Lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje: praktinis vadovas be „vatų“

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galima pasakyti – mažai kas mane gali nustebinti. Tačiau, kai kalbama apie lankstus biuro perkraustymo procesus Jungtinėje Karalystėje, visada atsiranda naujų niuansų. Anglija, Velsas, Škotija – kiekviena vieta turi savo ypatingumų, nuo siaurų gatvių Londono centre iki blogų kelių Škotijos aukštumose. Biuro perkraustymas čia ne tiesiog baldų pernešimas iš taško A į tašką B, tai sudėtingas logistinis žaidimas, kuriame lankstumas yra raktas. Klientai dažnai galvoja, kad viskas vyksta pagal knygą, bet realybėje dažnai tenka improvizuoti tiesiog vietoje. Tegu šis straipsnis padės jums suprasti, ko tikėtis ir kaip išvengti tų pačių klaidų, kurias matome kasdien.

Bendrasis planavimas ir pasiruošimas

Kada geriausia pradėti planuoti perkraustymą į JK?

Idealiu atveju pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš tris mėnesius. Žinau, skamba kaip begėdis, kai darbas užnešia, tačiau lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje reikalauja laiko, ypač jei reikia suderinti su nuomotojais ar savininkais. Jei spėjote, galite rasti pigesnių kelių mokestinių arba išvengti sekmadienio darbo, kuris kainuoja brangiau. Vėlavimas sužaidžia blogiausią juoką – tada tenka dirbti ekstremaliomis sąlygomis, o tai kainuoja nervus.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Absoliučiai taip. Be galo erzinanti, bet būtina blogio dalis. Matęs esu situacijų, kai pasirodžiame prie kliento, o jis sako: „o, čia dar buvo tas spinta, praradome?“. Su inventorizacija tuomet nėra bėdų. Nors dažnai klientai bando įtraukti į sąrašus net tai, kas jau seniai sugriuvo, ką tada darome tiesiog nuožiuriai. Geriau praleisti valandą viską užrašant, nei vėliau ieškoti „dingusių“ dalykų.

Kaip pasirinkti tinkamą datą?

Venkite pirmadienių ir penktadienių. Pirmadieniai visi slepiasi nuo problemų po savaitgalio, o penktadieniai nori greitai baigti ir nueiti. Geriausia – antradienis arba ketvirtadienis. Be to, atsižvelkite į JK šventes. Turbūt žinote, kad Anglijoje yra kažkokių keistų „bank holidays“, kai viskas sustoja? Vieną kartą bandėme važiuoti per Velykas ir užstrigome ant M25 kelio penkias valandas.

Kas dėl pašto adresų pakeitimo?

Nepamirškite „Royal Mail“ pašto peradresavimo. Užsisakykite jį bent savaitei anksčiau. Klientai dažnai pamiršta šį smulkmeną, o paskui verksia, kad svarbi sąskaita dingo senajame biure. Tai paprasta dalykas, bet sukelia daugiausia galvos skausmo, jei apie jį neprisimeni.

Ar verta samdyti vadybininką?

Jei turite daugiau nei 20 darbuotojų – taip. Ne dėl to, kad jie kažką magiškai padaro, o dėl to, kad jie atims nuo jūsų tą stresą. Aš pats stengiuosi būti tas vadybininkas, bet kartais turišku užgožtas. Vadybininkas tikrina, ar vairuotojai nepražiojo kavos pertraukos (ką jie daro dažnai).

Ką daryti su senais dokumentais?

Sunaikinkite. Na, bent jau slaptus. JK turi griežtus duomenų apsaugos įstatymus (GDPR), todėl negali tiesiog mesti popierių į konteinerį. Yra specialios kompanijos, kurios atvažiuoja su šrederių mašinomis. Vieną kartą matęs, kaip viena firma išmetė sąskaitas gatvėje – vėliau su jomis turėjo aiškintis policijai.

Logistika ir transportas

Kokį transportą reikia rinktis?

Priklauso nuo to, kiek daugiau turite. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, užtenka „Luton“ tipo keleivinio mikroautobuso su liftu. O jei pilnas sandėlis – reikės sunkvežimio. Tiesa, Anglijoje daug vietovių, kur sunkvežimis tiesiog neprės pro tą arklio vartus. Tai reikia įvertinti iš anksto, kitaip reikės įdėti daiktus į mažesnę mašiną ir važinėti tam kelis kartus.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Tai pagrindinis dalykas, jei važiuojate į JK iš žemyninės Europos. Mūsų vairuotojai įpręsti kalbėti bent pagrindiniais frazėmis, nes kartais tenka derėtis su vietinėmis saugumo tarnybomis arba gatvės užeigojais (kurie, tiesa sakant, kartais sunkiai suprantami dėl savo akcento). Nėra nieko blogiau nei stovėti prie sienos ir negalėti paaiškinti, ką čia darai.

