Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai: kaip išgyventi be streso

Sveiki, tą žinutę rašau pagalvotas apie tai, kaip dažnai žmonės susiduria su biuro perkraustymu iš Anglijos. Dirbą šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo idealiai planuotų logistinių operacijų iki visiško chaoso, kai vairuotojas praranda dokumentus Doveriuje. Taigi, jei ieškote lankstų biuro perkraustymo sprendimų iš Anglijos efektyviai, turite suprasti, kad čia ne tik apie vaziavimą. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, dabar svarbiau ne tiek greitis, kiek tikslumas ir galimybė pritaikyti planas realiems aplinkybėms. Štai trumpas vadovas, kaip viskas vyksta iš vidaus.

Kainos, laikas ir biudžeto planavimas

Kiek laiko užtrunka perkraustymas iš Londono ar Mančesterio?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų. Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą su 2-3 tonomis krovinių, kelionė užtrunka nuo 4 iki 6 darbo dienų. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad Anglijoje judėjimas gali būti neprognozuojamas – pavyzdžiui, užstrigęs sunkvežimis M25 žiediniame kelyje gali atidėlioti visą procesą pusės dienų. Todėl lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai visada numato laiko rezervą bent vienai dienai. Geriau planuoti, kad darbuotojai pradės dirbti antradienį, negu skubėti ir daryti klaidas.

Ar galima gauti tikslią kainą iš karto?

Tiesiogiai sakant – sunku. Be išsamios inventorizacijos, tikslios kainos sakyti negaliu. Kai kas bando sulyginti kainas su „kaimyno sūnaus“ pasiūlymais, bet profesionalus pervežimas reikalauja specialios įrangos, draudimo ir, svarbiausia, muitinės procedūrų išmanymo. Be to, kuro kaina Anglijoje šuoliuoja kaip nori. Taigi, pateikiu preliminarią įvertį, o galutinę sumą patvirtinu, kai pamatuosiu krovinių tūrį arba gausiu išsamų sąrašą. Tai saugiau tiek jums, tiek man.

Kokia apytikslė kaina už vieną kubilinį metrą?

Anglijoje dažniausiai kainos skaičiuojamos ne kilogramais, o tūriu. Šiuo metu vienas kubilinis metras (CBM) kainuoja maždaug nuo 120 iki 200 svarų sterlingų, priklausomai nuo to, kur būstate – Kent‘e arba šiaurėje Škotijoje. Jei reikalingi lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai, turiu įskaičiuoti ir pakavimo medžiagas, ir darbo rankas. Kartais klientams atrodo, kad brangu, bet kai turiu išardyti sudėtingas serverio spintas ir vėl surinkti Vilniuje, tas darbas kainuoja.

Ar taikoma PVM mokestis pervežiant į Lietuvą?

Čia viskas pasidaro įdomesnė po „Brexit“. Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir pateikiate savo PVM mokėtojo kodą bei tarptautinį PVM mokėtojo numerį, pervežimo paslauga dažniausiai apmokestinama 0 proc. tarifu (atvirkštinis apmokestinimas). Tačiau jei pervežate privatų turtą arba įmonė nėra PVM mokėtoja, gali tekti mokėti JK PVM, kuris šiuo metu yra 20 proc. Visada patariu pasikonsultuoti su savo buhalteriu, kad nesusidurtumėte su staigmenomis vėliau.

Ką daryti, jei biudžetas labai apribotas?

Turiu būti nuoširdus – pigiau būna tik tada, kai patys vaziuojate su nuomotu mikroautobusu. Bet ar tai verta rizikuoti biuro technika? Kartais pasiūlymu „lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai** galime padaryti dalinį pervežimą – t.y., suskirstome krovinius ir vežame dalį dabar, dalį po savaitės. Tai leidžia išlaikyti mažesnes išlaidas, nes dalijamės krovinine vietą su kitais klientais. Tai lėčiau, bet taupo pinigus.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Standartiškai – ne. Dirbant su subrangovais Anglijoje, reikia mokėti iš karto už iškrovimą arba užfiksuoti kortelę. Tačiau esant ilgalaikiam verslui, kartais galime susitarti dėl 30 dienų atidėjimo, jei pasirašome sutartį. Bet tą daryti su naujais klientais be užstato aš nebepraktikuoju – per tiek metų jau buvau apgautas per daug kartų.

