Lankstūs biuro perkraustymo variantai į Angliją: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervų

Dirbu šioje srityje jau geriau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuoja. Visada kažkas pasikeičia paskutinę minutę, arba vairuotojas užstrigsta eilėje prieš Kalėdų laikotarpį. Ypač kalbant apie maršrutus į užsienį, pvz., kai reikia lankstūs biuro perkraustymo variantai į Angliją rasti. Po „Brexit“ visa tai tapo dar sudėtingiau su dokumentais, bet vistiek įmanoma, jei žinai, ką ieškoti. Čia ne tiesiog apie tai, kaip sudėti kompiuterius į dėžes, bet ir apie tai, kaip išgyventi tą logistinį štormą nepameidant proto.

Bendri klausimai ir pasirinkimas

Kiek laiko užtrunka visa tai?

Viskas priklauso nuo to, ką tu vedi. Jei tai tik keli kėdžių rinkiniai ir stalai, tai gali įvykti per 3-4 darbo dienas. Tačiau jei ten pilnas serverinės įrangas ir tūkstančiai popierių, tai užtruks ilgiau. Gali tekti laukti, kol bus paruoštos visos muitinės deklaracijos, o tai, tikiuosi, nekelia jums siurprizo, kartais užtrunka ilgiau nei pati važiavimo dalis. Lankstūs biuro perkraustymo variantai į Angliją leidžia pasirinkti greitesnį ar lėtesnį maršrutą, bet reikia suprasti, kad greitis kainuoja.

Ar brangu?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip bepročiai. Degalai kainuoja daug, o tiltų mokesčiai Anglijoje... O Dieve, tie mokesčiai. Galvojau, kad po „Brexit“ taps pigiau, bet nieko panašaus. Tačiau jei susirandate lankstus biuro perkraustymo variantus į Angliją, galite sutaupyti dalijant krovinį su kitomis firmomis. Tai vadinama daline krovinio įkrova, ir tai tikrai verta pagalvoti, jei biuras nedidelis.

Ką daryti, jei neturiu pakavimo medžiagos?

Nesijaudinkite, mes visada galime užsakyti dėžes. Kartais klientai bando taupyti ir renka senas prekybos centrų dėžes, bet jos dažnai būna sugedusios. Tegu jums bus tiekiami nauji, stiprūs konteineriai. Nereikia rizikuoti brangia technika dėl to, kad norite sutaupyti penkis eurų ant dėžės.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai – ne, jei tai komercinis reisas. Muitinė gali susidomėti, kodėl vairuotojas veža žmonės dviratį ar buitinę techniką kartu su biuro kompiuteriais. Geriau tai išsiaiškinti iš anksto, arba tiesiog nebandyti įsprausti savo asmeninių daiktų į tą pačią atvežą. Galiu pasakyti iš patirties, gaidukai tame tikrai nereikalingi.

Ar reikia iš anksto apmokėti?

Daugelis firmų dabar reikalauja avanso, ypač kai reikia užsakyti keltą. Anksčiau buvo galima susitarti dėl mokėjimo atvykus, bet dabar, su visomis tų firmų bankrotų istorijomis, niekas nenori rizikuoti. Taigi, pasiruoškite padėti maždaug 30-50 proc. iš anksto.

Dokumentai ir muitinė

Ką reikia daryti su muitine?

Tai bene sudėtingiausia dalis. Nuo tada, kai Jungtinė Karalystė pasitraukė iš ES, reikia pildyti daugiau popierių. Jums reikės EORI numerio, jei jo dar neturite. Be jo, neprasversite sienos. Tiesa, kai kurios lankstios biuro perkraustymo paslaugos į Angliją siūlo pagalbą su tuo, tai verta pasiklausti, kad nereikėtų patys spręsti tų formų.

Ar mums reikalingas VAT mokėjimas?

Jei esate registruota Lietuvoje ir įmonė perkelia savo turtą (t. y. ne parduodate), tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas Anglijoje (intra-community supply). Bet, velniais, taisyklės pasikeitė prieš metus ir aš vis dar kartais užkliuvu ant detalių. Geriau pasitarti su buhalteriu, kad nenumirštumėte nuo mokesčių vėliau.

