Profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją – kokybiškai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas visada yra chaosas, o kai reikia profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją atlikti, čia jau visai kitas lygmenys. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik paprasti popieriai, kurie susisuka į vėžį, bet anglai su savo muitinės taisyklėmis po Brexito padarė taip, kad norint nuvežti net seną archyvą tenka nuspręsti daugiau nei tik pakrauti dėžę į sunkvežimį. Tiesą sakant, dažnai klientai atvyksta pas mane išvis ne pasiruošę, manydami, kad dokumentų perkėlimas yra kaip ir baltųjų drabužių skalbimas – įmeti ir pamiršti. Čia ne tiesiog logistika, čia nervai, muitinės deklaracijos ir tas nuolatinis jausmas, kad kažką pamiršai.

Kaip viskas prasideda ir kodėl taip sudėtinga

Ar tikrai reikia profesionalų, ar galiu nuvežti pats?

Skaitykite, jei turite tik vieną kelionę su dviem kraitinėmis, važiuokite pats, bet jei kalbame apie visą biurą, tada profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją yra būtinas. Prieš metus važiavome vienam klientui iš Vilniaus, kuris nusprendė taupyti ir viską vežė savo furgonu, muitinėje jo laukė trys dienos, nes turėjo tik prekių accompanying dokumentą anglų kalba, o ne deklaraciją archyvams. Profesionalai tikrina tokius dalykus iš anksto, nors, tiesą sakant, net mes kartais užmirštame paprašyti specifinio TIR kodą, kai klientas sako, kad tai "tik asmeniniai daiktai", o ten yra pilna buhalterijos.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Planavimas trunka ilgiau nei patys važiavimai, bent jau ta buvo anksčiau, o dabar su Anglija viskas pasidarė lėčiau. Reikia nustatyti, ar tai yra komercinis siuntinys, ar ne, todėl profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją reikalauja bent savaitės, o jei dėžių daugiau nei dešimt, tai geriau skirti dvi savaites. Vieniems užtenka ir trijų dienų, jei visi popieriai jau surašyti sąraše, bet tai retas atvejis, dažniausiai viskas vyksta paskutinę minutę.

Ar galiu juos supakuoti į paprastas kibiras?

Negalima, jums tikrai reikia specialių dėžių, nes popierius labai sveria, o kibiras gali tiesiogai plyšti viduryje kelio. Esu matęs, kaip viena firma dėjo dokumentus į mažas prekių dėžutes, o jas užkliuvo keltuvininkas ir visa buhalterija nukrito į vandenį (iš tikrųjų ne į vandenį, bet į asfaltą Londono uoste). Geriau naudoti standartines archyvinės dėžės, kurios atlaiko tą svorį, o ne tai, ką turite sandėlyje.

Ar jums reikalingas sąrašas?

Be sąrašo mes nevažiuojame, niekas nevažiuoja, nesangi muitininkas klauso "kas čia yra?", o tu stovi ir žiūri į tuštumą. Sąrašas turi būti bent apytikslis, pvz., "buhalteriniai dokumentai 2015-2020", o ne tiesiog "popieriai". Tą patį sakau ir kai reikia profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją organizuoti – be detalaus inventoriaus tai būna loterija.

Kas vyksta, jei dokumentai pasislepia?

Tai yra blogiausia baimė, bet su GPS sekimu mes juos randame, bent jau kol jie yra pas mus. Jei jie dingsta Anglijoje, ten kita istorija, ten reikia skambinti policijai ir draudimo kompanijai, kas yra labai nemalonu. Užtikrinkite, kad dėžės yra numeruotos, tada žinosite, kuri dėžė su buhalterija, o kuri su HR aktais.

Muitinė ir Anglijos niuansai

Ar mokėti PVM už dokumentus?

Dokumentai, jei jie nėra parduodami (t.y. archyvai), dažniausiai laikomi nekomerciniais siuntiniais, tačiau taisyklės pasikeitė. Nesenai turėjau atvejį, kai klientą bandė apmokestinti PVM, nes jis neįrodė, kad tai seni dokumentai, o ne nauji knygų tiružiai. Jei vykstate profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją, būtinai pasidarykite raštišką patvirtinimą, kad tai nėra prekė.

Kokį muito kodą naudoti?

Čia aš visada užstrigu, nes kodų yra tūkstančiai, bet popieriams dažniausiai tai 4901 99 00 00, nors gali būti ir 4820, jei tai yra knygutės. Geriau klausti savo muitinės brokerio (arba mūsų, jei naudojatės mūsų paslaugomis), kad nenukentėtumėte. Vieną kartą padarome klaidą su kodu ir vairuotojas praleido dieną pasieniečių kabinete.

Ar reikia EORI numerio?

Taip, be EORI numerio jums nieko neišvežti nei įvežti iš Anglijos, tai dabar privaloma kaip pasas. Galiu pasakyti, kad jo gavimas užtrunka tik kelias minutes, bet žmonės visada pamiršta tai padaryti iš anksto. Nereikia būti dideliems korporacijoms, mažam biurui irgi reikia.

Ar galiu vežti asmeniniais automobiliais?

Galite, bet jei ten bus 500 kilogramų dokumentų, muitininkas gali pagalvoti, kad tai verslas ir jums gali tekti mokėti baudas ar mokesčius. Asmeninis automobilis yra asmeninis daiktas, o profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją reikalauja komercinio transporto, kad viskas būtų tvarkingai padeklaruota kaip verslo krovinys.

Kas daryti, jei dokumentai slapti?

Mes pasirašome konfidencialumo sutartis (NDA), bet vairuotojai paprastai nemato, kas yra dėžės viduje, jie mati tik numerį. Jei turite labai slaptų duomenų, geriau juos užšifruoti arba vežti patys, nors ir mūsų vairuotojai yra patikimi (beveik visi, yra vienas iš Lenkijos, su kuriuo reikia būti atsargesniu).

Supakavimas ir techninės problemos

Ką daryti su dokumentais ant lentynų?

Viskas turi būti nuimama, negali tiesiog vežti lentynas su dokumentais, nes lenktyniaujant ant posūkių viskas nukris. Pats geriausiai yra surašyti, kuri lentyna yra kuri, kad Anglijoje neužtruktumėte valandų surikiuodami viską atgal. (Čia pasakiau geriausiai, bet yra klientų, kurie viską sumeta į vieną krūvą).

Ar reikia išimti dokumentus iš segregatorių?

Ne, nebūtinai, jei segregatoriai stiprūs, bet jei jie plastikiniai ir seni, gali sutrūkinėti. Rekomenduoju tiesiog patikrinti, kad dėžės neužsipildytų per daug, nes popierius yra sunkesnis nei atrodo. Paskutinis siuntos profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją kainavo daugiau tik todėl, kad teko papildomai uždegti dėžes, nes klientas perpildė ir plyšo apačia.

Kaip apsaugoti nuo drėgmės?

Anglijoje lyja daug, tai nėra paslaptis, todėl dėžės turi būti ant paletės ir uždengtos plastikiniu drobe arba įkeltos į uždarą furgoną. Nenorite, kad jūsų sutartys drėgntų, nes tada jos taps neberašomos. Mes visada duodame paletes, bet ne visi klientai juos nori naudoti.

Ar galima vežti kompiuterius kartu su dokumentais?

Galima, bet geriau juos atskirti, nes elektronikai draudimas yra kitoks, o muitinėje tai kelia daugiau klausimų. Jei tiesiog paleidžiate biurą, tada profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją gali būti dalis bendro krovinio, tada tikrai reikia aiškaus atskyrimo sąraše.

Ką daryti su senais, nereikalingais popieriais?

Geriau juos sunaikinti čia, Lietuvoje, nevežti šiukšlių į Angliją. Pervežimas kainuoja pinigus, todėl kodėl turėtumėte mokėti už popieriaus, kurį išmesite, pervežimą? Tiesiog išsivežkite tai, kas būtina.

Laikai, kainos ir organizaciniai reikalai

Kiek tas kainuoja?

Kainos svyruoja kaip oras, priklauso nuo degalų ir nuo to, kiek tų dėžių yra, bet vidutiniškai viena paleta su dokumentais kainuoja nuo 200 iki 400 eurų. Esu girdėjęs, kai kainuoja ir pigiau, bet tada važiuoja seni sunkvežimiai be draudimo. Mums profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją kainuoja tiek, kiek kainuoja kuras ir vairuotojo laikas, be jokių stebuklų.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei vežate daug, visada galima tartis, mes ne parduotuvė su fiksuotomis kainomis. Tiesą sakant, ilgo laiko klientams visada atleidžiame šiek tiek, nes jie mums duoda darbą reguliariai. Bet jei turite tik tris dėžes, nuolaidos nebus, sorry.

Kaip apmokėti?

Geriausia banko pavedimu, išankstinis apmokėjimas padeda išvengti nesutarimų gale, nors kai kurie moka grynaisiais vairuotojui (ko nerekomenduoju dėl saugumo). Mums patinka, kai viskas aišku sutartyje.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeina, bet tik bazinis, apie 10 eurų už kilogramą, jei reikia daugiau – reikia papildomai apsimokėti. Pervežant svarbius dokumentus, verta pasidomėti, ką tiksliai draudžia sutartis, nes gali būti, kad dingus dėžei gausite tik 50 eurų atlyginimo, kas yra juokinga.

Kiek laiko trunka važiavimas?

Autobusu keliauja 30 valandų, o sunkvežimiui su kroviniu, sustojimais ir muitinėmis, tai užtrunka maždaug 3-4 dienas. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas atvyks ryte jei išvyko vakare, jis turi ilsėtis. (Galbūt gali greičiau jei vairuoja du vairuotojai, bet tai retas pasiūlymas).

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, duodame nuorodą, kur matote, kur yra sunkvežimis, bet signalas Prancūzijoje kartais dingsta, tai nerimaukite iš karto. Vieną kartą sistem rodė, kad sunkvežimis stovi Kenijoje, nors jis buvo ties Calais, taip kad technologijos ne tobulos.

Anglijos pusė: iškrovos ir problemos

Kas su mumis susitinka Anglijoje?

Geriau, kad kas nors susitinka, nes jei nieko nėra, vairuotojas gali tiesiog nueiti ir palikti krovinį kieme arba jį pasiims sandėlininkas. Mums patys gauti leidimus į sandėlius yra šūda, reikia visokių sertifikatų, todėl klientas turi pasirūpinti prieiga.

Ar galite atvežti tiesiai į ofisą?

Galime, jei yra kur pastatyti sunkvežimį, Londono centre tai beveik neįmanoma dėl "congestion charge" ir siaurų gatvių. Tenka vežti mažesniu automobiliu, kas daro brangiau. Tą patį sakau apie profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją – Centrinis Londonas visada problema.

Kas daryti, jei vairuotojas negali rasti vietos?

Jis skambina mums, o mes jums, todėl būtinai palikite teisingą telefono numerį. Buvo atvejis, kai vairuotojas laukė 4 valandas, nes klientas neatsiliepė į skambučius ir neleido į sandėlį. Naudingiau turėti kontaktinį asmenį vietoje.

Ar reikia padėti iškrauti?

Jeigu tai neįtraukta į kainą, vairuotojas nelabai padės, jis turi vežti toliau. Reikia sutarti iš anksto arba pasirūpinti kraisėjais Anglijoje, nes fizinis darbas yra mokamas atskirai.

Kas daryti su tuščiomis dėžėmis?

Jos gali būti panaudotos grįžtant, tačiau dažniau jas išmeta arba palinkia, nes grąžinti tuščias dėžes brangu (tuščias važiavimas praranda pinigus). Geriau pasakyti mums iš anksto, ar dėžės jums reikalingos.

Ar labai lieta Anglijoje nekelia problemų?

Jei dėžės gerai uždengtos, nekelia, bet jei vairuotojas pamiršta uždaryti tentą, tai gali būti katastrofa. Visada tikriname orą, bet Anglijoje oras gali pasikeisti per 5 minutes.

Papildomi klausimai ir svarbi informacija

Ar galite sudaryti inventoriaus sąrašą už mane?

Galime, bet tai kainuoja, nes mums reikia atidaryti kiekvieną dėžę ir užrašyti kas ten yra, o tai užima daug laiko. Geriau, jei jūs tai padarysite, nes jūs žinote kas yra kas.

Kokius dokumentus reikia muitinės deklaracijai?

Reikia eksporto/inventoriaus sąrašo, vertės (net jei ji simbolinė) ir gavėjo duomenų. Be šių dalykų deklaracijos nebus, o be jų neišvažiuosite iš Lietuvos ar neįvažiuosite į Angliją. Tai standartinis reikalavimas.

Ar saugu vežti originals ar kopijas?

Gerai uždarytose dėžėse saugu, bet visada rekomenduoju turėti backups skaitmeniniu būdu. Nėra nieko blogiau nei prarasti sutartį, kurios originalo nėra kur parsisiųsti.

Ką daryti jei dėžė sugadinta?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užfiksuoti nuotraukas, kad mes galėtume kreiptis į draudimą. Jei pasakysite vėlai, draudimo kompanija atmes.

Ar galima susitarti dėl laiko?

Galime bandyti, bet savaitei iš anksto tiksliai pasakyti, kad bus antradienį 12:00 yra sunku, per daug veikiančiųjų veiksnių. Mes suteikiame dieną ar du.

Ar klientas gali važiuoti su vairuotoju?

Daugeliu atvejų negali dėl draudimo ir taisyklių, bet jei tai ypatingas atvejis, galima aptarti, nors retai leidžiame. (Vieną kartą leidome, vairuotojas verkė vėliau).

Kodėl pas jus brangiau nei pas kitus?

Gal todėl, kad mes dirbam ilgai, turime draudimą, mokame mokesčius ir mūsų vairuotojai nemiegoja vairuodami. Pigus pasiūlymai dažnai baigiasi tai, kad krovinys dingsta arba atvyksta sulaužytas.

Ar turite licenciją?

Žinoma, turime viskas būtina tarptautiniams pervežimams, be to nevežtume. Neklauskite šito, jei matote, kad mūsų sunkvežimiai yra maršrutuose.

Kaip elgtis jei reikia skubiai?

Skambinkite, jei turime laisvą automobilį, padarysime viską kas įmanoma. Skubumas visada kainuoja brangiau, bet kartais nėra išeičio.

Ar galiu atidėti mokėjimą?

Nereguliariems klientams – ne, tik nuolatiniams patikimiems partneriams mes galime suteikti atidėjimą iki 30 dienų.

Kokius dėžių dydžius naudojate?

Standartinės archyvinės dėžės, kurios telpa ant standartinių europaletės (120x80), užtenka 8-10 dėžių vienai paletai.

Ar reikia spec. leidimų Anglijoje dėl duomenų?

Jei ten yra asmeniniai duomenys, jūs atsakingas už jų perdavimą pagal GDPR, mes tik fiziniškai pervežame. Teisinius reikalus patikrinkite su savo juristu.

Ar pervežate į Škotiją taip pat?

Taip, bet tai kainuoja brangiau, reikia kirsti jūrą arba važiuoti ilgiau žeme, Anglija yra lengviau pasiekiama per Dover.

Kuo skiriasi pervežimas į Velsą?

Nemuša daug, tiek pat taisyklių kaip ir Anglijoje, tik kalba šiek tiek kita, bet mums svarbiau, kad keliai ten siauresni.

Ar galite padėti su išpakavimu?

Galime, jei tai aptarta, bet dažniausia mūsų darbas baigiasi, kai dėžės paliekamos tam tikroje vietoje. Išpakavimas – tai jūsų vietos darbuotojų reikalas.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad profesionalus biuro dokumentų perkėlimas į Angliją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje maža kas gali mane nustebinti, bet klientų klaidos visada pasikartoja – neįvertina muitinės, blogai supako arba sutaupo ant draudimo. Jei viską padarysite teisingai, tai jums nereikės nerimauti, o jūsų archyvas atvyks saugiai ir laiku. Geriau investuoti šiek tiek daugiau į paslaugą ir gauti ramybę, nei neištiesti nervus dėl kelių dešimčių eurų skirtumo. Pasitikėkite patirtimi, ne pigiausia kaina.