Kas dėl Londono „Congestion Charge“?

O čia yra didelė žuvis. Jei važiuojate į centrą, turite sumokėti. Klientai dažnai netyčia užmiršta, kad tai jų (arba mūs�) problema. Jei neužmoki per 24 valandas, baudą gauni iš karto. Dabar ta pati istorija ir su „ULEZ“ zona (mažaiangliškai apie taršą). Tenka stengtis rasti maršrutus, kad nį nešoktume, kitaip perkraustymas kainuos dvigubai.

Ar galima pervežti vaistus ir chemikalus?

Galima, bet reikia deklaruoti. Negali tiesiog mesti bananų dėžės viršuje indų ploviklio butelio. Jei išsilieja – viskas sugadinta. Ypač jei tai kažkas degio. Mums buvo atvejis, kai vairuotojas nešunkamas dėžę su santechnika pamatė, kad ji lyja. Galvojau, kad jis šypsosis.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai juokinga, bet įvyksta. Turime techninę pagalbą, jei esame JK, bet jei mašina sena (kaip mūsų vienas „Scania“), gali užtrukti. Tada lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje pasirodo savo tikrąja prasme – turime greitai rasti kitą mašiną arba išsaugoti daiktus sandėlyje. Niekas nesako, kad bus lygu ir gražu.

Ar reikia rūpintis automobilių stovėjimo leidimais?

Taip, būtinai. Ypač miestuose. Reikia išsirūpinti „bay suspension“ leidimą iš vietinės tarybos (council). Tai trunka kelias dienas. Jei nespėjate, rizikuojate, kad savaitę dirbantis vairuotojas pastovės po langu ir nieko neperneš, nes gatvėje stovėti negalima.

Techninė įranga ir baldai

Kaip pervežti IT įrangą?

Gerai užpakuoti. Serverius geriau patikėti specialistams, o ne vairuotojams, kurie gali numesti juos bandydami nešti su viena ranka (kažkas panašaus mums nutiko prieš penkerius metus). Monitoriai turi būti originaliose dėžėse arba su specialiomis apsauginėmis medžiagomis. Neįsivaizduojate, kiek monitorių žūva dėl blogo pakavimo.

Ar turite išardyti ir surinkti baldus?

Taip, tai įeina į standartą. Bet jei turite tą seną, „Executive“ tipo vadovo stalą, kuris sveria toną – pasakykite mums iš anksto. Kartais reikia neįprastų įrankių. Vieną kartą bandėme išardyti stalą, kuris buvo suklijuotas prie sienos... na, tai nebuvo maloni patirtis. (Čia galvojau apie tą stalą prieš metus).

Ką daryti su „pod“ sistemomis?

Tos didelės metalinės spintos yra blogis. Jas reikia ištuštinti, kitaip neišnešsite – per sunkios. Daugiausia laiko prarandame būtent su jomis, nes darbuotojai nieko nespėja surikiuoti. Patirtis sako, palikite tik tuščias „pod“ sistemas, o turinį pakraukite į dėžes.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet ne garantuojame, kad jie išgyvens sūpynės kelyje. Žinoma, „lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje**“ leidžia tai daryti, tačiau per šaltą dieną augalas gali užšalti atidarytoje pakrovimo vietoje. Geriau juos vežti atskirai, asmeniniu automobiliu.

Kas dėl specialios įrangos, pvz., kavos aparato?

Jis turi būti išjungtas ir išleistas vanduo. Jei jame lieka vanduo, jis išsilieja ir sugadina viską aplinkui. Tuo pat metu reikia atjungti nuo elektros tinklo. Kai kurie aparatai yra labai jautrūs judesiui, todėl geriau pakviesti techniką, kuris juos užfiksuoa.

Ar įmanoma pervežti seifus?

Jeigu tai mažas seifas – ne problema. Jei didelis, įbetonuotas – tai jau kita istorija. Reikia žinoti svorį. Kartais klientai sako: „nedidelis“, o jis sveria 400 kg. Tada reikia keltuvo. JK statybose dažnai nėra liftų, kurie talpintų tokio dydžio daiktus.

Finansai ir dokumentai

Ką reiškia „fixed price“?

Tai reiškia, kad aš atėjau, pamatėjau kiek daiktų ir pasakiau kainą. Jei neatsiranda staigmenų, kaina nekinta. Tačiau jei pasirodo, kad turite du kartus daugiau dėžių nei buvo planuota, kaina pakils. Tai logiška, tiesa? Negaliu dirbti nemokamai.

Ar priimate mokėjimus kortele?

