Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu: kaip užsakyti pervežimą be galvos skausmo

Įvadas

Dirbu tarptautiniuose pervežimuose daugiau nei 20 metų, todėl mačiau visko: nuo vienos paletės į Kauno sandėlį iki pilnų tentų į Vokietiją, Nyderlandus ar Skandinaviją. Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu reiškia ne tai, kad viskas būna lengva kaip žaislas, o tai, kad klientui nereikia aiškintis logistikos žargono. Reikia tik žinoti, kas yra krovinys, kur jį paimti, kur vežti, kada ir ar yra dokumentai. Toliau surašiau taip, kaip aiškinu žmonėms per telefoną ar žinutę.

DUK

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu: nuo užklausos iki mašinos

Ar tikrai paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu veikia be popierizmo?

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu nėra stebuklas, kur paspaudi mygtuką ir viskas išnyksta į orą. Popierizmo visada lieka, jeigu kalbam apie CMR, pakavimo sąrašą ar muitinės dokumentus. Klientui tik nereikia pačiam sukti galvos, kas kam skirtas. Mes išsiaiškinam, ar reikia CMR, tiksliau važtaraščio, ne sąskaitos, ar eksporto dokumentų. Kai kuriems atrodo, kad viskas turi tilpti į vieną mygtuką. Tai ne visada taip, ypač per sienas. Bet geras logistikos operatorius viską sudėlioja.

Kaip čia viską užsisakyti internetu, jei niekada nesu to daręs?

Pirmiausia nereikia bijoti formos. Užtenka įvesti pagrindinius duomenis: krovinio tipą, kiekį, svorį, matmenis, pakrovimo vietą, iškrovimo vietą ir pageidaujamą datą. Jei nežinote tikslių matmenų, rašykite bent apytiksliai, pavyzdžiui, 4 europaletės, apie 800 kg. Po to vadybininkas patikslins. Gerai, kai užklausa keliauja per krovinių pervežimai Europoje, nes tada matosi, kokios kryptys dažniausiai dirbamos. Internetu patogiau tada, kai turite laiko paruošti duomenis.

Ką ten rašyti toje formoje, kad negautume kvailo atsakymo?

Rašykite konkrečiai, net jei atrodo, kad smulkmenos nesvarbios. Krovinys, svoris, aukštis, ar paletės keičiamos, ar kraunamas šoniniu būdu, ar reikia liftu iškrauti. Buvo atvejis: klientas parašė „4 paletės“, o paskui paaiškėjo, kad kiekviena 1,4 m aukščio. Į tentą dar tilpo, bet iškrovimo sandėlyje prasidėjo drama. Todėl geriau iškart parašyti daugiau. Vadybininkas vis tiek atrinks tik tai, kas svarbu. Mažiau klausimų, mažiau chaoso.

Telefonu greičiau ar vis dėlto internetu patogiau?

Telefonu greičiau, kai reikia aiškintis gyvai, ypač jei krovinys ne standartinis. Pavyzdžiui, vienas klientas skambino iš Vilniaus ir sakė, kad reikia vežti į Hamburgą, bet pats nežinojo, ar krovinys yra 1200 kg, ar 1800 kg. Per telefoną tai išsiaiškinom per penkias minutes. Internu patogiau tada, kai turite nuotraukų, dokumentų ar kelių krovinių sąrašą. Geriausias variantas dažnai būna mišrus: užklausa internetu, patikslinimas telefonu.

Kiek laiko trunka tas užsakymo priėmimas?

Jei krovinys paprastas, pavyzdžiui, viena ar kelios paletės iš Kauno į Lenkiją, atsakymą galima gauti per kelias valandas. Pilnam tentui reikia daugiau laiko, nes reikia surasti tinkamą transportą, vairuotoją ir maršrutą. Kartais kaina ateina greitai, bet mašina dar derinama. Jeigu iškrovimas tik penktadienį ryte, o pakrovimas antradienį, viskas paprasčiau. Jeigu reikia „kažkada šią savaitę“, tada prasideda spėlionės. Todėl data yra labai svarbi.

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu, kai reikia greito sprendimo

Ar reikia kalbėti su tuo pačiu vadybininku visą laiką?

Idealiu atveju taip, bet realybėje ne visada išeina. Logistikoje žmonės suserga, važiuoja į susitikimus, keičiasi pamainos, o kroviniai stovi ir laukia. Todėl svarbu, kad būtų bendra užsakymo istorija, ne tik atmintis žmogaus galvoje. Jei siunčiate nuolat, verta turėti vieną kontaktą, kuris pažįsta jūsų krovinius. Bet jei jis neatragina, kitas kolega turi matyti CMR, adresus, terminus ir kainas. Tai normalu. Sistemose viskas turi gyventi ilgiau nei vienas pokalbis.

