Patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos

Įvadas

Per 20+ metų tarptautinių pervežimų sferoje mačiau daug: geri sandėliai, blogi pasiūlymai, vairuotojai, kurie gelbėja dieną, ir dokumentai, kurie gadina viską. Kai sakau patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos, turiu omenyje ne tik „atveš paletę“. Reikia žmogaus arba komandos, kurie mato CMR, komercinę sąskaitą, EORI, muitinės rizikas, terminus ir tai, kad jūsų biuras negali laukti savaitę, kol kažkas „paaiškės“. Kartais logistika yra paprasta. Kartais ji panaši į vakarienę per audrą – bet sutvarkoma. Svarbiausia, kad šalia būtų tas, kuris neperša pigiausio varianto, kai jis realiai brangesnis.

DUK

Patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos – kas tai reiškia praktiškai

Kada biurui tikrai reikia patikimo partnerio iš Anglijos?

Tada, kai siunta nėra vien „nuo durų iki durų“, o už jos stovi klientas, sąskaita, terminas ir galva, kurią skauda. Tai yra tas pats patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos, kuris pasakys, ar geriau siųsti grupuotiniu transportu, ar atskiru furgonu. Pavyzdžiui, biuro įranga iš Londono į Vilnių gali atrodyti paprasta, bet jei trūksta HS kodų, muitinė sustabdo viską. Čia reikia ne herojaus, o tvarkos. Ir ne, pats pigiausias variantas ne visada reiškia geresnį.

Ar verta samdyti Anglijos partnerį, jei siuntų būna tik kelios per mėnesį?

Verta, jei tos kelios siuntos yra svarbios: dokumentai klientui, garantinis remontas, pavyzdžiai pardavimų komandai ar kompiuteriai naujam darbuotojui. Mažas srautas nereiškia mažų problemų. Galiu pasakyti tiesiai: kartais geriau mokėti šiek tiek daugiau už aiškų žmogų, negu kiekvieną kartą ieškoti naujo vežėjo per pažįstamus. Tik tada sutarkite paprastą tvarką: kas renka, kas pakuoja, kas atsako už CMR. Be tvarkos net maža siunta tampa dideliu galvos skausmu.

Kaip suprasti, ar partneris iš Anglijos tikrai dirba tvarkingai?

Žiūriu į smulkmenas. Ar jis aiškiai klausia, kas yra siunta, kokia vertė, kokie matmenys, ar krovinys telpa ant euro padėklo. Ar pasako, kas įeina į kainą: iškrovimas, liftas, laukimas, muitinės tarpininkas. Ar po užsakymo gaunate CMR numerį, vairuotojo kontaktą, numatomą atvykimą. Tvarkingas žmogus nebijos pasakyti „nežinau, patikrinsiu“. Netaisyklingas dažniau sako „bus gerai“, nors niekas nėra gerai.

Ką daryti, kai Anglijos sandėlis vėluoja su paruošimu?

Pirmiausia nebarti vairuotojo, jis dažniausiai niekuo dėtas. Reikia išsiaiškinti, ar sandėlis tikrai pradėjo krauti, ar „tuoj tuoj“ reiškia dar dvi valandas. Jei laukimas viršija sutartą laiką, fiksuokite tai CMR arba el. laiške. Buvo atvejis Birmingame: krovinys buvo paruoštas tik po keturių valandų, o klientas Lietuvoje jau planavo iškrovimą naktį. Todėl gerame plane visada paliekama pora valandų oro. Ne visada gražu, bet realu.

Ar galima derinti smulkius biuro siuntinius su didelėmis paletėmis?

Galima, bet ne visada protinga. Smulkūs dokumentai ar mėginiai dažnai keliauja kurjeriu per Doverį arba oro keliu, o paletės – grupuotiniu transportu per Zeebrugge ar Rotterdamą. Jei viską sukrausite į vieną siuntą, maža dalis gali laukti dėl didelės. Kita vertus, kai biuras siunčia katalogus, reklaminę medžiagą ir atsargines dalis, konsolidacija gali sutaupyti. Svarbu atskirti, kas skubu, kas brangu ir kas gali palaukti. Kitaip sutaupysite eurą, o prarasite dieną.

Kodėl patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos turi mokėti ne tik vežti

Ar patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos gali tvarkyti dokumentus?

Geras patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos tikrai gali padėti su dokumentais, bet čia reikia aiškiai pasakyti: jis nėra jūsų buhalterė, muitinės brokeris ir advokatas vienu metu. Jis gali priminti apie komercinę sąskaitą, prekių aprašymą, HS kodą, EORI numerį, Incoterms sąlygą. Gali patikrinti, ar CMR sutampa su pakrovimu. Bet jei sąskaitoje parašyta „office stuff“ ir vertė „0“, normalus žmogus sustos. Dokumentai yra nuobodu, kol viskas stovi muitinėje.

