Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos: patikima paslauga

Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas iš Anglijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Nors mes visada stengiamės užtikrinti profesionalų biuro perkraustymą iš Anglijos, realybėje visada įsiterpia kažkas nestabiliaus, pvz., vairuotojas užstringa Kent šaukliuose, arba klientas pamiršta pasakyti, kad jų serverinė yra trečiame aukšte be lifto. Visgi, principas tas pats – reikia suplanuoti logistiką, pakavimą ir, labai svarbu, dokumentus. Anglija po Breksito tapo sudėtingesnė, tad paprastas „vežu ir atvežu“ daugiau nebeveikia. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kaip pradėti planavimą?

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nebūkite naivūs ir manykite, kad viena savaitė užteks. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja bent trijų, o geriau keturių savaičių rezervo. Vien tik muitinės deklaracijos paruošimas ir vadybininkų sinchronizavimas gali užtrukti ilgiau nei numatote. Be to, jei perkraustote didelę kontorą, reikia rezervuoti datą geriau iš anksto, nes geri vairuotojai turi užrašyti grafiką mėnesiams į priekį.

Ar reikalingas išsamus inventoriaus sąrašas?

Absoliučiai taip, be jokio abejo. Be galo daug kartų mačiau, kaip klientai bando rašyti „apie 10 dėžių“ ir tada stebeja, kai muitinė sustabdo krovinį. Inventorių reikia daryti labai tiksliai, su nurodytu kiekvienu kompiuteriu, stalu ir net mažiausia spausdintuvu. Tai ne tik mūsų patogumas, tai būtina sąlyga, kad jūsų daiktai praeitų sieną be problemų ir nereikėtų mokėti didelių baudų už klaidingą deklaravimą.

Kas nutinka, jei pasikeičia data?

Tai kasdienybė. Vieną kartą klientas iš Londonas penktadienį paragino, kad jis negalės atiduoti raktų pirmadienį dėl nuomos sutarties nesklandumų. Čia reikia lankstumo. Mes stengiamės permesti grafikus, bet jei vairuotojas jau važiuoja kitur, gali kilti papildomų išlaidų arba dėl to atsirasti nedidelė delsa. Geriau iš karto pranešti apie visus galimus keitimus.

Dokumentai ir biuro technika

Ar sunku suformuluoti muitinės dokumentus?

Po to, kai Anglija išėjo iš ES, tai tapo tikru košmaru tiems, kurie nepasitiki profesionalia biuro perkraustymo iš Anglijos paslauga. Reikia pildyti eksporto bei importo deklaracijas, nurodyti TIL kodus (Transport Identification Number – nors aš kartais užmirštu, ką tas TIL reiškia lietuviškai, bet vadybininkai žino). Jei neturite patikimos brokerio pagalbos, gali užstrigti sienon kelias dienas.

Kaip pervežti jautrią IT įrangą?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai daugiausia problemų sukeliantis daiktas. Negali tiesiog mesti į dėžę. Turi būti naudojama speciali putės, anti-statinės dėžės. Prisimenu vieną atveją Mančesterio biure, kur IT žmogus bandė išsimontuoti serverius pats ir padarė chaosą. Geriau leiskite mums supakuoti – mes žinome, kaip užfiksuoti kabelius, kad vėliau nebereiktų valandų juos susieti.

Ar reikia išsijungti visą įrangą prieš atvykstant?

Būtina. Niekas nenori, kai krovinys atvyksta į Lietuvą, o jūsų serveriai yra įkaitę kaip lydyto sviesto indai. Be to, jei ten yra duomenys, kuriuos dar reikia perkelti į debesis, tai reikia padaryti iš anksto. Kartais klientai mano, kad mes fizinių duomenų pervežime išgelbėsime, bet ne – techniniai dalykai turi būti užfiksuoti virtualiai prieš išsijungiant maitinimą.

Dėl VAT mokesčio ar mums reikia jo mokėti?

Na, čia yra sudėtinga. Paprastai, jei pervežate savo nuosavybę, kuri buvo naudojama Anglijoje ir bus toliau naudojama Lietuvoje, galima taikyti nulinę tariffą (Intra-Community supply arba panašiai – tikslų termina reikia patikrinti su buhalteriu, nes aš galiu apsukti). Bet viskas turi būti dokumentuota tvarkingai, kitaip britų muitinė gali įkainoti PVM.

