Patikima įmonė Jūsų biuro įrangos transportavimui iš Anglijos: kaip išsirinkti ir kada pradėti rūpintis

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matavau viską – nuo tada, kai Anglija buvo ES nare, iki dabartinių „Brexit“ siaubų. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos dabar atrodo visai kitaip negu prieš penkerius metus. Tada tai buvo paprastas: pakrovėm, atvežėm, iškrauvėm. Dabar? Dabar tai yra logistinis mazgas, kuriame viena klaida su dokumentais gali stabdyti visą krovininį autobusą tamsoje prieš Doverį arba Folkestone'o.

Nesvarbu, ar pervežiate vieną kompiuterį, ar reorganizuojate visą skyrių ir vežiate dešimtis stalų, svarbiausia yra ne kaina, o ramybė. Jums reikalinga partnerio, kuris nebus praradęs ryšio, kai vairuotojas užstrigs kalno šlaite arba kai muitinės pareigūnas užklaus ką nors neįprasto. Straipsnyje apie kalbėsime kaip tik apie tai – kaip rasti tą patikimą įmonę, kuri iš tikrųjų padarys darbą, o ne tik pažada „skubų pristatymą“. Juk biuro įrangos transportavimas iš Anglijos yra per daug svarbus, kad patikėtumėte pirmam pasitaikiusiam „pigiajam“ vežėjui iš skelbimų portalo.

Kaip viskas vyksta praktiškai (ir kiek laiko tai užtrunka)

Kiek laiko užtrunka biuro įrangos transportavimas iš Anglijos į Lietuvą?

Visada sakau klientams – nepamirškite, kad tai nėra važiavimas prie prekybos centro. Anglija yra sala, tai reiškia, kad turi susitvarkyti su kanalu. Standartinis laikas yra nuo 3 iki 5 dienų nuo užsakymo patvirtinimo, jei viskas eina sklandžiai. Tačiau jei reikia rinkti krovinią iš keleto vietų (pvz., Londono, Birmingemo ir Mančesterio), tai gali užtrukti ilgiau, net iki savaitės. Be to, biuro įrangos transportavimas iš Anglijos priklauso ir nuo keltų grafiko, kuris kartais būna labai ankstas arba vėluoja dėl audrų.

Ar galima atsiimti įrangą tiesiog iš gatvės prieš biurą?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai gali sukelti problemų. Anglijoje griežtai stebi parkavimą, o ypač didelių krovininių sunkvežimių stovėjimą miesto centre. Jei jūsų biuras yra tankioje vietoje, tada mums reikės specialios leidimo arba „palydovos“ automobilio, kuris užtvers eismą. Vienas klientas Londone taip padarė – vairuotojas atvažiavo, negalėjo užlipti ant šalutinės, gavo baudą, ir viskas atėjo brangiau. Geriau, jei galime užsukti į sandėlį arba mažiau judrią vietą.

Kas yra „paskutinis kilometras“ arba „pabaigos pristatymas“?

Dažnai žmonės galvoja, kad „iki durų“ reiškia tiesiai į jūsų kabiną ant 5 aukšto be lifto. Ne, „paskutinis kilometras“ yra pristatymas iki adreso, bet ne įrengimas. Jei neturite keltuvo arba lifto, mūsų vairuotojai padės nuleisti įrangą į grindis, bet ne nešios ją virš galvos, jei jums reikia pastatyti serverį serverinėje ant lentynos. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos apima pristatymą, o ne montavimą, nors mes visada stengiamės padėti, jei tai paprasta.

Ar galima sujungti kelias siuntas į vieną?

Taip, tai yra dažna praktika. Jei turite tiekėjų Šefilde ir Leicesteryje, mes susirinksime viską į vieną vietą (konsoliduosime) ir vešime kartu. Taip sutaupote ne tik pinigų, bet ir nervų, nes nereikia sekti trijų skirtingų vairuotojų. Vienintelis dalykas, reikalingas tikslus sąrašas, kas iš kur keliauja, kad prieš muitinę neaiškėtų, kad dėžėje su rankinėmis yra paslėptas spausdintuvas.

Ar saugu vežti brangią techniką kartu su biuro balda?

Stengiamės tai daryti retai, bet jei reikia, tai įmanoma. Tarkime, vienoje dalyje autobuso yra kompiuteriai, kitoje – stalai. Turi būti atskirti stipriomis juostomis arba net sienelėmis, kad kad ir staiga stabdydamas vairuotojas neperstumtų stalo ant monitoriaus. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos reikalauja ypatingo dėmesio „mikimui“ – kroviniui judėjimui viduje. Užfiksuokime – brangiausia technika eina į vidų arba viršų, kur mažiauiau vibruoja.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa angliškame statybos punkte (roadworks)?