Kas yra EORI, CMR, komercinė sąskaita ir kodėl jos graužia nervus?

EORI yra numeris, be kurio ES importas ir eksportas dažnai stringa. CMR yra tarptautinis važtaraštis, tarsi krovinio paso pusbrolio dokumentas. Komercinė sąskaita rodo, kas, ką, už kiek ir kodėl važiuoja. Nervus graužia todėl, kad klientai kartais mano: „na, čia tik popieriai“. Po Brexit Didžioji Britanija nėra ES vidaus rinkoje, tad popieriai vėl tapo svarbūs. Jei jie netvarkingi, krovinys stovi, o telefonai pradeda šilti.

Ar po Brexit vis dar galima siųsti dokumentus ar pavyzdžius be muitinės?

Be muitinės? Ne, bent jau ne taip, kaip anksčiau. Dokumentai be komercinės vertės dažniausiai keliauja paprasčiau, bet pavyzdžiai, mėginiai, reklaminė medžiaga ar įranga jau turi aprašymą ir vertę. Ne visada esu tikras dėl kiekvieno smulkaus atvejo, nes muitinės praktika keičiasi, o brokeriai aiškina skirtingai. Todėl prieš siunčiant verta parašyti trumpą klausimą: „kas čia yra, kiek kainuoja, ar grįš atgal?“ Tai atrodo per daug formalu, kol krovinys stovi Kalė.

Ką reiškia DAP, DDP, EXW, ir kuris variantas biurui saugiausias?

EXW reiškia, kad jūs beveik viską tvarkote nuo Anglijos sandėlio durų. DAP – vežėjas atveža iki vietos, bet muitas ir PVM dažniausiai lieka gavėjui. DDP – pardavėjas ar siuntėjas stengiasi pristatyti „viskuo pasirūpindamas“, nors realybėje tai ne visada taip sklandžiai išeina. Biurui saugiausia dažniausiai aiški DAP arba gerai paruoštas DDP, jei partneris iš tikrųjų supranta pareigas. Blogiausia, kai visi galvoja, kad už muitą atsako kitas. Tuomet atsako niekas, kol pradeda skambinti visi.

Kodėl pigiausias pasiūlymas iš Anglijos dažnai brangiai kainuoja?

Žinau, kad kaina spaudžia. Bet kai pasiūlymas gerokai mažesnis už rinką, klausiame: kas neįskaičiuota? Gal laukimas, keltuvas, muitinės tarpininkavimas, draudimas, savaitgalio iškrovimas. Esu matęs, kaip 120 eurų „sutaupymas“ virsta trimis dienomis be krovinio ir dviem piktomis klientų žinutėmis. Kartais pigu yra gerai, tik reikia matyti visą sąskaitą. Logistikoje nematomos išlaidos visada atsiranda, paprastai tada, kai mažiausiai norite.

Kainos, terminai ir rizikos

Kiek realiai kainuoja krovinys iš Anglijos į Lietuvą?

Jei jūsų biuras ieško bendro krovinių gabenimas iš Anglijos vaizdo, pradėkite nuo realių skaičių. Mažas vokas ar dokumentai orientuotųsi į 20–80 eurų. Smulki siunta iki 30 kg gali būti 120–250 eurų, priklausomai nuo greičio. Euro paletė grupuotiniu transportu dažnai sukasi apie 250–550 eurų, o didesniam kroviniui kaina auga. Atskiras furgonas iš Londono į Kauną gali kainuoti 2500–4500 eurų, pilnas sunkvežimis – dar daugiau. Jei kas nors žada stebuklą už 99 eurus, tikrinkite, ką jis pamiršo.

Kodėl kaina pasikeičia po savaitės?

Dėl rinkos. Kuras, keltų vietos, vairuotojų trūkumas, sezonas, uostų eilės, net oras – viskas gali pajudinti kainą. Kartais sandėlis Anglijoje sako, kad krovinys bus paruoštas pirmadienį, o jis paruošiamas ketvirtadienį. Tada transportas jau kitoks. Ne visada tai sąžininga, ne visada gražu, bet tarptautiniame gabenime kainos nėra užšaldytos kaip banko indėlis. Todėl geras pasiūlymas turi galiojimo laiką. Ir tai nėra noras jūsų papiktinti.

Ar galima gauti siuntinį rytoj?

