Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas: kas slypi po oda

Dirbu su tarptautiniais pervežimais jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – dažniausiai žmonės įsivaizduoja šį procesą kaip kokį lietų iš filmų: viskas veža, nieko neprarandama, o vairuotojai šypsosi. Tačiau realybė, ypač kalbant apie profesionalų biuro perkėlimą iš Anglijos, yra daug raupsnesė. Niekada nežinai, kas laukia už kampo, ar tai nebus užstrigęs sunkvežimis prie Birmingham, ar klientas, kuris naktį prieš išvykstant nusprendė pridėti dešimt dėžių su "nelabai svarbiais" popieriais. Čia nėra tiesiog įkėlimo ir iškėlimo, čia yra taktinis žaidimas, kur laikas ir detalės lemia sėkmę. Žinoma, mes stengiamosi, kad tai atrodytų kaip sklandus procesas, bet po vairo ir tarp dėžių vyksta savas kasdienybės teatras, apie kurį ir kalbėsiu toliau.

---

Kas viskas turi būti padaryta prieš tai kai vairuotojas atvažiuoja

Kaip tinkamai pasiruošti perkėlimui iš Anglijos?

Tai, kaip jūs pasiruošiate, lemia 50 proc. sėkmės. Geriausia pradėti ruoštis ne prieš dieną, o prieš savaitę-du. Visus dokumentus reikia susidėti į atskiras dėžes ir pažymėti, kadangi muitinėje gali būti patikrinimų (ypač jei daug technikos). Buvau atvejų, kai klientai tiesiog viską metė į maišus, o paskui mes dvi valandas praleidžiome prie Anglijos uosto aiškindami, kas ten dedama. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas tik tada, kai dėžės yra uždarytos ir paženklintos, o ne kai vairuotojas turi spėlioti, kur yra kompiuteriai, o kur seni kanceliarijos reikmenys.

Ar reikia specialių dėžių ar užtenka paprastų?

Jeigu kalbame apie biurą, tai popieriniai lapai guli būti ir juodoje plastikinėje dėžėje (tokioje, ką vadiname "bananais"), bet technikai būtina kietas dėklai. Mašina pradeduoti bręsti ir sustoti, o dėžės gali sušokti viena ant kitos. Nesenai buvau tokiame biure Londono centre, kur jie ėmė krauti serverius į paprastas kelines dėžes – tiesiog šaltas potas nulėkė nugarai. Geriau investuoti šiek tiek į pakavimą, nei vėliau šokti dėl sugadintų duomenų.

Kiek laiko užtrunka viskas supakuoti?

Priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet mažam biurui (5-10 žmonių) užtenka vienos dienos jei visi padeda. Dideliems ofisams reikia komandos. Kartais žmonės sako, "mes patys išsirusime", bet tada po valandos jų žmonės nusibosta, o mūsų darbuotojai tasi perima visas vates. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas tada, kai įmonė neperleidžia savo darbuotojų laiko, o užduotis patiki profesionalams.

Ar verta dėti numerius ant dėžių?

Būtina. Be jų bus chaosas. Įsivaizduokite atsitiktį – vairuotojas atveža 50 dėžių į Vilnių ar Kauną, o jūsų naujame biure niekas nežino, kur yra vadovo failai, o kur buhalterijos. Tada prasideda tas "kur dėjai?" ir viskas užstringa. Numeracija ir sąrašas – tai bazinis dalykas, kurį dažnai pamirštą.

Kas nutinka su pavojingais atliekomis?

Negalima krauti chemijos, dažų ar kitų pavojingų medžiagų į tą patį vagoną su baldais. Muitinė arba policija gali sustabdyti viską netoli Londono arba Mančesterio. Reikia tai išvežti atskirai arba jau seniai išmesti. Kartais klientai bando "užmušti" tokius daiktus tarp stalų, bet tada problema kyla ne su mumis, o su jais pat.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, lentynos, sekcijos – viskas turi išsilyti, kad tilptų į sunkvežimį efektyviai. Kai kurios didelės spintos gali išlikti surinktos, jei jose nėra nieko trapaus. Buvau, kai bandėme įvežti didelę "norvegietišką" spintą per duris... laikau, kad tą dieną vairuotojas išmoko keletą naujų keiksmažodžių.

