Perkraustymo paslaugos į UK: biuro perkėlimas sklandžiai

Sveiki, pažiūrėkime... Perkelti biurą ne toks paprastas dalykas, ypač kai kalba eina apie kelionę per kanalą. Aš šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir matau viską – nuo taisyklingai susidėliotų popierių iki tobulo chaoso, kai vairuotojas praranda kelią Londone. Perkraustymo paslaugos į UK dabar yra susipynusios su biurokratija, kuri anksčiau neegzistavo, tačiau jei žinai, ką darai, viskas gali būti net sklandžiai. Tiesiog būkite pasiruošę, kad ne viskas bus idealiai, tvarus tvarkaraštis – tai retas mitas mūsų versle. Pagrindas yra suprasti, kad tai ne tik fizinis darbas, bet ir nervų valdymas.

Bendrai apie biuro perkėlimą į Jungtinę Karalystę

Kada pradėti ruoštis biuro perkėlimui į Angliją?

Nepamirškite, kad laikas – tai pinigai, o čia jis eina greitai. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai prieš mėnesį, o jei turite daug įrangos, tai dar anksčiau. Žmonės dažnai palieka visą paskutinę savaitę, o tada paaiškėja, kad trūksta dėžių arba vairuotojų. Perkraustymo paslaugos į UK reikalauja rezervacijos, nes geros ekipos yra užimtos. Nežiūrėkite į tuos kalendorius, imkite ir vežkite.

Ar verta rinktis pigesnį variantą?

Žinau, visi nori sutaupyti, ypač verslininkai, bet čia laukia pavojus. Pigių pervežimų „rinka“ pilna apgavikų, kurie paims depozitą ir išnyks arba atveš jūsų daiktus tik po mėnesio. Geresnis kainos ir kokybės santykis yra tinkamesnis. Gerai įvertinkite įmonės reputaciją, nei tik kainą, mat ant popieriaus viskas gražu.

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna problema. Darbuotojai dažnai paslepia daikturėlius stalčiuose, kuriuos mes tiesiog užkeliame ant palečių. Jei niekas nepasirūpins individualiu pakavimu, viskas keliauja kaip yra. Rekomenduoju pasakyti žmonėms, kad pasidėtų asmeninius daiktus į atskiras dėžutes, kad nesusimaišytų su biuro inventoriumi.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Beveik visada taip, ypač jei keliaujate su didesniu biuru. Be sąrašo sunku sekti, ar viskas atvyko, o jei kažkas dingsta, draudimas nebus padengtas. Geriausia tai padaryti systemingai, o ne „akimis“. Nerašykite ant lapelio sparnų, geriau naudokite Excel arba paprasčiausiai pažymėkite dėžutes.

Kaip pasiruošti IT įrangai pervežimui?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai brangios ir trapios dalys. Jų negalima tiesiog mesti į furgoną be apsaugos. Reikia specialių dėžių arba putų. Vieną kartą gavome monitorių, kuris buvo uždengtas tik kepure ir, žinoma, jis nebeišgyveno kelionės per baduoles. Neleidžiate technikos vairuotojams be pridėtinių dėžių.

Ar galima vežti biuro augalus?

Tai sudėtinga klausimas, yra dėl fitosanitarinių reikalavimų. Anglijoje jie griežti dėl žemės, tad augalus su šaknimis įvežti be leidimo beveik neįmanoma. Tegu jie lieka Lietuvoje, arba juos turite specialiai apdoroti. Geriau nusipirkti naujus Londone, nei pyktis su muitininkais dėl vieno fikuso.

Ką daryti su inkasatoriais ir seifais?

Inkasatoriai yra sunkūs, reikalinga technika jų išvežti. Nerašote manęs, kad juos išstumsite rankomis. Taip pat reikia ištuštinti seifus prieš kelionę, nes svoris padidėja, o tai lemia kainą. Vieną kartą teko krauti seifą, kuris buvo pilnas... na, geriau neklauskite ko, bet buvo sunku.

Kaip susitvarkyti su baldų surinkimu?

Didžioji dalis biuro baldų turi būti išmontuota. Stalai, lentynos, sekcijos – tai viskas užima daug vietos surinkta. Mūsų komanda atvažiuoja su įrankiais ir viską padaro, tačiau tai užima laiko. Jei pasakysite, kad spėjame per valandą, meluojate.

