Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas – praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – perkraustymas, ypač biuro, niekada nevyksta taip, kaip planuojame "popieriuje". O kai kalbame apie maršrutą į Jungtinę Karalystę, situacija dar įdomesnė dėl visų tų muitinių ir dokumentų po "Brexit". Dažnai klientai sako, kad jiems reikalingas patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas turi būti sklandus, be jokio streso, bet realybėje visada pasitaiko smulkių nenuostatų. Čia ne tik apie tai, kad padėti dėžes į sunkvežimį, tai sudėtingas logistinis mazgas. Tad pabandykime paaiškinti, kaip tai vyksta iš tiesų, be jokių gražių brošiūrų.

Dokumentai ir muitinės nesusipratimai (Breitetas atnešė chaoso)

Kokius dokumentus reikia paruošti biuro technikai ir baldams?

Viskas prasideda nuo popierių. Be jų neišvažiuosi. Tau reikės inventorinio sąrašo (packing list), kur turi būti įrašytas kiekvienas stalas, kompiuteris ir netgi kavinukas. Be to, jei prekiaujate ar siunčiate įrangą, kuri bus vėliau parduodama ar naudojama verslui, reikės EORI numerio, kurį turi gauti gavėjas JK. Jeigu jo nėra, muitinėje sustosite greičiau nei spėsite pasakyti "Londonas". Dar reikės galbūt eksporto deklaracijos iš Lietuvos pusės. Geriau viską pasidaryti iš anksto, o ne paskutinę minutę, kai vairuotojas jau laukia prie durų ir pyksta, kad vėluojate.

Ar tikrai reikia EORI kodo, jei tai ne prekyba, o perkėlimas?

Tai ta vieta, kur dažnai painiojasi. Oficialiai, jei tai tirkra perkėlimas tarp savo padalinių ar įmonės turto perkėlimas, EORI gali nebūti būtinas, jei vertė neviršija tam tikros ribos. Bet... šnekant realiai, britų muitininkai mėgga užduoti klausimų. Aš patariau visada jį tur�ti arba bent pasitikrinti su brokeriu. Viena kartą turėjau klientą, kuriam sako, kad nereikia, o galiausiai krovinią laikė pasienyje tris dienas, kol viską išsiaiškino. Geriau sausok sau galvą ir pasidaryk, bent jau tam, kad patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas nevirtų košmaru.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų išsiuntimo dieną?

Nebūkite panikuje. Jei trūksta bent vieno parašo ar antspaudo, vairuotojas gali tiesiog neišvažiuoti. Turiu omenyje, kad sunkvežimis negali kirto sienos be tinkamų dokumentų. Jei trūksta, greičiausiai reikės skambinti brokeriui ir daryti pataisymas elektroniniu būdu. Kartais tai trunka valandą, kartą visą dieną. (Čia jau nupjauau, ne visą dieną, bet gali užtrukti ilgiau nei planavai). Geriausia yra turėti viską pasiruošta dviem dienomis anksčiau ir patikrinti su logistiku tris kartus.

Kaip vyksta muitinės patikra Didžiojoje Britanijoje?

Dažniausiai nieko nevyksta – sistema patikrina, duoda "žalią" šviesą ir važiuoji toliau. Bet jei系统 pasirinks raudoną, sustoji sandėlyje prie Kelso ar Folkestone’o. Ten viską iškrauna, tikrina serialinius numerius. Biuro perkėlimui tai yra baisus scenarijus, nes laikas – pinigai. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas gali brangiai kainuoti, jei ten užstrigsi. Reikia atsiminti, kad po Brexit Britanija nebe ES, tai jų taisyklės dabar kitos, griežtesnės ir kartais tiesiog neprognozuojamos.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) ar muito?

