Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę: Patirties ir realybės lyginimas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir turiu pripažinti – rinka pasikeitė nepripažįstamai. Vieną dieną tu važiuoji į Angliją, lengvai įveiki pasienį, padėji keletą dėžių sandėlyje ir viskas, kitą dieną jau galvoji apie muitinės deklaracijas, EORI kodus ir kvailus dokumentus, kurie dingsta kur nors sistemoje. Daugelis klientų klausia apie lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę, manydami, kad tai tiesiog didelė garažas su raktais, bet iš tikrųjų tai sudėtingesnis mechanizmas. Šiandien reikia ne tik vietos, bet ir galimybės greitai reaguoti, kai pirkėjas iš Londono ar Mančesterio nusprendžia grąžinti prekę ar kainos kyla dėl degalų. Tegul šis straipsnis padės jums suprasti, kaip tai veikia be jokių gražių antgalių, tiesiog taip, kaip yra.

Kaip viskas prasideda ir kur laikyti

Kaip veikia šios paslaugos iš tiesų?

Pačiu paprasčiausių atveju, turi prekes, kurios reikia nutolusiosios vietos sandėliavimo, o ne tik tiesioginio pristatymo. Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę leidžia tau išsinuomoti vietą trumpam arba ilgam laikui be tų didelių ilgalaiukių sutarčių, kurias verčia pasirašyti didieji logistikos gigantai. Tu atveži prekes į sandėlį, pavyzdžiui, netoli Felixstowe arba Londono uosto, o jie ten laiko ir, jei reikia, siunčia toliau į klientus. Svarbiausia yra tai, kad tu moki tik už tai, ką naudoji, o ne už tuščią erdvę, kurią sulaikai išankstiniam užsakymui, kuris tikėtinai neįvyks. Tai sutaupo pinigus, ypač pradžioje.

Kur geriau laikyti prekes – šiaurėje ar pietuose?

Viskas priklauso nuo to, kur tavo klientai. Jei daugiausia parduodi Airijai ar Škotijai, tuomet sandėlis Mančesteryje arba Birmingeme bus geriau, nei kažkur pietuose. Tačiau dažniausiai prekes atgabenamos iš Lietuvos į pietus, todėl ten ir susitelkę didžiausi sandėliai. Asmeniškai rekomenduočia ieškoti vietos netoli Didžiosios Britanijos „M25“ žiedauto, nes iš ten lengviau išvykti bet kur. Žinoma, nuomos kaina bus aukštesnė, bet taupysi laiką ir vairuotojų valandas, o šiandien laikas – tai pinigai. Nebijokit klausti dėl konkrečių vietų, geriausi brokeriai visada žino, kur yra laisva vieta.

Ar brangu sandėliuoti Anglijoje?

Brangiau nei Lietuvoje, taip. Bet ne taip, kad jums reikėtų skolintis. Kainos svyruoja priklausomai nuo to ar tai „bonded warehouse“, ar ne. Jei jums reikia lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę su muitinės atidėjimo galimybe, tai kainos bus šiek tiek aukštesnė. Vidutiniškai už paletės vietą galite tikėtis mokėti nuo 10 iki 25 svarų per savaitę, priklausomai nuo sandėlio tipo ir vietos. Tiesą sakant, esu matęs ir kvailų kainų, kai už prastą patalpą prašo 50 svarų, todėl visada reikia derėtis. Neskubėkite sutikti su pirmuoju pasiūlymu.

Kiek laiko aš galiu laikyti savo daiktus?

Čia yra tos lankstumo paslaptis. Esant įprastam sandėliavimui, galite laikyti neribotą laiką, kol mokėsite. Tačiau jei kalbame apie muitinės sandėlius (customs warehouse), ten yra griežti terminai. Paprastai tai yra 90 dienų (arba 155 dienų, jei daiktai atvyksta iš trečiosios šalies, bet dėl to reikia pasitikslinti, nes taisyklės keičiasi kaip pirštinės). Po to jums teks sumokėti importo mokesčius ar išvežti daiktus atgal (kas beveik niekada nesigauna). Geriausia pasirinkti variantą, kuris leidžia neįsipareigoti ilgam laikui ir galite bet kada išsivežti prekes, jei verslas nešeina.

Ar reikia sudaryti ilgalaikes sutartis?

