Paprastas užsakymo procesas: taupykite brangų laiką dabar

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, dažniau matau chaosą nei tvarką. Žmonės visada svajoja apie tai, kad krovinių pervežimas vyktų lyta muzika, tačiau realybėje dažnai tenka kovoti su užstrigusiais sunkvežimiais, prarastais dokumentais arba vairuotojais, kurie tiesiog nenori dirbti. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums nereikėtų galvoti apie šias smulkmenas, o Paprastas užsakymo procesas užtikrintų, kad prekės pasiektų vietą laiku. Nereikia jums rūpintis keliais ar muitinės formalumumis, tai mūsų darbas, o jūsų laikas per brangus, kad jį praleistumėte telefonuodami su vairuotojais.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti

Kaip tiksliai pradėti užsakymą?

Viskas prasideda nuo to, kad tiesiog susisiekiate su mumis, o ne rašote el. paštą į begalinę erdvę. Geriausia skambinti arba parašyti žinutę su konkrečia informacija, ką reikia vežti ir kur. Kai turime duomenis, mes jau galime ieškoti automobilio. Nereikia jums užpildyti dešimčių formų, paprastai užtenka kelių eilučių, kad Paprastas užsakymo procesas pasuktų į teisingą kelią ir mes pradėtume veikti.

Kodėl klausiate tiek daug klausimų apie krovinį?

Kodėl? Nes jei pasakysite "maža dėžė", o atsitiks, kad tai bus dviejų tonų sunkvežimis reikalaujantis krovinys, turėsime problemas. Vieną kartą klientas taip parslydo, kad teko skubiai keisti mašiną pačiame pakrovimo taške, o tai kainavo dvigubai. Mums reikalingi tiksliai svoris, matmenys ir, jei ką nors, adresas, kad neiškiltų nereikalingų siurprizų kelyje.

Ar galima užsakyti telefonu be jokių rašytinių sutarčių?

Galima, tai darome kasdien su nuolatiniais klientais, bet jei esate naujas, geriau turėti bent jau elektroninį patvirtinimą. Nors pasitikėjimas šioje srityje svarbus, popierius (arba jo trūkumas) gali sukelti nemalonumų, jei kils ginčų dėl kainos ar terminų. Tačiau jei norite tik greito sprendimo, telefonu viskas įmanoma, tiesiog tada Paprastas užsakymo procesas tampa šiek tiek rizikingesniu.

Kiek laiko trunka gauti kainos pasiūlymą?

Paprastai tai užtrunka nuo penkiolikos minučių iki valandos, priklausomai nuo to, kiek kompleksinis krovinys yra. Jei tai standartinis važiavimas per Europą, atsakome iškart. Jei reikia specialios technikos arba keliaujame į toliau esančias šalis (pvz., Kazachstą ar Turkią), gali prireikti šiek tiek daugiau laiko, kad susisiektume su patikimais partneriais.

Ar reikia mokėti kažką iš karto?

Dažniausiai imame avansą arba reikalaujame banko garantijos, jei nežinome jūsų kaip kliento. Esu matęs atvejų, kai krovinys buvo vežamas, o galinis mokėjimas "užstrigo" mėnesį. Kad mums ir vairuotojams būtų ramu, bent dalį sumos reikia padengti iš anksto, tai ir užtikrina sklandų Paprastas užsakymo procesas be finansinių nervų.

Kainos, mokėjimai ir taisyklės

Kokia vidutinė kaina už pervežimą?

Negaliu jums pasakyti vieno skaičiaus, tai kaip klausti kiek kainuoja duona – priklauso nuo kepyklos. Kaina formuojasi pagal atstumą, kuro kainas rinkoje (o jos šiuo metu šokinėja), bei krovinio svorį. Tiesa, mes stengiamėsi būti konkurencingi, todėl Paprastas užsakymo procesas pas mus prasideda ne nuo per didelio maržos dėjimo, o nuo realios kainos skaičiavimo.

Kas dėl degalų priedų (paliatyvų)?

Tai nuobodu tema, bet neįmanoma išvengti. Jei degalų kaina pakyla 10 proc., ir mūsų kaina pakyla. Prieš kelerių metų buvo situacija, kai kainos keitėsi kas savaitę, tai buvo siaubas. Dabar stengiamės fiksuoti kainas ilgesniam laikotarpiui, bet kartais tenka pridėti paliatyvą, jei krovinys vyksta į tolimas šalis.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais vairuotojui?

Galima, bet nerekomenduojama. Vairuotojas gali prarasti pinigus, arba gali kilti abejonių, ar jis juos perdavė įmonės. Geriau viską padaryti per banką, kad liktų pėdsakai. Yra buvę atvejų, kai grynaisiais atsiskaitydavo, o vėliau teko įrodinėti, kad mokėjimas buvo atliktas. Tai tik sudaro komplikacijų ir stabdo Paprastas užsakymo procesas.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei esate PVM mokėtojas Europos Sąjungoje, dažnai galime taikyti 0 proc. PVM tarifą (PVM sąskaitos faktūros paslaugų prekybai). Tačiau reikia teisingo PVM mokėtojo numerio. Jei numeris neteisingas arba jo nėra, teks mokėti standartinį tarifą, tai būna nemaloni staigmena galinėje sąskaitoje.

Ar taikote baudas už užsakymo atšaukimą?

Taip, jei atšaukiate mašiną, kuri jau važiuoja arba jau yra pakrovimo vietoje. Vairuotojams reikia mokėti už laiką ir tuščią važiavimą. Vieną kartą klientas tiesiog neatsirado sandėlyje, teko mokėti vairuotojui dienos užmokestį už nieką. Tai nėra Paprastas užsakymo procesas, tai tiesiog nuostolis visiems.

Kelionės eiga, vairuotojai ir realybė

Vairuotojai tikrai skambina prieš atvykdami?

Turi skambinti, tačiau... realybėje kartais užmiršta arba neturi ryšio. Yra vairuotojų, kurie myli savo darbą ir skambina iš anksto, o yra tokių, kurie atsiranda staiga už vartų. Geriau turėti vairuotojo numerį ir patiems paskambinti prieš dieną, jei girdite tyla. Taip išvengsite streso, kai Paprastas užsakymo procesas sukelia nenumaldomą nerimą dėl to, ar krovinys išvis važiuoja.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs sienoje?

Tai įvyksta. Orlą (Lenkijos-Baltarusijos siena) arba kitose didelėse perėjose eilės gali būti po 24 ar 48 valandų. Tuo metu vairuotojai miega mašinoje, o mes stengiamės rasti alternatyvų kelią, bet ne visada įmanoma. Tiesa, stengiamės informuoti iš karto, kad galėtumėte susiderėti su savo pirkėju dėl vėlavimo.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Priklauso nuo to, ką sutarome. Jei tai "krovėjo" paslauga, vairuotojas padės arba bus atsiųstas atskiras krovėjas. Jei tai tik transportas, vairuotojas tik stebi, ar krovinys užfiksuotas tvirtai. Buvau matęs, kaip vairuotojas atsisakė padėti pakelti vienos dėžės, nes tai nebuvo sutartyje, tai buvo keistas, tačiau teisėtas epizodas.

Kaip sekti, kur yra mano krovinys?

Duodame nuorodą į GPS sekimą, jei mašina turi tokią įrangą. Tačiau ne visi senesni sunkvežimiai turi modernius terminalus. Kartais tenka tik pasikliauti vairuotojo žodžiu, kai jis sako "esu Kaune", nors realybėje gali būti ties Marijampole. Stengiamės naudoti tik patikimus transportavimo būdus, kad Paprastas užsakymo procesas būtų permatomas.

Ar atveža tiksliai laiku, kaip pažadėta?

90 proc. atvejų taip, tačiau 10 proc. – tai gyvenimas. Sprogimai tiltuose, blogi orai, avarijos – visa tai įtakoja laiką. Mes visada duodame realią prognozę, o ne fantastinius skaičius, kad klientas nesusirauktų, o tada, jei vėluojame valanda, jis nedžiugiuotų, o tik suprastų, kad tai nėra katastrofa.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentai privalote pateikti?

