Lankstus biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės: praktiniai patarimai ir realios problemos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – lankstus biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės nėra taip paprasta, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik pakrauti dėžutes į fūrą ir nuvažiuoti taikstinę, tačiau realybėje susiduriame su muitine, Brexit sudėtingumais ir anglišku lietumi, kuris gali sugadinti net pačias geriausias dėžutes. Privalome kalbėti ne tik apie idealizuotus scenarijus, bet ir apie tai, kas nutyka, kai kažkas nepaeina pagal planą. Svarbiausia yra tai, kad biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės turi būti pritaikomas prie jūsų, o ne atvirkščiai, todėl šiame straipsnyje pasikalbėsime kaip tai padaryti efektyviai, išvengiant nereikalingų nervų.

Kaip pradėti ir kada reikia skubėti

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Londono ar kitų JK miestų?

Geriausia būtų pradėti ne vėliau kaip prieš 4-6 savaites, tačiau žinau, kad realybėje viska daroma prieš pat paskutinę savaitę. Jei planuojate lankstų biuro perkraustymą iš Jungtinės Karalystės, turite atsižvelgti ir į tai, kada vairuotojai gali išvažiuoti. Jei laukiate iki paskutinės akimirkos, gali pasirodyti, kad visi geri reisai jau užimti, o kaina šuoliais pakyla į dangų. Neskubėkite tik tuo atveju, jei norite sumokėti dvigubai už „skubą“.

Ar tikrai reikia inventorizacinio sąrašo, ar galima „akyse“ suskaičiuoti stalus?

Tikrai reikia, ir tai nėra jokia mada. Muitinės UK ir Lietuvoje dabar yra griežtos, be to, biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės be sąrašo tiesiog neįsivaizduojamas legaliai. Kartais nutinka taip, kad klientas sako: „ten tik trys stalai ir penkios kėdės“, o paskui atsiduria trys konteineriai pilni baldų. Tada kyla problema su deklaravimu – nebežinome, kas ten buvo iš pradžių, o muitininkas nenuožiūri.

Kas daryti, jei dar nežinome tikslios adreso paskirties vietos Lietuvoje?

Tai dažna situacija, ypač kai įmonė dar ieško patalpų. Tokiu atveju mes galime pasiūlyti laikiną sandėliavimą Lietuvoje. Tai suteikia tam tikros lankstumo,nes jūsų daiktai sėkmingai atkeliauja iš JK, o jūs galite ramiai ieškoti biuro. Žinoma, tai papildomai kainuoja, bet kartais tai vienintelis išeinamasis, kad nebutum priversti viską Krauti ant gatvės Anglijoje (kas būtų katastrofa).

Ar verta patys dėti dėžutes ir kuo jas užsegti?

Jei norite sutaupyti, galite, bet tikrai nepamirškite užtepti juos lipnia juosta. Kartais klientai stengiasi taupyti ant juostos, o rezultate – dėžės atsidaro kelyje. Dar vienas dalykas – nerašykite ant dėžės tiesiog „biuras“. Parašykite kas viduje: „patalpinė technika“ arba „finansų dokumentai“. Tai labai pagreitina lankstaus biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės procesą, kai reikia iškrauti pakrovą.

Ką daryti su dalykais, kurių nebes norime vežti į naująjį biurą?

Geriau jau išmesti juos Anglijoje arba parduoti „eBay“ (o ypaš jei tai seni kompiuteriai). Vežti šiukšles per jūrą – tai pinigų švaistymas. Esu matęs, kaip klientai vežė senus sugadintus fotokopijavimo aparatus, tik kad galiau išmesti juos Čiobiškyje. Nereikalingų daiktų atsikratymas privalo būti dalis biuro perkraustymo planavimo iš Jungtinės Karalystės, kitaip mokėsite už tūrį, kuris jums nereikalingas.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į Londono centrą su sunkiasvoriu transportu?

�inoma, ir tai nėra pigu. Londono zonos (Ulez ir t.t.) reikalauja, kad fūra būtų ne tik tinkamo standarto, bet ir sumokėtas mokestis užvažiavimą. Dažnai klientai apie tai pamiršta ir staiga darosi nustebo, kai prie sąskaitos pasirodo papildomi 100 ar 200 svarų. Tą reikia įsivaizduoti iš anksto, kadangi lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės neapsieina be biurokratinių smulkiųjų dalykų.

Kainos, biudžetai ir piniginiai klausimai

Kaip apskaičiuojama kaina: nuo tūrio ar nuo svorio?