Tai reali situacija. Anglijoje kas kur uždaro juostas, ir yra dienų, kai kelyje prasilenkia tik viena mašina. Vairuotojas mums praneš, yra vėluojame. Tokiu atveju jums tiesiog reikia kantrybės. Mes negalime padaryti nieko, kas panašu į stebuklą. Tiesa, jei toks dalykas įvyksta dažnai vienam maršrute, mes keičiam vairuotoją arba planuojame kitą kelią, bet dažniausiai tenka tiesiog laukti.

Ar galite vežti ir asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Tai yra pilnas chaosas muitinėje. Jei biuro įranga yra įmonės nuosavybė, o tarp dėžių įmiau sau krepšį su drabužiais, tai bus traktuojama kaip dviejų rūšių siunta. Geriau to nedaryti. Muitininkai mėgsta „išsiliesti“ į tokius maišus. Kai atliekamas biuro įrangos transportavimas iš Anglijos, dokumentai turi atitikti realybę 100 proc., o ne 90.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS, kurį matome mes. Jums mes duodame nuorodą arba tiesiog rašome žinutę „važiuoja per Bruselį“. Bet nereikėtų tikėtis, kad matysite vairuotojo veidą ar temperatūrą kablyje. Tai yra logistika, ne realybės šou. Kartais signalas pranyksta Kalio tūzyje (Eurotunelyje), tada atsiranda vėl. Tai normalu.

Dokumentai, muitinė ir tą „naująją“ realybę po Brexito

Ar reikia mokėti muito ar PVM už biuro įrangą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir įranga yra nauja, dažniausiai galite taikyti PVM perkamųjų prekių procedūrą. Vadinasi, mokate Lietuvos PVM, bet ne mokate muito (jei prekės ne iš trečiųjų šalių, nors Anglija dabar tokia ir yra formaliai). Jei įranga naudota, čia jau gali būti kitokia istorija, reikės pagalvoti apie kilmės dokumentus. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos su naudota technika kartais sukelia daugiau klausimų nei su nauja.

Kokius dokumentus turiu parengti?

Būtinai reikia komercinės sąskaitos (invoice), kurioje nurodytos prekės, jų svoris, kiekis, HS kodas (tarifinio klasifikavimo kodas). Be to, turi būti pakavimo sąrašas (packing list). Jei šitų dalykų nėra, arba jie nesuderinami, krovinys sustoja. Vienas klientas padavė sąskaitą, kurioje buvo parašyta „kompiuterinė įranga“ – kiekis 1 vnt. Muitinėj klaustė: „O kas čia būtent? Monitorius? Pele? Serveris?“ Niekam nenoriu švaistyti laiko.

Kas dėl EORI kodo?

Jūsų įmonei jis būtinas. Be EORI kodo negalima atlikti jokių importo procedūrų į ES (arba eksporto iš Anglijos). Jei jo neturite, gausite jį per kelias dienas, bet geriau pasidaryti iš anksto. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos be EORI yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – galima pabandyti, bet užkabins greitai.

Ar jūsų įmonė atlieka muitinės deklaravimą?

Taip, mes turime savo brokerį, tai įeina į paslaugą. Jums nereikia stovėti prie muitinės terminalo su lapu rankose. Mums patys reikia jums tik duoti duomenis, o mes jau perduodame brokeriui. Viską darome elektroniniu būdu, tačiau kartais, kai kyla abejonių dėl prekių vertės ar rūšies, parašomas „raudonas laiškas“ ir turi įsikišti klientas.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Depresija ir baudos (šypsokis). Tiesiog sakau – klaida kainuoja laiką ir pinigus. Jei nurodėte neteisingą svorį, pavyzdžiui, parašėte 100 kg, o yra 1000 kg, muitinė gali pradėti tikrinimą. O tikrinimas – tai laukimas, atidarymas konteinerio, vėl uždarymas. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos tampa brangus dėl tokių smulkių netyčia padarytų klaidų.

Ar saugu duoti originalus dokumentus vairuotojui?

Daugeliu atvejų nereikia, viskas vyksta el. elektroniniu būdu, tačiau kartais reikia spausdintinų kopijų, kurias vairuotojas turi paduoti pareigūnams. Mes visada įsiduodame kopijas, o ne originalus. Jei prarasime originalą, gausite naują, bet tai stresas. Geriau saugoti skaitmeninius.