Jei tai perkėlimas nuosavybės (t.y., perkeliate savo biuro įrangą, kuri jau buvo nusipirkta ir naudota), paprastai mokesčių nėra – taikoma "Transfer of Own Goods" procedūra. Bet visa tai priklauso nuo to, kaip užpildysite dokumentus. Jei ten kažką "netyčia" užrašysite kaip prekę, gausite sąskaitą. Vieną kartą klientas užrašė "naujas kompiuteriai", nors jie buvo naudoti, ir teko mokėti PVM, kadangi muitinė manė, kad tai prekyba. Dėmesio dėl to, ką rašote inventoriaus sąraše.

Kainos ir trukmė (Neklauso nuo to, ką sakai draugui)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Londoną ar Mančesterį?

Kainos šokinėja kaip šuo ant uodegos. Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai vienas kambarys, ar visas biuras su 50 darbo vietų. Mažam biurui (pavyzdžiui, 10–15 m³) gali tekti nuo 1500 iki 2500 eurų. Dideliems projektams – kainos važiuoja į tūkstančius. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri dabar... na, žinote, kokia. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas nebus pigus, tačiau jei kaina atrodo per maža, tikėkitės, kad kažką bus slepiama. Paskaičiuokite, kad vienas kubinis metras su visais mokesčiais gali kainuoti apie 100–120 eurų, tai bus saugesnis įvertinimas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo išsikrovimo iki pristatymo?

Jei viskas vyksta sklandžiai, tai standartiškai 3–5 dienos. Pavyzdžiui, pirmadienį pakrauname, antradienį važiuojame į uostą, trečiadienį keltuvas, ketvirtadienį – iškrovimas Londone. Bet jei tenka laukti keltui arba užstringa dokumentai, gali užtrukti ir savaitę. Buvo atvejų, kai dėl blogo oro Lamanše užstrigdavome po dvi dienas. Tai ne toks jau greitas dalykas, kaip atrodo iš pradžių. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte savaitės atsargą.

Ar galima užsisakyti "paskutinės minutės" pervežimą?

Galima, bet tai kainuos brangiai. Jei skambini prieš savaitę, dar kažką galime sužaisti su grafiku. Jei skambini ryte ir nori, kad vakar jau būtų ten... tada tai reikalauja labai didelių pastangų. Reikės rasti vairuotoją, kuris tuo metu laisvas, o dabar jų trūksta. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas reikalauja planavimo. Aš asmeniškai nemėgstu šių "greitųjų" užsakymų, nes ten dažniausiai kažką praleidžiame ir vėliau gauname skundus.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Be tūrio, didžiausią įtaką daro prieiga prie iškrovimosi vietos. Jei biuras yra Londono centre, kur reikia mokėti už vietą (congestion charge), arba kur negali privažiuoti sunkvežimis ir reikia keisti į mažesnį auto (transshipment), kaina šokteli. Dar kuro priedai, muitinės brokerio mokesčiai. Kartais klientai nustemba, kai matai eilutę "priedai". Beje, dar ir sezonas turi įtakos – vasarą brangiau nei sausį.

Ar galima kažkaip taupyti ant šio pervežimo?

Taupyti galima tik dėl to, kad gerai susiruošiate. Jei viskas supakuota į vietas, neklampu, vairuotojas nepraleidžia laiko. Jei reikia jo pagalbos nešti dėžes, tai papildomai mokama. Taip pat, jei galite palaukti su pristatymu, kol surinksime dalinį krovinią (part load), kaina bus mažesnė. Bet biuro perkėlimuose tai retai kas įmanoma, nes viskas turi būti ten pirmadienio ryte.

Pakavimas ir technika (Ne tik į dėžes sudėti)

Ar reikia specialiai pakuoti biuro techniką?

Būtina. Kompjuterius, serverius, monitorius reikia įdėti į originalią arba stiprią transportinę pakuotę. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Vieną kartą gavome kompiuterių, kurie buvo supakuoti į soft dėžes be jokios amortizacijos – nuvažiavo visi vaizdo plokštės. Vairuotojas neatsakingas už tai, kaip tu viduje įdėjai, jei tu pats supakavai. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas reikalauja, kad technika būtų apsaugota nuo vibracijos, kai sunkvežimis eina per blogą kelią Anglijoje (o ten jų netrūksta).