Paprastai imame nuo tūrio (kubinių metrų), nes taip paprasčiau užpildyti fūrą. Jeigu turite labai sunkių daiktų (pvz., didelis seifas), tada jau tenka žiūrėti į svorį. Bet bendru atveju, kai kalbame apie biuro perkraustymo planavimą iš Jungtinės Karalystės, kaina formuojasi pagal tai, kiek vietos daiktai užima vilkike. Mažiau vietos – mažiau mokėsite, logiška tiesiog.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, kad nebūtų staigmenų?

Galima, jeigu tiksliai žinome, ką vežame. Jei pasakote „maždaug 10 dėžių“, tai kaina bus apytikslė. Kai atvyksta vairuotojas ir jų yra 30, kaina pasikeičia. Fiksuota kaina galima tik po to, kai atliktas vizitas arba gautas tikslus sąrašas. Tada lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tampa aiškus ir prognozuojamas abiems pusėms.

Ar imate užstojamąjį depozitą ir kiek jis sudaro?

Taip, įprasta praktika yra paimti apie 10-30 proc. avansą. Tai užtikrina, kad mes rezervuojame jums vietą grafike. Yra buvę atvejų, kai klientai atšaukdavo pervežimą paskutinę minutę, o mes jau buvome atsisukę fūrą. Depozitas padengia tuos nuostolius. Be to, tai parodo, kad jūsų biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės yra rimtas.

Kokia papildomų paslaugų (pakavimo, išpakavimo) kaina?

Pakavimas – tai papildomas darbas, už kurį reikia mokėti. Paprastai tai skaičiuojama valandiniais tarifais arba už dėžutę. Išpakavimas Lietuvoje gali būti pigesnis, jeigu sutarta iš anksto. Ne visada verta tai daryti, kartasi greičiau ir pigiau patys pavikti (nors tikrai ne visada). Svarbu tai įvertinti biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės etape.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įvežti daiktus į aukštą pastatą be lifto?

Žinoma. Jeigu ten ne tik neįsisuka liftas, bet ir laiptai yra labai siauri, tai gali prireikti papildomų žmonių. Vienas vairuotojas nebeiškels 50 kg spintos per penkis aukštus. Tada reikia komandos, o tai – papildomos išlaidos. Nors ir lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali apimti tokius iššūkius, juos reikia numatyti.

Ar priimate mokėjimus kortelėmis ar tik pavedimu?

Galima ir taip, ir taip, bet pavedimas yra pigesnis dėl banko komisinių, ypač kai kalbame apie didesnes sumas. Mokėjimas kortele Anglijoje ar Lietuvoje gali būti apmokestintas papildomai 2-3 proc. Jeigu jums svarbi kiekviena svaras, geriau pasiruošti pavedimą. Tai smulkmena, bet svarbi biuro perkraustymo planavimo iš Jungtinės Karalystės kontekste.

Kas atsitinka su kaina, jei vairuotojas užstrigs spūstyje?

Tai ne jūsų problemos, jei tai nebuvo numatyta. Tačiau jei dėl jūsų kaltės (pvz., vėluojate pateikti dokumentus) vairuotojas priverstas laukti, tai laukimo mokestis gali būti dedamas į sąskaitą. Anglijoje spūstys yra normalus dalykas, tad lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi numatyti ir šią galimybę – laisva laiko reserve.

Techninė pusė, baldai ir įranga

Ar saugu vežti brangią serverinę įrangą ir kaip ją pakuoja?

Esu matęs, kaip serveriai buvo rėžiami kaip bulvės – tai siaubas. Mes naudojame specialią plokščią putą, burbuliuką ir uždarome į dėžes. Svarbiausia – atjungti visus kabelius pažymėdami juos (kazkas dažnai tai pamiršta!). Brangiai įrengta serverinė reikalauja ypatingo dėmesio biuro perkraustymo planavime iš Jungtinės Karalystės, nes jos sugadinimas gali stabdyti visą įmonės darbą.

Kaip elgtis su dideliais metaliniais seifais?

Seifai tai yra košmaras. Jeigu jie tušti, lengviau, jeigu pilna pinigų (kaip nors buvo) ar dokumentų – reikia specialios technikos. Kartais netekta išardyti seifą, nes jis nepraeina pro duris. Tą reikia išmatuoti iš anksto. Nekalbu jau apie tą svorį – biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės su seifu gali reikalauti ne vieno vairo.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Didelę dalį baldų reikia išmontuoti, ne tik kad tilptų, bet ir kad nesulūžtų. Vilkikio viduje juda viskas, o jei stalas yra surinktas, jo kojos gali tiesiog nulūžti nuo vibracijos. Išmontavimas ir surinkimas yra standartinė lankstaus biuro perkraustimo iš Jungtinės Karalystės dalis, tačiau tai užtrunka laiko, todėl neskubėkite.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, valikliai)?