Pakavimo processas ir darbuotojai

Kas turi supakuoti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai viena dažniausių konfliktų situacijų. Klientas mano, kad mes darysime viską, o mes atvykstame ir matome nuotraukas vaikų, kavos puodelius ir asmeninius drabužius ant stalų. Mums neleidžiama liesti asmeninių daiktų dėl draudimo. Todėl kiekvienas darbuotojas turi susipakuoti savo daiktus į mažas dėžutes pirms mūsų atvykimo.

Ar jūs parduodate pakavimo medžiagas?

Taip, turime viską – nuo stiprių tektūrinių dėžių iki burbulių plėvelės. Bet jei jūsų biure yra tikrai daug knygų ar archyvų, geriau užsisakyti specialias knygų dėžes, jos turi būti mažesnės, kad nenuspręstų dugno (pabandykite nešti 20 knygų didelėje dėžėje – nugarą sulaužysit). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos visada prasideda nuo gero pakavimo.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekai nepanyktų?

Naudokite spalvas. Pavyzdžiui, viskas, kas į finansų skyrių – žymima raudonai, IT – mėlyna. Taip vairuotojai Lietuvoje žinos, kur pastatyti dėžę naujame biure. Buvo atvejis, kai vienas didelis bankas to nepadarė, ir mes turėjome pernešti apie 200 dėžių viena vieta, o po to juos rikiuoti vėl. Laiko švaistymas.

Ar išmontuojate ir surengate baldus?

Žinoma, neturi jokio prasmės vežti surinktą staliuką, jis užima per daug vietos ir gali nulūžti. Išmontuojame viskas, kas išeina. Tiesa, kartais seni baldai, būnant išmontuotiems, nori subyriųti, bet jei jie jau seni, tai ne mūsų kaltė. (Atsiprašau, čia buvo šaltas humoras, bet tiesa tokia, kad seni laminuoti baldai dažnai nebeišlaiko montavimo).

Logistika ir Anglijos keliai

Kiek laiko trunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Tai priklauso nuo kelio. Jei važiuojame per Dover-Kalė ir toliau vokiškais greitkeliais, tai apie 2–3 paras vairuojant. Bet jei ten atsiduria stambus avarija prie Briuselio arba perkela vėluoja dėl audros (kas Anglijoje yra dažna), tai gali užtrukti ir ilgiau. Reikia numatyti šią delsa planuojant darbuotojų grįžimą į darbą.

Ar galima užsisakyti ekspress pervežimą?

Galima, bet kaina bus... tarkime, „įdomi“. Jei jums reikia, kad dėžės būtų čia rytoj, tai reikės naudoti orą arba dalinį krovinį, kur važiuoja be sustojimų. Paprastai biuro perkraustymas nėra taip skubus, kad verta mokėti dvigubai. Geriau planuoti normalų logistikos langą.

Kaip su jūsų vairuotojais susisiekti kelyje?

Dauguma jūsų gerai moka angliškai, bent tiek, kad suprastu instrukcijas. Duodame jiems telefonus su lietuviškomis sim kortelėmis. Kartais pasitaiko, kad signalas dingsta kelyje A1 (užšokus Anglijoj), bet vieną ar du kartus per dieną jis prisijungia pranešti vietovę.

Ar sunku važinėti Anglijoje su sunkiasvoriais?

Labai sunku. Ten keliai siauresni, o žiediniai sankryžos (roundabouts) yra tikras košmaras dideliam sunkvežimiui. Be to, ten daug vietų, kur reikia mokėti už važiavimą (Congestion Charge Londonas, ULEZ zoną). Neteisingai pasiskaičiavus, gali gauti baudą, kurią vėliau teks mokėti klientas, jei jis neįspėjo apie zoną.

Ar galima įvežti daiktą iš Škotijos ar Velsas?

Žinoma, profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos apima visą JK teritoriją. Bet reikia suprasti, kad jei biuras yra Edinburge, tai kelias bus ilgesnis maždaug per dieną. Vakar vienas klientas klausinėjo, ar iš Glazgo brangiau – taip, brangiau dėl kuro ir vairuotojo darbo laiko.