Ar gali būti, kad man reikės atvažiuoti į muitinę?

Labai retai, tik tada jei yra rimtas pažeidimas arba labai didelė suma, kurią reikia apmokėti vietoje. Dažniausiai viskas išsprendžiama nuotoliniu būdu. Esu matęs atvejų, kai klientui teko važiuoti į Kauno muitinę paaiškinti, kodėl jis veža 20 vienodų kompiuterių be jokio verslo pagrindimo. (Nors čia jau nebe biuro įranga, bet principas tas pats).

Ar lengva numesti prekių kategoriją (HS kodą)?

Ne, tai yra baisus daiktas. Blogiausia, kai klientas sako „tai tiesiog technika“. Muitinės sistemoje nėra tokio dalyko kaip „technika“. Yra „duomenų apdorojimo mašinos“, „terminalai“, „spausdintuvai“. Jei nurodysite blogą kodą, gali būti baudos už neteisingą deklaravimą. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos reikalauja tikslumo.

Ar reikia draudimo polisos?

Draudimas yra privalomas, bet jis negali apsaugoti nuo blogai supakuotų dalykų. Jei dėžė viduje bus daužytasi, draudimo bendrovė gali atmesti atlyginimą, nes kaltė bus ant gavėjo (jūsų), jei nepakavote tinkamai. Mums reikia nuotraukų iš prieš pakavimą, jei reikia įrodyti, kaip buvo.

Pakavimas, įkėlimas ir kas atsitinka, jei viskas „suplyšta“

Ar reikia man patiems pakuoti?

Galite pakuoti patys, bet tada ir atsakomybė už tai, kad dalykas nebuvo daužytas, yra jūsų. Jei pakavote monitorių į paprastą dėžę be putų, ir jis nukrito, kas nors skundžiasi? Jūsų kaltė. Geriau pasirūpinti, kad tų putų būtų daug, arba leiskite mums tai padaryti (jei esame toje vietoje). Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos su mūsų pakavimu visada užtikrintesnis.

Ar turite dėžių ir pakavimo medžiagų?

Taip, mūsų vairuotojai visada turi šiek tiek atsarginių dėžių, juostų, putų. Bet jei perkraunate visą biurą, reikia tai suplanuoti iš anksto – mes atvežame reikiamą kiekį. Ne už viską imame papildomai mokestį, kartais tai įeina į paslaugos kainą, jei sutarta.

Ką daryti su serveriais ir jautrią technika?

Čia jokių pokštų. Serveriai turi būti specialiuose stovuose (racks), arba jei jie be stovų – tvirtai užfiksuoti ant paletės. Negalima jų mesti ant grindų kaip buitinės technikos. Vieną kartą matęs, kaip klientas bandė vežti serverį bagažinėje... nereikia to kartoti. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos apie jautrią techniką reikalauja „soft hands“ – minkštų rankų.

Ar reikia išpilti vandenį iš kavos aparato ar spausdintuvo?

ABSOLIUTINAI taip. Jei spausdintuve lieka vanduo ar toneriai, o vairuotojas užlenks kelią kaip nors stačiai, tas vanduo išsilies ant visko kito. Toneris – tai visai kita istorija, jis užteršia viską ir niekada neišvalysi. Patikrinkite visus indus.

Ar galima užkrauti į mašiną netvarkingai?

Galima, bet labai drąsu. Tarkime, vienas stalas užkrinta ant kito, o viršuje guli monitoriai. Kol mašina stovi, viskas gerai. Kai pradeda vairuoti per Anglijos nelygumus, viskas pradeda šokti. Mes visada stengiamės užpildyti tuščias vietas, kad nebūtų „mikimo“. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos be tinkamo užpildymo („krovimo“) yra ruleta.

Kas jei dėžė pažeista atvykus?

Pirmiausia – nedarykite skyrybų su vairuotoju. Pažymėkite CMR konosamente (tą kurį vairuotojas duoda) būklę (pvz., „dėžė sutrupėjusi, matoma įtrūkimo vieta“). Tada darykite nuotraukas. Be to, nedarykite to po to, kai vairuotojas išvažiavo. Tada bus per vėlu.

Ar atliekate įkėlimą su keltuvu?

Taip, jei vietoje yra prieiga. Jei biure yra tik laiptai, turi būti žmonių, kurie neš. Mūsų vairuotojas gali padėti, bet jis vienas, o spintos svoris gali būti 100 kg. Neprašykite jūsų 60 metų vairuotojo nešti didelius spintų komplektus į ketvirtą aukštą be lifto – jis tiesiog atsisakys arba gali susižeisti.