---

Kainos ir piniginiai klausimai, kuriuos niekas nemėgsta

Kiek apytiksliai kainuoja profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos?

Čia labai plačias. Už mažą "kompaktišką" biurą galima išsiverkti su tūkstančiu–dviem eurų, o jei jūs perkeliote visą sandėlį iš Londono pramoninės zonelės, skaičiai svyruoja nuo penkių tūkstančių ir aukštyn. Kainą lemia tūris kubiniais metrais, atstumas (ar esate Kente ar šiaurėje Škotijoje) ir ar reikia įrenginio. Geriau prašyti apskaičiuoti konkretų pasiūlymą, nei spėlioti internete.

Ar mokamas PVM (Mokesčiai)?

Jei esate verslininkas iš Lietuvos ir turite PVM kodą, tada tarptautinis pervežimas dažnai būna be PVM (0 proc. tarifas). Tačiau jei pervežate asmeninius daiktus be įmonės, gali tekti mokėti standartinį tarifą. Čia reikia labai atidžiai pažiūrėti į sutartį, kad nesusidurtum su staigmena pabaigoje. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas be finansinių "užmarčių".

Ar kainuoja papildomai pakavimo medžiagos?

Kartais taip, kartais ne. Priklauso nuo to, ar įsigyjame "Full Service" (pilnas aptarnavimas). Jeigu mūsų komanda atvyksta ir viską supako, tai medžiagos įeina į kainą. Jeigu jūs superkate patys ir tik mes vežame, tai medžiagas turite nupirkti savarankiškai. Būna klientų, kurie sako: "o gal jums pasilikti tas dėžės?" – ne, mums jos nebereikalingos, mums reikia vietos grįžtant tuščiam.

Kas daryti, jei kainos atrodo per mažos?

Bėkite. Nuo 2008 metų krizės mažėja tiekėjų, o kuras tik brango. Jei kas pasiūlo perkelti visą biurą už du šimtus svarų – tai arba vagys, arba jie jūsų daiktus paims ir išmes šaliaKelso (juokauju, bet ne visada). Tikros kainos susideda iš degalų, darbo užmokesčio ir mokesčių – čia nieko nepasileis.

Ar galima mokėti dalimis?

Įmonėms dažniausiai dirbame su sąskaitomis faktūromis ir terminu (pvz., 14 dienų), bet privatiems asmenims reikalaujame išankstinio mokėjimo bent 50 proc. Niekada nekeliau be avanso – per tiek metų buvau apkaltintas, kad "pavažiavau ir nenuvažiavau" (nors aš tiesiog laukiau, kol jie surens pinigus).

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių Anglijoje?

Gali būti mokesčiai už užstatą (deposit) uoste, jeigu vėluojate paduoti konteinerį arba sunkvežimį. Taip pat Londone yra zonos (ULEZ), kuriose sunkvežimis negali važiuoti be specialaus sertifikato – jeigu ten užklystame, gausite baudą, kurią teks mokėti klientui.

---

Techninės pusės ir logistika Anglijoje

Kur dažniausiai kabinasi sunkvežimiai Anglijoje?

Vakar skambino vairuotojas – užstrigo prie M25 kelio, kasdieninis reikalas. Taip pat būna problemų su mažais kaimeliais, kur tarp namų yra tokios siauros gatvelės, kad sunkvežimiui tenka važiuoti atbulai. Planuodamas profesionalų biuro perkėlimą iš Anglijos visada klausiu: "Jūsų adresas ar yra miesto centre ar prie lauko?".

Ar reikia leidimų stovėti prie biuro?

Londone, Birmingeme, Liverpulyje – be abejo. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe dėl "suspension of parking" (stovėjimo ženklų nuėmimo). Jeigu to nepadarysite, gausite baudą arba mums teks važiuoti ratu. Vieną kartą teks laukti valandą, kol klientas gavo leidimą faksu (taip, faksu dar naudojasi).

