Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą: praktiniai patarimai ir realios problemos

Dirbu srityje jau virš dvidešimties metų, mačiau viską – nuo dėžių, kurias užpylė lietus ties Londono pakraščiais, iki tokių, kurios dingo neaiškiose aplinkybėse prieš pat Lietuvos sieną. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą atrodo kaip paprastas logistinis uždavinys, tačiau tikrovėje tai dažnai būna chaosas, jei viską neplanuoti iš anksto. Dažnai klientai mano, kad tiesiog reikia užsakyti sunkvežimį, tačiau po „Brexito“ ir dokumentų šūksnių viskas tapo kur kas sudėtingiau. Čia ne tik apie baldus, bet ir apie tai, kad jūsų verslas neturi sustoti net dienai, o tame kalte dažnai būna ne vairuotojas, o blogas surinkimas.

Kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kiek reikia laiko pasiruošti?

Nenuostabu, kad visada pradėsite vėlai. Paprastai reikėtų skirti mažiausiai mėnesį, tačiau dažniausiai susisiekiate prieš savaitę. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą reikalauja laiko ne tik dėl pačio pervežimo, bet ir dėl dokumentų tvarkymo. Jei skubate, kainos šoktels aukštyn, o rizika, kad kažką pamiršite, padidės dvigubai. Geriausia susitarti dviem savaitėms anksčiau, kad spėtume surašyti visus inventoriaus sąrašus, kitaip gali būti baisiai.

Ar tikrai reikia kvieti specialistus ar susitvarkome patys?

Galite bandyti patys, jei turite tik kelis kompiuterius ir kelias kėdes. Tačiau jei kalbame apie pilną biurą, tai būna neraštingai. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą su savo vadybininkais, kurie žino, kur dėti „fragile“ žymes, sutaupo jums nervų. Vieni klientai bandė vežti patys savo furgonu ir užstrigo Doverijoje dėl blogai užpildytų eksporto deklaracijų – prarado tris dienas. Geriau mokėti už paslaugą nei už klaidas.

Kas dėl to pačio inventoriaus sąrašo?

Tai galbūt svarbiausia dalis. Be detalaus sąrašo per sieną nepraeisite, o ypač dabar, kai tikrinimai griežtesni. Jums reikės nurodyti ne tik „stalai“, bet ir stalo tipą, medžiagą, metus. Atrodo juokinga, bet muitinės pareigūnai mėgsta smulkmenas. Jei sąrašas bus netikslus, gali tekti mokėti baudas arba laukti papildomo patikrinimo, kas atidels visą procesą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai taip, bet tai apsunkina situaciją. Negalima maišyti firmos ir asmeninių daiktų toje pačioje siuntoje, nes muitinėje tai bus traktuojama kaip bandymas apeiti mokesčius. Jei norite atvežti ir savo dalykų, juos reikia deklaruoti atskirai. Viena kartą teko matyti situaciją, kur vadybininkas įmetė savo dviratį į sunkvežimį su biuro baldais – sunkvežimį užkibo ilgam.

Dokumentai, muitinė ir tas pačias „Brexito“ bėdos

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės eksporto deklaracijos iš UK pusės ir importo deklaracijos Lietuvoje. Taip pat būtina tarptautinė prekybos sutartis (pirkimo-pardavimo arba perkėlimo dokumentai), jei įmonė perkelia savo turtą. Be šių popierių niekas nejudės. Dar reikės galiojančio vairuotojo pažymėjimo ir transporto priemonės dokumentų, bet tai mūsų galvos skausmas, ne jūsų.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Jei tai tik įmonės turtas, kuris perkeliamas tarp padalinių (intra-community supply), PVM mokėti nereikia, tačiau turi būti pateikti įrodymai, kad turtas nebus parduotas Lietuvoje iš karto. Jei tai pirkimas iš trečiosios šalies, PVM ir mokesčiai gali būti taikomi. Visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, nes taisyklės keičiasi dažniau negu aš keičiu automobilius. (Čia turiu omenyje, kad taisyklės keičiasi kasmet, o ne kas mėnesį).

Kas dėl EORI numerio?

Jei jūsų įmonės nėra, greičiausiai teks jį gauti. Be EORI numerio negalima pateikti deklaracijų UK sistemoje. Tai užtrunka kelias dienas, taigi nedelskite iki paskutinės akimirkos. Yra atvejų, kai siuntos stovėjo sandėliuose savaitei tik dėl to, kad klientas pamiršo užsiregistruoti. Paprasta biurokratija, bet ji sustabdo viską.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet tikrinimai vyksta. Ypatingai jei siunta atrodo įtartai arba dokumentuose yra nesutapimų. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą yra saugesnis, kai viskas tvarkingai surašyta, tačiau kartais tikrinimas būna atsitiktinis. Tada tenka laukti kelias valandas, kol pareigūnai patikrina, ar dėžėse nėra kažko, ko nėra sąraše.

Kas nutinka jei dokumentuose klaida?

Tada prasideda kalbos. Gali reikėti pateikti papildomus paaiškinimus, o blogiausiu atveju – siunta gali būti nukreipta atgal arba konfiskuota (nors su biuro baldais tai reta). Klaidų taisymas kainuoja laiką ir pinigus, nes vadybininkai dirba viršvalandžius. Geriau dukart patikrinti nei vėliau gailėtis.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip vežti serverius ir kompiuterius?

Tai visada baima. Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti kištukas sienoje. Rekomenduoju juos supakuoti į originalią arba specialią pakuotę. Keliuose būna vibracija, kuri gali sugadinti diskuose esančius duomenis. Vienas klientas nesupakavo serverio tinkamai, ir atvyko neveikiantis aparatas – buvo baisu žiūrėti į jo veidą. Geriau užtikrinti duomenų atsarginęs kopijas prieš kelionę.

Ar galima vežti pilną biuro archyvą?

Galima, bet tai labai padidina svorį. Popieriaus dėžės yra nepaprastai sunkios, o jei jose yra metalinės sąvaržėlės, svoris auga dar labiau. Reikia įvertinti, ar visi tie dokumentai tikrai reikalingi Lietuvoje, ar galima juos digitalizuoti ir palikti Anglijoje. Kartą vežėme visą archyvą, o pasirodė, kad pusė buvo senų kvitų, kuriuos reikėjo sunaikinti dar prieš 10 metų.

Kaip su elgetomis arba specialiomis spintomis?

Jos turi būti išmontuotos. Nėra tokios keliamosios technikos, kuri pro standartines duris įneštų didelę metalinę spintą be išmontavimo. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais ir viską išmontuoja bei vėl surenka galo. Jei spinta yra sena ir sprogsta per suvirinimą, gali tekti ją sutvirtinti, kad neišristų kelio metu.

Ar saugu vežti branduolinus sekretorius?

Žinoma, jei jūs juos užrakinate. Mes neatsakingi už pinigus ar dokumentus viduje, tačiau patariame tuščius nevežti. Užrakiname raktus ir juodus perduodame atsakingam asmeniui. Yra girdėjusių istorijų, kai raktai dingdavo pervežimo metu, tad geriau turėti dublikatus arba nešti brangiausius dalykus su savimi (o ne sunkvežimyje).

O kas su kabeliais ir laidais?

Tai visada būna chaosas. Patariu visus laidus pažymėti arba fotografuoti prieš išjungiant. Niekas nenori praleisti pirmosios darbo dienos Lietuvoje bandydamas sujungti kompiuterius be klaviatūros. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą apima ir tai, kad padedame visą techniką pajungti atgal, jei sutarta, tačiau geriau pasirūpinti etiketėmis.

Logistika, laikas ir realios problemos kelyje

Kelias trunka kaip anksčiau?

Ne, dabar ilgiau. Dėl pasienio patikrinų ir didesnio eismo, ypač ties Londonu ir Kalais (Dover), laikas gali svyruoti. Paprastai iš Londono iki Vilniaus važiuojame apie 3-4 dienas, tačiau jei užstrigo tūkstantinis sunkvežimių eilės, gali prailgti. Reikia planuoti rezervą. Nereikia skambinti vairuotojui kas valandą klausti „kur jūs“, jis negali važiuoti greičiau nei leidžia eismas.

Ar įmanoma atvežti tiksliai į nurodytą valandą?

Mes stengiamės, bet negaliu garantuoti 100 proc. Oras, avarijos ar pasienio uždelkimai keičia planus. Jei jūsų darbuotojai jau laukia prie durų, gali tekti mokėti jiems viršvalandžius. Geriau derėtis dėl atvykimo dienos ir laikyti ryšį su vadybininku, kuris seka sunkvežimį GPS sistemoje.

Kas jei biure nėra kėlimo įrangos?

Tada dirbame rankomis. Tačiau jei jūsų biuras yra 5 aukšte be lifto, kaina bus didesnė, o darbas lėtesnis. Reikia mums pranešti apie tokias sąlygas iš anksto. Vieną kartą atvykome į pastatą, kur liftas neveikė jau mėnesį, o klientas nepasakė. Teko nešti kompiuterius per 5 aukštus – klientas gavo nemažą sąskaitą už papildomą fizinį darbą.

Ar galima užsisakyti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Jei norite, kad vairuotojai dirba šeštadienį ar sekmadienį, reikia tai numatyti kontrakte. Taip pat reikia patikrinti, ar naujieji patalpos Lietuvoje bus atidarytos. Buvo atvejis, kai atvykome į Vilnių sekmadienį, o pastato administratorius neateidavo atidaryti durų. Privalome laukti iki pirmadienio ryto.

O parkavimas mieste centre?

Tai didelė galvos skausmas. Londono ar Vilniaus centre reikia gauti leidimą stovėti sunkvežimiui. Jei jūs to nepasirūpinsite, gautumėte baudą, o mūsų vairuotojas gali būti nušalintas nuo vairo. Geriausia jei jūsų darbuotojai užblokuoja vietas arba padeda išsireikalauti leidimą iš savivaldybės.

Ką daryti jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą – kitą sunkvežimį arba vilkiką. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dvi. Tokiu atveju mes prisiimame atsakomybę, bet svarbu, kad jūsų verslas neitų griūties. Pasirūpinkite svarbiausia technika, kad galėtumėte dirbti iš namų arba laikinai.

Kainos, mokesčiai ir smulkmenos

Nuo ko priklauso kaina?

Pirma, nuo tūrio (kubinių metrų). Antra, nuo atstumo. Trečia, nuo prieigos sąlygų (ar reikia nešti toli, ar yra liftas). Taip pat kainą įtakoja degalų kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą nėra pigus malonumas, tačiau mokėsite už ramybę. Gera žinia ta, kad jei sutvarkote dėžes pačiams, galima sutaupyti pakavimo darbų.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Jei pasirinksite „pilną pakavimą“, medžiagos įeina į kainą. Jei pakuojatės patys, galite nusipirkti dėžių pas mus arba rasti savo (krovinių terminaluose dažnai būna naudotų). Rekomenduoju stiprias dėžes, nes pigios parduotuvės dėžės sugenda po kelių sunkių dėžių uždėjimo.

Kada reikia apmokėti?

Standartiškai reikalaujame 30 proc. avanso sutartant, o likusią dalį – atiduodant siuntą arba prieš išvežant. Nebūkite nustebę, jei prašome pilnos išmokos prieš išvykstant iš UK, jei esate naujas klientas. Tai apsauga – nenoriu vežti jūsų biuro į kitą galą ir gauti pranešimą, kad sąskaita atmesta.

Ar kaina gali pasikeisti tarp sutarties ir atvykimo?

Gali, jei jūsų daiktų bus daugiau nei įvertinta, ar jei keisis degalų mokesčiai (taip, kai kurie kontraktai turi fuel surcharge sąlygas). Taip pat, jei reikės naudoti specialią techniką (kraną, liftsą), kuri nebuvo planuota. Stengiamės laikytis fiksuotos kainos, bet gyvenimas sukelia netikėtumų.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano atsakymas visada – ne. Pervežimo srityje „pigiai“ reiškia „kažkaip“. Gali būti, kad vairuotojas bus vienas, be pagalbininko, arba sunkvežimis bus senas ir be galimybių stebėti krovinių temperatūrą. Uždirbkite daugiau, bet išvengite to, kad jūsų biuro baldai atsidurtų kur nors lauke po lietumi.

Kaip apskaičiuoti biudžetą?

Paimkite savo biuro plotą kvadratiniais metrais ir padalykite iš 2 – gausite apytikslį tūrį m3. Tada padauginkite iš maždaug 50-70 svarų sterlingų (priklausomai nuo maršruto). Tai bus labai grubus įvertis. Tikslią kainą gausime tik kai atvyksime į jūsų biurą arba gausite išsamius matmenis.

Galutiniai nuomonės ir išvados

Ar verta viską vežti ar geriau nusipirkti naujus?

Ji seni baldai, verta apsvarstyti naujų pirkimą Lietuvoje, nes pervežimas gali kainuoti tiek pat, kiek kainuoja naudoti baldai. Tačiau jei turite brangią arba unikalią įrangą, pvz., didelius serverius ar specialius stalus, pervežimas yra vienintelis variantas. Verta suskaičiuoti, kas labiau apsimoka.

Kaip pasiruošti darbuotojams?

Jums reikia juos informuoti, kad jų stalai bus tušti kelias dienas. Pasirūpinkite laikina priėjimo prie duomenų galimybe (debesų sprendimai). Žmonės nemėgsta trikdžių, todėl aiškus planas sumažins stresą visiems. Pasakykite jiems, kada galima atsiimti asmeninius daiktus, kad jie neprarastumėte.

Kas dėl draudimo?

Draudimas privalomas. Mūsų standartinis draudimas dengia 10 svarų už kilogramą, bet galima padidinti sumą. Patikrinkite, ar jūsų turto vertė neviršija šios sumos. Ypač brangią techniką reikia įrašyti į sąrašą su konkrečia verte, kitaip gausite tik standartinę kompensaciją.

Ar galima sekti kur yra siunta?

Taip, duodame nuorodą į GPS stebėjimą. Tačiau nepamirškite, kad GPS gali neveikti tuneliuose arba kai vairuotojas ilsisi. Nebešokite ant mūsų kiekvieną kartą, kai punktas pasislinko 10 mylių. Vairuotojai taip pat turi poilsio laikus, kuriuos jie privalo laikytis pagal įstatymus.

Kas atsitinka jei kažkas sulūžta?

Praneškite mums nedelsiant. Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (damage report) ir nufotografuoti. Mes perduodame draudimo kompanijai. Jei nesupakote kažko tinkamai ir tai sugedo, draudimas to nedengia. Būkite atsargūs su dėžėmis, pažymėkime jas aiškiai.

Trumpai apie tai ko dar nebuvo

Ar galima sujungti keletos įmonių siuntas?

Taip, tai vadinama „daline apkrova“ (part load). Jei jūsų biuras mažas, galiame jūsų dėžes užkrauti į sunkvežimį, kuris veža kitų klientų daiktus. Tai pigiau, tačiau ilgiau, nes reikia iškrauti ir užkrauti kitus. Tikslią dieną sunkiau numatyti, bet biudžetui tai gera išeitis.

O kas su atliekų išvežimu?

Jei turi senų baldų ar elektronikos, kurią norite išmesti, galime tai suorganizuoti papildomai. Lietuvoje ir UK yra skirtingos taisyklės apie elektroninių atliekų (WEEE) išvežimą, tai reikia žinoti iš anksto. Nemeskime šiukšlių kaimyninei aikštelei, gausite baudą.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtų malonu. Niekas nenori vežti dulkių ir senų kavos puodelių. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą apima ir tai, kad paliksite patalpas tvarkingas. Jei paliksite šiukšles, gali būti pesta (charge) už išvalymą, nes mūsų vairuotojai nėra valytojai.

Kaip elgtis su automobiliais įmonės?

Automobilius galime vežti sunkvežimio platformoje (su 3-4 automobiliais) arba priekaboje. Reikia M1 kategorijos dokumentų. Jei automobilis neįregistruotas, reikės transito licencijos plates. Tai papildoma komplikacija, bet įmanoma.

Ar galite padėti su įregistruotu laišku?

Jei įmonė perkelia savo buveinę, jums reikės adreso keitimo dokumentų. Mes galime pateikti kvitą apie įrangos pristatymą, kad galėtumėte įrodyti, daiktai fiziškai yra Lietuvoje. Tai dažnai reikalinga bankams ir institucijoms.

Ką daryti jei biure yra pavojingų medžiagų?

Pavyzdžiui, spausdintuvų toneriai ar chemikalai. Reikia juos pažymėti. Negalima tiesiog mesti į bendrą krūvą. Toneriai gali išsilieti ir užteršti viską. Ypatingai dažnai taip nutinka su senais spausdintuvais, kuriais niekas nebesinaudoja.

Ar galima įsirašyti į eilę pervežimui atgal?

Taip, jei susigrąžinate kai kuriuos daiktus arba perkate naujų Anglijoje. Mes galime numatyti tuščią grįžtamąjį reisą. Tada kaina bus žymiai mažesnė, nes mums reikia grįžti namo. Klauskite apie „backload“ pasiūlymus.

Kas dėl kalbų barjero?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai ir lietuviškai, arba bent jau supranta pagrindines komandas. Vadybininkai kalba abiomis kalbomis. Taigi komunikacijos problemų neturėtų būti, nebent jūsų biure dirba tik ispanai ar prancūzai – tada reikės vertėjo.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne visada saugu. Sunkvežimys neįrengtas augalams – ten būna šalta arba per karšta, o nėra šviesos. Dideli biuro augalai gali išdžiūti arba užšalti. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba specialiai pervežti augalų logistikos firma, ne su mumis.

Kaip elgtis su ginklais arba vaistais?

Biure tai reta, tačiau gali būti pirmosios pagalbos komplektai arba gynybos priemonės. Vaistai turi būti originalioje pakuotėje. Ginklai (net pistoletai rėmuose) turi būti deklaruoti ir gauti leidimai. Nebandykite paslėpti peilių bagaže – tai baudžiamą.

O kas su pietais vairuotojams?

Jei vairuotojas dirba ilgiau nei numatyta, jis turi pavargti. Jums nereikia jį maitinti, tačiau jei suteiksite arbatos arba duosite prieigą prie tualetų, jums bus padėkota. Vairuotojai dažnai turi savo maistą kablyje, bet humaniškas požiūris visada pagerina bendradarbiavimą.

Ar galima pasirašyti sutartį lietuviškai?

Taip, mes išrašome sutartis lietuvių ir anglų kalbomis. Visi mokesčiai nurodomi EUR arba GBP priklausomai nuo to, kur jums patogiau mokėti. Svarbu, kad abiem pusėms būtų aišku, kas už ką atsakinga.

Ar reikia tikrinti dėžes prieš uždarydami?

Privalomai. Būna, kad klientas uždaro dėžę su svarbiais raktais viduje, o pats raktus padeda į kišenę. Vėliau ieškome raktų visame mieste. Patikrinkkite dėžes, kai mūsų darbuotojas jas uždaro ir užklijuoja juostelę.

Kas nutinka jei pasikeičia planai?

Jeigu nutiko staigmena ir privalote atidėlioti, praneškite bent 48 valandos anksčiau. Jei atvyksime į tuščią biurą, teks mokėti už klaidingą išvykimo (failed collection) ir grįžimo išlaidas. Tai būna apie 200-300 svarų nuostolis, kurį geriau išvengti.

Kaip užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Dirbame patikimi žmonės, tačiau visada rekomenduoju nebraižyti ant dėžių „Auksas“ arba „Pinigai“. Brangiausius dalykus (nešiojamus kompiuterius, pinigus) geriausia vežti su savimi keleiviniame automobilyje arba traukinyje. Sunkvežimis nėra saugykla brangiausiems daiktams.

Ar reikia išjungti signalizaciją?

Taip, būtinai išjunkite signalizaciją prieš išjungiant elektros. Niekas nenori, kad biuro signalizacija pradėtų verkti viduryje nakties Anglijoje arba Lietuvoje, kai vairuotojas bando atidaryti duris. Ir atsiminkite panaikinti kodus arba panaikinti išjungimą iš telefono programėlės.

Galutinis patarimas?

Būkite kantrūs ir planuokite su atsarga. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą yra sudėtingas procesas, bet su gera komanda jis tampa tiesiog darbu. Pasirūpinkite dokumentais ir geru nuotaikos, o likusią dalį palikite mums. Po 20 metų šioje srityje jau mačiau viską, tad jūsų biuras tikrai atkeliaus saugiai.

Išvados

Taigi, jei planuojate perkelti savo verslą, neskubėkite rinktis pigiausio varianto, nes tai gali atsieiti brangiau nei įsivaizduojate. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių apie muitinę, dokumentus bei logistikos niuansus. Rūpinkitės detaliu sąrašu ir pasiklausykite patarimų, kad išvengtumėte nereikalingo streso sienoje arba pakrovimo metu. Sėkmės naujame biure Lietuvoje – viskas įmanoma, jei pasiruošiate tinkamai.