Perkraustymo paslaugos į Angliją: biuro gabenimas be rūpesčių: kaip išvengti chaoso ir muitinės problemų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip lygiai, kaip vaizduojame brošiūrose. Naujausios perkraustymo paslaugos į Angliją, biuro gabenimas be rūpesčių – tai gražios frazės, tačiau realybėje dažnai tenka spręsti problemas, kurių nė numanote. Viskas prasideda nuo to, kad klientai dažnai net nežino, ką turi sandėlyje, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi prie Didžiosios Britanijos sienos ir laukia dokumentų. Esu matęs viską – nuo padėtų kompiuterių ant grindų iki dingusių seifų. Čia ne tiesiog baldų vežimas, tai kompleksinis logistikos procesas, reikalaujantis kantrybės ir tikslumo. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, turite žinoti keletą niuansų, apie kuriuos niekas nesako.

Bendrai apie procesą ir logistiką

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Angliją?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, atsakymas į kurį visada labai įvairus. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą su 3-4 darbuotojais, planavimas prasideda mėnesiu iš anksto, o paties gabenimo trukmė – 2-3 dienos. Tačiau turiu omenyje, kad tai yra tik kelionės laikas. Jei reikia išardyti spintas ar sudėti į dėžes tūkstančius lapų, tai užims daugiau laiko. Viena kartą teko vežti IT įmonę, kurios technika nebuvo išjungta iki pat mūsų atvykimo – tai pridėjo pusę dienos. Taigi, neskubėkite su terminais, geriau palikite laiko atsargai.

Ar galite atlikti viską įskaitant pakavimą?

Taip, tai mūsų pagrindinis darbas, nors kai kurie klientai mėgina taupyti ir renkasi tik transportą. Profesionalios perkraustymo paslaugos į Angliją, biuro gabenimas be rūpesčių įvairiose formose visada reiškia, kad mes atvežame dėžes, popierių, burbuliuką ir pažymime kiekvieną dalyką. Tikrai nerekomenduoju daryti to paties su tais pačiais senais "Kiaušinių" dėžėmis iš parduotuvės – jos suyra perkeliant. Mūsų komanda įvertins kiekvieno baldų išmontavimo poreikį. Jei norite išvengti nusiskundimų dėl sudaužytų monitorių, patikėkite tai profesionalams.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kalno tranzite?

Tai reali grėsmė, ypač kalbant apie maršrutus per Prancūziją ar Belgiją. Jei įvyksta avarija ar didelė spūstis, pradedame veikti pagal planą B. Pirmiausia informuojame klientą, kad bus vėlavimas. Tada, jei įmanoma, bandome perplanuoti maršrutą per kitą kelią arba laukiam, kol eismas išsisklaido. Esu matęs situaciją, kai sunkvežimis stovėjo 6 valias prie Kalė, o klientas Londone jau buvo susiruošęs dirbti. Tokiu atveju svarbiausia ne panikuoti, o rasti sprendimą, kaip paskubinti iškrovą atvykus.

Ar reikia rūpintis liftu abiejuose galuose?

Absoliučiai taip, ir tai dažnai būna didžiausias neprognozuojamas rūpestis. Jei jūsų naujieji biurai Londone turi tik nedidelį liftą arba jo nėra, biuro gabenimas gali tapti košmaru. Turiu omenyje, kad ne kiekvienas vairuotojas sutis nešti 30 kilogramų dėžes penktu aukštu laiptais. Reikia tai pasakyti iš anksto, kad mes pasiruoštume turėti daugiau žmonių arba naudoti kėbulėlį su kranu. Nenustebkite, jei už toks darbas bus papildomai įkainotas.

Ką daryti su daiktais, kurie netilps į sunkvežimį?

