Profesionalus biuro kraustymasis iš UK – efektyvūs sprendimai

Sutikite, biuro kraustymas yra vienas didžiausių galvos skausmų, ypač kalbant apie profesionalų biuro kraustymąsi iš UK. Dvidešimt metų šioje srityje praleidau, ir mačiau viską – nuo dramblių kaulo biurų Londone iki mažų start-upių, kurie bando susitvarkyti patys. Anglijoje dalykai vyksta kitaip, logistika specifinė, o muitinės taisyklės po Breksito pasidariusios dar painesnės. Nereikia būti genijui, kad suprastum – štai turiu pakrauti dvidešimt serverių ir penkiasdešimt stalų, o tarpas jų tarp yra trys tūkstančiai kilometrų. Ką daryti? Kaip viskas tai surengti be nervų išsižiojimo? Štai trumpai ir paprastai apie tai, kaip turi būti daroma, jei norite, kad jūsų verslas nepabūtų "uždarytas" kelias savaites.

Pradžiamoksčiai ir biuro kraustymo chronologija iš Anglijos

Kaip tinkamai suplanuoti biuro išsikraustymą iš Anglijos?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo kalendoriaus. Jei galvojate, kad profesionalus biuro kraustymasis iš UK įvyks per savaitę, nusižemiuote. Turite pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o geriau – du. Pirmiausia, suskaičiuokite, kiek iš tikrųjų daiktų turite. Dažnai klientai sako "turime kelis stalus", o atvažiavę matome tris vagonus baldų. Reikia sudaryti sąrašą, susitarti dėl datų su vadovais (kadangi darbas turi sustoti), ir tik tada skambinti pervežėjams. Neskubėkite, laikas čia yra geriausias draugas, nors ir dirbtinis.

Kiek laiko užtrunka toks procesas?

Tai priklauso nuo to, kiek daug daugiau turite ir kur būsite. Jei tai mažas biuras Mančesterio centre, viskas galėtų įvykti per 2-3 dienas įskaitant pakavimą ir važiavimą. Tačiau jei turite didelę sandėlį Birmingeme ir viską reikia vežti į Vilnių, tai gali trukti net savaitę. Atsižvelkite į tai, kad kelyje gali būti eismo įvykių ar blogo oras (ypač žiemą per Šiaurės jūrą), tad visada planuokite atsargą dar vienai dienai geriau. Geriau vėliau atidaryti biurą nei dirbti su viena ranka, kol kita laukia krovinio.

Ar galima kraustyti biurą savaitgaliu ar poilsio dienomis?

Taip, ir tai išties yra labai populiaru. Anglijoje daugelį biurų nuomojantys žmonės nori išvengti darbo laiko praradimo, tad prašome važiuoti šeštadienį ar sekmadienį. Tačiau už tai reikia sumokėti papildomai – vairuotojai ir krovėjai turi būti atlyginami už viršvalandžius. Be to, jei Jūsų naujas biuras Lietuvoje neuždarytas, gali kilti problemų prieigai. Patikrinkite, ar prie durų bus kas nors, kas priims daiktus. Niekada nežinai, kada reikės skubinti, o sekmadienį viskas uždaryta.

Ar reikia susirasti pačiam pervežėjus ar geriau agentūrą?

Tai klasikinis klausimas. Agentūra brangesnė, bet ji atsakys už viską – nuo pakavimo iki draudimo. Jei randat "vyruką su fūru" "Gumtree" puslapyje, tai pigiau, bet rizikingiau. Prisimenu vieną atveją Leeds'e, kai klientas taip taupojo, ir vairuotojas tiesiog dingo su krovininiu per savaitgalį. Profesionalus biuro kraustymasis iš UK reikalauja garantijų. Agentūrai pavojingiau prarasti reputaciją, todėl jie stengsis daugiau. Geriau mokėti daugiau, bet miegoti ramiau.

Kas dėl baldų išmontavimo ir surinkimo?