Muitinė ir problemos

Kas daryti, jei muitinė reikalauja papildomų dokumentų?

Nieko nedaryti negalima. Reikia ieškoti. Dažniausiai trūksta vertinimo aktų arba pirkimo sąskaitų, jei daiktai nauji. Jei negalite jų pateikti, krovinys gali būti konfiskuotas arba grąžintas atgal į Angliją jūsų sąskaita. Todėl visada sakau – susirinkite dokumentus dar prieš mums atvykstant pakuoti.

Ar dažnai pasitaiko pažeidimų?

Sąžiningai? Retai, mes turime draudimą, kuris dengia viską. Bet jei kas nors negerai supakuota (pvz., neįfortifikuota vitrina), ji gali nulūžti nuo vibracijos. Esu matęs, kaip vienas klientas bandė nešti_monitorių (vėl tas patys monitoriai) be dėžės – nenuostabu, kad ekranas atsirado su dryžiu.

Kas nutinka su statybiniu atliekom?

Jei sename biure lieka seni baldai, juos galima išvežti į šiukšliadėžę Anglijoje, bet tai kainuoja. Jie labai griežtai dėl šiukšlių atskyrimo. Negali tiesiog mesti į vieną krūvą visko. Jei norite atsikratyti naudotų baldų Lietuvoje, tai čia pigiau, bet reikia susitarti dėl išvežimo laiko.

Ar apdraudžiate krovinį?

Taip, standartiškai 10 tūkst. eurų, bet galima padidinti sumą. Svarbu perskaityti draudimo sąlygas, nes kai kurios brangios prekės (pvz., tūkstančio vertės serveriai) gali reikalautti specialios draudimo formos arba atskiro inventorizavimo.

Kainos ir apmokėjimas

Nuo ko priklauso kaina?

Pirmiausia nuo tūrio (kubometrų) ir svorio. Tada nuo atstumo – ar tai Londonas, ar kažkur giliau žemyne. Be to, įeina įkrovimo darbai Anglijoje ir iškrovimas Lietuvoje. Jei reikia išmontavimo/montavimo, tai taip pat papildomai. Ir, žinoma, kuro kuro pabrangimas visada keičia galutinę sumą.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprasta taip, maždaug 30–50 proc. sutarties sumos, kad mes galėtume užsakyti bilietus perkalais ir iš anksto rezervuoti vairuotoją. Girdėjau istorijų, kai klientai atsisakė mokėti avanso, o paskui stebėjosi, kad jų vieta užimta kito.

Ar galima apmokėti atskirai Anglijoje ir Lietuvoje?

Galima, bet tai papildomai komplikuoja apskaitą. Mums paprasčiau, kai vienasm įmonė išduoja vieną sąskaitą. Jei jūsų Anglijos padalinys moka už pakavimą, o Lietuvos – už pervežimą, tada turi daryti dviejų įmonių sutartis (arba tarpusavio sąskaitas).

Kokia orientacinė kaina vienam darbuotojui?

Vangiai kalbant, jei vienas darbuotojas turi 3–4 dėžes, stalą ir kėdę, tai tai svyruoja apie 200–300 eurų su PVM, priklausomai nuo to, kur Anglijoje jis yra. Bet tai tik labai grubus įvertis, tiksliai paskaičiuojame tik išmatavus tūrį.

Ar taikoma bauda už atšaukimą?

Jei atšaukiate praėjus mažiau kaip 48 valandų prieš planuojamą išvykimą, taip, teks mokėti, nes mes jau esame pasiruošę ir vairuotojas laukia. Mes nesame labai griežti, jei ten tikrai stipri priežastis, pvz., sprogimas gamykloje (tai buvo tikras atvejis, be juoko), bet paprastas „noriu atidėti“ paskutinę minutę kainuoja.

Pasitikimumas ir patirtis

Kodėl rinktis jus o ne pigų "baltalių" pervežėją?

Nes pigiai dažnai reiškia "be draudimo" ir "be registracijos". Mes dirbame legaliai, mūsų profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos yra pilnai apdraustas. Tiesa, kartais mūsų vadybininkai gali būti šiek tiek užknisiantys su savo klausimais apie dėžių numerius, bet tai jūsų apsauga.

Ar teikite sandėliavimo paslaugas?