Galima, bet tik jei viskas jau paruošta ir siunta nėra didelė. Kurjeris iš Londono ar Mančesterio į Vilnių per 24 valandas kartais įmanomas, tačiau tai kainuoja. Jei reikia krovinio rytoj, o dokumentų nėra, adresatas nepasiekiamas, o sandėlis dar nepakrovė, stebuklų nebus. Aš tokį pasiūlymą priimu tik tada, kai matosi visas kelias. Kitaip gaunasi gražus pažadas ir blogas rytas. Geriau sakyti tiesą anksčiau.

Ką daryti, kai krovinys įstringa Doverio uoste?

Pirmiausia kvėpuoti. Doveris yra vieta, kur visi nori būti greiti, bet kartais eilė nusprendžia kitaip. Reikia žinoti, ar problema dokumentuose, muitinėje, kelte, ar tiesiog transporto spūstyje. Patikimas operatorius ne tik parašo „laukiama“, bet ir pasako, kas laukiama ir kas daroma. Buvau matęs, kad siunta stovėjo dėl vienos neteisingos HS kodų eilutės. Po to visi kalbėjo apie „sistemų klaidą“, nors klaida sėdėjo sąskaitoje.

Kaip apsidrausti nuo nuostolių, jei biuras siunčia brangią įrangą?

Pradėkite nuo pakavimo, nes draudimas nemėgsta istorijų „na, mes manėm, kad užteks plėvelės“. Brangi IT įranga, medicinos aparatai, matavimo prietaisai ar parodų eksponatai turi būti fiksuoti, apsaugoti nuo drėgmės ir aiškiai įvertinti. Paprastas CMR draudimas dažnai riboja atsakomybę pagal kilogramus, ne pagal jūsų pirkimo čekį. Todėl reikia papildomo krovinio draudimo. Buvo atvejis, kai monitoriai atvyko tvarkingai iš išorės, bet viduje buvo smūgio žala. (tiksliau, ne visada dėl transporto – kartais kaltas pakavimas).

Kasdienė komunikacija su klientais

Kuo patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos skiriasi nuo pigiausio vežėjo?

Skirtumas dažniausiai matosi ne tada, kai viskas gerai. Tada visi atrodo profesionalūs. Skirtumas matosi, kai reikia pasakyti nemalonų dalyką: dokumentų trūksta, kaina pasikeis, vairuotojas vėluos, iškrovimas be lifto neįmanomas. Pigiausias vežėjas dažnai tiesiog išrašo sąskaitą ir dingsta, kol problema tampa jūsų. Geras partneris lieka pokalbyje, net jei pokalbis nepatogus. O nepatogūs pokalbiai logistikoje taupo pinigus.

Ar normalu, kad vairuotojas neatsako telefonu?

Normalu, bet ne visada priimtina. Vairuotojas gali būti kelyje, pildyti dokumentus, krauti, miegoti arba tiesiog būti zonoje be ryšio. Anglijoj viskas dažniau atrodo labai organizuota, kol pradedi skambinti konkrečiu adresu. Tačiau jei operatorius irgi neatsako, tai jau blogas ženklas. Biurui reikia vieno kontakto, kuris žino, kas vyksta, net kai vairuotojas tyli. Nes kasdienė logistika nėra telefonų žaidimas.

Kaip dažnai turi būti atnaujinimai apie krovinį?

Ne kas penkias minutes, prašau. Per daug žinučių tik sukuria triukšmą. Normalu, kai gaunate patvirtinimą po užsakymo, informaciją po pakrovimo, numatomą atvykimą po sienos/keltų perėjimo ir finalinį pranešimą prieš iškrovimą. Jei krovinys brangus ar skubus, atnaujinimai gali būti dažnesni. Bet svarbiausia – kad informacija būtų tikra, ne „vairuotojas jau arti“, kai jis dar Liverpulyje. Melagingas ramumas blogesnis už nemalonų, bet tikslų atsakymą.

Ką daryti, jei Anglijos partneris kalba tik angliškai?

Tai nėra tragedija, tik reikia tvarkos. Dauguma sandėlių Anglijoje kalba angliškai, o jūsų biuras gali dirbti lietuviškai. Svarbu, kad pagrindiniai duomenys būtų raštu: adresas, kontaktas, prekių aprašymas, vertė, Incoterms, pakuočių skaičius. Nenaudokite vien telefono skambučių, nes po valandos visi prisimena skirtingai. Jei reikia, paprašykite vieno lapo santraukos lietuviškai sau. Ir ne, „kažkaip susitars“ nėra procesas.

Kaip tvarkyti pretenziją, kai paletė atvyksta sugadinta?

Nufotografuoti nepakanka, nors visi taip daro. Reikia nuotraukų iš karto, dar neatidarius arba prieš išardant, matant pakuočių žymas ir CMR numerį. Jei žala akivaizdi, ji turi būti pažymėta priėmimo dokumentuose. Tada rašomas pretenzijos laiškas su sąskaita, nuotraukomis, CMR, pakuotės aprašymu ir paaiškinimu, kas sugedo. Ne visada draudimas atlygins viską, ypač jei pakavimas buvo silpnas. Bet be dokumentų pretenzija tampa „mes tikrai matėme“ lygio istorija.