Kada paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu yra greitesnis?

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu tampa greitesnis, kai klientas iškart pateikia viską, ko reikia transportui. Nereikia po valandos siųsti svorio, po dviejų valandų matmenų, po vakarienės dar nuotraukos. Pavyzdžiui, jei reikia pervežimo iš Klaipėdos į Daniją, ir iškart žinoma, kad tai 10 paletės, 2200 kg, standartinis aukštis, tada galima greitai skaičiuoti. Jei krovinys ADR, šaldomas ar reikalauja platformos, reikia daugiau informacijos. Bet principas tas pats: kuo aiškiau, tuo greičiau.

Ką daryti, jei reikia mašinos šiandien?

Skambinti. Ne rašyti „ar įmanoma“, o iškart duoti pilną informaciją: kas, kur, kiek, kada reikia pakrauti. Jei tai paprastas krovinys, pavyzdžiui, 2 paletės iš Šiaulių į Rygą, šansų yra. Jei reikia pilno 13,6 m tento iš Marijampolės į Prancūziją dar šiandien, jau sunkiau, bet ne visada neįmanoma. Kartais laisva mašina stovi netoliese. Kartais vairuotojas jau planuoja grįžti tuščias. Tik nereikia slėpti, kad terminas dega.

Ar galima užsakyti pervežimą vakare ar savaitgalį?

Galima, ypač jei kalbam apie tarptautinius pervežimus, kur mašinos juda beveik visą parą. Vakare dažnai geriau skambinti, nes vadybininkas dar gali sukti maršrutus rytojaus dienai. Savaitgalį situacija kitokia: sandėliai dažnai nedirba, vairuotojai turi poilsio režimą, o kai kurios sienos vis tiek juda. Jei iškrovimas pirmadienį, savaitgalį galima viską paruošti. Jei reikia realaus pakrovimo sekmadienį, tada reikia tikrinti sandėlio darbo laiką. Tai dažnai viską ir išsprendžia.

Kodėl vadybininkas užduoda tiek keistų klausimų?

Nes tie „keisti“ klausimai vėliau taupo laiką, pinigus ir nervus. Ar krovinys kraunamas kranu? Ar paletės viena ant kitos? Ar galima statyti dviem eilėmis? Ar gavėjas priima be appointment? Skamba kaip smulkmenos, bet transportui tai nėra smulkmenos. Vienas neteisingas atsakymas gali kainuoti papildomą dieną. Mes esame matę, kaip dėl lifto nebuvimo automobilis stovėjo sandėlyje kelias valandas. Todėl klausimai nėra iš smalsumo. Tai normalus darbas.

Kaina, terminai ir dokumentai pervežimo užsakymui

Iš ko susideda krovinių pervežimo kaina?

Kaina susideda iš atstumo, krovinio pobūdžio, transporto tipo, termino, kuro, vairuotojo darbo laiko ir rinkos situacijos. Vienos paletės kaina nėra tiesiog dalis pilno tento kainos, nes daliniai kroviniai dažnai važiuoja per terminalus. Pilnas tentas turi savo logiką, šaldytuvas savo, o platforma dar kitą. Jei reikia kainos skaičiavimo, geriausia pateikti maršrutą ir krovinius. Pavyzdžiui, Vilnius–Berlynas ir Klaipėda–Roterdamas gali skirtis ne tik kilometrais, bet ir paklausos kryptimi.

Ar galima gauti kainą iškart?

Kartais taip, ypač kai maršrutas dažnas, krovinys standartinis ir data ne deganti. Pavyzdžiui, 1–3 paletės iš Panevėžio į Varšuvą dažnai įkainojamos gana greitai. Pilnai užkraunamam automobiliui reikia patikrinti, ar yra laisvas tentas, furgonas ar šaldytuvas. Kartais kaina iškart būna orientacinė, o galutinė patvirtinama po vairuotojo ar sandėlio patikslinimo. Tai nėra noras jus kankinti. Tiesiog logistika gyva, ji keičiasi kas valandą.

Kodėl kartais kaina pasikeičia po užklausos?