Ar reikia mokėti už įkrovimą Anglijoje atskirai?

Dažniausiai kaina yra „nuo durų iki durų“, tačiau jei jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto arba gatvėje, kur negalima pastatyti sunkvežimio, teks mokėti už rankinį kėlimą arba už kėlimo kraną. Angliški miestai seni, gatvės siauros. Vieną kartą turėjau nešti biuro stalus 200 metrų toliau, nes policija uždraudė stovėti prie pat įėjimo. Tai papildomi darbo valandos.

Dokumentai, muitinė ir biuro technika

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Būtinai reikia krovinių deklaracijos (Ex1 formą) ir prekių sąrašo (packing list). Sąrašas turi būti detalus – ne tiesiog „staliai“, o „3 mediniai biuro stalai, 120x60cm, spalva ąžuolas“. Be to, reikia įrodyti, kad šis turtas buvo naudojamas JK ir yra perkeliamas į kitą ES šalį (t.e. ne pirkimas iš Anglijos, o perkraustymas). Jei dokumentai bus netvarkingi, muitinėje Lietuvoje arba Anglijoje gali uždelsti krovinią dienai-dviems.

Ar reikalingas EORI kodas?

Taip, jei verslas registruotas Lietuvoje, jums reikalingas Lietuvos EORI kodas. Be jo neišimsime krovinių iš Anglijos. Jei jo neturite, tai galima gauti per kelias dienas internetu, tačiau geriau tai padaryti iš anksto. Vieną kartą teko laukti penkias dienas Anglijos sandėlyje, nes klientas pamiršo kodą, ir tai kainavo brangiai sandėliavimo mokesčius.

Kaip pervežti kompiuterius ir serverius?

Kompiuterių pervežimas reikalauja ypatingo dėmesio. Geriausia juos supakuoti į originalią dėžę (jei dar liko). Jei ne, naudojame burbuliukų plėvelę ir specialias dėžes. Svarbu pažymėti serijinius numerius – muitinė kartai klausia, ar tai ne nauja technika, kurią reikia apmokestinti. Serverius reikia išjungti tinkamai, ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo, nes gali sugesti duomenys. Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai visada įtraukia ir IT įrangos saugą.

Ar galima pervežti duomenų laikmenas?

Taip, bet geriau jas nešti su savimi rankiniame bagaže. Jei ten yra konfidencialių verslo duomenų, geriau juos užšifruoti. Pristatant sunkvežimiu, yra maža, bet egzistuojanti rizika, kad dėžė gali nukristi arba pamiršti. Aš asmeniškai niekada nepatartčiau patikėti svarbiausiais serveriais net ir patikimiems vairuotojams – žmogiškasis faktorius.

Ar turiu deklaruoti kiekvieną smulkmeną?

Nereikia deklaruoti kiekvieno pieštuko ar popieriaus riekės, jei tai nėra didelė vertė. Tačiau turtą, kurio vertė viršija 1000 eurų (arba atitinka tam tikrus kriterijus), geriau išskirti. Muitininkai nemėgsta, kai viskas sumesta į vieną „biuro reikmenys“ krūvą. Tvarkingas sąrašas taupo laiko pasienyje.

Kas nutinka, jei pamiršiu ką nors nurodyti dokumentuose?

Tada gali kilti problemų. Pavyzdžiui, jei nenurodėte, kad vežate brangų projektorių, ir jis bus rastas patikrinimo metu, gali būti įtarimas dėl kontrabandos arba mokesčių vengimo. Geriau parašyti per daug, negu per mažai. Kartais tikrai nežinau, kas tą dėžėje padėta, todėl prašau klientų pažymėti dėžes numeriais.

Ar reikia draudimo?