Kas dėl elektroninės prekybos dokumentų?

Dabar viskas vyksta elektroniniu būdu. Nieko daugiau nebereikia spausdinti tų didelių popierių ir kabinoti ant vairo. Viskas įkeliami į sistemos prieš pat išvykstant. Būna, kad sistema užstringa, tai teks palaukti, bet tai geriau nei stovėti pasienyje su tuščiomis rankomis.

Ar gali būti problemų su technika?

Kompiuteriai, serveriai – viskas turi serijinius numerius. Muitininkai mėgsta tai patikrinti. Esu matęs atvejų, kai dėl vieno neįrašyto numerio visa mašina buvo sulaikyta porai valandų. Taip pat, jei ten ypač jautri duomenų laikymo įranga, reikia įsitikinti, ar ji nekenkia.

Kas dėl draudimo?

Standartinis draudimas dažnai neapsima viso. Jei vežate brangų serverį, kuris kainuoja dešimtis tūkstančių, būtinai pasakykite apie tai iš anksto. Lankstūs biuro perkraustymo variantai į Angliją leidžia priderinti draudimo polisą pagal konkrečią krovinio vertę, o ne tik pagal standartinį kiekį.

Ar turiu būti vietoje?

Jūsų fiziškai ten nebūtina. Galite viską nuotoliniu būdu pasirašyti arba pavedimu padengti sąskaitas. Bet jei turite kokių nors abejonių dėl įrangos tvarkymo, geriau siųsti atstovą. Vieną kartą klientas nesiuntė nieko, o vairuotojas nežinojo, kur statyti dėžę su „Confidential“ užrašu.

Pakavimas ir logistika

Kaip pakuoiate IT įrangą?

Mes naudojame specialias putų dėžes. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į kartoninę dėžę su senais laikraščiais. Tai yra tiesiog beviltiška. Monitorius turi būti užfiksuotas, kad neišliūžtų važiuojant per angliškas duobes (o jų ten tikrai ne trūksta).

Ar galite išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Taip, tai įeina į daugumą pasiūlymų. Mūsų komanda atvyksta, išsuka stalus, išima stalviršius. Ten, Anglijoje, mūsų partneriai arba tie patys vairuotojai (jei jie turi laiko) viską surenka atgal. Kartais tik varžtai pasikraipo ir tenka ieškoti atsarginių, bet tai retai nutinka.

Ką daryti su archyvu?

Biuruose visada pilna senų dokumentų. Jei jums nereikia jų iš karto, galime išvežti į sandėlį Anglijoje arba Lietuvoje. Lankstūs biuro perkraustymo variantai į Angliją dažnai apima ir laikiną saugojimą, kol nesusitvarkysite su naujuoju biuru. Nereikia tuos popierius krauti ant grindų pirmąją dieną.

Ar saugu vežti serverį?

Serveriai yra jautrūs. Jie ne tiktai fizikai gali sulūžti, bet ir duomenys gali nukentėti nuo smūgių. Reikia naudoti specialias transportavimo dėžes su amortizacija. Ir, svarbiausia, prieš išjungiant viską, būtinai padarykite atsarginę kopiją (backup). Niekada negaliu pakankamai pabrėžti šitos taisyklės.

Kaip elgtis su augalais?

Negalima. Tiesiog negalima vežti gyvų augalų į Angliją be specialių licencijų. Muitinė juos konfiskuos be jokio gailestingumo. Geriau juos padovanoti kaimynams arba kolegoms Lietuvoje, nei bandyti keliauti per sieną su fikusu. (Nesakykiau, kad aš taip padariau prieš 10 metų, ir maniau, kad pavyks).

Kiek dėžių reikės?

Paprasta matematika. Vienas stalas – dvi dėžės (vienos dalims, kitai smulkmenoms). Vienas darbuotojas – maždaug 3-4 dėžės asmeniniam daiktui. Bet žmonės dažnai prisigauna daugiau negu planavo. Viena klientė turėjo tiek porcelliukų ant stalo, kad teko imti papildomą mašiną.

Specifiniai regionai Anglijoje

Ar sunku įvažiuoti į Londoną?