Nes pirmoje žinutėje ne visada pasakoma viskas. Kartais klientas pamiršta, kad krovinys yra 2,8 m aukščio, arba kad reikia iškrovimo su manipuliatoriumi. Tada kaina keičiasi, ir tai logiška. Kita problema: kai kurios įmonės meta labai mažą skaičių, kad „paimtų“ klientą, o paskui prideda kuro priedą, terminalo mokestį ir dar kažką neaiškaus. Tai nepatogu, bet taip būna. Todėl verta klausti, kas įeina į kainą, o kas ne.

Kokius dokumentus reikia paruošti prieš pervežimą?

Priklauso nuo krovinio ir maršruto. Dažniausiai reikia sąskaitos faktūros, pakavimo sąrašo, CMR važtaraščio ir kartais eksporto arba importo dokumentų. Jei krovinys ADR, reikia atitinkamų deklaracijų ir žymėjimų. Jei vežate į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją, muitinės procedūros bus rimtesnės. Esant EXW, FCA, DAP ar DDP sąlygoms, svarbu žinoti, kas atsako už dokumentus. Neslėpsiu, kartais aš pats nežinau 100%, kol neparašo kliento buhalterija arba ekspeditorius.

Ar draudimas įeina į kainą?

Ne visada. Standartinis vežėjo atsakomybės draudimas dažniausiai egzistuoja, bet jo ribos gali būti mažesnės, nei klientas mano. Jei vežate brangią įrangą, elektroniką, medicininius prietaisus ar baldus pagal individualų užsakymą, verta pasidaryti papildomą krovinio draudimą. Kaina paprastai skaičiuojama nuo deklaruotos vertės. Tai atrodo kaip papildomas kaštas, kol nieko neatsitinka. O kai atsitinka, visi staiga labai domisi sąlygomis. Todėl vertė turi būti parašyta aiškiai.

Krovinių tipai, maršrutai ir realios problemos

Kokius krovinius galima vežti internetu užsakytu transportu?

Internetu galima užsakyti labai daug ką: paletes, baldus, statybines medžiagas, įrangą, automobilių dalis, maisto produktus, pramoninius gaminius. Svarbu ne pats faktas, kad užsakote internetu, o ar krovinys tinka standartiniam transportui. Standartinis tentas, furgonas, šaldytuvas, platforma ar mažas krovininis automobilis parenkamas pagal svorį, matmenis ir sąlygas. Jei krovinys pavojingas, labai ilgas, sunkus ar reikalauja temperatūrinio režimo, reikia papildomų duomenų. Bet užklausa vis tiek gali prasidėti paprastai.

Kaip veikia paletinis krovinių pervežimas?

Paletinis pervežimas dažniausiai reiškia LTL, kai jūsų krovinys važiuoja kartu su kitais kroviniais. Tai pigiau nei samdyti visą automobilį, bet trunka ilgiau, nes yra konsolidacija, terminalai ir persikrovimai. Europaletė dažniausiai yra 120x80 cm, o standartinis tentas talpina apie 33 europaletes, jei nėra kitų apribojimų. Reikia žinoti, ar paletės keičiamos, ar nekraunamos viena ant kitos. Jei taip, vietos reikia daugiau. Kartais viena „maža“ palelė sugadina visą dėlionę.

Ką daryti, jei krovinys netelpa į standartinį automobilį?

Tada reikia sakyti tai iškart, ne po to, kai mašina jau atvažiavo. Jei ilgis 7 metrai, reikia platformos arba tentas be vidurinių statramsčių. Jei aukštis didelis, reikia tikrinti, ar tilps po brezentu. Jei svoris didelis, reikia transporto priemonės su tinkama keliamąja galia. Kartais užtenka furgono su liftu, kartais reikia lowbed platformos. Buvo situacija, kai įranga tilpo pagal ilgį, bet ne pagal aukštį dėl padėklų. Tokios detalės kainuoja brangiai, jei išaiškėja per vėlai.

Kur dažniausiai stringa tarptautiniai pervežimai?

Dažniausiai stringa ne kelyje, o prie dokumentų, sandėlių grafikų ir laukimo langų. Vokietijoje sandėlis gali dirbti tik pagal appointment, Lenkijoje terminalas gali būti perkrautas, Nyderlanduose iškrovimas gali užtrukti dėl eilės. Kartais vairuotojas negalėjo pravažiuot per miestą dėl remontuojamos gatvės, ir viskas pasislinko. Su Baltarusijos ar Kaliningrado kryptimis situacija dar sudėtingesnė, nes muitinės ir politiniai apribojimai keičiasi. Todėl terminai visada turi turėti šiek tiek oro.

Ar vežate į Lenkiją, Vokietiją, Nyderlandus ir Skandinaviją?

Taip, tai vienos dažniausių krypčių iš Lietuvos, Latvijos ir Estijos. Vežama į Varšuvą, Poznanę, Hamburgą, Berlyną, Roterdamą, Eindhoveną, Kopenhagą, Stokholmą, Oslą ir Helsinkį. Skiriasi ne tik kilometrai, bet ir kelių mokesciai, keltai, vairuotojų darbo laikas bei sandėlių reikalavimai. Skandinavijoje dažnai reikia tiksliai planuoti laiką, nes nuotoliai dideli. Nyderlanduose svarbu appointment sistema. Vokietijoje daug kas priklauso nuo regiono. Bet visos šios kryptys yra kasdienė logistikos praktika.

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu po krovinio išsiuntimo

Ar galiu sekti krovinį kelyje?

Daugeliu atvejų taip, bet ne visada realiu laiku kaip siuntinys iš internetinės parduotuvės. Pilno krovinio atveju dažnai galima gauti vairuotojo kontaktą arba bent apytikslę buvimo vietą. Dalinių krovinių sekimas vyksta per terminalus: pakrovė, išvažiavo, atvyko, iškrovė. Jei krovinys brangus ar terminas svarbus, verta iš anksto sutarti, kokiu formatu gausite informaciją. Kai kurie klientai nori žinutės kas vakarą. Kiti tik tada, kai kažkas negerai. Abu variantai normalūs.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja dėl eismo ar sienos?

Pirmiausia reikia gauti realią informaciją, ne spėlioti. Vėlavimas dėl eismo prie Vilniaus, spūsties prie sienos ar sandėlio eilės nėra tas pats. Geras logistikos operatorius praneša, kas įvyko, kiek maždaug vėluojama ir ar keičiasi iškrovimo planas. Jei gavėjas laukia konkrečiu langu, reikia jį informuoti. Kartais tenka derinti naują laiką. Blogiausia, ką galima daryti, yra tylėti ir tikėtis, kad „kažkaip suspės“. Taip dažniausiai nesuspėja.

Kaip vyksta iškrovimas sandėlyje?

Sandėlyje viskas priklauso nuo jų tvarkos. Vienur atvažiuoji, parodai dokumentus, lauki šakečių ir iškrauni per 20 minučių. Kitur reikia appointment, registracijos, saugos instruktažo ir dar nežinia ko. Beje, sandėlių darbuotojai kartais žiūri į vairuotoją taip, lyg jis pats sugalvojo eilę. Jei reikia liftu iškrauti, tai reikia žinoti iš anksto. Jei krovinys iškraunamas rankiniu būdu, reikia žmonių. Jei niekas nelaukia, automobilis stovi, o laikas eina.

Ką daryti, jei gavėjas nepriėmė krovinio?

Tada reikia labai greitai įsijungti visiems: siuntėjui, gavėjui, vadybininkui ir vairuotojui. Pirmas klausimas: kodėl nepriėmė? Dokumentų klaida, sugadintas krovinys, neteisingas laikas ar sandėlis nedirba? Vairuotojas negali tiesiog palikti krovinio prie durų. Jei problema išsprendžiama tą pačią dieną, gerai. Jei ne, atsiranda stovėjimo, saugojimo ar grąžinimo kaštai. Tai nemaloni dalis, bet pasitaiko. Todėl prieš išsiunčiant verta dar kartą patikrinti adresą, kontaktą ir darbo laiką.

Kada užsakymas iš tikrųjų baigiasi?

Užsakymas baigiasi ne tada, kai mašina išvažiavo, o tada, kai krovinys priimtas, dokumentai sutvarkyti ir visi klausimai uždaryti. Kartais po iškrovimo dar reikia CMR kopijos, nuotraukų, patvirtinimo arba sąskaitos derinimo. Jei yra žala, reikia reklamacijos terminų ir aktų. Jei viskas praėjo sklandžiai, gerai, bet vis tiek verta pasilikti duomenis kitam kartui. Kitam užsakymui tada viskas eis lengviau. Logistika mėgsta tvarką, net jei iš šalies atrodo kaip chaosas.

Išvada

Paprastas užsakymo procesas internetu ir telefonu baigiasi ne tiesiog užpildyta forma ar trumpu skambučiu. Jis veikia tada, kai klientas pateikia aiškius duomenis, o logistikos komanda greitai patikslina detales, parinkdama tinkamą transportą, terminą ir dokumentus. Jei reikia pervežimo iš Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ar kitur į Europą, geriausia rašyti konkrečiai: krovinys, svoris, matmenys, data, adresas. Tada viskas juda žymiai ramiau.