Būtinai. Standartinis draudimas dengia apie 10-12 tūkstančių eurų, bet jis gali neapimti lūžusių LCD ekranų arba duomenų praradimo. Jei turite labai brangios įrangos, reikia pasirūpinti specialiu draudimu. Mano patirtis rodo, kad dauguma klientų taupo ant draudimo, o paskui gailisi, kai sunkvežimis užlenda į duobę (o Anglijoje kelių būklė... tai atskira tema).

Logistika: kaip viskas vyksta realybėje

Kiek vairuotojų atvyksta?

Priklausomai nuo kiekio. Paprastai tai 1 vairuotojas su sunkvežimiu, bet jei reikia išardyti/permontuoti baldus, atvyksta 2-3 žmonės. Anglijoje darbo jėga brangi, todėl siųsti didelę komandą ne visada įsigyjama. Kartais susitariame, kad jūsų darbuotojai padeda iškrauti Lietuvoje – tai taip pat sumažina kainą.

Ar galima užsakyti pervežimą savaitgaliu?

Galima, bet brangiau. Anglijoje sunkvežimiai vaziuoja ir savaitgaliais, tačiau tada reikia užtikrinti, kad ir biuras Lietuvoje būtų atidarytas. Be to, jei atvykstate šeštadienį ir pamiršote raktus, niekas nieko nepadarys iki pirmadienio. Geriau vaziuoti darbo dienom, nors ir eismas didesnis.

Kas daryti, jei nėra kur pastatyti sunkvežimio?

Tai reali problema. Prieš atvykstant privalu nufotografuoti vietą. Jei sunkvežimis negali priartėti, tenka naudoti „shuttle“ paslaugą – t.y. didelis sunkvežimis palieka krovinius sandėlyje arba artimesnėje vietoje, o mažesnis mikroautobusas juos veža į centrą. Tai papildomai kainuoja, bet be to neįmanoma pervežti biuro į Londono centre.

Ar vežate ir atliekas?

Taip, galime išvežti ir biuro atliekas (senius stalus, kėdes), tačiau tai jau nėra įtraukta į standartinę kainą. Anglijoje už šiukšlių ivežimą taikomi mokesčiai (landfill tax), todėl tai nėra pigu. Jei galite, patartina parduoti senius daiktus „eBay“ arba atiduoti labdarai, o ne vežti per jūrą į Lietuvą.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Jūsų biure turi būti vietos vairuotojui parkuoti. Jei reikia pirkti leidimą (permit) arba mokėti už stovėjimo zoną (controlled parking zone), tai turi padaryti klientas prieš atvykstant. Vieną kartą teko gaišti dvi valandas, kol klientas gavo leidimą Kensington‘e, ir laikrodžiai tik ratą sukiojo.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui?

Vairuotojai yra patikimi, jie dirba su mumis metus, tačiau aš niekada negarantuotų 100 proc., jei paliksite ne užrakta dėžę priešais biurą miesto centre. Geriausia, jei kas nors iš jūsų komandos prižiūri įkrovimą. Žmogiškasis faktorios (t.y. neaišku kas gali praeiti) visada egzistuoja.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu siųsti nuorodą, kur matyti, kur yra mašina. Tačiau ne visada vairuotojai atnaujina statusą (pavyzdžiui, „pietūs“ arba „krovimas“). Taigi, matysite, kad mašina stovi, bet nežinosit, ar jie valgo, ar iškrauna. Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai reiškia, kad susisieksiu su jumis, jei bus didelė delsa.

Rizikos, problemos ir nepatogios tiesos

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti kitos mašinos arba perkrauti krovinius į kitą sunkvežimį. Tai gali atidėti pristatymą 2-3 dienas. Tokiu atveju draudimas (jeigu buvo pasirinktas „cargo“ draudimas) padengia išlaidas, bet stresas garantuotas. Pats mačiau, kaip degės sankaba ant M1 greitkelio – tai ne vaizdas.

Ar pasitaiko apgavysčių šioje srityje?