Tai pasitaiko retai, jei viską tiksliai suskaičiuojame, bet kartais klientai pamiršta apie didelius sandėliukus arba senus archyvus. Tokiu atveju turime dvi opcijas: arba palikti tai ir važiuoti antrą kartu, kas brangu, arba prijungti priekabą. Bet tada vėl kyla klausimas dėl leidimų Anglijoje. Geriausia tiksliai užpildyti inventoriaus sąrašą, kad nereiktų važiuoti du kartus. Kartais tiesiog reikia atsikratyti nereikalingų daiktų prieš išvykstant.

Ar pervežate ir asmeninius darbuotojų daiktus?

Taip, dažnai darbuotojai nori pasivežti savo puodelius, augalus ar net nedidelius stalus. Tačiau čia turi būti aiškiai atskirta, kas yra įmonės nuosavybė, o kas – asmeninė. Muitinėje Anglijoje gali kilti klausimų, jei rinksite dėžę su asmeniniais drabužiais tarp biuro popieriaus. Geriausia tuos daiktus pakuočia atskirai ir užpildyti papildomą sąrašą. Niekas nenori, kad muitininkas pradėtų karstyti dėžes su jūsų vadovo šlepečiais viduryje.

Ar galima užsakyti perkraustymą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Anglijoje daugelis biurų turi apribojimus dėl triukšmo savaitgaliais, todėl reikia gauti specialų leidimą. Be to, mūsų vairuotojai taip pat turi poilsio laiko, o Europos reglamentai griežti. Jei būtina, darome, bet tada tenka organizuoti keistą vairuotojus pusiaukelėje arba planuoti atvykimą pirmadienio ryte. Geriausia visgi planuoti įprastomis darbo dienomis.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos niuansai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kirsti sieną?

Po „Brexit“ situacija pasikeitė, ir dabad tai nebe taip paprasta kaip anksčiau. Mums būtina turėti pilną krovinių manifestą, eksporto deklaraciją (EX1) ir vairuotojo CMR draudimą. Be to, kiekvienas daiktas turi būti įtrauktas į prekių sąrašą (Packing List). Jei trūksta bent vieno popieriaus, sienoje gali laikyti valandą arba ir ilgiau. Praėjusią savaitę vienas mūsų vairuotojas praleido beveik visą dieną ties Doveriu, nes klientas nenurodė tinkamos HS kodo (Prekių kodų) reikšmės.

Kas yra HS kodas ir kur jį rasti?

Tai standartinis tarptautinis prekių kodas, reikalingas muitinės deklaracijai. Paprastai, kai kalbame apie perkraustymo paslaugas į Angliją, biuro gabenimas be rūpesčių reiškia, kad mus rūpinasi šiais kodais. Jums nereikia jų ieškoti, mūsų brokeris tai padarys. Bet svarbu žinoti, kad biuro baldai turi vienus kodus, o kompiuterinė įranga – visai kitus. Jei kodas nurodytas neteisingai, gali būti paskaičiuotas neteisingas muitinis mokestis (nors dažniausiai perkraustant įmonės turtą mokestis netaikomas, jei tai ne pardavimas).

Ar mums reikia EORI numerio?

Taip, jei vykstate verslą ir siunčiate daiktus į Angliją, jūsų įmonei būtinas EORI numeris (Jungtinės Karalystės). Be jo neįmanoma pateikti importo deklaracijos. Jei jo neturite, reikia užsiregistruoti, tai trunka kelias dienas (kartais ir ilgiau, jei HMRC dirba lėtai). Nerekomenduoju palikti šito dalyko paskutinei valandai, nes be EORIO krovinius tiesiog neįleis į šalį.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) už perkraustymą?

Tai priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir ar jūsų įmonė Anglijoje yra PVM mokėtoja. Dažniausiai tarp ES ir JK perkraustimas laikomas paslaugų prekyba, todėl gali būti taikoma atvirkštinio apmokestinimo mechanizmo (nulines PVM tarifos) taisyklė. Tiesa, čia aš nebučiau tikras 100%, nes mokesčių teisė pasikeičia dažniau nei man keičiu padanges. Geriausia pasikonsultuoti su savo buhalteriu, kad nenuostumt pinigų.