Tai neeilinės praktikos dalykas. Mes visada siūlome šią paslaugą, nes būna, kad stalai nenusisuka nuo grindų arba spintos per didelės liftui. Išmontavimas – tai ne tik atsukti kelis varžtus. Reikia uždaryti visus skyrius, kad jie neišsiskirtų kelyje, o ant varžtų uždėti maišelius, kad jie nes dingtų (jie visada dingsta!). Tikrai nerekomenduoju daryti to patys, jei neturite patirties, galite tiesiog sulaužyti brangų blakstieninį biurą.

Kaip susitvarkyti su kompiuteriais ir IT įranga?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Visus kompiuterius reikia išjungti ir pažymėti, kas yra kas. Kabeliai – tai blogiausia košmaras, juos reikia susukti ir įdėti į atskiras maišelius. Jei turite serverius, geriau juos pakrauti į specialias ratuotas dėžes. Aš asmeniškai niekada neleistų jų gulti ant grindų kaip paprastų dėžių. IT įranga jautri virpesiams, o Anglijos keliai... na, jie tobuli ne visur. Viską uždėkite į putą.

Burokratija – tai, ką visi nekenčia

Kokius dokumentus reikia paruošti išsikraustymui iš UK?

Sąrašas nėra trumpas. Jums reikės krovinio manifesto, kuris nurodo, kas yra kiekvienoje dėžėje. Taip pat reikia vertimo į anglišką arba lietuvišką kalbą, priklausomai nuo to, kas kuria dokumentus. Importuojant prekes (net jei tai jūsų nuosavybė), reikia deklaracijos. Be to, jei įmonė registruota vienoje šalyje, o daiktai keliasi į kitą, gali prireikti įgaliojimo, kad pervežėjas galėtų kalbėtis su muitinės pareigūnais jūsų vardu. Be popierių nepraeisite per tūzą.

Ar Breksitas paveikė biuro perkėlimą iš Anglijos?

Žinoma, ir dar kaip. Anksčiau tai buvo paprasta – pakrovėm ir važiavom. Dabar tai tarptautinis siuntimas. Kiekviena prekė turi savo kodą (HS kodą), kurį reikia nurodyti deklaracijoje. Jei padarysite klaidą, krovinys gali būti sustabdytas uoste. Dar pridėkite muitinės mokesčius (nors savo daiktų mokesčiai dažnai atleidžiami, bet procedūros lieka). Dabar profesionalus biuro kraustymasis iš UK yra daugiau apie dokumentus nei apie sunkvežimius.

Kas yra HS kodas ir kodėl jis svarbus?

HS kodas – tai tai, pagal ką muitinė nusprendžia, kas tai yra. Biuras turi daug įvairių daiktų: stalai turi vieną kodą, kompiuteriai – kitą, o kavinės aparatas – trečią. Jei nesužinosite kodo, muitininkas gali uždaryti sieną. Aš vieną kartą mačiau, kai klientas užrašė viską kaip "baldai" ir gulėjo pasienyje tris dienas, kol išaiškino, kad tarp jų yra medicinos įranga. Nepamirškite šitų kodų, jūsų gyvenimas bus lengvesnis.

Ar mokėti PVM (VAT) perkeliant biurą?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Anglijoje, tai dažniausiai galima taikyti 0% PVM tarifą (intra-Community supply), tačiau tik tuo atveju, jei turite tinkamus dokumentus ir abiejų šalių PVM mokėtojo numerius. Jei ne, gali tekti mokėti britišką PVM, o vėliau prašyti grąžinimo. Tai sudėtinga, vadinasi "Reverse Charge". Geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu prieš pradedant, nes pinigai čia dideli. Aš tai pats visai iki galo iki šiol neprisimenu (per daug tų taisyklių keičiasi), tad tikrinkite.

Ar gali kilti problemų su dvišaliu įrangos naudojimu ar prekių ženklais?