Kaip sugeba įvežti didžiausią techniką?

Iškrauna ant gultų (liftų) arba rankiniu būdu, jei nėra vietos. Turiu omenyje, kad kai kurie serveriniai spintos sveria po pusę tonos. Tada reikalingi specialūs juostos kėlimikliai, ne tiesiog "petys". Ne visos įmonės turi tokia įrangą, tad verta pasitikrinti.

Kas jei vairuotojas negali susisiekti su mumis išvykęs?

Įvyksta. Mobilusis ryšys kai kurose Anglijos vietovėse (pvz., Velso kalnuose) tiesiog dingsta. Mes visada turiame numatytą susitikimo vietą ir laiką, tačiau jeigu vėluojame, geriausia skambinti į mūsų dispečerinę Lietuvoje – ten matyti, kur mašina yra per GPS. Kartais tikrai atrodo, kad jis dingo, bet tiesiog važiuoja pro avis.

Ar kombainuojate krovinius iš keleto klientų?

Tai būna dažna praktika "daliniuose" pervežimuuose (part loads). Jei jūsų biuras užima tik pusę sunkvežimio, mes paimame ką nors iš Šefildo arko Notingamo. Tai leidžia sutaupyti jums pinigų. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas net jei ir yra kombinuojamas, svarbiausia tikrai užtikrinti, kad dėžės nepamesimai.

Kokius mašinas naudojate?

Daugiausia 3,5–7 tonų "vilkikus" (Sprinterio tipo) arba 90 kubinių metrų sunkvežimius su tentu. Jeigu biuras tikrai didelis, tada semis (priekaba). Mažesnės mašinos geriau įsivažiuoja į miesto centrus, didesnės – ekonomiškesnės ilgiems nuotoliams.

---

Muitinė ir dokumentai – baimės viršūnė

Ar tikrai reikia eiti per muitinę?

Jeigu keliaujate iš Europos Sąjungos (taip, Lietuva į ją grįžta) į Jungtinę Karalystę (nebėra ES), taip, tai trečioji šalis. Reikia deklaruoti krovinių išvežimą (EX1 dokumentai Lietuvoje) ir įvežimą Anglijoje. Nors tai yra "perkelimas" (relocation), muitinė turi žinoti, kad tai ne nauja prekyba. Buvau atvejo, kai klientai bandė nepranešti, o paskui juos laikė pasienyje ir tikrino, ar jie nekontrabanda.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų apie techniką?

Tai problema. Jeigu nebegalite rasti faktūros dėl 5 metų senumo serverio, reikia rašyti "savavališką deklaraciją", kad jūsų nuosavybė. Muitininkai Anglijoje yra griežti, jeigu matai tą pačią techniką važiuojančią į atgal ir į priekį kas mėnesį – gali įtarti prekybą be licencijos.

Ar reikia mokėti muito ar PVM importuojant?

Įprastai ne, jeigu tai įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir dabar perkeliamas atgal į Lietuvą (ir atvirkščiai). Tai vadinamas "transfer of own goods" (savų daiktų perkėlimas). Tačiau turi būti įrodymas (paskutinės sąskaitos, registracijos dokumentai). Nesenai vienas klientas turėjo mokėti PVM Anglijoje, nes neparodė, kad jis neperka prekių.

Kas daroma su duomenų saugumu?

Mes neperžiūrime jūsų dokumentų. Mūsų pareiga – fiziškai pervežti dėžę. Jeigu ten yra konfidenciali informacija, geriau užrakinkite dėžę arba pasirūpinkite jiems patikimu transportu (pvz., tured kursojantį vairuotoją). Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas neapsiriboja tik fiziniu judėjimu.

Ar galite padėti su muitinės formalumais?

Taip, turime brokerį partnerius abiejuose šalyse. Jie užpildo tuos baisius popierius, kad jums nereikėtų stovėti eilėse prie "Newhaven" ar "Dover" uosto. Kainą tai keleta dešimčių svarų, bet taupo nervus.