Taip, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti, galime laikinai padėti dėžes pas mus sandėlyje Vilniuje arba prie pat miesto ribos. Sandėliavimas mums nesunku, svarbiau, kad daiktai būtų sausio vietoje ir nešaltai. (Beje, vieną kartą mes užmiršome pažymėti, kur dėžės su dokumentais, ir bandėme jas rasti tris dienas – atsiprašome už tą klientą).

Kaip elgiatės su brangiausia įranga?

Brangiausią įrangą (serverius, saugojimo sistemas) paprastai nevežame bendrame krove. Jei reikia, rengiame atskirą, mažesnį transportą, kuris važiuoja greičiau ir yra labiau stebimas. Tai papildoma paslauga, bet duomenų saugumas vertas daugiau nei užsispyrimas sutaupyti.

Ar galite padėti su biuro išplanavimu naujoje vietoje?

Mes ne architektai, bet esame matę tūkstančius biurų. Galime pasakyti: "Įdėkite šį stalą į šį kampą, nes kitur nepraeis kėdės". Kartais mūsų praktinis patarimas praverčia daugiau nei brangų dizainerio projektas. Bent jau taip buvo su viena start-up kompanija Klaipėdoje.

Ar darytate darbuotojų įžangą?

Ne, mes ne dėstytojai. Mūsų užduotis – padaryti taip, kad pirmadienį ryte jie atėtų į darbą, pastatytų savo kavą ant stalo ir kompiuteris įsijungtų. O kaip jis susitvarkys su kompiuteriu – tai jau jų reikalas, nors gali parodyti, kuris mygtukas įjungia monitorių (tas, kur didelis, prieš jūsų nosį).

Ką daryti, jei dangtis pradeda lyti per pakavimą?

Anglijoje tai įvyksta kas antrą dieną. Turime vandeniui atsparias uždangas. Taigi, dėžės neišdrėksta. Vienintelis dalykas, kur vargsta, yra vairuotojai, brangant dėžes iki sunkvežimio po lietaus, bet jie jau pripratę prie to oro.

Ar galite pervežti augalus?

Galima, bet tikrus augalus sunku pervežti dėl fitosanitarijų taisyklių. Dirbtinius augalus – prašom. Nuo to tik biure bus gyviau, jei nors kažkas nežaliuoja, nors aš asmeniškai daugiau mėgstu, kai biure yra gerai įrengta virtuvė, o ne gėlės, kurias reikia laistyti.

Kaip spręžiate konfliktus su klientais?

Kalbame. Niekada nenuėjome nuo darbo, kol nesutarimas išsprendžiamas. Kartais klientas nepatenkintas dėl to, kad viena dėžė atkeliavo į priešingą galą koridoriaus. Suprantame tai, bet aš tada aštuonias valandas važiavau be sustojimo... taigi, mažos detales kartais nueina į antrą eilę.

Ar teikiate nuomos pakrovimo techniką?

Jei Anglijoje nėra lifto arba reikia išnešti daug daiktų iš rūsio, turime savo platformas (hiab). Tai užtikrina saugumą ir greitį. Be šios technikos, profesinis biuro perkraustymas iš Anglijos taptų lėtas pavojingas procesas, kur vairuotojai galėtų susižeisti nugarą.

Kokia garantija, kad viskas vyks sklandžiai?

Jokių garantijų gyvenime nėra (tik mirtis ir mokesčiai, kaip sako). Bet mes duodame garanticinį raštą. Jei mes sugadiname kažką kas nebuvo pažymėta kaip defektuota prieš tai – atsakome. Taigi, rizika minimali, jei pasiruošiate tvarkingai.

Išvada

Galiausiai, svarbiausia yra ne tiek kaina, kiek ramybė. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos leidžia jums susikoncentruoti į verslą, o ne į tai, kaip uždaryti paskutinę dėžę arba kaip praeiti pro Londono tiltą be mokėjimo. Nors visada gali kilti nenumatytų situacijų, nuo blogo oro iki dokumentų klaidų, su patirtimi visą tai įmanoma įveikti be didelių nerve. Rinkitės tuos, kurie žino ne tik kelią, bet ir kur rasti kavos poilsiam tarp Briuselio ir Kauno, o tuomet viskas nueis geriau nei tikėjotės. Sekmės jūsų verslui Lietuvoje!