Tai gana subtali dalis. Jei perkeliate ne naujas prekes, o naudojamą įrangą, dažniausiai nėra jokių apribojimų dėl prekių ženklų (tarkim, "Apple" kompiuteriai). Jūs tiesiog perkate savo turtą. Tačiau jei įsigijote 50 naujų monitorių ir bandote juos įvežti kaip "biuro inventorių", muitinė gaišti įtarimų. Tikrai nepatartu bandyti įvežti prekybai skirtų daiktų kaip asmeninio naudojimo inventoriaus. Riskuojate prarasti viską ir gauti baudą.

Kas daryti, jei muitinė sustabdo krovinį?

Nepanikuokite. Tai įvyksta dažniau, nei galvojote. Reikia sužinoti, kodėl. Jei trūksta dokumentų – juos reikia atsiųsti. Jei neaiškus krovinio turinys – gali tekti atidaryti sunkvežimį. Geriausia turėti kontaktą, kuris gali greitai sukalbėti su muitininku angliškai ar lietuviškai. Kartais reikia papildomai sumokėti už saugojimą sandėlyje, kol problema sprendžiama. Būkite pasiruošę, kad tai gali atidėti visą procesą dienai-dviem.

Baldai, technika ir smulkmenos

Ar verta pirkti naujus baldus Lietuvoje ar vežti senus?

Tai ne tiek apie kainą, kiek apie patogumą. Seni biuro baldai yra dažnai netvirti, o jų išmontavimas ir pakavimas atsieina brangiau, nei atrodo. Jei turite brangų dizainerių baldą, tuomet verta vežti. Bet jei tai tiesiog "Ikea" spintos, kurios jau ne kartą buvo surinktos, geriau palikti Anglijoje arba parduoti. Pirkimas Lietuvoje dabar nėra toks brangus, o transportavimo išlaidos (debesis ir kuras) nuolat auga. Skaičiuokite.

Kaip supakuoti popierinius dokumentus ir failus?

Dokumentus reikia supakuoti į mažesnes dėžes, kad jos neperdegtų sunkiosios. Didelės dėžės su popieriumi gali sverti tūkstančius kilogramų – niekas nenori nukentėti nugaros. Be to, visus svarbius dokumentus (sutartis, buhalterinius) geriau vežti su savimi mažame lagamine, o ne paleisti su sunkvežimi. Viskada yra rizika, kad dėžė gali sušlapti, jei lietus bus stiprus arba pažais nuotėkiai kelyje. Saugumas pirmiausia.

Ar reikia išvalyti baldų prieš vežant?

Būtų labai mandagu. Niekas nenori vežti purvinų stalų, ant kurių liko kavos dėmės. Be to, muitinė arba sanitarnės kontrolės gali būti griežtesnės, jei daiktai aiškiai nešvarūs. Ypač tai svarbu, jei vežate kilimus arba minkštas baldus. Nereikia jų plauti chemikalais, tiesiog nusiurb dulkes ir nuvalykite paviršius. Tai padeda išvengti nereikalingų komentarų ir vabzdžių patekimo į sunkvežimį (ir tai tikrai ne melas, buvo atvejų).

Kaip tinkamai pažymėti dėžes?

Nenaudokite rašalo, kuris nusiplauna. Geriausiai dėlės su skaičiais ir spalvomis. Pavyzdžiui, raudona – vadovo kabinetas, mėlyna – IT, žalia – virtuvė. Ant kiekvienos dėžės rašykite, kas viduje ir kur ji turi patekti. Tada naujame biure vairuotojai neklus ir nebedės klausinėti "kas čia per daiktai?". Taip sutaupysite valandas ar net dienas išsirūpinimo. Profesionalus biuro kraustymasis iš UK be žymėjimo yra chaosas.

Ką daryti su liemeninėmis seifais arba tais sunkiais daiktais?

Jie turi būti ištuštinti! Negali vežti pilno seifo, jis svers per daug. Be to, jei seifas užrakstas ir rakto nėra, jį teks laužti, o tai kainuoja. Panašiai ir su didelėmis spintomis – išimkite visus stalčius. Jei daiktas per sunkus (virš 200 kg), mums reikės žinoti iš anksto, kad atsivežtume specialias kelias (ratukus). Gera patirtis pasakyti apie visus "stebuklus" iš anksto, o ne tada, kai jau stovime prie laiptų.

Ar įmanoma vežti augalus?

Taip, bet tai rizikuota. Augalai neturi dirvožemio iš Jungtinės Karalystės (dėl kirmėlių ir ligų), todėl reikia nuplauti šaknis ir pakeisti žemę į sterilą. Be to, augalai gali neišgyventi kelionės tamsiame sunkvežimyje, jei vyrauja šaltis arba karštis. Jei turite brangų didelį palmę, gali tekti už ją rūpintis atskirai. Paprastus kaktusus galima įdėti į dėžę, bet nepamirškite padaryti angų oro, kitaip jūsų biuras taps "pavojinga zona".

Pinigai, rizikos ir realus gyvenimas

Nu ko priklauso kaina?

Nu daug ko. Atstumas (ar esate Kornvale arba šalia Londono), krovinio svoris, ar reikia pakavimo paslaugų, ar kelias yra sunkus (narrow streets Anglijoje - tai košmaras). Taip pat kaina priklauso nuo kuro kainos, kuri šiandien vaizduoja vėduoklę. Dar vienas dalykas – ar įeina į kainą draudimas. Mažos firmos siūlo pigiai, bet tada pasirodo, kad draudimas neapima biuro technikos. Visada klauskite, kas įeita į tą skaičių, kurį jums išvardija.

Ar reikalingas draudimas ir kiek jis kainuoja?

Būtinas. Be jokių ginčų. Transporto incidentai Anglijoje nutinka dažnai. Draudimas paprastai kainuoja apie 2-3% nuo krovinio vertės. Tai gali atrodyti daug, bet jei sunkvežimis užsidegs (o toks atvejis buvo prieš metus M1 greitkelyje), jūs gausite atlyginimą. Be draudimo liksite su niekuo. Geriau vieną kartą sumokėti ir miegoti ramiai, nei tada gailėtis. Įsipareigojimo raštas nebus gelbėjiklis.

Kokios yra dažniausios paslėptos išlaidos?

Būkite budrūs dėl "laukimo mokesčio". Jei vairuotojas turi laukti jūsų valandą ar dvi, nes darbuotojai vėluoja, laikmatis eina. Taip pat, jei nėra galimybės priartėti prie pastato sunkvežimiui, gali reikėti mažesnio sunkio automobilio, kas daro papildomą kainą. Ir dar vienas dalykas – jei dėžės nepažymėtos, ir jūsų darbuotojai klausinėja kur dėti kiekvieną daiktą, tai taip pat uždaroma į sąskaitą.

Ar galima gauti nuolaidą dideliems perkėlimams?

Žinoma, jei kalbame apie pilną biuro profesionalų biuro kraustymąsi iš UK su 50 darbo vietų. Tada kaina gali būti derinama individualiai. Tačiau nedarykite to turgaus prekeivio – jei šokate mažiau už 10 proc., niekas nenori su jumis dirbti. Logistika turi savo ribas, kuro kaina taip pat nenukrenta. Geriau derėkitės dėl papildomų paslaugų (pvz., pakavimo medžiagos) nei bandykite spausti pagrindinę kainą iki minimumo.

Kas daryti, jei sugedo kažkas kelyje?

Skambinti mums arba draudiko atstovui. Nebandykite taisyti patys. Reikia nufotografuoti žalą vietose, padaryti protokolą. Jei tai buvo mūsų kaltė (pamiršome užsegti), mes atsilyginsime. Jei dėžės blogai uždarytos ir iškrito daiktai – tai jūsų atsakomybė. Viskas įrašoma dokumentuose. Be to, jei sugedo įranga, svarbu nedelsiant pabandyti ją įjungti, kad pamatytumume, ar veikia, o ne po mėnesio. Klientai dažnai pamiršta tai padaryti.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Stengiamės to nedaryti. Sunkvežimiai stovėti saugioje aikštelėje, bet visada yra rizika, kad kas nors gali "užkabinti" krovinį, ypač jei tai ne pilnas konteineris, o dalinis krovinys (groupage). Geriau planuoti taip, kad vairuotojas nuvažiuotų tiesiai į tą pačią dieną, arba uždaryti pilną konteinerį su antspaudu. Naktinis stovėjimas Anglijoje (pvz., priešais " services " aikšteles) gali būti rizikingas.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima susivienyti su kita firma daliniam perkėlimui (Groupage)?

Taip, tai vadinama "groupage" arba daliniu krovininiu pervežimu. Jei turite mažai daiktų, galima juos sudėti į vieną sunkvežimį su kitais klientų daiktais. Tai pigiau, bet lėčiau. Turite laukti, kol sunkvežimis surinks viską. Jei jums skubia, tai ne geriausias pasirinkimas. Be to, dėl muotinės gali pradėti trūkti vietos, todėl viską reikia labai tvarkingai supakuoti.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje (Londonas ir kiti miestai)?

O tai yra didelė problema. London centre negalima tiesiog sustoti. Reikia gauti leidimą (suspension) iš savivaldybės, kad galėtumėme užimti vietą gatvėje. Tai trunka apie dvi savaites ir kainuoja. Jei to ne padarysite, gausite baudą arba mums reikės važiuoti aplinkui su "wait and load" (laikinas leidimas), kuris taip pat brangus. Visada patikrinkite parkavimą iš anksto, kitaip mes tiesiog negalėsime pradėti dirbti.

Ar reikia nuplauti kavinės aparatą prieš vežant?

Absoliučiai taip. Vanduo turi būti išleistas, o nusėdęs pienas arba kava išvalyta. Jei paliksite vandens, jis užšals žiemą arba supils kelyje ir sugadins kitus daiktus. Aš mačiau, kaip visas krovinys buvo nuteptas kava, nes traukinio vagonas (tarkim, sunkvežimis) staigiai stabdė. Niekas nenori gauti savo kompiuterio, kuris kvailoja kaip "Latte". Išvalykite viską sausai.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Darbuotojai dažnai palieka personalinius daiktus stalų stalčiuose. Rekomenduoju perduoti pranešimą, kad visi turi pasiimti savi daiktus prieš kraustymą dieną. Mes neatsakingi už jūsų darbuotojų dantų šepetėlius ar nuotraukas. Jei kas lieka, sudėkite į vieną didelę dėžę "nežinoma" ir pažymėkite ją. Nebus malonu vėliau tai rūšiuoti, bet bent neprarandate nieko svarbaus.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Gali būti, bet tik tada, jei tai deklaruojama ir turi atitinkamus sertifikatus. Negalima tiesiog užmesti penkių balų dažų indą į sunkvežimį su baldais. Tai yra pavojinga ir neteisėta. Tokiems daiktams reikalingos specialios sąlygos. Jei turite daug chemikalių biuletenio, geriau juos išmesti Anglijoje pagal taisykles ir nusipirkti naujų Lietuvoje. Rizika neverta.

Kaip susitvarkyti su internetu ir telefonija naujame biure?

Tai ne mūsų darbas, bet galiu patarti. Užsakykite ryšį iš anksto, nes Lietuvoje laukimo laikai gali būti ilgi. Be to, nepamirškite, kad angliški įrenginiai gali neveikti su lietuviškais jungtimis (skirtingi įtampų arba linijų tipai). Geriau pasikalbėkite su tiekėju prieš atkeliaujant. Negali būti, kad biuras atidarytų be interneto šiais laikais – tai kaip be rankų.

Ar reikia pranešti kaimynams Anglijoje apie išsikraustymą?

Būtų mandagu. Ypač jei gyvenate rezidenciniame kvartale ir ten bus garsu. Nustatykite laiką, kai mes nenusipuliuosime laiptais prieš pat vidurnaktį (kas mums irgi nepatinka). Kartais reikia pranešti ir "concierge" tarnybai, kad jie leistų mums įvažiuoti į kiemą su sunkvežimiu. Geriausios santykiai su kaimynais išvengia skundų ir policijos iškvietimų.

Ar teko matyti tikrai bjaurių situacijų?

O, kaip ne. Vieną kartą važiavome iš Birminghamo, o klientas mums pasakė, kad viskas paruošta. Atvažiavę pamatėme, kad jis tik pradėjo rinkti dėžes. Mes turėjome padėti jam dėti daiktus į dėžes (už papildomą mokestį, žinoma). Kita sykį, klientas užrakė biurą ir dingo su raktais. Turėjome laukti tris valandas, kol jis atvažiavo. Žmonės būna įvairūs. Todėl visada tikriname viską du kartus.

Ar verta pasirūpinti valymu po kraustymo?

Po mūsų likta nėra švariausiai, bet mes ne valytojai. Grindose gali likti dulkių nuo dėžių. Jei norite, kad naujasis biuras blizgėtų, užsakykite profesionalią valymo komandą. Tai leis jums pradėti dirbti "švariai". Kai kurios įmonės siūlo ir tokias paslaugas, tai galima susiderėti kaip paketą. Patogu.

Kas daryti, jei pakeičiama perkėlimo data?

Praneškite kuo anksčiau. Jei mes jau esame kelyje, tada gaunate baudą už atšaukimą. Jei pranešate savaitę iki, paprastai pakeitimas įmanomas be didelių problemų. Tačiau nepamirškite, kad profesionalus biuro kraustymasis iš UK reikalauja planavimo, todėl pastovūs keitimai gali būti brangūs. Geriau išsirinkti datą ir laikytis jos, jei nėra jūsų darbuotojų streiko (kas, tiesa, Anglijoje ne retai).

Ką daryti, jei dėžės atkeliausvo suplėšytos?

Tai gali nutikti, jei jose buvo per daug sunkių daiktų. Jei matote, kad dėžės deformuotos, nedelsiant nu fotografuokite prieš atidarydami. Jei viduje kas nors sugedo, rašykite pretenziją. Mes stengiamės vežti atsargiai, bet fizikos dėsniai neįmanomi pakeisti. Naudokite kokybiškas dėžes, ne tas, kurias paėmėte iš parduotuvės "už kaušą" (jos skirtos bananams, o ne 10kg knygoms).

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Būtų protingiau viską suvalgyti arba išdalinti darbuotojams prieš išvykstant. Maisto produktų (druska, cukrus, makaronai) vežimas nėra draudžiamas, bet jie gali pritraukti vabzdžius ar pelius. Be to, muitinė gali klausti apie maisto kilmę, ypač jei tai mėsos arba pieno produktai. Geriau neapskrauti save ir palikti tuos dalykus Anglijoje. Nauja virtuvė – nauji pradžia.

Galutinis patarimas – ko daryti negalima?

Nedarykite to, ką darė vienas mūsų klientas – jis bandė įvežti alkoholį biuro dėžėse be mokesčių. Muitinė tai pamatė, visa siunta sustabdyta, gautos didelės baudos. Veskite tai, kas jums reikalinga darbui. Nesitikėkite, kad mums pavyks "pro šalį" praslysti su kažkuo draudžiamu. Mes turime reputaciją ir ją neišduosime dėl keleto butelių viskio. Būkite sąžiningi, ir viskas įvyks sklandžiai.

Išvada

Galiausiai, profesionalus biuro kraustymasis iš UK nėra būtinės mirties patirtis, jeigu pasiruošiate. Pagrindas yra geras planas, tvarkingos dėžės ir sąžiningi atsakymai į klausimus apie turinį. Nenaudokite pigių sprendimų, nes taip pasidarysite problemų sau. Geriau investuokite į patikimus specialistus, kurie žino, ką daro, ir miegokite ramiai. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias mačiau aš per savo dvidešimt metų.