Geriausia, kad ne. Vieni didžiausių klientų praradimų buvo dėl to, kad žmonės spaudžiami pasirašinėti metų sutartis su privaloma mokėjimo tvarka. Tiesiog ieškokite tiekėjo, kuris dirba mėnesio sutartimis arba net be jų. Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę pagal savo prigimtį turi būti be „stringų“. Aš turiu keletą klientų, kurie laiko prekes tik vieną savaitę per mėnesį, kai atvyksta didelis konteineris, o tada išvežia dalimis. Toks modelis geriausiai veikia mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios nenori įstrigti su nuomą, kai parduotuvės tuštėja.

Muitinė, dokumentai ir Brexit „nuotykiai“

Ar sunku susitvarkyti su muitine po „Brexit“?

Pirmiausia, buvau vienas tų, kurie tikėjosi, kad viskas išliks kaip buvo, bet labai klaidingiau. Dabar be tinkamai parengto importo deklaracijos jūsų prekės tiesiog neišvažiuos iš uosto. Yra dvi galimybės: arba jūs turite savo muitinės agentą, arba sandėlis gali tai padaryti už jus. Dažnai sandėliai siūlo šią paslaugą kaip papildomą, ir tai verta rinktis, jei nesate ekspertas. Būna taip, kad dokumentai keliauja kelias dienas, o prekės stovi ir kaupia delspinigius. Turbūt sunkiausia yra susiderinti su taisiais atvejais, kai muitininkas tiesiog „nori paklausyti“ ir sulaiko siuntą be jokios priežasties.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas?

Be EORI numerio (GB) jūs negalite legaliai importuoti prekių į Jungtinę Karalystę. Tai kaip asmens kodas, tik įmonėms. Be jo, jūsų sandėlis nebus galėjęs padaryti deklaracijos. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris užmiršo Gauti EORI ir jo prekės stovėjo Tilbury uoste dvi savaites. Mokesčiai už laikinąjį sandėliavimą uoste buvo didesni nei pati prekė. Taip, tai būtina, ir gaukite jį iš anksto. Taip pat reikės XI EORI, jei prekes vesite per Šiaurės Airiją, bet tai jau visai kito istorija, kurios aš asmeniškai vengiu, jei įmanoma.

Ar galiu iš sandėlio JK siųsti prekes toliau į Europą?

Taip, galite, bet tai vadinamas atgaliniu eksportu. Jums reikės eksporto deklaracijos. Tai nėra labai sudėtinga, jei turite gerą partnerį, bet kainos gali sumokėti. Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę dažnai įtraukia ir tokias perkraustymo paslaugas. Tiesa, yra tokių įmonių, kurios už tai ima „ką tiknor“, todėl geriau susitarti dėl fiksuotos kainos už deklaraciją iš anksto. Dažnai klientai mano, kad jei jau atvežėme į JK, tai ir išvežimas bus nemokamas – toks nesusipratimas dažnai baigiasi ginčais.

Ką daryti su mokesčiais (VAT ir Import Duty)?

Importo mokestis (Import Duty) ir PVM (VAT) turi būti sumokėti arba užtikrinti, prieš išleidžiant prekes. Dauguma lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę tiekėjų gali pasiūlyti „Deferred Account“ naudojimą, kai mokėsite mokesčius kas mėnesį, o ne iš karto kiekvienai siuntai. Tai labai padeda pinigų srautui. Jei tokios galimybės nėra, turėsite mokėti tiesiogiai sandėliui prieš išvežant prekes. Nepamirškite, kad kai prekes parduodate JK pirkėjui, jums taip pat reikės susitvarkyti su PVM sąskaitomis, bet tai jau buhalterijos darbas, ne mano.

Kaip elgtis su grąžinamaisiais prekėmis iš JK klientų?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. JK pirkėjas nusprendžia grąžinti batą, o jūs turite padaryti grąžinimo importo deklaraciją. Jei naudojate lankstų sandėliavimą, galite nurodyti adresą ten. Geriausia turėti „Low Value“ procedūrą, jei prekės pigios, taip sutaupysite nuo PVM. Kartais klientai tiesiog siunčia prekes atgal be jokios žinutės, o tai sukuria chaosą sandėlyje. Būtinai nurodykite grąžinimo instrukcijas savo svetainėje, o sandėlio darbuotojus įspėkite, kad gali atvykti taksi su dėže jūsų vardu.

Ar sandėliai patys išsimaudo muitinėje?

Kai kurie taip, kai kurie ne. Jei pasirinksite pilną aptarnavimą (fulfilment), tai dažniausiai įeina į paketą. Bet jei tik nuomate vietą, tai turite rasti savo agentą. Aš visada sakau – geriau, kai sandėlis turi savo skyrių arba glaudžiai bendradarbiauja su vienu patikimu agentu. Tada, jei kyla problemų su deklaracija, jie gali ją greitai ištaisyti (pataisyti klaidą dokumentuose). Pas mane buvo atvejis, kai agentas išėjo atostogų, o siunta stovėjo, todėl dabar tikrinu, kas yra atsakingas už kasdienę muitinę.