Kas dėl draudimo – ar jis veikia Anglijoje?

Mūsų standartinis draudimas dengia kelią nuo jūsų biuro durų iki jūsų naujo biuro Anglijoje. Tačiau yra svarbi detalė – draudimas apima tik tą, ką buvome pakavę mes, arba tai, kas buvo užfiksuota inventoriaus sąraše. Jei patys nešėte monitorių ir numetėte jį ant grindų, draudimas negalioja. Taip pat, jei daiktai yra labai brangūs (pvz., serveriai už 50 tūkst.), reikia tai pasakyti iš anksto, kad draudiklis tai įvertintų. (Nors dažniausiai tokie daiktai vežami atskirai, saugiau).

Ar galiu įvežti alkoholio ar maisto produktų biuro krovinyje?

Negalima, arba bent jau labai nerekomenduoju. Muitinė Anglijoje yra labai griežta dėl maisto ir gyvūnų kilmės produktų. Jei dėžėje su biuro reikmenimis ras sausainių ar butelio vyno, gali būti bauda arba visas krovinius gali nukreipti į patikrinimą. Biuro gabenimas turi būti švarus – tik baldai, technika ir dokumentai. Nekelkite „atostogų dovanų“ kartu su firmos turtu.

Kas nutinka, jei dingsta dėžė su dokumentais?

Tai blogiausias scenarijus, kurį galima įsivaizduoti. Mes visada žymime kiekvieną dėžę numeriu, todėl tikimybė maža, bet jei taip nutinka – pradedame tyrimą. Patikriname vaizdo įrašus iš vairuotojo kabinoje, kviečiame sandėlio darbuotojus. Jei dėžė tikrai dingusi (o ne tiesiog nuklydo), draudimas padengia nuostolius. Tačiau svarbiausia – nevežkite originalų sutarčių jei tai ne būtina, darykite kopijas. Vienas klientas nešė visus originalus banko dokumentus, buvo didelis stresas.

Ar reikia deklaruoti naudotą techniką?

Taip, naudota technika taip pat yra prekė. Nors jos vertė mažesnė, muitinėje vis tiek reikia nurodyti, kad tai ne naujos prekės, skirtos pardavimui. Jei vežate 20 naudotų kompiuterių, gali kilti klausimų, ar jūs neverskite juos prekybai Anglijoje. Reikia turėti įrodymų, kad tai buvo jūsų biuro įranga, kurią perkraustote. Geriausia prie dėžės priklijuoti seną inventoriaus lapą.

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuriuo keliu Anglijoje?

Ne, Anglijoje yra daug vietinių kelių, kur sunkvežimiams draudžiama, ypač miestuose. Be to, yra ULEZ zona Londone (Ultra Low Emission Zone), kurioje už senesnius sunkvežimius reikia mokėti didelius mokesčius. Mes viską planuojame iš anksto, kad netyčia nevažiuotume į centrą su netinkama transporto priemone. Jei jūsų biuras yra giliai miesto centre, gali tekti perkrauti į mažesnį sunkvežimį (7.5 t). Tai kainuoja, bet privaloma.

Biuro technika ir baldai

Kaip pervežti serverius ir jautrią įrangą?

Serveriai yra tarsi maži kūdikiai – juos reikia laikyti šiltai ir sausai. Mes juos supakuojame į specialias anti-statinines dėžes, uždarome ir užklijuojame, kad neįeistų drėgmė. Svarbu prieš išjungti serverius ir pažymėti, kuris kaip jungiasi. Viena kartą teko vežti serverį, kuris nebuvo išjungtas teisingai (buvo įstrigęs), ir jis užsikrovė kelionei – laimei, nieko neudegė. Biuro gabenimas be rūpesčių reiškia, kad mes pasirūpinsime ir šia dalimi.

Ar išardote ir surenkote biuro baldus?

Žinoma, stalinės, spintos, sekcijos – viskas išardoma. Kompleksinės perkraustymo paslaugos į Angliją visada įtraukia montavimo darbus. Tiesa, reikia pasakyti, kai kurios pigios (pvz., IKEA) spintos išardomos greitai, bet surenka jas vėlgi sunkiai, kartai netgi prarandame kelis varžtus (mes turime atsarginių, bet ne visada). Jei turite brangius, itališkus baldus, tai reikalauja ypatingo dėmesio.

Kaip elgtis su dideliais vitrinomis?

Tai pavojingiausias daiktas. Vitrinos yra sunkios, stiklinės ir labai trapios. Jas reikia gabenti specialiomis kėdėmis ir uždengti storo kartono arba miltelinių popieriaus sluoksniu. Jei vitrina neįeina per liftą ar duris, gali tekti pakelti ją pro langą arba išardyti rėmus. Tai brangi procedūra, todėl visada matuojame viskas dar prieš išvykdami iš Lietuvos.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet atsakomybę neprisiimame. Augalai yra gyvi organizmai, jie gali numirti nuo šalčio sunkvežimyje ar nuo streso. Be to, Anglijos muitinė gali uždrausti įvežti augalus su žeme dėl kenkėlių. Dažniausiai rekomenduojame palikti augalus senajame biure arba duoti darbuotojams. Jei tikrai norite vežti, tada reikia fitosanitarinių sertifikatų, kas tiesiog neapsimoka vienam puodeliui.

Kas dėl seifų – juk jie labai sunkūs?

Seifus turime žinoti iš anksto. Jei seifas sveria 200 kg ir yra penktame aukšte be lifto, tai nebe mūsų problema, o kėliklių. Mes galime jį užkelti į sunkvežimį, bet jei jis yra pritvirtintas prie sienos, mums to padaryti negalima. Reikės jums išsirinkti sertifikuotą seifų montuotoją. Niekada nebandykite perstumti seifo su paprastomis rankomis – gali susižaloti nugarą.

Ar reikia ištuštinti spintas prieš išvykdami?

Būtina. Negalima vežti spintų pilnų dokumentų ar daiktų – tai tiesiog sugras spintą ir sugadins turinį. Kiekvienos spintos turinį turi supakuoti darbuotojai į dėžes. Mes tik išardome korpusą. Jei paliksite viduje smulkių daiktų, jie iškris išėjime iš sunkvežimio.

Kaip užtikrinate, kad niekas nepavogsta?

Mūsų vairuotojai yra patikimi, tačiau saugumas – prioritetas. Sunkvežimiai yra užrakomi, o raktai laikomi pas vairuotoją. Jei krovinius paliekame naktį sandėlyje, tas sandėlis yra apsaugotas video kameromis ir apsauga. Tačiau rekomenduoju nevežti pinigų ar labai brangių asmeninių daiktų (kaip laikrodžių ar juvelyrinių dirbinių) bendrame krovininyje.

Ar galite pažymėti dėžes pagal skyrius?

Žinoma, mes turime spalvotų lipdukų arba rašome ant jų žymeklius. Pavyzdžiui, "HR skyrius", "Vadyba", "IT". Tai labai pagreitina iškrovą naujame biure, kadangi žmonės nedžiūva po visomis dėžėmis. Tiesiog parašykite mums, kaip norite suskirstyti, arba patys užklijuokite etiketes prieš mūsų atvykimą.

Kainos, apmokėjimas ir problemos

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo kiekio (kubinių metrų), atstumo, pakojimo sudėtingumo ir papildomų paslaugų (pvz., liftas, kelionės laikas). Standartinis biuro perkraustymas į Angliją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Mes atvykstate, įvertiname viską akiai ir paskui duodame galutinę sumą. (Kartais įvertinimas telefonu būna per mažas, nes klientas pamiršta apie 10 dėžių su archyvu).

Ar galima atsiskaityti gavus krovinį?

Nerekomenduojama. Mums reikia užtikrinti, kad mokėjimas bus gautas prieš išvykstant arba iš karto pakrovus. Jei atvykstate į Angliją ir pasakote, kad neturite pinigų, mūsų vairuotojas tiesiog negali iškrauti krovinio. Tai sukuria nepatogią situaciją visiems. Geriausia sudaryti sutartį ir sumokėti pavedimu iš anksto.

Kas dėl depozito?

Depozitas dažnai imamas dideliems projektams arba jei reikalingos specialios paslaugos (kėbulėlis su kranu). Tai apsauga tiek jums, tiek mums. Jei viskas nueina tvarkingai, depozitas grąžinamas. Jei prieš išvykimą atšaukiate perkraustymą paskutinę minute, depozitas gali likti mums, kadangi mes jau buvome rezravę laiką ir vairuotoją.

Ar būna užkardymų Anglijoje?

Kartais, bet dažniausiai dėl blogų kelių arba avarijų. Prieš porą metų buvome užstrigę prie M25 kelio dėl sniego. Tokiu atveju mes informuojame klientą, kad bus vėluojama. Negalime nieko padaryti su orais. Tiesa, Anglijoje keliai dažniau būna geriau prižiūrėti nei pas mus, tačiau spūstys prie Londono yra legenda.

Ką daryti, jei naujame biure nėra kur statyti dėžių?

Tai dažna problema. Reikia numatyti laikiną vietą, pavyzdžiui, konferencijų salę ar koridorių. Jei dėžės stovės lauke, tai pavojinga dėl lietaus arba vagysčių. Vienas klientas manė, kad mes iškraus viską tiesiai į kabinetas per 2 valandas, bet kabinatų dar nebuvo baigta remontuoti. Teko laikyti dėžes sandėlyje dar savaitę.

Ar atsiskaitote už sugadintas dėžes?

Dėžės yra vienkartinės, jos gali susitrinti, tai normalu. Mums neatsiskaitysite už kiekvieną susitrynusią dėžę, jei vidinis turinys nepažeistas. Mūsų tikslas – pristatyti daiktus saugiai, o ne išsaugoti dėžę kaip eksponatą. Tačiau jei dėžė sugenda dėl mūsų neatsargumo ir turinys išbyra, tuomet draudimas padengia žalą.

Ar galite padėti su biuro išvalymu?

Taip, mes galime nuvežti nereikalingus daiktus į šiukšliadėžę Lietuvoje arba Anglijoje. Tai papildoma paslauga. Dažnai perkraustant radome senus spausdintuvus, kurie nebeveikia, ar sugriuvusius kėdes. Geriau juos išmesti prieš išvykstant, kad nereikėtų mokėti už jų pervežimą ir išmetimą Anglijoje (kur tai brangiau).

Kaip elgtis, jei klientas Londoną paskirso neteisingą adresą?

Tai nutinka dažniau nei manote. Žmonės sumaišo gatvių pavadinimus (pvz., "High Street" yra kiekviename mieste). Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir ten nėra biuro, jis skambina mums, o mes jums. Jei reikia važiuoti į kitą Londono galą, tai papildomi laiko ir kuro kaštai, kuriuos turės padengti klientas. Patikrinkite adresą du kartus!

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors biuro perkraustymas atrodo kaip tik logistika, tai yra psichologinis procesas. Rūpesčių išvengimas visiškai neįmanomas, bet juos galima sumažinti pasirinkus patikimus perkraustymo paslaugų į Angliją tiekėjus. Biuro gabenimas be rūpesčių įvyksta tada, kai pasitikite žmonėmis, kurie šia darba dirba jau dešimtmetį. Neklauskite giminaičių patarimų, kurie važiavo kartą su sofa, pasiklauskite profesionalų. Sėkmės naujame biure ir tikiuosi, kad jūsų kava ten bus geresnė nei čia.