Mums reikalingas prekių sandėlio sąrašas (packing list) ir PVM sąskaita faktūra. Be šių dviejų dalykų neišeis nei išvykti, nei įvažiuoti. Kartais klientai siunčia tik nuotraukas, o tai nėra dokumentas. Turi būti tikri skaičiai ir svoriai, kitaip muitinės pareigūnai tiesiog neleis mašinai važiuoti toliau.

Kas yra CMR sąvaka ir kodėl ji tokia svarbi?

CMR – tai tarptautinė vežimo sutartis. Be jos neturite jokių įrodymų, kad perdavėte krovinių vežėjui. Jei krovinys dingus arba pažeistas, šis lapelius yra jūsų draudimas. Būna, kad klientai pamiršta pasiimti originalą iš vairuotojo, o paskui kvailiauja ieškodami kur dingsta prekės. Paprastas užsakymo procesas visada baigiasi CMR įteikimu.

Ar jūs užtikrinote muitinės formalumus (išvežimą / importą)?

Mes padedame koordinuoti, bet formalų atsakomybę neša muitinės tarpininkas arba jūs pats. Galiu paskambinti brokeriui ir pažiūrėti, ar viskas tvarkoje, bet aš negaliu pasirašyti deklaracijos už jūsų. Kartais klientai mano, kad mes esame burtininkai ir galime išspręsti visas muitines su palapine.

Kas dėl Ex Works arba FCA sąlygų?

Jei sutarta Ex Works, tai reiškia, kad jūs turite užkrauti krovinį į mūsų mašiną savo sandėlyje. Jei nesugebate, mes turime užsakyti krovėją, o tai papildomai kainuoja. FCA reiškia, kad jūs tiesiog perduodate krovinius, o mums reikia rasti žmogų, kuris tai padarys. Geriau iš anksto pasikalbėti, kad nereiktų ieškoti keltuvo paskutinę minutę.

Ar reikia draudimo?

Labai rekomenduoju. Standartinis draudimas pagal CMR konvenciją dažnai padengia labai mažą sumą (pvz., 8,33 SDR už kg). Jei vežate brangius elektroninius komponentus, gali būti, kad gausite tik nereikšmingą kompensaciją. Už papildomą mokestį galima padidinti draudimo sumą, tai sutaupo daug nervų (nors tikiuosi, kad niekada nereikės to naudoti).

Problemos, nenuoseklumai ir keisti dalykai

Ar buvo atvejų, kai dingo krovinys?

Per mano 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai krovinys buvo pavogtas stovėjimo aikštelėje. Tai yra reta, bet įmanoma situacija. Tada prasideda ilgas draudimo išmokų procesas, policijos tyrimai... Vienintelis būdas apsisaugoti – dirbti su patikimomis kompanijomis, kurios turi GPS ir apsaugos sistemas, o ne su "kišeniniais" vežėjais.

Kas jei aš nežinau tikslios krovos vietos?

Tai problema. Vieną kartą klientas davė adresą "prie geležinkelio stoties". Geležinkelio stotis didelė, kur tiksliai? Vairuotojas žiūrėjo į tuščią lauką ir skambino man, aš skambinau klientui. Praradome valandą. Paprastas užsakymo procesas sužlugsta, kai trūksta elementary informacijos, tad tikslumas svarbiausia.

Ar dirbate su keistais kroviniais (pvz., šaldoma maista, gyvūnais)?

Dirbame, bet tai nebe paprastas užsakymas. Šaldymo reikalauja specifinių furgonų su termografu, o gyvūnams reikia veterinarinių pasų. Turiu prisipažinti, gyvūnų vežimas mane visada šiek tiek nervina, nes visada baiminamės, kaip jie jausis kelione metu, nors vairuotojai dažnai juos myli daugiau nei savo augintinius namuose.

Kodėl kartai atsakymai užtrunka?

Mes ne robotai. Kartą buvau per daug užsiėmęs viena didelė problema su dingusiu konteineriu ir neatsakiau į žinutes dvi valandas. Žinau, kad klientams tai nepatinka, bet kartą reikia susikoncentruoti ties viena dalyku. Stengiamės būti greiti, bet kartos realybė užduoda smūgį.

Ar galiu pasitikėti, kad mašina nebus sena ir "laužinė"?

Dauguma mūsų partnerių naudoja mašinas, kurios nėra senesnės nei 5-10 metų, tačiau kartais, rinkoje trūkstant transporto, tenka imti ir senesnes. Jei jums būtina, kad mašina būtų švara ir be rūdžių (pvz., chemijos vežimui), tai privalome tai žinoti iš anksto, kad atrinktume tinkamą transportą.

Kaip elgtis, jei vairuotojas nemoka lietuviškai ar angliškai?

Tai būna sudėtinga. Kartais tenka versti viską per "Google Translate" arba rodyti pirštais. Tiesa, dauguma vairuotojų iš Rytų Europos supranta rusiškai, o jei ir jūs šiek tiek suprantate – tai išgelbėja situaciją. Tokiu atveju Paprastas užsakymo procesas turi šiek tiek "žaidimų kalbėjimo" elemento.

Ar galima užsakyti savaitgalį?

Galima, bet už tai reikia sumokėti daugiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laiką, todėl jei reikia, kad jų būtų sekmadienį ryte, tai laikoma ypatinga paslauga. Nors esu girdėjęs istorijų, kad kai kurie vadovai skambina vairuotojams poilsio metu (kas yra nelegalu), mes to nedarome.

Pabaigos ir išvados

Kada procesas baigiasi oficialiai?

Procesas baigiasi, kai pasirašote CMR dokumentą, kad gavote krovinį, o mums atsiunčiate dokumentus apmokėjimui. Kai viskas padaryta, galime eiti gerti kavą. Kol nebus pasirašytas CMR, laikome, kad atsakomybė mūsų.

Ar turite nuolaidų nuolatiniams klientams?

Žinoma, jei vežate kartą per savaitę, kaina bus kita, negu jei vieną kartą per metus. Verslas remiasi pasitikėjimu, o Paprastas užsakymo procesas tampa dar paprastesnis, kai jau žinome vienas kito įpročius ir nereikia aiškinti pagrindinių dalykų iš naujo kiekvieną kartą.

Kas dėl skundų?

Jei kas negerai – skambinkite iš karto. Ne laukite, iki krovinius iškraus pirkėjas, o tada pradėsite šaukti. Anksčiau sužinosime apie problemą, tuo greičiau galėsime ją spręsti, pavyzdžiui, nukreipti mašiną į servisą arba pakeisti padangą.

Kodėl verta rinktis jus?

Todėl, kad mes ne žodžiais, o darbu žinome, kas yra logistika. Matėme viską – nuo gaisrų keliuose iki pleiskančių padangų. Mums svarbu, kad jums būtų ramu, o mums – taip pat, todėl stengiamės viską užtikrinti aiškiai ir be nereikalingų dramų.

Ar dabar galiu užsakyti?

Taip, rašykite dabar, o mes pasirūpinsime likusiu. Nereikia laukti rytojo, geriau pradėti Paprastas užsakymo procesas dabar, kol turime laisvų mašinų planuose, o ne kai visi jau bus užimti.

Galų gale, kokia pagrindinė taisyklė?

Pagrindinė taisyklė – tikslumas ir sąžiningumas. Jei sakykite tiesią apie tai, kas vežate ir kada reikia atvežti, mes padarysime likusį. Niekas nemėgsta kvailių pokalbių ir vėlavimų, todėl tiek jums, tiek mums naudingiausia yra tiesiog dirbti.

Taigi, jei norite išvengti naktinių nemigų ir galvos skausmų dėl dingusių krovinių, pasitikėkite patirtimi. Nors technologiškai pasaulis keičiasi, pagrindai lieka tie patys – reikia žinoti, kas, kur ir kada važiuoja. Mūsų uždavinys – padaryti taip, kad Paprastas užsakymo procesas taptų jūsų kasdieniu rutina, o ne košmaru. Susisiekite, ir pamatysite, kaip paprasta gali būti, kai visa ši "magija" yra palikta profesionalams.