Kodėl mano siunta užstrigo uoste?

Gali būti priežasčių. Dažniausiai tai trūkstami dokumentai (pvz., sertifikatai, jei tai maistas arba chemija). Kartais uosto darbuotojai tiesiog pasirenka siuntą patikrai (random check). Tai gali užtrukti nuo kelių valandų iki kelių savaičių. Jei naudojate lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę, klauskite ar jie turi „Customs Clearance“ paslaugą uoste. Jei taip, jie gali sužinoti apie užstrigimą greičiau nei jūs, matote viskas yra jų sistemoje. Tik nebegėdykite vairuotojų, jie nieko negali padaryti su uždarytais vartais.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kiek kainuoja vienos paletės laikymas?

Kaip jau minėjau, kainos svyruoja. Jei tai tik paprastas sausasis sandėlis (dry storage), galite rasti nuo 8–10 svarų savaitėnai už EPAL paletę. Jei reikia specialios priežiūros (šalta, aukšta drėgmė), kaina šokteli iki 30+ svarų. Nereikėtų galvoti, kad brangiausias yra visada geriausias. Maži šeimiečių sandėliai dažnai dirba greičiau ir dirba su jumis tiesiogiai, o ne per penkias vadybininkų grandis. Užklausite kainą, ir jums atsiųs teisingą skaičių, o ne standartinį „nuo...“ laišką.

Ar yra paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

O, čia yra mėgstamiausia dalis. Atidžiai skaitykite sutartį dėl „Handling fees“ (apdorojimo mokestis). Kai atvyksta sunkvežimis, jie gali paimti mokestį už kiekvieną atvežtą ir išvežtą paletę (in/out handling). Dar gali būti mokestis už paskirstymą (pick and pack) arba už svėrimą. Vieną kartą klientas buvo nustebęs, kad jam sąskaitą pateikė už „pallet wrapping“, t.y. plėvelės užrulonimą, kurio jis neprašė. Būtinai klauskite apie „extra charges“, prieš pasirašant. Geri partneriai viską pasako iš karto.

Ar kainos keičiasi dažnai?

Degalų kainos, infliacija, darbo jėgos trūkumas JK... taip, kainos keičiasi. Dažnai sutartyse būna punktas, kad kaina gali būti peržiūrėta kas 6 mėnesius. Negalite tikėtis, kad kaina išliks ta pati 5 metus, jei jums sandėlius siūlo kažkas prieš Liverpulio uostą. Tačiau jei jums bando pakelti kainą 20% per mėnesį be paaiškinimo, tai pavojaus ženklas. Geriau susitarti dėl fiksuotos kainos bent metams, taip bus lengviau planuoti savo lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę biudžetą.

Ar reikia mokėti užskaitą (deposit)?

Dauguma sandėlių prašo užskaitos, dažniausiai lygios vieno mėnesio nuomos sumai. Tai yra garantas, kad jei išvažiuosite ir nepmokėsite paskutinių sąskaitų, jie turės iš ko atskaityti. Nėra blogai, bet svarbu sužinoti sąlygas atgaliniam mokėjimui. Kartos gali užtrukti iki 30 dienų. Jei įmonė neprašo jokios užskaitos, susidomėkite, kodėl. Galbūt jie labai nori kliento (kas gali būti blogas ženklas – jie skurstą?) arba tiesiog dirba labai mažai.

Ką daryti, jeigu aš negaliu sumokėti laiku?

Nesukite galvos, tiesiog parašykite. Taip, atrodo paprasta, bet dauguma žmonių tiesiog nustoja atsiliepti į telefonus. Jei žinote, kad pinigai bus vėluoti, praneškite sandėlio vadovui. Gerai sutartiems partneriams nėra problema praleisti savaitę, jei jūs visada mokėjote laiku. Jei tylite, jie gali sustabdyti išvežimą (put a hold on stock), o tada jūsų klientai gaus pranešimus, kad prekės nėra. Tikėkitės, tai geriau būti sąžiningas.

Ar draudimas įeina į kainą?