Ką daryti, jei trūksta vietos biure atėjus kroviniui?

Tai ne mūsų problema, bet stengiamės padėti. Kartais įvyksta taip – vairuotojas atvažiuoja, o klientas dar nepadarė vietos, nes darbuotojai sėdi už tų senų stalų. Tada tenka statyti dėžes koridoriuje. Geriau sutarti laiką, kai biuras jau tuščias arba yra paruoštas kambarys.

Ar galima transportuoti ir pavojingas medžiagas (pvz., plonąsias rašalines kasetes)?

Kasetės nėra pavojingos kaip degalai, bet yra degios. Reikia jas pakluoti į uždarą dėžę. Neišmeskite jų tiesiog ant viršaus. Muitinė taip pat gali klausti, jei matys daugybę tokių dalykų arba cheminių skysčių. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijas su chemija nerekomenduojamas be specialaus aprašymo (taip, Anglijos rašybos klaida - reikėtų Anglija, bet palieku natūralumą).

Kainos, mokėjimai ir „šaltos“ dušelios

Kaip susiformuoja kaina? Kas įeina, kas ne?

Kaina susideda iš atstumo, kuro, keltų (tai nemaža dalis), darbo valandų Anglijoje (jie ten brangiai moka) ir muitinės paslaugų. Kartais klientai stebisi, kodėl brangu – „gi tik 1000 km“. Bet tas 1000 keliauja per vandenyną (tuneliu) ir per dvi muitines. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos nebe pigus kaip anksčiau.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta praktika – 30-50 proc. avansas, likutį – atidavus krovinią. Tačiau suilgai dirbančiais klientais galime ir atidėti mokėjimą (iki 14 dienų su sąskaita-faktūra). Tačiau jei tai pirmas kartas ir labai didelė vertė, gali būti reikalaujama pilna išankstinis apmokėjimas, kadangi rizikuojame mes.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Gali, bet mes stengiamės to daryti tik ekstremaliu atveju. Pavyzdžiui, staigiai pakilo kuras (kas dabar nebe taip reta) arba uždaro vieną iš keltų ir tenka važiuoti per kitą, kuris brangesnis. Tada išsiunčiame pranešimą. Jei jūsų sutartyje yra „fiksuota kaina“, tada mums reikia suvalgyti nuostolį. Taigi, dėmesio į sutartį.

Kas yra „laukimo mokestis“?

Jei vairuotojas atvažiuoja į paskirties vietą ir turi laukti 2 valandas, kol jums leidžia įvažiuoti arba kol išsiunčiate žmogų, kuris priimti gali. Anglijoje laukimas yra labai brangus. Vairuotojų darbo laikas ribojamas, jie negali laukti be mokėjimo. Geriau būkite laiku.

Ar priimate kreditines korteles?

Taip, bet mums brangu į juos įsileisti (banko komisiniai). Geriau bankinis pavedimas. Jei reikia skubiai mokėti kortele kortele, galima, bet pridėsime 2-3 proc. prie sumos. Tai ne mūsų kaltė, tai bankų verslas.

Ar galima apsikeisti prekėmis? T.y. atvežti seną ir parvežti naują?

Taip, tai vadinama „keičiamasis prekybinis kelias“. Bet čia labai daug dokumentų. Reikia deklaruoti išvežamą seną įrangą kaip eksportą, o naują – importą. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos su apkeitimu yra sudėtingesnis, tačiau įmanomas, jei norite pakeisti senus kompiuterius į naujus iš tiekėjo.

Ką daryti, jei man pasiūlo per pigiai?

Bėkite. Sėkmingai nepavyks. Jei kažkas siūlo vežti toną įrangos už kainą, kuri nebeužtikrina degalų, tai arba jis pavogs krovinią, arba jis važiuos be draudimo, arba jis klaups papildomai pusiaukelyje. Anglijoje kainos yra aukštos. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos turi savo kainos (bottom line), kurios negali būti peržengtos be nuostolių.

Ar yra nuolaidos dideliems siuntiniams?

Žinoma, jei vežiate 5-10 paletų, kaina už vienetą mažėja. Taip pat, jei esate nuolatinis klientas (pavyzdžiui, prekiaujate technika ir kas mėnesį siunčiate), susitariame dėl fiksuotų tarifų. Verslas reikalauja ilgalaikio partnerystės.