Ar reikia pažymėti dėžutes?

Absoliučiai taip. Žymekite dėžutes pagal skyrius arba kambarius, pvz., „HR“, „Vadyba“, „Virtuvė“. Tai palengvins iškrovimą Anglijoje, kai vairuotojai klausia, kur dėti šiukšlių maišus pilną dėžę (taip, ir tai nutinka). Neleiskite, kad jie spėliotų.

Ar turiu būti vietoje įkrovimo metu?

Geriau, kad kažkas atsakingas būtų. Jei jūsų nėra, gali nutikti nesusipratimų – kas mesti, o kas palikti. Vienas klientas manė, kad mes išvežame viską, įskaitant ir atliekas, bet vairuotojas atsisakė krauti šiukšles. Turėjo būti kas nors, kuris pasakytų, kad šiukšles išmes patys.

Ar pervežiate mažus biurus?

Žinoma, netgi vieno asmens biurą. Perkraustymo paslaugos į UK nebūtinai reiškia tik didelius korporacijas. Kartais atvažiuojame prie „gmail“ įmonės, kuri turi tik stalą ir kėdę, ir viskas vyksta taip pat kaip ir dideliame sandėlyje.

Dokumentai, muitinė (Brexit) ir nemalonumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykstant iš ES?

Dabar, po „Brexit“, situacija pasikeitė. Reikia turėti prekių deklaraciją (Export Declaration), jei keliaujate su daugiau nei tik asmeniniais daiktais. Be to, kai kurie daiktai gali būti apmokestinti. Nepaisykite šio dalyko, kitaip furgonas gali būti sulaikytas sienoje.

Ar reikalingas EORI numeris?

Taip, jei vykstate verslą. EORI numeris privalomas bet kuriai įmonei, prekiaujančiai su Anglija. Jo išdarymo gali užtrukti keletą dienų, tad nežiūrėkite, kad jį reikia tur�ti iš anksto. Be jo, muitinė neleis jums praeiti.

Kaip susitvarkyti su importo mokesčiais UK?

Importo mokestis (Import Duty) ir PVM (VAT) gali būti taikomi įvežantiems biuro įrankiams. Tačiau daugeliu atvejų, jei tai perkėlimas jūsų įmonės turimam turtui (Transfer of Own Goods), mokesčių gali nebūti. Reikia pateikti įrodymus, kad tai ne naujos prekės parduodančiai.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tai blogiausias scenarijus. Furgonas sustojas ir laukia kol viskas ištaisoma. Gali kilti baudų arba saugojimo mokesčių uoste. Vieną kartą teko laukti tris dienas, nes klientas užmiršo paminėti, kad veža naudotas stalines. Dabar visada dvigubai tikriname.

Ar reikia draudimo kelionės metu?

Privalomai. Standartinis draudimas nedengia visko, ypač brangios technikos arba jei kas nors pasirodo blogai uždaryta. Užsirašykite „All Risk“ draudimą, jei įmanoma. Geriau permokėti už polisą, nei gailėtis vėliau.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmenims?

Biuro perkėlimuose – ne, arba labai ribotai. Muitinė gali įtarti, kad tai prekyba. Jei turite kelių dėžių vyno „darbuotojų dovanoms“, tai gali kelti klausimų. Geriau tai palikti asmeniniam pervežimui.

Kokios problemos kyla dėl „Red Diesel“ Anglijoje?

Dabar nebegalima naudoti „Red Diesel“ (pigios degalų rūšies) sunkvežimiams Anglijoje, išskyrus traktorius. Mūsų vairuotojai kartais pamiršta ir užpildo, o tuomet baudos didelės. Reikia sekti naujus nuostatus.

Ar gali būti patikrinimas Anglijos pusėje?

Taip, patikrinimai (random checks) vyksta dažnai. Jie gali tikrinti, ar nėra nelegalių migrantų furgone, ar krovinys atitinka deklaraciją. Jei viskas tvarkoje, nieko blogo, bet tai sukelia vėlavimų. Pasiruoškite, kad kelionė gali užtrukti ilgiau.

Ar sunku gauti vizą vairuotojams?

Dabar tai dar viena bėda. Vairuotojai iš ES reikalauja vizų, jei jie veža prekes užmokesčiu. Tai reiškia daugiau biurokratijos mums. Perkraustymo paslaugos į UK tapo brangesnės ne tik dėl kuro, bet ir dėl šių administracinių reikalavimų.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai kelionės metu?

Visada darome kopijas. Originalai dažnai lieka vairuotojui. Jei dingsta, teks kreiptis į policiją ir daryti prašymus iš naujo. Tai siaubingai stabdo procesą. Nenaudokite popieriaus, jei galite naudoti elektroninius (kur galima).

Ar turiu deklaruoti naudotus kompiuterius?

Techniškai taip, jei juos vežate kaip įrangą verslui. Jei tai asmeniniai nešiojami kompiuteriai, galima praeiti paprasčiau, bet kai jų dešimt, tai keliauja abejonių. Geriau būti sąžiningas ir užpildyti formą, kad neiškiltų problemų vėliau.

Pakavimas, technika ir slapti dalykai

Kokias dėžutes naudoti biuro popieriams?

Geriausios yra specialios padidintos stiprumo dėžės („double wall“). Įprastos dėžės gali plyšti po to, kai įdedamos knygos ar dokumentai. Nekraukite iki viršaus, sunku pakelti. Vienas vairuotojas nusirgo nugarą nešdamas per daug užpiltą dėžę su archyvais.

Ar turiu pašalinti visus popierius iš stalčių?

Ne visada, bet rekomenduojama. Jei stalčius užpildytas sunkiais failais, jis gali nulūžti perkeliant. Tuomet teks keisti visą stalą. Lengvus popierius galima palikti, jei stalčius užfiksuojamas (raiščiais arba lipnia juosta).

Kaip pakavoti serverius?

Tai jautriausia dalis. Pirmiausia išjunkite ir atjunkite kabelius. Geriausia pakavti į originalią dėžę, jei jos dar liko. Jei ne – reikalinga daug putų ir stipių. Neleiskite nieko uždėti ant serverio viršaus furgone.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti patys arba naudoti saugų pervežimą. Standartiniu būdu mes tik užkeliame dėžutes. Negauname garantuoti, kad kas jų neatsidarys (nors mes ir nedarysime). užsirašykite ant dėžutės „KONFIDENTIAL“.

Ką daryti su dideliu formato spausdintuvu?

Jie labai jautrūs. Reikia užfiksuoti vidines dalis, kad jos neišsiristų. Kartais reikia išmontuoti papildomus modulius. Nenaudokite juostos ant stiklo arba plastiko, paliks likučių. Geriau įvynioti į burbuliuką.

Ar galima vežti pilną šaldytuvą?

Negalima. Jis turi būti išjungtas mažiausiai parą prieš kelionę, ištustintas ir išdžiovintas. Kondensatas gali nutekėti ant kitų daiktų ir sugadinti juos. Vienas klientas taip neteko brangių baldų dėl vandens nutekėjimo.

Kaip apsaugoti grindų kilimus?

Kilimai turi būti suvynioti į ritinį ir uždengti. Negalima juos sulenkti per pusę, nes bus sunku išlyginti. Taip pat reikia apsaugoti nuo drėgmės. Anglijoje dažnai lyja, todėl apkrovimo metu gali būti riskas.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų malonu. Niekas nenori vežti dulkių sankaupos po seniais stalais. Be to, jei baldai švarūs, mažiau tikimybė, kad jie užterš kitus daiktus. Neklausite mums, ar tai įeina į kainą, tiesiog padarykite.

Kaip pažymėti trapius daiktus?

Naudokite raudonos spalvos lipdukus „FRAGILE“. Tačiau žinokite, kad to ne visada pakanka. Geriau šiuos daiktus padėti viršuje krovinių. Pasakykite vairuotojui tiesiogiai, kas yra trapiausia, kad jis nepamirštų.

Ar pasirūpinsite ištrynimo dėžėmis?

Taip, galime užsakyti kartonines dėžes. Jas pristatome iš anksto. Kai įkeliame daiktus, jas galima palaidoti arba sugrąžinti (jei įeina į pasiūlymą). Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių, jos netvirtos.

Ką daryti su tualetinio popieriaus atsargomis?

Tai dažna biuro perkėlimo dalis. Tiesiog užkeliame į dideles dėžes. Nieko ypatingo čia nėra, tiesiog užimta vieta. Nekraukite drėgnų prekių kartu su sausa medžiaga.

Logistika, laikas ir kainos (su siurbtukais)

Kiek laiko trunka kelionė į Londoną?

Paprastai 3-4 dienos, priklausomai nuo maršruto ir uosto. Jei važiuojame per Dover, tai greičiau, bet ten gali būti eilės. Kalbant apie perkraustymo paslaugos į UK, geriau derėtis su lankstumu (nors aš asmeniškai niekada nesilaikau tvarkaraščio, su meilę).

Ar kainuoja daugiau, jei reikia pakelti daiktus į aukštą?

Taip, jei nėra lifto arba jei furgonas negali privažiuoti arti. Reikalingos rankinės perdavimo linijos. Tai žmonių darbas, o jis brangus. Londone daug vietų, kur reikia nešti per 200 metrų.

Kaip apskaičiuojama kaina?

Pagal tūrį (kubiniais metrais) arba svorį, kas didesnis. Taip pat atsižvelgiama į atstumą ir paslaugų kiekį (pakavimas, iškrovimas). Jei sakyčiau, kad kaina fiksuota ir nesikeičia – melučiau. Visada iškyla kažkas papildomo.

Ar galima sutaupyti ant patys pakavimo?

Taip, tai didžiausia sutaupyto vieta. Jei turite laiko ir darbuotojų, galite susirūpinti pakavimu patys. Mes tik atvežame dėžes ir užkeliame. Bet žiūrėkite, kad dėžės nebūtų per sunkios.

Kokios didžiausios eilės Anglijoje?

Dover uostas gali būti košmaras, ypač atostogų metu arba kai kyla problemų su keliu. Kartais teka stovėti 5-6 valandas. Tai ne mūsų kaltė, tad nešaukite į vairuotojus, jeigu vėluojate.

Ar reikia mokėti už tiltus ir mokesčius Anglijoje?

Daug kur Anglijoje yra mokami tiltai arba uždaromi zonos (Clean Air Zones Londono centre). Tai viską įeina į sąskaitą, jei aptariame iš anksto. Jei ne – galite gauti staigmeną po mėnesio (nors mes stengiamės įtraukti viską).

Kas daro, jei furgonas sugenda?

Tai reta, bet įvyksta. Turime techninę pagalbą partnerių Anglijoje. Jei sugesta, keičiame ratą arba variklį. Tai gali užtrukti pusę dienos. Būkite kantrūs, technika – ne žmogus.

Ar galima sekti krovinių vietą?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS stebėjimą. Galite matyti, kur jis yra realiu laiku. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojai miega, taigi juda ne visą parą. (Kartais žiūrime žemėlapį ir matau, kad jis stovi prie uodegos... eik žinoti ką jie ten veikia).

Ar vežate į šiaurės Angliją (Škotiją)?

Taip, važiuojame ir į Edinburgą, Glasgow,曼chesteris (čia turbūt paklydau rašydamas... vadinasi Manchesteris). Kelionė trunka ilgiau, gal virš dienos. Ten kainos gali būti šiek tiek aukštesnės dėl atstumo.

Kokia yra avanso mokėjimo tvarka?

Įprasta imti 30-50% avansą sutartai. Likusią dalį mokate gavus daiktus (arba prieš iškrovimą, jei norite saugumo). Pinigai įmonės sąskaitoje (pervedimas), grynaisiais nebegalime.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Su nuolatiniais klientais galima svarstyti, bet naujiems – ne. Mums taip pat reikia mokėti degalus, algas ir mokesčius. Nėra labdaros fondas. Verslas yra verslas.

Ar yra sezoniniai svyruojančios kainos?

Taip, vasarą ir rugsėjį (kai visi grįžta iš atostogų) kainos šokinėja. Žiemos mėnesiais gali būti šiek tiek pigiau. Planuokite biuro perkėlimą ne šiaudų metu, jei norite sutaupyti.

Iššūkiai vietoje (Anglijoje)

Ar sunku rasti vietos stovėjimui Londone?

Labai sunki, o kartais ir neįmanoma. Reikalingi specialūs leidimai (parking permits). Jei jų nėra, teks stovėti toli ir nešti. Geriausiai, jei kas nors iš jūsų pusės pasirūpins vietos rezervavimu arba padės suvaryti sunkvežimį.