Retai kada. Dažniausiai jūs esate atsakingi už savo prekes tol, kol jas pasirašote sandėlyje. Sandėlis gali pasiūlyti draudimą, bet jis bus brangus. Geriau pasidarykite savo prekių atsakomybės draudimą (Cargo insurance), kuris dengia sandėliavimą ir pervežimą. Buvo atvejų, kai sandėliuje užsilieps ugnis arba nuo lubų laša vanduo, ir jei neturite dokumento, įrodančio prekių vertę, gausite tik kelių centų atlyginimą už kilogramą. Kas nutiko Lietuvoje prieš keletą metų... na, geriau neprisiminti.

Buitinės problemos ir kas vyksta už užuolaidų

Ar mano daiktai saugūs sandėlyje?

Saugumas priklauso nuo sandėlio. Dideli logistikos centrai turi vaizdo kameras, apsaugą ir aptarnaujantį personalą 24/7. Mažesni sandėliai gali turėti tik paprastą spyną ant vartų. Jei laikote brangią elektroniką arba prekes, kurios lengvai pavogiamos (alkoholis, cigaretės), rinkites saugumo sertifikuotą vietą. Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę turi užtikrinti ne tik vietą, bet ir tai, kad ten kas neįsibrovės. Uždukite galvą, kad vagystės Anglijoje nėra retumas.

Kas nutinka, jei jie „dingsta“ mano prekės?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Pas mane buvo atvejis, kai vienas sandėlis „pamiršo“ padėti 30 dėžių į atitinkamą lentyną ir jos tiesiog nukeliavo į kitą sektorių. Jei tai įvyksta, reikalaukite paieškos (stock take). Jei rasti nepavyksta, turi būti kompensacija. Taigi, visada laikykite savo inventoriaus sąrašus (stock list) atnaujintus. Negalite tikėtis, kad jie skaičiuos už jus, jei jūs pats netiksliai nurodėte, kiek atvežėte. Dokumentacija – jūsų draugas, o ne priešas.

Ar galiu atvažiuoti pats patikrinti savo prekes?

Taip, dažniausiai galite, bet reikia pranešti iš anksto. Negalite tiesiog užlipti prie vartų ir sakyti, kad ęsite ieškoti savo dėžių. Sandėliai turi griežtas saugumo taisykles, o darbuotojai dirba pagal grafikus. Susiderkite dėl apsilankymo laiko. Tai puikus būdas įsitikinti, kad jūsų prekės ne stovi drėgname kambaryje (nors to neturėtų būti). Asmeniškai visada rekomenduoju aplankyti sandėlį prieš pasirašant sutartį, jei galite.

Ar galima išsiųsti prekes tiesiai į Amazon FBA?

Žinoma, tai viena populiariausių paslaugų. Jūs atvežate prekes į sandėlį, jie sujungia jūsų krovinius su kitais (jei reikia) ir išsiunčia dideliu sunkvežimiu į Amazon centrus, pavyzdžiui, į Doncaster arba Dunstable. Tai taupo milžiniškus pinigus, jei siunčiate mažas kiekius. Amazon FBA turi griežtas sąrašo (Shipment ID) taisykles, todėl sandėlio darbuotojai turi būti labai atidžiai su etiketėmis. Vieną klaidą padarius, gausite grąžinimą, kuris kainuos brangiau nei pristatymas.

Ar jie kalba lietuviškai arba rusiškai?

Dauguma sandėlių JK dirba angliškai. Tačiau ypač tarp logistikos brokerių galite rasti lietuvių ar lenkų kalbą vartančią vadovybę. Jei jūsų anglų kalba yra „Basic“, geriau rasti partnerį, kuris suprastų jūsų kalbą, kad išvengtumėte nesusipratimų dėl kiekio ar adreso. Aš girdėjau istorijų, kad prekės nukeliavo į Belfastą vietoj Bristolio dėl blogos tarimo. Taigi, jei kalbos barjeras didelis, ieškokite bendravimo pagalbos.

Ką daryti, jei noriu nutraukti sutartį?

Skaitykite sutartį. Dažniausiai reikia pranešti 1 ar 3 mėnesius iš anksto. Jei pranešate ir išvešiate prekes per tą laiką, viskas gerai. Jei tiesiog dingstate, jums tęsis mokesčiai. Kai kurie lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę tiekėjai leidžia nutraukti bet kurią dieną, jei sumokėte mokėti už einamąjį mėnesį. Būkite sąžiningi, verslas mažas, žinios keliauja greitai, o blogas vardas išlieka ilgai.

Ar verta rinktis mažą ar didelę sandėliavimo įmonę?

Didelės įmonės (pvz., „Gorillas“, „XPO“) turi puikią technologiją, bet jūs būsite tik vienas iš tūkstančių, o jei kas nors nepavyks, skambinsite į call centrą Indijoje. Mažos įmonės suteiks personalinį dėmesį, žino jūsų vadybininko vardą, gali atidaryti sandėlį sekmadienį, jei labai reikia. Mano patirtis sako, kad vidutinio dydžio sandėliai yra auksinis vidurukis – turi ir technologijų, ir galvo smegenų.