Londonas – tai atskira planeta. ULEZ zonos, mokesčiai už važiavimą į centrą, siauri gatvelės. Jei jūsų naujas biuras yra centre, reikia griežtai planuoti. Didelės mašinos ten tiesiog nepravažiuos. Tenka naudoti mažesnes transporto priemones arba perkrauti į „vans“ type mašinas miesto ribose.

O kaip su šiaurės Anglija, pvz., Mančesteriu?

Ten lengviau su eismu, bet atstumas didesnis. Jei važiuojame į Mančesterį ar Liverpulį, tai reikia skirti daugiau laiko. Vairuotojai turi poilsio valandas, tad gali užtrukti ilgiau negu į Londoną (nors Londono spūstys sušildo).

Ar teks mokėti už stovėjimą?

Anglijoje viskas už pinigus. Jei reikia statyti mašiną prie įėjimo kraipymui, gali tekti įsigyti leidimą arba mokėti vietos tarybai. Tai nėra labai brangu, bet reikia žinoti iš anksto, kad nenumirštumėt iš nustebimo, kai gausite baudą po mėnesio.

Ar galite pristatyti tiesiai į sandėlį?

Žinoma. Dauguma firmų tiesiog perkrauna į didesnį sandėlį, o ne į biurą. Tai yra daug paprasčiau logistiškai. Tiesiog reikia užtikrinti, kad sandėlyje yra keltuvas ir vietos iškrauti.

Kas dėl Velso ar Škotijos?

Tai tas pats Anglijos reglamentas dėl muitinės, bet keliai gali būti blogesni, ypač Škotijos kalnuotose vietovėse. Planuokite papildomą valandą ar dvi, jei važiuojate toli į šiaurę.

Kainos ir apmokėjimai

Ar kaina gali pasikeisti?

Deja, taip. Jei kainos degalams pasikelia dieną prieš išvykstant, arba jei britai nuspręs pakelti mokesčius už keltą, mes turime koreguoti kainą. Mes stengiamės įvertinti viską iš anksto, bet šiandienos pasaulyje nieko negaliu garantuoti 100 proc. (nors stengiuosi būti sąžiningas).

Kaip skaičiuojamas krovinio tūris?

Mes matuojame pagal metrus kubinius (m³). Stalas užima mažiau vietos nei išmontuotas. Taigi, jei leidžiate mums išmontuoti baldus, tai bus pigniau. Daugelis klientų mano, kad mokės už kiekvieną dėžę atskirai, bet tai taip nebeveikia jau kurį laiką.

Ar yra užstatas?

Daugelis firmų jo nebeprašo, jei esate patikimi klientai. Bet jei tai pirmasis kartas ir reikalinga didelė mašina, gali būti reikalaujamas nedidelis užstatas, kuris grąžinamas po sėkmingo pristatymo.

Kokia vidutinė kaina?

Sakyčiau, kad nedideliam biurui (apie 10-15 darbo vietų) tai gali kainuoti nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, kur tiksliai Anglijoje važiuojame. Londonas visada brangesnis. Geriausia kreiptis dėl individualios pasiūlymo.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Taip, dabar galima mokėti ir kortele, ir pavedimu. Kai kurie vairuotojai mėgsta grynaisiais, kadangi Anglijoje su bankomatais kartais būna problemų (ypač atokiose vietose), bet mums įmonės lygmeniu tai nebėra problema.

Ar paimatė PVM?

Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje, tai mes galime išrašyti sąskaitą su PVM. Anglijos pusėje PVM (VAT) mokesčiai taikomi kitaip, bet jūsų sąskaita faktūra bus iš Lietuvos, taigi mūsų taisyklės.

Smulkmenos ir nesklandumai

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Stengiamės, kad taip nevyktų. Bet jei įvyksta avarija ant magistralės M20, tai niekas negalės pravažiuoti. Tuomet mes jums pranešame ir keičiamo planą. Nereikia pykti į vairuotoją, jis taip pat nori namo.

Ar galima sekti krovinią?

Dauguma mašinų turi GPS sekimą. Galime atsiųsti jums nuorodą, kur matote, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda susiplanuoti, kada reikia būti biure, kad priimtume dėžes.