Kokios dažniausios klaidos dokumentuose?

Blogai nurodytas svoris arba krovinių rūšis (parašo "baldai", o omenyje turi "įrangą"). Taip pat pamirštamas TIR kabelio (jei naudojamas) numeris. Vieną kartą teks išsiųsti vairuotoją atgal į sandėlį, nes pamiršo įdėti konosamentą.

---

Dėmesys biuro technikai ir jautriems daiktams

Ar saugu vežti LCD monitorius?

Taip, jeigu jie supakuoti į burbulinę plėvelę ir tarp jų įdėtas storas putų polistirolas. Negalima tiesiog statyti vieno kito ant ekrano – pavojus didelis. Aš tai sakau iš patirties: vienas monitorius atvyko su "liūties raina", o klientas... (ne, tiesiog buvo labai nuliūdęs).

Kaip elgtis su serveriais?

Jei įmanoma, išjunkite ir užklausykite IT specialisto, ar galima juos judinti. Kai kurie seni serveriai turi tokius kietuosius diskus, kurie gali sugesti nuo vibracijos. Geriausia juos krauti ant amortizatoriais apdarytų platformų. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas reikalauja IT koordinavimo.

Ar pervežiate pietaujančias mašinas (kavos aparatus)?

Ne, tuos reikia išjungti ir išleisti vandenį prieš dieną. Vieną kartą klientas uždarė pilną kavos aparatą, ir kai vairuotojas pasuko ratais, visas vanduo išsiliejo ant kitų dėžių su popieriais. Buvo labai nemalonus kvapas ir dar didesnė nelaimė.

Kas su augalais biure?

Anglijoje yra griežti augalų importo taisyklės. Jeigu vežate daug žalių augalų, reikia fitosanitarinių pasų. Paprastai vienas ar du kaktusai praeina, bet jeigu turite visą "džiunglių" kampą, gali būti problema ties pasieniu.

Ar padėsite surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Mūsų komanda atvyksta, iškrauna ir surinka stalus, sujungia lentynas. Žinoma, tai užtrunka, bet tai geriau, nei darbuotojai bandys surinkti sudėtingą "IKEA" tipo sistemą be instrukcijos (kurios, beje, dažnai dingsta su pervežimu).

Ar reikia atsarginių dalių?

Nebūtina, mes turime savo įrankių. Tačiau jeigu jūsų baldai yra labai seni ar ekscentriški, gali prireikti specifinių varžtų. Geriau juos pažymėti ir padėti į mažą maišelį, kad neišsibarstytų.

---

Kelionė ir laiko tarpas

Kiek laiko trunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Pats važiavimas su pertraukomis trunka apie 24–30 valandas, sužiūrėt, kokią kelią renkames (per ost arba per Eurotunelį). Tačiau visą procesą su pakavimu ir iškrautyma skaičiuokite 3–5 dienoms. Jeigu profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta "duris į duris", tai reiškia, kad mašina išvyksta pirmadienį, o trečiadienį jau gali būti pas jūsų biure.

Ar vairuotojai ilsisi?

Taip, jie turi laikotarpius (tachografas). Jie negali važiuoti 10 valandų be sustojimo. Todėl nereikia stebėti GPS ir klausinėti, kodėl jie stovi prie kavinių Kente. Jie tiesiog privalo sustoti, kad nežūstų kelyje.

Kas jei įvyks avarija?

Mes turime visišką draudimą (CMR ir kasko). Visi daiktai yra apdraudyti nuo momento, kai juos pakeliame, iki momento, kai padėjome jums grindyse. Žinoma, tikimės, kad to neprireiks, bet su anglų keliuoti niekada nežinai (kažkas gali užlipti į juos iš dešinės).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kurioi matysi, kur dabar yra tavo biuras. Tai ramina klientus, ypatingai kai jie laukia svarbių dokumentų.

Ar pervežiate per savaitgalius?