Taip, dabar jau turime terminalus. Buvę laikai, kai reikėjo gauti grynaisiais, praėjo. Nors seni vairuotojai vis dar mėgsta grynąsias (kas juos labai neramina). Mokėjimas kortele palengvina lankstus biuro perkraustymo procesus Jungtinėje Karalystėje, nes galima susimokėti iš karto pasibaigus darbams.

Kaip sudaroma sutartis?

Siunčiame el. paštu arba sutariame telefonu. Žinoma, raštiška sutartis saugesnė. Ypač jei pervežame brangų turtą. Vieną kartą turėjome ginčą dėl sulaužyto kėdės kojos – ir be raštiško sutarties būtų sunkiau įrodyti, kas ir ką padarė.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina bazinis draudimas, bet jis yra ribotas. Rekomenduoju papildomai apdrausti brangią įrangą. JK draudimo rinka yra specifinė, ten daug smulkių punktų, kurie neleidžia išmokėti kompensacijos, jei pakavimas buvo blogas.

Kas dėl depozito?

Dažniausia neimame, jei esate pasitikintis klientas. Bet jei pervežame relikvijas arba labai brangius daiktus, gali būti reikalaujama nedidelis avansas (kad nenuvažiuotume su jūsų serveriais į Ispaniją). Juokinga, bet toks atvejis buvo.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą (invoice) iš karto?

Taip, elektroninę išsiunčiame tą pačią dieną. Angliškos sąskaitos skiriasi nuo mūsų, jose daugiau detalių apie PVM (VAT). Jei esate registruota JK įmonė, pats tūrėtum žinoti, kaip tai veikia.

Problemų sprendimas ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai klasika. Atvykstate su dėžėmis, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Tada tenka ieškoti sandėlio vietiniam laikymui (self storage) arba palikti mašiną stovėti (brangiai). Visada patariu klientams patikrinti, ar raktai veikia, prieš perkraustant dieną.

Ar dirbate naktį?

Galime, bet tai kainuoja. Naktiniai biuro perkraustimai Londono finansų centre yra normalybė, kad nekdžių darbą kitą dieną. Tačiau po vidurnakčio vairuotojai dirba lėčiau, o kelti daiktus bešviečiant yra pavojinga. Reikia gerai apšviesti aikštelę.

Kas daryti, jei dėžė dingsta?

Tai reta, tačiau įvyksta. Tada pradedame tyrimą – skambiname vairuotojams, tikriname kambarius. Jei dings, mokame atlyginimą pagal draudimo sąlygas. Dažniausiai dėžės „dingsta“ tokiuose vietose, kur niekas nė nenumanė, pvz., prie lifto rūsio.

Ar galima keisti planą vykdymo metu?

Galima, bet tai braižo grafiką. Jei staiga nusprendžiate, kad šių 50 dėžių nebevežame, tai gerai, mums mažiau darbo, bet jei norite pridėti biuro kėdžių iš namų – tai jau problema. Lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje leidžia tai daryti, jei turime laiko.

Kaip elgtis su netvarkingais darbuotojais?

Drausminti juos ne mūsų darbas, bet galime paprašyti, kad jie nekeliatų kojų mūsų kelyje. Kartais žmonės bando „padėti“, bet tik trukdo. Geriau leiskite mums dirbti, o jūs stebėkite su kava (ir atiduokite mums tą kavą, jei galite).

Ar atsakote už pažeidimus patalpose?

Jei mes sulaužome grindų plytelę – taip, atsilyginsime. Bet jei patalpos jau buvo „sužalotos“ (o Anglijoje dažnai būna senų pastatų su įtrūkimais), tai užfotografuojame tai prieš pradedant darbus, kad neapkaltintų mūsų vėliau.

Kaip elgtis su blogu oru?

Anglijoje oras keičiasi per penkias minutes. Lietus nepertraukia darbo, jei turime apsauginių apkrovų. Vėjas pavojingesnis – sunku nešti didelius plakatus. Jei oras visiškai baisus (uraganas), galime atidėti, bet tai labai retai.

Ar reikia švarinti biurą po perkraustymo?

Tai ne mūsų funkcija, mes esame pervežėjai, ne valytojai. Tačiau galiu nukreipti į gerą valymo komandą. Paliekame patalpas tokias, kokios jos buvo – be dėžių, bet su dulkių debesimi.

Išvada

Taigi, lankstūs biuro perkraustymo procesai Jungtinėje Karalystėje nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir gero pasiruošimo. Nors aš čia parašiau daugiau negalimybių nei grožio, tikras gyvenimas būna lygiaus toks – su staigmenomis, paslėptais kambariais ir blogais keliais. Jeigu pasiruošiate gerai ir nebijote klausti aštrių klausimų, viskas gerai sueis. Svarbiausia – nepanikuokite, jei kažkas neina pagal planą, tiesiog pritaikykite planą prie situacijos. Sekmės jūsų naujame biure, tikiuosi, ten bus geras kava!