba nelegali prekyba. Geriau tuos daiktus vežti atskirai, kad netyčia neįstrigtumėte su mokesčiais.

Dokumentai ir muitinė po Brexito

Kokius dokumentus reikia?

Būtinai reikia EX1 deklaracijos, krovinio manifestą ir CMR (tarptautinė vežimo sutartis). Be to, jei vežate naudotą techniką, gali prireikti jos vertinimo dokumento. Dabar, po Brexito, viskas tapo sudėtingiau, nes pervežti biurą iš Anglijos be šių popierių tiesiog neįmanoma legaliai. Prieš savaitę teko padėti vienam klientui surasti dingusį PVM kodą, kitaip muitinė neleistų išvežti jo įrangos.

Kas tas EX1?

EX1 tai eksporto deklaracija, kurią reikia pateikti britų muitinei prieš išvykstant. Be jos, jūsų krovinys nebus išleistas iš šalies teritorijos. Dažnai klientai mano, kad vairuotojas viską išspręs vietoje, bet tai nėra tiesa – deklaracija turi būti paruošta iš anksto. Esu matęs atvejų, kai vairuotojai stovėdavo pasienyje po dvi paras, laukdami, kol brokeris gaus patvirtinimą.

Ar reikia mokėti muitus?

Jei daiktai buvo naudojami Jūsų įmonėje daugiau nei 6 mėnesius ir juos grąžinate atgal į ES, tai mokesčių nėra (galioja atstatymo procedūra). Tačiau jei tai nauja įranga, kurią nusipirkote UK ir vežate į Lietuvą, teks mokėti PVM ir importo muitus pagal tarifus. Nėra vieno atsakymo visiems, viskas priklauso nuo prekės kodo (HS kodas), todėl geriau pasikonsultuoti iš anksto.

Kas daryti su PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, galite taikyti nulinę PVM tarifą importui atvykus, bet tik jei turite galiojantį PVM mokėtojo numerį. Vienai įmonei iš Mančesterio teko padėti registruotis Lietuvoje vos per tris dienas, kadangi jie norėjo perkelti visą savo veiklą čia. Be PVM numerio, muitinė neleis atlikti atstatymo procedūros.

Kodėl reikai brokerio?

Nemanau, kad verta rizikuoti bandyti užpildyti deklaracijas patys, jei nesate specialistas. Muitinės taisyklės pasikeitė, o klaidos kainuoja brangiai – baudos ir vėlavimai. Mano patirtis rodo, kad geras brokeris susimoka per laiką sutaupytomis valandomis ir nervais. Paskubėjimas šioje vietoje gali užtrukti mėnesį.

Ar saugu duoti duomenis brokeriui?

Taip, jei tai patikima įmonė. Jie turi prieigą prie Jūsų prekių sąrašo, bet be to jie negalės atlikti formalumų. Viskas daroma pagal galiojančius duomenų apsaugos reglamentus, todėl būkite ramūs. Tiesa, visada patikrinkite, ar brokeris turi licenciją, nes nusipirkti paslaugą iš "kišeninio" specialisto yra labai rizikinga.

Krovinio tipai ir specifika (IT, baldai)

Kaip pakavoti IT įrangą?

Kompiuteriai, serveriai ir monitoriai turi būti pakavoti į originalią arba fortifikacinę pakuotę. Nenaudokite paprastų dėžių, vibracija kelyje sugadina standžiuosius diskus. Prieš keletą metų vežėme duomenų centrą iš Sheffield ir kiekvienas serveris buvo įdėtas į specialią putą, o viršuje uždėtos drėgmės sugerančios medžiagos. Neklausykite kaimynio, kuris sako, kad senas pledas užteks – neįteks.

Ar galima vežti baldai be išpakavimo?

Galima, bet tik jei jie yra supjaustyti ir galima sudėti į liftą arba pro duris. Didelios konferencijos stalai dažnai būna problemos, nes nepasilenkia laiptinėje. Geriau išsirinkti biuro perkėlimą iš Anglijos su montavimo paslauga, tada mūsų meistrai viską surinks vietoje. Vieną kartą teko išardyti milžinišką sekretoriaus stalą Leidse, nes jis neįėjo net į furos gilumą.

Kaip elgtis su archyvais?

Archyvinės dėžės turi būti tvarkingai pažymėtos ir uždarytos, kad neiškristų dokumentai. Muitinėje gali būti patikrinimas, todėl būkite pasiruošę parodyti, kad ten tik popieriai. Nežinau, kodėl, bet klientai visada bando įkišti į archyvus ir asmenines daiktus, o tai sukelia nereikalingų klausimų.

Ar saugu vežti vertingus daiktus?

Rekomenduoju apdrausti viską, kas verta daugiau nei tūkstantis svarų. Nors vairuotojai yra atsakingi, nelaimingų atsitikimų išvengti visiškai neįmanoma. Pavyzdžiui, kai važiavome pro Glasgow, mums užkrito šakės ant stabdžių sistemos, ir dėl to buvo uždelstas pristatymas, bet dėka draudimo klientas gavo kompensaciją už vėlavimą.

Kaip vežti augalus?

Augalus į Lietuvą vežti labai sunku dėl fitosanitarijinių reikalavimų – jie turi būti išvartyti ir tikrinami, o dažniausiai juos tiesiog neleidžia įvežti. Geriau juos palikti kolegoms UK arba atiduoti labai geram draugui. Neką nors stengiausi vežti vazonus su žeme, tai gali baigtis labai blogai ir brangiai.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Tik su specialiomis leidimais ir ADR (tarptautinių pavojingų krovinių vežimo) taisyklėmis. Įprastos biuro technikos (toneriai) dažniausiai netenka, bet jei turite laboratoriją ar statybinę medžiagą, tai visai kitas reikalas. Tokius dalykus reikia pranešti iš anksto, nes vairuotojas tiesiog neims tokio krovinio be dokumentų.