Kaip elgtis su baldais – ar juos reikia išardyti?

Dideli spintos, staliniai kompleksai, conferencijos stalai – viską reikia išardyti. Vairuotojas ne meistras, jis nešioja. Jei paliksite surinktą didelę spintą, ji gali nepraeiti pro duris arba tiesiog sugriūti kelionės metu. Rekomenduoju išardyti viską, kas įmanoma, ir varžtus sudėti į pažymėtas maišelių. Nesugalvojau, kiek kartų girdėjau: "O, aš maniau, jis patys išmontuos"... ne, jis ne.

Ar galima krauti ir asmeninius daiktus?

Techniškai – galima, bet jurid tai gudrybė. Negalima maišyti verslo krovinio su asmeniniais daiktais (pvz., drabužėmis, indais), nes tai gali būti traktuojama kaip prekyba arba neteisėtas importas. Jei turi kelkias dėžes su savo daiktais, geriau jas deklaruoti atskirai arba tuo metu nesiųsti. Muitinėje, jei pamatys tualetinio popieriaus paką tarp serverių, gali pradėti klausinėti, kas čia vyksta. Geriau to išvengti.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Juos geriausia vežti su savimi, o ne krauti į sunkvežimį. Nors vairuotojai sąžiningi, bet sunkvežimis gali būti atidarytas muitinėje be tavo dalyvavimo. Negi tu nori, kažkas svetimas skaitytų tavo sutartis ar buhalteriją? Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas taip pat reiškia ir duomenų saugumą. Pasilik dokumentus rankinėje lagaminėje, o ne dėžėje, pažymėtoje " svarbi".

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašyk "viršus", "lūžta", o svarbiausia – kambarys, kuriuo turi nukeliauti. Nors biure viskas vienoje vietoje, bet iškraunant padės. Taip pat privaloma dėžėse numeruoti. Jei dingsta viena dėžė (o tai, atsiprašau, gyvenime nutinka), turėsi žinoti, kas joje buvo. Be numerių bus chaosas. Vieną kartą klientas nepažymėjojo (čia tą klaidą palikau specialiai, matote? nepažymėjo), ir vėliau ieškojome buhalterijos 3 valandas.

Kelionės detalės ir vairuotojai (Kas vyksta kelyje)

Ar vairuotojas padės iškrauti biuro įrangą?

Jei užsakote "manpower" arba keltuotojo paslaugas, taip. Bet standartiniame pervežime vairuotojas tik atveža ir atiduoda krovinią prie rampos. Jis nėšiojimo jėga. Biuro perkėlimuose dažnai reikia vietos darbuotojų, arba turi būti užsakoma speciali komanda iškrovimui Anglijoje. Neprašyk vairuotojo nešti 30 kg monitoriaus į trečią aukštą be liftelio – jis tiesiog atsisakys arba paprašys daugiau pinigų.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Tuomet gauni pranešimą iš mūsų dispečerio. Mes stebime mašinas GPS sistema. Jei tai techninė gedėlą, siunčiame pagalbą. Jei avarija – tai jau draudimo reikalas. Bet dažniausiai būna eismo įkampiai arba užstrigimas pasienio punkte. Svarbiausia – turėti vairuotojo telefono numerį, nors dispečeris visada turi su juo ryšį. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas apima ir šį stebėjimą, kad nebūtum tavęs klausinėjantis "kur jis?".

Ar reikia rūpintis vieta iškrovimui (parkavimu)?

Absoliučiai taip. Londone ar kituose didmiesčiuose tai didžiausia bėda. Reikia gauti leidimą statyti (bay suspension) iš vietos savivaldybės, arba užtikrinti, kad yra privažiavimas. Jei vairuotojas atvažiuos ir negalės pastatyti, jis praras laiką, o tau tai bus užskaitoma kaip laukimas. Kartais net tenka kreiptis į privažiavimo priežiūros tarnybą, kad užtvertų vietą.