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Nutinka dažnai. Statybos vėluoja. Tada mes turime laikyti daiktus furgone arba sandėliuke. Tai kainuoja. Geriau nukelti į sandėlį, nei laukti, kol sužinosite, kur dėti stalus.

Ar dirbate savaitgaliais?

Taip, galime dirbti šeštadienį ar sekmadienį. Tačiau tai papildomai kainuoja (viršvalandžiai). Anglijoje taip pat gali būti apribojimų, kada galima triukšmingai veikti.

Ką daryti, jei daiktai netelpa į naują biurą?

Tai jūsų problema, ne mūsų (nors padėsime kiek galime). Turite gerai išmatuoti erdvę. Jei netelpa, reikės išsiųsti į sandėlį arba atsisakyti dalies baldų. Nekalbkite mums, kad mes nesuskaičiavome (aš nemačau jūsų biuro).

Ar galima padėti su baldų išdėliojimu?

Įprastai mes statome dėžutes vienoje vietoje. Pilnas išdėliojimas (montavimas vietose) yra papildoma paslauga. Reikia aiškiai pasakyti, kur stovi stalas ir kur kėdė. Vairuotojai nėra dizaineriai.

Ar atvežate dėžutes atgal?

Jei įeina į paslaugą – taip. Jei ne – paliekame jums. Galite jas išardyti ir išmesti. Kartais klientai mums sako, kad dėžės jų nebereikia, tai mes jas panaudojame kitam klientui (reciklingas).

Kaip elgtis su banko kortelėmis ar raktų pakabukais?

Nepalikite jų ant stalų. Susirinkite visus raktus į vieną dėžutę. Vieną kartą mes uždėjome dėžę su raktais ant furgono dugno ir, kažką uždarius ją pamiršome... klientas turėjo laukti kol radom.

Ar saugu palikti daiktus naktį furgone?

Jeigu furgonas stovi apsaugotoje aikštelėje – taip. Jei gatvėje – ne. Mes visada stengiamės užbaigti įkrovą ir važiuoti, o ne stovėti. Anglijoje vagystės iš furgonų gana dažnos.

Kas daryti, jei buvo padaryta žala?

Praneškite iš karto. Mes pasirašome „act“ (žalos aktą). Draudimas apžiūri ir priima sprendimą. Nekalbėkite po mėnesio, kad sugedo koja, kai ji buvo sulūžusi anksčiau. Sąžiningumas svarbiau.

Ar turite sandėlius Anglijoje?

Turime partnerių sandėlių Londono apylinkėse. Galima laikinai padėti daiktus, jei biuras dar nebaigtas. Tai patogu, kai terminai susilieja.

Kaip elgtis su skysčiais (toneriai, plaukų dažai)?

Viskas turi būti uždaryta. Toneriai turi būti išimti iš spausdintuvų arba gerai uždaryti. Jei išsilieja, tai baisu valyti. Nenaudokite plastikinius maišelių, kurie plyšta.

Kokios yra apribojimai darbo laiku Anglijoje?

Anglijoje yra griežtos taisyklės, kiek vairuotojas gali vairuoti be poilsio. Jie negali būti priversti dirbti 10 valandų iš eilės. Todėl ilgos kelionės gali būti skaidomos. Neklauskite, kodėl jie sustojo prie miego mašinos – jie privalo.

Kaip susisiekti su vairuotoju keliuj?

Dauguma kalba tik angliškai arba rusiškai. Jei nesuprantate angliškai, mūsų dispečeris gali būti vertėjas. Rašykite mums į lietuvišką numerį, mes persiųsime. Būkite kantrūs su ryšiu.

Išvada

Na, trumpai tariant, perkraustymo paslaugos į UK neįmanoma padaryti be šiek tiek streso, bet galima sumažinti rizikas, jei pasiruošiate gerai. Biuro perkėlimas yra sudėtingesnis nei gyvenamojo, todėl būtinai pasirūpinkite dokumentais ir pakavimu. Neklausote per daug klausimų, geriau klauskite dabar, nei gailėtis vėliau. Jei viską suplanuojate protingai, net ir po „Brexit“ biuras Londone gali pradėti veikti be didelių pertraukų. Sėkmės.