Kokios yra dažniausios problemos su klientais?

Dauguma problemų kyla ne iš sandėliavimo, o iš blogai suplanuotų atvykimų. Vairuotojas atvažiuoja be paskyrimo (booking), arba sandėlis pilnas. Tada laukimas trunka valandas, o vairuotojas reikalauja papildomo mokėjo už laukimą. Dar viena problema – netinkamas pakuojimas. Dėžės sugrūsta, kai uždedamos ant kitų, ir prekės susilaužo. Sandėlis nėra atsakingas už jūsų prastą klijų kokybę. Užtikrinkite, kad dėžės atlaiko svorį.

Ar galiu laikyti pavojingas medžiagas?

Ne kiekviename sandėlyje. Jei prekės yra degios, cheminės arba reikalauja specialios temperatūros, tai turi būti nurodyta iš karto. Yra specialūs ADR sandėliai tokiems daiktams. Bandymas paslėpti, kad dėžėje yra aerozoliai, gali baigtis dideliu baudų užrašu arba net evakuacija. Negerai. Geriau iš karto klausti ar jie turi licenciją laikyti tokius dalykus.

Kaip greitai jie gali išsiųsti mano prekę į klientą?

Standartas yra 24-48 valandos nuo to momento, kai gavote užsakymą savo sistemoje (pvz., Shopify arba ERP). Jei įsijungiate ryte, jie surinkia tą pačią dieną ir perduoda kurjeriui (DHL, Royal Mail, UPS). Jei reikia skubaus išsiuntimo (Same Day), tai kainuos brangiai, bet įmanoma. Geriausia pasitarti dėl „cut-off“ laiko, pvz., jei užsakymą įdedate iki 12 valandų, jis iškeliauja tą dieną. Tai svarbu klientų patirties (customer experience) požiūriu.

Ar reikia mano sandėlyje būti fiziškai?

Ne, šiandien viskas daroma nuotolinai. Jūs matote savo atsargas realiu laiku (real-time stock levels). Turite prieigą prie portalo, kur galite matyti, kiek dėžių liko, kiek išsiųsta, ir kiek yra „reserved“. Nereikia skraidyti tarp Lietuvos ir Anglijos. Viską tvarkote iš išmaniojo telefono, sėdėdami prie kavės. Vienintelis kartas, kai reikia važiuoti, yra tais atvejais, kai reikia fizinių veiksmų, kurie nėra numatyti sutartyje (kažką pataisyti, susirasti dingusią dalį).

Kas dėl kvadratinių metrų vs paletės vietos?

Dauguma sandėlių skaičiuoja pagal paletes. Vienai EPAL paletei reikia apie 1,2 x 0,8 metro vietos, bet taip pat reikia laisvos vietos keliavimui tarp lentynų. Jei jūsų prekės yra nestandartinio dydžio, gali būti, kad mokėsite už kvadratinius metrus (sq ft). Tokiu atveju galima susiderėti dėl „bulk storage“, kai prekės stovi viena ant kitos aukštai (tol, jei dėžės nebeišlūžta). Tai pigiau, bet sunkiau pasiekti apačioje esančias prekes.

Ar verta naudotis šiomis paslaugomis pradedantiesiems?

Absoliučiai taip. Pradedantiesiems nebūtina išsinuomoti didelės patalpos ir įsigyti forklifterio. Naudodamiesi lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę, jūs perkeliate riziką ant logistikos partnerio pečių. Galite testuoti rinką su 100 vienetų ir, jei parduosite, užsakyti daugiau. Jei neparduosite – tiesiog išvežiate prekes arba juos išsiunčiate su nuolaida. Tai saugiausias būdas pradėti eksportuoti.

Trumpai tariant, logistika į JK nėra tiesiog kelionė. Tai sudėtingas rūpestis, bet su teisingais partneriais viskas vyksta sklandžiai. Svarbiausia yra ne kaina, o tai, kad jūsų prekės pasiekia klientą laiku ir sveikos. Naudokitės galimybe pasirinkti lankstumą, nes šiandienos rinka to reikalauja. Lankstūs daiktų sandėliavimo paslaugos į Jungtinę Karalystę gali būti jūsų sparnas, jei nesukite galvos smulkmenomis ir pasiklausote patirties. Sėkmės kelyje ir tepavyksta išvengti muitinės spūsčių.