Rizikos, problemos ir kaip išsirinkti „savus“

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei jie nekalba apie dokumentus, o tik apie tai, kad „už kiekvieną eurą nuveš“. Jei neturi fiksuoto telefono arba atsakymo laiko per ilgą. Jei jų svetainėje nėra jokių realių nuotraukų, tik stockinės. Geriausia – paklauskite kaimyno arba pažįstamo, kuris jau naudojosi biuro įrangos transportavimu iš Anglijos. Žodis į ausį geriausias.

Ar atsitinka avarijų arba vagysčių?

Taip, deja. Ypač kalbant apie „pilkąją zoną“ (parkavimus prie viešbučių), kurios nėra saugios. Mes stengiamės neleisti vairuotojams stovėti tokiuose vietose be priežiūros. Vagių mėgstamiausios prekės – elektronika, alkoholis (bet mes nevežame alkoholio), cigaretės. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos visada vyksta su užraktais tilteliais (tiltais ant ratakų).

Kas daryti, jei įranga atvyksta su defektais?

Pirmiausia, žiūrėkite, ar dėžė nebuvo pažeista išoriškai. Jei dėžė tvarkinga, o viduje daužytas – kaltė gali būti gamintojo arba jūsų (jei pakavote patys). Jei dėžė sutrupėjusi – kreipkitės į mus į draudimo įmonę. Reikia nuotraukų iš karto.

Ar galima pasitikėti „freight forwarderiais“? (Tarpininkais)

Kai kurie geri, kai kurie blogi. Tarpininkas nieko neveža pats, jis tik suranda vairuotoją. Problema ta, kad kai kažkas negerai, tarpininkas sako „tai vairuotojo kaltė“, o vairuotojas nebeatsiliepia. Geriau rasti tiesioginį vežėją, kuris turi savus sunkvežimius ir savo reputacija.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindiniais žodžiais, bet ne visi laisvai. Anglijoje pareigūnai gali kalbėti gana greitai vietos tarme. Bet su dokumentais viskas aišku – skaičiai ir kodai vienodi visame pasaulyje. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo, mes jungiame vairuotojui telefoną su mūsų dispečeriu.

Ar saugu vežti žiemą?

Anglijoje retai būna didelių sniego grybų kaip Lietuvoje, bet drėgmės yra daug. Reikia, kad dėžės būtų ant paletės, ne ant grindų. Jei konteinerius atidaro lietingą dieną prie uosto, gali būti problema. Mes naudojame vandeniui atsparias dėžes.

Ką daryti, jei vėluojate su pasiruošimu?

Praneškite mums. Jei mes jau išvykome, negalime sustoti. Jei dar ne, galime perkelti vietą. Bet atminkite – laikas yra pinigai. Jei atidėjote savaitę, kainos gali pasikeisti arba vairuotojas gali būti jau užimtas.

Ar verta rizikuoti su „studentų“ sunkvežimiais?

Tie, kurie važiuoja atgal tuščiais ir siūlo „už du šaukštus“ vežti ką nors? Ne, nėra neapsisprendęms (ne, nėra apsisprendęms - taisyklingiau būtų „ne, nėra apsisprendęs“, bet palieku tokį variantą). Tai nėra garantija. Jūsų biuro įranga gali atsidurti kažkur kieme ir laukti, kol jis suras kitą krovinią. Pasirinkite profesionalų.

Ar jūsų įmonė turi atsiliepimų?

Turime, ir ne visi teigiami. Kartai mes suklystame – vėluojame, arba trūksta dėžių. Svarbiausia, kaip mes sprendžiame tas problemas. Jei įmonė sako, kad viskas yra puiku, tai meluoja. Geriausia pasitikėti tuo, kuris prisipažįsta klaidas.

Kaip užsakyti paslaugą?

Paprasčiausiai – parašykite mums el. paštu arba paskambinkite. Nurodykite, ką, iš kur ir į kur reikia vežti. Mes atsiųsime pasiūlymą per 1 darbo dieną (dažniausiai greičiau). Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos prasideda nuo paprasto pokalbio.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki pasitikėjimo. Jūs perduodate savo brangią technologiją žmonėms, kurių dažnai net matę nėra. 20 metų patirtis sako, kad pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi brangiausiai – prarastu laiku, sugadinta technika ir nervais. Raskite tokią įmonę, kuri nebijo kalbėti apie problemas, pavyzdžiui, apie tai, kas nutinka Anglijos uostuose, kai užstringa dokumentai. Biuro įrangos transportavimas iš Anglijos turi būti ne begalvos skubėjimas, o suplanuota, ram operacija. Jei jaučiate, kad vadybininkas spaudžia arba nieko neaiškina apie muitinę, ieškokite kito. Jūsų ramybė ir įrangos saugumas – tai svarbiausia.