Kainos, terminai ir rizikos

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Londono iki Vilniaus važiuojame apie 30–36 valandas, jei nėra didelių spūstų. Tačiau biuro perkraustymas iš UK su pakavimu ir išpakavimu gali užtrukti iki savaitės. Atsimenu vieną ilgą maršrutą iš Edinburgo, kur dėl blogo oro ir sniego Anglijoje mes vėlavome beveik dvi paras. Geriau planuokite laiko atsargą, kad nereikėtų skubėti.

Kas daro įtaką kainai?

Kuro kaina, kelyje praleistas laikas, krovinio svoris ir muitinės paslaugos. Taip pat, jei reikia iškelti daiktus iš penkto aukšto be lifto, tai taip pat brangiau. Kartais klientai stebisi, kodėl kaina pakilo, bet aš tiesiog parodau degalų sąskaitas, kurios per pastarąjį metą pakilo kaip niekada. Dėl didelį krovinį (klaida: vietoj didelio) teko imti didesnę fURĄ, o tai ir pasitaisyk kainą.

Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos dvigubai ar trigubai brangiau. Ekspresas reiškia, kad vairuotojas važiuoja be sustojimų (kaip įmanoma) ir jums nereikia laukti kitių krovinių. Tačiau nepamirškite, kad krovinių gabenimas iš Anglijos turi savo limitus – vairuotojas negali būti už vairo daugiau valandų, nei leidžia įstatymai.

Kas daryti, jei pasikeičia planai?

Praneškite mums kuo anksčiau. Jei vairuotojas jau vyksta į surinkimą, gali būti taikomas mokestis už tuščią važiavimą. Dėl to labai svarbu tiksliai suderinti laiką ir vietą. Vienas klientas iš Nottingham paskambino tik tada, kai vairuotojas jau stovėjo prie durų, kad perkėlimas atidėliojamas mėnesiui. Žinote, tai buvo labai nepageidaujama situacija.

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai įeina bazinis draudimas, bet jis dengia tik labai mažą sumą. Rekomenduoju papildomai apdrausti krovinius pilna verte, ypač jei vežate brangią IT įrangą. Nemanau, kad verta rizikuoti, kai kalba eina apie viso verslo turtą. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau už draudimą nei gailėtis vėliau.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai imame avansą 30 proc., o likutį – atlikus darbą. Galima mokėti kortele arba pavedimu, svarbu tik, kad pinigai būtų gauti prieš išleidžiant krovinį iš sandėlio Lietuvoje. Be to, korporatyvinis persikėlimas dažnai reikalauja sąskaitos-faktūros išankstinio apmokėjimo dėl buhalterinių priežasčių.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima vežti mašiną?

Taip, galima, bet tai turi būti padaryta atskirai nuo biuro krovinio dėl techninių reikalavimų. Mašina turi būti užregistruota ir turi turėti draudimą. Vieną kartą vežėme direktoriaus "Range Rover" iš Londono, ir teko daryti atskirą CMR, nes muitinė reikalavo atskiro deklaravimo.

Ką daryti su biuro vandens dispenseriu?

Geriau jį išpilti ir išdžiovinti, nes vanduo gali išsilieti ir sugadoti kitus daiktus. Be to, dėl didelės svorio tai gali būti problema keliant. Nerekomenduoju vežti pilnų vandens butelių, tai tiesiog nepraktiška ir brangu pagal svorį.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežimą?

Būtina išvalyti, ypač jei baldai buvo statyti prie maisto gamybos vietų. Muitinė gali uždelsiti netvarkingus ar nešvarius daiktus dėl sanitarijinių taisyklių. Paskubėjimas čia neveikia – reikia skirti laiko šiaip ne patogiam darbui.

Kaip elgtis su serverine?

Serverinė turi būti išjungta tiksliai pagal instrukciją, o ne tiesiog ištrauktus lizdas iš sienos. Prieš vežiant reikia atsarginių kopijų (backup), nes visada egzistuoja rizika, kad kažkas gali nutikti kelyje. Neklausykite to "gudriausio" IT vadybininko, kur sako, kad "užsikabins ir nuveš".

Ar galima sekti krovinį?

Taip, mes suteikiame GPS stebėjimo nuorodą. Tai padeda suprasti, kur yra Jūsų turtas ir kada tiksliai atvyks. Sako, kad biuro perkraustymas iš UK tampa mažiau stresingu, kai matai, kad mašina jau Lietuvoje. Be to, tai padeda mums koordinuoti iškrovimą.

Kas daryti, jei dingusi dėžė?

Iš karto praneškite vairuotojui ir logistui. Turime apdraudimą, bet reikia užpildyti pranešimą apie žalą. Paskutinis kartas, kai dingo dėžė su dokumentais, buvo labai stresingas, bet, laimei, ji buvo rasta kitoje furoje dėl žymėjimo klaidos.

Išvada

Viskas, kas susiję su biuro perkraustymu iš UK, dabar reikalauja daugiau kantrybės nei anksčiau. Neapsimoka sėdėti ir laukti, kad kas nutiks savimas, geriau iš anksto pasidomėti dokumentais ir pasiruošti. Jei viską suplanuosite tinkamai, persikėlimas neturėtų tapti košmaru, nors kelyje visada pasitaiko staigmenų. Geriausia mano patirtis sako, kad tikslumas ir sąžiningas pokalbis su vežėjais išgelbėja daugiau nei lauki. Sekmės verslo kelionėje.