Ilgalaikis biuro logistikos planas

Ar verta turėti vieną partnerį visiems siuntiniams iš Anglijos?

Dažniausiai taip, jei srautas bent kiek reguliarus. Vienas partneris mato jūsų įpročius, žino, kurie klientai nervingi, kurie sandėliai vėluoja, kurios prekės reikalauja ypatingo pakavimo. Pavyzdžiui, kai biuras kas mėnesį gauna atsargines dalis ir smulkius dokumentus, viskas vienoje vietoje lengviau derinama. Taip galima geriau matyti kainas, vėlavimus ir pasikartojančias klaidas. Bet nereikia užmigti. Kartais specialų krovinį geriau patikėti siauros srities vežėjui.

Kaip paruošti sandėlį, kad išsiuntimas nekainuotų dvigubai?

Pirmiausia žinoti, ką turite. Matmenys, svoris, pakuočių tipas, ar galima krauti vieną ant kito, ar krovinys bijo šalčio. Daug pinigų dingsta dėl netikslių duomenų: parašyta 800 kg, atvyksta 1200 kg; parašyta viena paletė, o aikštelėje stovi dvi. Sandėlis turi turėti etiketes, paruošimo langą ir žmogų, kuris atsako už pakrovimą. Be to, reikia palikti vietos forkliftui. Taip, forkliftas kartais lemia viską.

Ką daryti su grąžinimais ir taisymais?

Grąžinimai iš Anglijos yra bjaurus, bet dažnas reikalas. Reikia nuspręsti, ar prekė grįžta kaip remontas, garantinis keitimas, ar komercinis grąžinimas. Tai keičia dokumentus ir mokesčius. Jei siunčiate sugedusią įrangą taisymui ir ji grįžta atgal, reikia tai fiksuoti nuo pat pradžių. Kitaip muitinė gali klausti, kodėl vėl importuojate tą patį daiktą. Patikėkite, klausimas ateina ne tada, kai jums patogu atsakyti.

Kuriuos dokumentus biuras privalo saugoti?

Saugokite viską, kas susiję su siunta: užsakymą, komercinę sąskaitą, CMR, pakavimo lapą, draudimo polisą, susirašinėjimą dėl pakeitimų ir pretenzijų. Neskamba romantiškai, žinau. Bet po pusės metų niekas neprisimins, kas pažadėjo DDP arba kodėl buvo pakeistas adresas. Dokumentai padeda ne tik muitinei, bet ir jums ginče su klientu ar draudimu. Aš saugočiau bent penkerius metus, o brangesnius atvejus dar ilgiau. Popieriai nuobodu, kol jų reikia.

Kada reikia sakyti „ne“ kliento pageidavimui?

Kai pageidavimas prieštarauja realybei. Pavyzdžiui, klientas nori, kad dokumentai būtų „kažkaip sutvarkyti vėliau“, krovinys būtų draustas, bet neįvardijama vertė, arba iškrovimas vyktų be technikos. Tada reikia sakyti „ne“ aiškiai ir ramiai. Ne todėl, kad esame sunkūs žmonės. Todėl, kad tarptautiniame gabenime blogas sprendimas greitai tampa brangiu ginču. Geras klientas tai supranta, o jei nesupranta, gal jis ir nėra geras klientas.

Koks būtų mano paprastas patikrinimo sąrašas prieš užsakant pervežimą?

Prieš užsakant pervežimą iš Anglijos į Lietuvą, patikrinkite penkis dalykus. Pirma, ar teisingas adresas ir kontaktas iškrovimui. Antra, ar žinomas svoris, matmenys, pakuočių skaičius ir krovinio vertė. Trečia, ar paruošta komercinė sąskaita su normaliu prekių aprašymu. Ketvirta, kas atsako už muitą ir PVM. Penkta, ar turite planą B, jei sandėlis vėluos arba keltas keisis. Po to jau galima kalbėti apie kainą.

Išvada

Patikimas partneris jūsų biurui iš Anglijos nėra tas, kuris visada žada rytoj. Tai tas, kuris parodo, kas realu, kas rizikinga, kas kainuos ir kur gali stringti dokumentai. Per du dešimtmečius mačiau: tvarkinga komunikacija sutaupo daugiau nei graži prezentacija. Jei turite nuolatinį srautą, brangią įrangą ar nervinančius klientus, rinkitės ne tik kainą. Rinkitės žmogų, kuris paskambins anksčiau, nei problema taps gaisru.