Galime, bet Anglijoje sunkvežimiai apriboti važiavimu sekmadieniais (naktį ir rytą). Reikia specialių leidimų. Geriau planuoti išvyką pirmadienį ar antradienį ryte, kad nereikėtų mokėti baudų.

Kas daryti, jei atvyksta vėlai?

Gali būti dėl eismo arba dėl muitinės. Jeigu žinome ankstiau, skambinsime. Kartais tiesiog techninė problema su vairuotoju – sunkvežimys užgęsta. Tokiu atveju mes stengiamės išsiųsti kitą arba padėti lokaliai. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas yra mūsų tikslas, bet gamta ir keliai dažnai turi savo planus.

---

Smulkmenos ir galutiniai nustatymai

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Būtų mandagu. Mes neišsiunčiame jokių užsisakytų valytojų, tačiau jeigu paliksite šiukšlių, mes jas tiesiog užkrausime į dėžę ir parvešime (už papildomą mokesį, aišku). Geriau atsikratyti senių failų vietoi, nes nevežti šiukšlių per jūrą brangu.

Ką daryti su raktų pakabėmis?

Geros klausimas. Reikia iš anksto susitarti, kur paliksite raktus nuo seno biuro Anglijoje. Kartai vairuotojas juos pasiima ir perduoda agentui, kartai jūs juos palikstat pašto dėžutėje. Niekada nereikia palikti raktų ant stalo, jeigu jums nebėra ką ten daryti po to kai išsikraunate.

Ar pervežiate asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartais taip, jeigu tai nedidelės krepšys. Tačiau jei darbuotojas nusprendžia pervežti savo dviratį ar sofos, tai jau turi būti atskira sutartis. Negalima maišyti asmeninių daiktų su įmonės inventoriumi dėl draudimo ir muitinės priežasčių.

Kaip apmokėti išankstinį rezervavimą?

Per pavedimą į mūsų sąskaitą. Reikia gauti sąskaitą-faktūrą su mūsų įmonės kodu. Viskas tvarkingai ir oficialiai. Nerekomenduoju mokėti grynaisiais vairuotojui – tai pažeidžia mūsų vidines taisykles.

Ar dabar yra sudėtingiau nei "Brexit" laikais?

Sudėtingiau nei buvo anksčiau (iki 2020), tačiau jau susiformavo sistema. Muitininkai ir brokeriai jau priprato. Tačiau visada reikia tikrinti, ar nėra naujų apribojimų (ypač susijusių su maistu ar elektronika). Geriausia pasitikrinti prieš savaitę.

Galite užtikrinti, kad nieko nebus pavogta?

Mes dirbame su patikimais vairuotojais, kuriai dirba mums jau metus. Tačiau niekas negali sakyti 100 proc. (nė aš, nors ir labai pasitikiu savo komanda). Todėl brangius daiktus rekomenduoju uždrausti arba vežti su seifu, jeigu tokių yra daug.

Ar reikia pažymėti dėžes "FRAGILE"?

Taip. Nors mes ir žinome, kad reikia elgtis atsargiai, tas užrašas veikia psichologiškai. Kai vairuotojas mato "TRAPUS", jis nebarsto dėžių kaip bulvių maišus. Smulkmenos lemia tai, ar profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas bus tiesiog darbas ar galvos skausmas.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Galiame laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje Lietuvoje (pvz., Vilniuje ar Klaipėdoje) už nedidelį mokestį. Tai gerai, jeigu statybos užstringa arba neturit raktų. Būkite protingi ir nedarykite spaudimo savo darbuotojams.

---

Išvada

Viskas su tuo susiję yra apie planavimą ir bendravimą. Nėra būdo tai padaryti be jokių rūpesčių, bet galima juos sumažinti iki minimumo, jeigu pasitiki savo ekspedicijos partneriu. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos sklandus procesas yra tikslingas tik tada, kai abi pusės aiškiai supranta, ką turi daryti ir kada. Naudokitės patirtimi, nekokytųkite ant brangios technikos ir viską aptarkite iš anksto – taip išvengsite tų pačių klaidų, kuriomis aš teko mokytis per šiuos visus metus.