Kas dėl pažeistų daiktų?

Jeigu dėžė atvyksta su daužymu, tai reikia tai užfotografuoti ir parašyti pranešimą vairuotojui. Negalima laukti dienos ar dviejų, tada draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Tai svarbiausia taisyklė.

Ar galite vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės ar chemikalai valymui. Tai laikoma pavojinga krove. Reikia mums pranešti iš anksto, nes tam reikalingos specialios leidimai ir etiketės. Negalima tiesiog taip padėti į dėžę.

Kaip elgtis su automobiliais įmonės?

Jeigu reikia pergabenti įmonės automobilius, tai kitas paslaugos tipas. Reikia vairuotojo pervežimo arba statybinių mašinų. Paprasčiau juos pavairuoti iki Klaipėdos ir užkrauti į keltą.

O jei tą dieną lietus?

Anglijoje dažnai lyja. Mūsų vairuotojai turi plastikinius apdangalus ir rūbus. Bet jei lyja liūdis, geriau, jei paskambinsite sandėlio vadovui, kad jis paruoštų priekinę duris, kad vanduo neužliptų į grindis.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Nebūtina, bet mandagu. Mes negalime atlikti kapitalinio valymo, mes esame perkraustytojai. Tačiau galime susirasti valymo firmą Anglijoje, jei reikia, kad visa švara būtų atlikta prieš jūsų atvykimą.

Ką daryti su liekančiomis dėžėmis?

Anglijoje dėžių perdirbimas gali būti sudėtingas, jei neturite verslo atliekų sutarties. Mes dažnai pasiimame tas dėžes atgal į Lietuvą (jei taisyklės leidžia) arba jas išmesime vietinėje perdirbimo aikštelėje už nedidelį mokestį.

Ar jūsų įmonė draudžiama?

Nėra, mes turime visus licencijas. Būna daug „vabalų“ rinkoje, kurie veža be jokios draudimo. Patikrinkite mūsų licencijos numerį. Tai jūsų saugumo garantas.

Kas nutinka, jei aš pakeičiu dieną?

Jeigu pakeičiate dieną prieš savaitę, paprastai tai nebus problema. Jei pakeičiate dieną, kai mašina jau važiuoja, tai bus labai brangu. Geriau žinoti, kada tiksliai reikia išvykti.

Ar galite padėti su išsikraustymu iš seno biuro?

Taip, tai įeina į darbą. Mes padėsime surūšiuoti, kas važiuoja, o kas lieka. Kartais tenka atsisakyti daug senų daiktų, kurių niekas nenaudoja jau 10 metų.

Ar reikia atiduoti raktus kam nors?

Jei paliekate seną biurą, reikia pasirūpinti, kad raktai būtų perduoti savininkui arba mums, jei mes uždarome patalpas. Nereikia, kad vairuotojas stovėtų prie durų ir negalėtų išvežti dėžių.

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tuomet mums reikalingos nešikėjų komandos. Tai papildomai kainuos, nes nešti 20 dėžių penktu aukštu laiptais yra fiziškai sunku. Nereikia manyti, kad vairuotojas viens tai padarys.

Ar turite atsiliepimų?

Turime, bet aš nieko neparašysiu čia, kad atrodytų per daug reklamiškai. Pasitikrinkite „Google Maps“ arba „Facebook“ paskyroje. Ten yra ir gerų, ir blogų, tai yra natūralu.

Kaip užsakyti?

Geriausia paskambinti mums arba parašyti el. paštu. Reikės nusiųsti daiktų sąrašą (inventorių), kad galėčiau pasakyti tikslią kainą. Be sąrašo galiu tik spėlioti, o tai niekam nereikalinga.

Išvada

Viso šio proceso pagrindas yra ne tiek fizinis perkėlimas, kiek planavimas ir atvirumas. Rasti lankstus biuro perkraustymo variantus į Angliją nėra sunku, jei žinai, ką klausti vadybininko ir ko tikėtis iš vairuotojų. Nenusiminkite, jei kas nors nepaeis taip kaip planavote, tai daroma kasdien, ir mes visada galime surasti sprendimą, net jei jis atrodo keistas iš pirmo žvilgsnio. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje!