Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę

Įvadas

Per daugiau nei dvidešimt metų tarptautiniuose pervežimuose mačiau visko: nuo mažos dėžutės su dokumentais iki pilno namo turto, kuris „kažkaip tilpo“ į furgoną, nors tikrai netilpo. Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę iš tikrųjų gali būti labai paprastas, jeigu iš pradžių pasakote aiškius dalykus: kas vežama, kiek sveria, kur imama, kur pristatoma ir ar daiktai asmeniniai, ar komerciniai. Brexit viską šiek tiek sujaukė, bet ne iki tokio lygio, kad normalus siuntimas nebeįmanomas. Tiesiog dabar reikia daugiau tvarkos su popieriais, aprašymais ir laiku.

Kodėl paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę kartais nėra toks paprastas

Klientai dažnai sako: „Turiu dvi dėžes į Mančesterį, greitai?“ Ir dažniausiai taip, greitai, tik reikia žinoti, ar tos dvi dėžės sveria po 5 kg, ar po 35 kg, ar vienoje iš jų nėra baterijų, skysčių, maisto produktų ar kažko, ką muitinė norės apžiūrėti. Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę prasideda nuo detalių, ne nuo gražių pažadų. Aš visada prašau nuotraukų, matmenų ir trumpo sąrašo, nes po savaitės niekas jau neprisimena, kas ten buvo „tos mažos dėžės viduje“.

Ar paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę tikrai toks paprastas?

Taip ir ne, tiesiai šviesiai. Jei siunčiate kelias dėžes su drabužiais, knygomis ar asmeniniais daiktais į Londoną, Birmingamą ar Edinburgą, procesas gali būti labai lengvas: užklausa, kaina, pasiėmimas, dokumentai, kelionė, pristatymas. Bet jeigu siunta komercinė, su daug pozicijų, arba pakuotės netvarkingos, tada jau prasideda darbas. Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę tada tampa tvarkingu planu, ne stebuklu. Ir geriau valandą pasikalbėti iš anksto negu paskui aiškintis Doverio uoste.

Ką reikia paruošti prieš skambinant dėl siuntos į JK?

Pirmiausia susirašykite adresus pilnai: gavėjo telefonas, pašto kodas, durų kodas, jei reikia, aukštas, liftas, sandėliukas, kas gali būti namuose. Tada svoris ir matmenys kiekvienos dėžės atskirai, ne „kažkur apie kubą“. Jei daiktai vertingi, pagalvokite apie draudimą iš karto, ne tada, kai furgonas jau išvažiavo iš Vilniaus. Dar reikalingas trumpas turinio aprašymas anglų kalba, pavyzdžiui, used clothes, books, personal items. Su dokumetais visada geriau per daug negu per mažai, nors ir tai sakau kaip žmogus, kuris popierizmo nemėgsta nė kiek.

Ar pakanka parašyti žinutę „vežate į Londoną“?

Pakanka tik pirmam kontaktui, ne užsakymui patvirtinti. Aš suprantu, kad žmonės rašo greitai, kartais vėlai vakare, kai jau pavargę po darbo, bet „vežate į Londoną“ man nieko nepasako apie krovinį. Gali būti viena dėžė su batais, gali būti pianinas, gali būti paletė su elektronikos dalimis, o tai visiškai skirtingi dalykai. Todėl po tokios žinutės aš visada klausiu: kiek vienetų, koks svoris, kokie matmenys, iš kur imame, kur pristatome ir ar yra pakrovimo galimybė. Be to neįmanoma normaliai suplanuoti maršruto ir kainos.

Kiek duomenų reikia apie pakuotes?

Tiek, kiek leidžia nesuklysti. Jei dėžės standartinės, užtenka ilgio, pločio, aukščio ir apytikslio svorio kiekvienai dėžei atskirai. Jei daiktai netaisyklingi, pavyzdžiui, dviratis, lempa, veidrodėlis ar baldų dalys, reikia aprašyti išsikišusias vietas ir pasakyti, ar pakuotė tvirta. Kartais klientas sako „lengva“, o paaiškėja, kad lengva tik jam, nes jis tą daiktą kasdien nešioja laiptais penktame aukšte be lifto. Todėl aš prašau net nepatogių detalių: durų plotis, laiptai, ar galima pastatyti furgoną prie įėjimo, ar reikės nešti per kiemą.

Kodėl svoris ir matmenys kartais meluoja?

Nes žmonės mato kitaip nei vežėjai. Klientui „maža dėžė“ gali būti 40 kg knygų, o mums tai jau sunkus vienetas, kurio negalima mesti ant kitų dėžių. Matmenys irgi meluoja, kai matuojama be pakavimo arba kai dėžė išsipučia po lipdukais ir juosta. Turėjome atvejį, kai klientas deklaravo 8 dėžes po 15 kg, o sandėlyje paaiškėjo, kad trys dėžės po 32 kg ir viena per trumpa pusė kiša į ratų arką. Tai nėra katastrofa, bet keičia planą. Geriau matuoti prieš užsakymą negu po to, kai vairuotojas jau stovi prie durų ir prakaituoja.

Kaina ir terminai JK siuntoms: ką realiai žinoti

Kaina visada atrodo paprasta tol, kol niekas neklausia apie papildomus darbus: laukimą prie durų, pakrovimą be keltuvo, laikiną saugojimą, adresų keitimą ar muitinės klausimus. Todėl geriausia iš karto gauti ne tik sumą, bet ir paaiškinimą, kas į ją įeina. Kainos smulkioms siuntoms į Angliją dažnai būna nuo 45 iki 90 svarų už dėžę, didesnėms paletėms nuo 150 iki 350 svarų, o pilnam furgonui jau kalbame apie kelis šimtus arba daugiau. Čia ne matematika iš vadovėlio, čia logistika su eismu, keltais ir žmonių grafiku.

Kiek kainuoja siunta į Angliją ar Škotiją?

Smulkiai dėžei į Londoną kaina gali būti apie 50–90 svarų, jei viskas tvarkinga ir ji keliauja grupiniu būdu. Į Škotiją ar šiauresnę dalį dažniausiai brangiau, nes maršrutas ilgesnis, o pristatymo langai siauresni. Jei vežate paletę su statybinėmis medžiagomis ar komerciniu krovininiu, kaina gali šokti iki 250–500 svarų ir daugiau. Bet visada reikia žiūrėti ne tik į skaičių, o į tai, kas jame paslėpta: pakrovimas, iškrovimas, draudimas, dokumentai, sandėliavimas. Pigiausias pasiūlymas kartais brangiai atsieina vėliau, kai prasideda papildomi mokesčiai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą siuntoms į Jungtinę Karalystę?

Galima, jei krovinys tiksliai aprašytas ir niekas nepakeičia sąlygų po patvirtinimo. Pavyzdžiui, sakote: penkios dėžės po 12 kg, adresas Vilnius, adresas Bristolis, pakrovimas prie durų, iškrovimas prie durų, dokumentai paruošti. Tada kaina gali būti fiksuota ir ramiai miegate. Bet jei vairuotojas atvyksta ir mato šešiolika dėžių laiptinėje be lifto penktame aukšte, kaina nebe ta pati. Aš visada sakau: fiksuota kaina galioja fiksuotoms sąlygoms, o ne fantazijai, kuri keičiasi kelyje. Tai griežta, bet sąžininga abiems.

Kodėl kaina pasikeičia po matavimų?

Nes pirmas įvertinimas dažnai būna „iš akių“, o realybė turi svorį ir kampus. Kartais klientas pamiršta paminėti, kad viena dėžė su knygomis sveria kaip mažas šuo, tik mažiau juda. Kartais paaiškėja, kad baldai išpakuoti blogai ir užima dvigubai daugiau vietos furgone. Turėjome situaciją Kaune, kai „porą lentynų“ reikėjo vežti kaip ilgagabaritį krovinį, nes jos netilpo standartiškai ir reikėjo tvirtinimo diržų bei papildomos apsaugos. Todėl po matavimų kaina kartais keičiasi ne dėl noro „prisidurti“, o dėl to, kad faktai pasikeitė.

Koks realus terminas iki Londono, Mančesterio ar Birmingamo?

Jei siunta keliauja grupiniu transportu ir dokumentai tvarkingi, realiai galima tikėtis apie 4–8 darbo dienas iki didesnių miestų Anglijoje. Į Mančesterį ar Birmingamą dažnai panašiai, į Škotiją ar šiaurės Walesą gali užtrukti ilgiau dėl maršruto ir pristatymo langų. Jei užsakote atskirą furgoną, gali būti greičiau, bet brangiau ir vis tiek priklauso nuo kelto ar tunelio situacijos. Aš niekada nežadu „rytoj bus“, nebent matau konkretų transportą ir laisvą langą. Logistikoje per daug gražūs pažadai dažniausiai baigiasi nervais telefonu.

Ar Brexit kažką sugadino terminams?

Sugadino ne viską, bet pridėjo popierizmo ir rizikos prie sienos kontrolės. Anksčiau daug kas važiavo lengviau, dabar reikia tiksliau aprašyti prekes, ypač komercinius krovinius, maistą, augalus, alkoholį ar elektroniką su baterijomis. Asmeniniams daiktams situacija paprastesnė, bet aprašymas vis tiek turi būti normalus. Jei dokumentuose parašyta „stuff“ arba „personal goods“ be jokio sąrašo, tai ne dokumentas, o prašymas susikurti problemą. Aš nesu muitinės pareigūnas ir nežinau kiekvieno atvejo 100%, bet iš praktikos matau: tvarkingi popieriai taupo dienas.

Pakavimas ir dokumentai prieš siuntimą į JK

Pakavimas nėra grožio konkursas, nors gražiai sudėtos dėžės visada džiugina akį. Svarbiausia, kad daiktai nevaikščiotų viduje, kraštai nelaikytųsi ant vieno lipdukų gabalo ir sunkios dėžės nebūtų ant trapių daiktų. Dokumentai atrodo nuobodu, bet po Brexit jie tapo ta dalis, kuri gali sustabdyti visą reikalą greičiau nei sugedęs keltas. Todėl čia geriau būti šiek tiek nuobodu iš anksto negu labai nervingam vėliau.

Kaip pakuoti daiktus prieš siuntimą į Jungtinę Karalystę?

Pirmiausia sunkūs daiktai į mažas dėžes, lengvi į didesnes. Knygas, įrankius ir indus reikia dėti taip, kad dėžė neplyštų kelio viduryje. Trapiems daiktams naudokite burbulinę plėvelę, kampų apsaugas ir tuščias vietas užpildykite audiniu ar popieriumi, ne palikite oro kišenės, kur viskas pradės šokinėti. Jei siunčiate baldų dalis, nuimkite kojas ir rankenas, viską sunumeruokite, o varžtus sudėkite į maišelius su lipdukais ant tos pačios dėžės. Turiu pripažinti, kartais klientai pakuoja gražiau nei kai kurie „profesionalai“, o kartais matau dėžę, kuri tiesiog prašosi gedimo.

Kokius dokumentus reikia siuntai į Jungtinę Karalystę?

Asmeninėms siuntoms dažniausiai reikia siuntos aprašo su gavėjo ir siuntėjo duomenimis, turinio sąrašu, svorio ir vertės nurodymu. Komercinėms siuntoms reikia išsamesnių dokumentų: commercial invoice, HS kodai, EORI duomenys, kai kuriais atvejais papildomi leidimai ar sertifikatai. Jei nežinote HS kodo, galima pasitikrinti arba klausti brokero, nes neteisingas kodas gali sukelti vėlavimą ir papildomus kaštus. Aš visada sakau: dokumentai turi atitikti realybę, ne gražią versiją telefone. Jei dėžėje yra sena sofa, taip ir rašome used sofa, o ne „household item“, kai niekas nesupranta, kas ten tikrai yra.

Ar reikia komercinės sąskaitos?

Jei siunčiate parduoti prekes, dovanoti verslo partneriui arba siunčiate atsargines dalis įmonės klientui, taip, dažniausiai reikia commercial invoice net tada, kai suma maža. Jei tai asmeniniai daiktai persikraustant ar dovana šeimai, komercinė sąskaita nebūtina tokiu pačiu formatu, bet sąrašas su verte vis tiek reikalingas. Yra įmonių, kurios sako „nieko nereikia“, o paskui krovinys stovi sandėlyje ir laukia paaiškinimų. Aš tokių pažadų vengiu, nes paskui klientas vis tiek skambina man, ne tiems gražbyliams iš reklamos.

Ką daryti, jei siunčiu dovaną giminei?

Dovanai reikia aiškaus sąrašo: kas yra daiktai, kiek vienetų, apytikslė vertė kiekvienai pozicijai ir kam skirta. Jei siunčiate drabužius vaikams arba knygų tėvams į Lidsą, tai paprasta; jei siunčiate alkoholį, kvepalus, maistą ar elektroniką, jau reikia žiūrėti atidžiau. Turėjome atvejį, kai „maistas močiutei“ turėjo mėsos produktų, o tai sukėlė papildomų klausimų prie sienos kontrolės (pataisau: ne visada pati muitinė sustabdo, kartais tiesiog sienos pareigūnai prašo patikslinimų). Todėl dovanai rašykite paprastai, bet tiksliai: used children’s clothes, books, toys, personal items.

Ar verta pirkti draudimą?

Mano atsakymas: jei daikto netektis ar sugadinimas jums skausmingas, verta. Draudimas nėra pigus triukas, tai būdas nusipirkti ramybę už nedidelę procentinę dalį nuo vertės, dažniausiai apie 1–3%, priklausomai nuo krovinio tipo ir rizikos. Be draudimo galima vežti smulkias nereikšmingas dėžes ar daiktus, kuriuos lengva pakeisti už keliasdešimt svarų. Bet jei siunčiate seną komodą iš močiutės arba brangią įrangą, neapsimetaukime: draudimas nėra papildoma prabanga, o normalus verslo ar asmeninis sprendimas. Tik perskaitykite sąlygas, nes ne viskas visada dengiama vienodai.

Atsiėmimas ir pristatymas: kaip viskas vyksta gatvėje

Logistika atrodo gražiai lentelėje, kol atvykstate į seną Londono gatvę be parkavimo vietos arba į kaimo sodybą Šiaurės Velse su siauru privažiavimu. Todėl prieš užsakymą reikia pasakyti ne tik adresą, bet ir realias sąlygas vietoje: ar yra liftas, ar reikia nešti per kiemą, ar gavėjas dirba iki 17 val., ar galima palikti pas kaimyną. Dauguma problemų kyla ne kelyje, o prie durų, kai visi skuba, o durų kodas neveikia.

Ar atvažiuosite pasiimti siuntos iš namų?

Dažniausiai taip, jei tai numatyta užsakyme ir adresas pasiekiamas normaliu transportu. Galima pasiimti iš namų Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ar mažesniame miestelyje, tik reikia žinoti, ar vairuotojas galės privažiuoti prie durų. Jei gyvenate penktame aukšte be lifto ir siunčiate sunkias dėžes su knygomis, reikia tai pasakyti iš anksto, kitaip bus nepatogu visiems. Kartais pigesnis variantas yra pristatyti siuntą į terminalą pačiam, ypač jei turite automobilį ir netoliese yra punktas. Bet namų pasiėmimas klientams dažniausiai patogesnis, ypač kai daiktų daug ir jie jau taip supakuoti, kad nebenori jų niekur tempti.

Kas nutinka, jei nebus namuose JK?

Tada prasideda žaidimas su telefonu, el. paštu ir kartais šiek tiek nervų. Vairuotojas gali palikti pranešimą, bandyti derinti kitą pristatymą arba grąžinti siuntą į depotą, priklausomai nuo paslaugos lygio. Jei gavėjas dirba iki vėlaus vakaro ir niekas negali priimti siuntos, geriau iš karto sutarti dėl alternatyvos: kaimynas, garažas, biuras ar sandėlis. Turėjome situaciją Birmingame, kai gavėjas pamiršo perkelti pristatymą ir visą dieną niekas neatsiliepė; siunta grįžo į terminalą, o kitas pristatymas kainavo papildomai. Tai nepatogu, bet dažniausiai išsprendžiama, jei žmonės bendrauja normaliai.

Ar galima pristatyti į sandėlį ar draugui?

Taip, galima pristatyti į sandėlį, verslo adresą, draugui ar šeimos nariui, tik dokumentuose turi būti aišku, kas priima ir kur tiksliai siunta keliauja. Jei siunčiate komercinį krovinį į sandėlį Amazon ar kitam fulfilment centrui, reikia jų priėmimo taisyklių: etiketės, laikai, pallet height, booking numeris ir panašiai. Jei pristatote draugui į namus Mančesteryje, užtenka normalaus adreso ir telefono. Bet negalima taip: dokumentuose vienas adresas, telefone kitas, o vairuotojas jau pusiaukelėje gauna trečią variantą. Tai gadina maršrutą ir kainuoja pinigus.

Kaip vyksta iškrovimas Didžiojoje Britanijoje?

Priklauso nuo paslaugos. Jei užsakytas tik pristatymas iki borto, vairuotojas atveža siuntą iki mašinos ir tiek; jei iki durų arba iki patalpos, iškrovimas įeina į sutartą darbą. Dideliuose miestuose kaip Londonas ar Mančesteris iškrovimą sunkina parkavimas, eismas ir laikas, todėl kartais reikia papildomo žmogaus arba ankstesnio susitarimo su pastato administracija. Kaimo vietovėse problema kita: siauri keliukai, žemi medžiai virš privažiavimo arba šlapias žvyrkelis po lietaus. Todėl prieš pristatymą aš visada prašau nuotraukos iš gatvės ar privažiavimo, jei yra abejonių. Geriau juokinga nuotrauka iš anksto negu rimtas pokalbis po incidento.

Ką daryti, jei gavėjas neatvyksta?

Pirmiausia skambinti gavėjui ir siuntėjui tuo pačiu metu, nes vienas gali nežinoti to, ką žino kitas. Jei gavėjas neatvyksta į sandėlį ar nepraneša apie pristatymo langą, siunta dažniausiai lieka depote ir laukia naujo susitarimo. Už saugojimą gali būti mokestis, ypač jei tai komercinis krovinys arba užima paletines vietas. Aš visada prašau kliento duoti du telefono numerius: pagrindinį ir atsarginį žmogų JK. Skamba paprastai, bet gelbsti daugiau kartų negu norėtųsi pripažinti. Jei gavėjas dingsta savaitei, logistika tampa ne logistika, o paieškų operacija su kvitais.

Problemų prevencija: kaip nesugadinti gero plano

Geriausia problema ta, kurios nebuvo. Skamba kaip pasakymas iš senos logistiko dirbančios bobutės, bet taip ir yra: daugumą vėlavimų galima sumažinti prieš išvažiuojant. Reikia teisingai supakuoti, teisingai aprašyti turinį, nepakeisti adreso paskutinę minutę ir neslėpti nemalonių detalių nuo vežėjo. Jei daiktai trapūs, sakykite; jei laiptai siauri, sakykite; jei siunta turi baterijų ar skysčių, sakykite dabar, ne Doverio aiktelėje.

Kokios klaidos dažniausiai sulėtina siuntas į Jungtinę Karalystę?

Dažniausia klaida – netikslus turinio aprašas. Rašo „personal items“, o viduje yra elektronikos dalys, kosmetika, maistas ir senos baterijos. Kita klaida – per mažai laiko palikta dokumentams arba adresas JK nurodytas be pašto kodo. Trečia – pakuotė tokia, kad dėžė atsidaro dar nepasiekus Calais. Dar būna keista klaida: klientas pakeičia pristatymo adresą tada, kai krovinys jau kerta Prancūziją, ir tikisi, kad niekas nepastebės. Pastebi, žinoma. Todėl geriausia prevencija – ramiai surašyti viską vieną kartą ir nesiųsti trijų skirtingų versijų skirtingiems žmonėms.

Ką reiškia „groupage“ siunta į JK?

Groupage reiškia grupinį gabenimą: jūsų siunta keliauja kartu su kitomis siuntomis tame pačiame transporte arba per sandėlį, kur kroviniai sujungiami į maršrutą. Tai dažnai pigiau smulkioms ir vidutinėms siuntoms, bet terminas nėra toks greitas kaip atskiru furgonu. Pavyzdžiui, jūsų dėžės gali keliauti iš Lietuvos į terminalą Belgijoje arba Prancūzijoje, tada į JK ir tik tada į galutinį adresą Mančesteryje ar Bristolyje. Tai normalu ir dažnai labai efektyvu, tik reikia suprasti grandinę. Jei klientas nori „kaip kurjeris rytoj“, o užsako groupage, bus nusivylimas dėl skirtingų lūkesčių.

Ar smulkiai siuntai verta rinktis kurjerį?

Kartais taip, kartais ne. Jei turite vieną mažą dėžę iki 10–15 kg ir nereikia specialaus paėmimo iš namų Lietuvoje, kurjeris gali būti patogus ir greitas sprendimas. Bet jei dėžių daugiau, jos sunkios arba reikia padėti supakuoti ir sutvarkyti dokumentus, specializuotas pervežėjas dažnai tvarkosi ramiau. Kurjerių kainos kartais atrodo paprastos internete, bet paskui pridėjus degalų priedus, nutolusios zonos mokestį ar draudimo ribą, suma nebėra tokia miela. Aš nesakau, kad kurjeriai blogi; tiesiog reikia žinoti, kam jie tinka ir kam ne. Kartais mažiausias variantas nėra pigiausias ilgajame važiavime.

Kaip sekti krovinį kelyje?

Sekimas priklauso nuo paslaugos lygio. Smulkios siuntos dažniausiai turi tracking numerį ir matote statusus: priimta, tranzite, muitinėje ar pasienio kontrolėje, depote, išvežta pristatymui, pristatyta. Pilni furgonai kartais sekami paprasčiau – vairuotojas arba dispečeris praneša poziciją ir numatomą laiką. Bet ne visada verta tikėtis GPS žemėlapio kas penkias minutes; kelyje būna ryšio spragų, keltų zonos ir tiesiog vairuotojo poilsio laikas pagal taisykles. Jei kas nors žada jums stebėti krovinį kas sekundę be jokio papildomo mokesčio labai pigiu tarifu, aš šiek tiek suabejoju (ne visada, bet šiek tiek). Normalus atnaujinimas yra kur kas svarbesnis už gražią programėlę.

Kada paprastas užsakymas virsta galvos skausmu?

Kai klientas slepia detales arba pats nežino savo krovinio. Pavyzdžiui, sako „tik drabužiai“, o paskui paaiškėja odiniai batai su kailiu, elektronika su baterijomis ir keletas butelių skysčių, kurių niekas nenorėjo deklaruoti. Arba sako „lengvai įnešime“, o realybėje penktas aukštas be lifto ir durų plotis 65 cm. Trečias variantas – kainos medžioklė: pasirenkamas pigiausias pasiūlymas be patikrinimo, o paskui aiškinamasi, kodėl draudimo nėra, iškrovimo nėra ir dokumentų tvarkymas kainuoja papildomai. Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę tampa galvos skausmu tada, kai patogumą painiojame su neatsakomybe. O patogumas vis dėlto mėgsta tvarką.

Išvada

Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę tikrai gali būti paprastas, jei iš pradžių darote paprastus dalykus: matuojate, svoriate, sąžiningai aprašote daiktus ir pasakote visas vietas, kur gali kilti sunkumų. Paprastas užsakymo procesas siuntoms į Jungtinę Karalystę nėra apie tai, kad viskas vyks kaip filme; jis yra apie tai, kad problemos būtų numatytos prieš joms tampant brangiomis. Jei norite ramybės iki Londono, Mančesterio ar Edinburgo, geriau vieną kartą gerai pasiruošti negu paskui mokėti už skubotus sprendimus telefonu prie uosto.