Deja, taip. Yra firmų, kurios pasakoja žemas kainas, o paskaičiuoja mokesčius tik tada, kai krovinius jau įkėlė ir užrakino sandėlyje. Tokiems atvejams padėti sunku. Todėl visada patariu pasirinkti tokį pervežėją, kuris turi realų adresą ir atsiliepimus, ne tik gražią svetainę.

Ką daryti, jei buvo padaryta žala?

Reikia užfiksuoti žalą iš karto, kol vairuotojas dar vietoje. Padarykite nuotraukas, parašykite „protokolą“ (damage report). Jei pasirašote, kad viskas tvarkoje, o paskui randate sulaužytą stalą, draudimas to nepriims. Buvo atvejis, kai klientas pastebėjo įbrėžimą tik po mėnesio, ir mes negalėjome padėti.

Ar verta rūpintis pakavimu paties?

Galite, jei norite taupyti. Tačiau jei sugadinate kažką, kai nešite į sunkvežimį, atsakomybės jums nebus. Mūsų komanda turi profesionalią įrangą – keltuvus, juostas, apsaugas. Biuro perkraustyme dažniausiai susižeidžia nugaros, ne daiktai, todėl geriau palikti tai profesonalams.

Kaip elgtis su brangiaisiais daiktais?

paveikslus, brangius vynus ar kolekcijas geriausia vežti atskirai, ne su biuro baldais. Jei vis tą daryti, reikia juos pažymėti kaip „high value“ ir įsigyti papildomą draudimą. Vienas klientas buvo įdėjęs brangų laikrodį į stalą, ir jis dingo (nukrito į angą tarp sienos ir dėžės). Niekada neradome.

Ar galima pasitikėti pažadais apie „rytoj atvyksime“?

Anglijoje orai, eismas ir technikos patikros gali viską sugriauti. Jei kas nors pasako, kad atvyks tiksliai trečiadienį 14:00 valandą, tai dažniausiai melas. Geriau planuoti intervalą – trečiadienį-ketvirtadienį. Lankstumas čia raktas.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti mažus krovinius?

Nes maži kroviniai (pvz., tik 5 dėžės) neneša pelno, kai reikia važiuoti per visą Europą. Kuras, kelių mokesčiai (mokesčiai už tiltus Prancūzijoje arba Vokietijoje) suvalgo visą pelną. Todėl mažiems biurams reikia ieškoti dalinio krovinio (part load) variantų.

Ar tikrai reikia išardyti visus baldus?

Ne visada. Stalus su išmontuojamomis kojomės galima sulenkti, tačiau didelės spintos ar sekcinės sistemos turi būti išardyti. Būna, kad klientai sako, „taip ir taip nenusimontuosim“, bet tada paaiškėja, kad spinta neįeina pro duris. Geriau išardyti ir vėl surinkti, nei braižyti sienas.

Ką daryti, jei Anglijoje liko neišmokėta sąskaita?

Tai jūsų reikalas, bet jei dėl to bus sustabdytas krovinių išvežimas, problema tampa mūsų. Prieš išvežimą patikrinkite, ar viskas apmokėta, ar nėra nelegalių priemonių (pavyzdžiui, pavogtų daiktų). Muitinė gali labai detaliai patikrinti, jei įtariana kažką blogo.

Ar galima pervežti chemines medžiagas?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių, toneriai ar spausdavimo chemikalai. Tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Reikia juos specialiai pažymėti. Jei paslėpsite tokias dėžes tarp knygų, ir joms nutekėjus užteršsite kitus krovinius, atsakomybė bus milžiniška.

Išvada

Galiausiai, noriu pabrėžti, kad sėkmingas perkraustymas priklauso ne tik nuo vairuotojo, bet ir nuo jūsų pasiruošimo. Nors kalbame apie lankstūs biuro perkraustymo sprendimai iš Anglijos efektyviai, geriausia priemonė prieš bet kokią riziką yra kantrus planavimas ir aiškus komunikavimas. Nenustebkite, jei kils nenumatytų problemų – tai normalu šioje srityje. Svarbiausia – rasti partnerį, kuris neslysta pirmoje sunkumoje ir pasakoja tiesą, o ne gražias pasakas. Sėkmės perkraustant ir vengiant streso!