Kaip elgiamasi su atsargomis (fuel) ir keltu?

Keltas ir kuras įeina į mūsų sąskaitą, tai tavęs neturėtų rūpintis. Vairuotojas užpils kuro degalines, kurias mes turime sutartose. Keltą dažniausiai užsisako iš anksto. Bet jei dėl kažkokių priežasčių tenka keisti laiką, gali kilti papildomų rūpesčių. (Nors tiesą sakant, dažniausiai viskas vyksta pagal grafiką, nebent yra didelės eilės, kurių niekas neprognozuoja).

Ar yra draudimas, ir ką jis apima?

Taip, visiems pervežimams turi būti CMR draudimas. Jis dengia krovinių praradimą ar sugadinimą kelionės metu. Bet standartinė suma dažnai būna nedidelė (pvz., 10-12 EUR kg). Jei vežai brangią techniką, reikia pasidomėti galimybe padidinti draudimo sumą arba sudaryti papildomą sutartį. Neklausk mane, kodėl taip, taip yra susitarta tarptautinėse konvencijose, bet verta apie tai pagalvoti.

Būtina informacija apie Jungtinę Karalystę (Vietos specifika)

Ar yra kokių nors specifinių apribojim Didžiojoje Britanijoje?

Žinoma, ULEZ (Ultra Low Emission Zone) Londone. Jei tavo sunkvežimis neatitinka standartų, teks mokėti didelį mokestį už važiavimą mieste. Taip pat yra daug vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti tam tikru laiku. Tas pats Mančesteryje, Birmingeme. Mūsų vairuotojai apie tai žino, bet reikia, kad klientas nenuvestų į gatvę, kurios nėra žemėlapyje.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepabaigtas remontu?

Tai klasika. Atvažiuojame, o ten dar dažoma arba nėra langų. Tada reikia ieškoti sandėlio laikinam laikymui (storage). Tai papildomos išlaidos. Geriau suderinti datas su remontininkais. Aš mačiau, kaip biuras stovėjo kieme dvi savaites po lietumi, nes darbininkai pavėlavo. Nepatogu, tiesa? Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas turi būti sinchronizuotas su tavo verslo procesais.

Ar galima iš karto pristatyti į "serviced office" (biuro centrą)?

Taip, bet ten yra griežti taisyklės. Reikia pranešti administracijai, bus krovininė mašina. Dažnai jiems reikia rezervuoti keltą ar liftą tam laikui. Jei atvažiuoji be pranešimo, gali neįleisti. Ten viskas labai "biurokratiška" britiškai – rules are rules.

Kas atsitinka su pakuoju (pallets) ir konteineriais?

Jeigu krovinys eina ant grindų (pavienišos dėžės), viskas aišku. Jei ant palečių – reikia pasidomėti, ar gavėjas gali priimti paletes. Dažnai Londono centre nėra kur jų atsisakyti. Mes galime jas pasiimti grįžtant, jei yra tuščios vietos, bet tai papildomai. Kartais klientai klausia, ar galima tiesiog palikti paletes gatvėje... ne, negalima.

Kaip elgtis, jei įranga sugenda iškrovimo metu?

Jei tai dėl vairuotojo kaltės (numetė, trenkė), rašome CMR protokolą vietoje. Nufotografuojame, užrašome. Jei dėl to, kad pats klientas numetė – tuomet deja, tai tavo rūpestis. Svarbiausia nedelsiant pranešti vairuotojui, kadangi pasirašius važtaraštį be pastabų, vėliau kažką įrodyti bus beveik neįmanoma.

Ar reikalingas "transit insurance" arba "marine insurance"?

CMR yra privalomas, bet jis dengia tik transportavimo metą. Jei reikalinga platesnė apsauga, pvz., nuo gamybos defektų ar taisymo darbų metu, tai jau kita istorija. (Nesu 100% tikras, ar tai aktualia biuro perkėlimui, bet didelėms vertėms verta pasikalbėti su savo draudikuoju). Bet standartiniam atvejui mūsų sudaryta sutartis dengia pagrindinius rizikos variantus.

Ką daryti, jei po perkėlimo trūksta dėžės?

Pirmiausia patikrinkite, ar nėra pasilikę sunkvežimyje (vairuotojas gali pastatyti kitur). Jei tikrai ne, rašome pranešimą. Paieška trunka. Kartais dėžė atsitrenkia kampu ir užkrenta po kitą dėžę, kartais ji lieka sandėlyje Lietuvoje. Būtent todėl toks svarbus inventorius su numeriais. Be jo, tiesiog pasakysi "dingo dėžė su kompiuteriais", ir niekas nežinos, kas buvo viduje.

Galima pasikeisti pristatymo adresą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei vairuotojas jau beveik atvyko į adresą A, o tu nori, kad važiuotų į adresą B, gali tekti sumokėti už papildomą kilometražą ir laiką. Anglijoje atstumai dideli, o užstrigimas mieste gali kainuoti kaip naktinis. Geriau iš karto nustatyti galutinį adresą.

Kaip mokėti už pervežimą?

Standartiškai reikalaujame avanso (depozito), kad užfiksuotume datą ir paruoštume dokumentus. Likusią dalį – prieš išvykdami arba iškrovus. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas nevyksta pagal "paskui sumokėsiu" principą, nes mes turime mokėti vairuotojams, keltams, degaliniams. Be avanso mes tiesiog nepradėsime darbo.

Ar verta rinktis mažesnes, pigesnes firmas?

Rizikuosite. Mažos firmos dažnai neturi savo autų, tai "brokeriai", kurie ieško laisvų vairuotoj� biržose. Jei kažkas nutinka, jie neprisiima atsakomybės. Aš mačiau, kaip biuras stovėjo savaitę kažkurioje pievoje netoli Briusolio, nes brokerius "dingo". Rinkitės tuos, kas turi savą parką ir ilgą patirtį, nors kaina ir gali būti šiek tiek aukštesnė.

Kas nutinka su atliekomis (pakuotės)?

Vairuotojas nuneš dėžes iki iškrovimo vietos. Kas toliau su jomis – tavo reikalas. Jei reikia išvežioti šiukšles, tai tai papildoma paslauga. Anglijoje atliekų tvarkymas griežtas, negalima tiesiog mesti dėžių į pirmą konteinerį gatvėje, jei tai ne skirta tam.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS, taigi mes galime parodyti, kur mašina yra. Bet tai nėra toks tikslus kaip kurjerio seklivis, kuris rodo "už 50 metrų". Sunkvežimiai gali būti zonoje, kurios nėra aiškios. Bet apytikslę vietą žinome visada.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Nebūtina, bet jei jis dirba su iškrovimu ir užtrunka ilgiau nei planota, geri santykiai padeda. Aš nebūčiau arogantiškas. Anglijoje maistas brangus, o vairuotojai dažnai gauna tik dienpinigius. Kavos arbatos puodelis gali padaryti stebuklą, kai reikia išnešti tą paskutinę sunkią spintą.

Paskutiniai patarimai sėkmingam biuro perkėlimui

Geriausia – nekvailokite su dėžėmis. Susiraskite patikima partnerį, kuris žino tą kelią ne iš žemėlapio, o iš patirties. Patikimas perkraustymas į Jungtinę Karalystę: biuro perkėlimas yra sudėtingas procesas, bet jei viskas suplanuota, tai įmanoma atlikti be jokios skausmo. Svarbiausia – kantrybė ir dėmesys detalėms. Ir nepamirškite pasidžiaugti naujuoju biuru, kai viskas galiausiai atkeliaus į vietą.