Jie negali būti įprastai vežami be taisyklių. Toneriai turi būti uždaryti į maišus, kad neliestų baldų, jei sprogtų. Valikliai – hermetiškai uždaryti. Muitinė taip pat mėgsta tikrinti, ar nevežate kažką nelegalaus (chemija). Turime būti atsargūs. Tai svarbios detalės biuro perkraustymo planavime iš Jungtinės Karalystės.

Ar galima vežti biuro augalus per kanalą?

Galima, bet ne visada verta. Sąlygos vilkike nėra idealios (šalta, tamsu), o muitinė gali uždelsti dėl fitosanitarinių tikrinimų. Yra rizika, kad augalai tiesiog užšals arba nudžiūva. Jei tai brangūs augalai, geriau rasti jiems kitą kelią arba palikti. Lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reiškia ir tai, kad kartais reikia atsisakyti dalykų.

Ar turite liftingą kraunant daiktus Anglijoje?

Jei pastate nėra lifto, mes turime pakelti rankomis. Kartais nuomojame suoliukus-liftus (manitou), bet tai tik tada, jeigu to reikia ir biudžetas tai leidžia. Angliški namai dažnai turi siaurus laiptus, todėl biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tampa fizinis iššūkis. Verta pasitikrinti išsidėstymą iš anksto.

Ar imate vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

oficialiai tai ypa turtą pervežimas, o ne komercinis krovinys, bet mes tai darome. Tačiau visos tąs smulkmenos turi būti įrašytos į sąrašą. Negalima, kad darbuotojas paslėptų savo dviratį paskutiniame kambario kampe ir tikėtų, kad nemokamai nuvešime. Biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės turi apimti ir darbuotojų turtą (kaip tai nustatyta sutartyje).

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realybė

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei (EORI, T1)?

Būtinai reikia EORI numerio (jeigu jo nėra, reikia gauti; tai trunka kelias dietas, o ne minutes). Taip pat reikia prekių deklaracijos (EX1 arba T1, priklausomai nuo procedūros). Po Brexit biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tapo formaliau – be dokumentų per sieną nepraeisi. Mokesčių (PVM) klausimas taip pat svarbus, jei įmonė ne PVM mokėtoja.

Ar galiu vežti įrangą, kuri priklauso leasingo kompanijai?

Tai dažna problema. Negalima tiesiog paimti ir vežti, jeigu leasingo sutartyje parašyta, kad neleidžiama išvežti iš šalies. Reikia raštiško leidimo iš tos leasingo kompanijos. Be to, muitinė gali klausti, kodėl įranga išvežama iš JK. Tą reikia sužinoti biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės pradžioje.

Kas daryti, jeigu pamiršau deklaruoti vieną dėžę su vertingais daiktais?

Tada gausite baudą arba turėsite grąžinti tą dėžę atgal (kas brangu). Galima bandyti papildomai deklaruoti, bet tai laiko eiga. Geriau tiksliai suskaičiuoti. Taip nutinka, kai lankstus biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės tampa per daug chaotiškas. Būkite tikslūs su sąrašais.

Ar turiu mokėti PVM importuojant biuro turtą iš UK į LT?

Jei esate PVM mokėtoja Lietuvoje, dažniausiai galite taikyti 0 proc. importo PVM tarifą (vidinės įgijios paslaugos ar prekių), tačiau tą reikia užfiksuoti savo apskaitoje. Jei ne, gali tekti mokėti 21 proc. (Lietuvoje) arba kažką panašaus. Konsultuokitės su savo buhalteriu, nes biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi apskaitinius niuansus.

Ar dokumentai gali būti skenuoti ar reikia originalų?

Dabar daug kas elektroniniu būdu, bet kai kurie muitininkai JK mėgta pamatyti originalus, ypač jei yra abejonių. Turime būti pasiruošę abiem variantams. Nors digitalizacija eina pirmyn, biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės vis dar reikalauja popieriaus (kaip ir dauguma dalykų anglų biurokratijoje).

Kas nutinka, jei vairuotojas neturi teisės vairuoti JK?

Tai neįmanoma, mes negalinų siųsti vairuotojo be teisių. Bet jeigu jūsų įmonės darbuotojas nori važiuoti su vairuotoju ir jis neturi leidimo, tai problema. Jei reikia keleivio, reikia tai žinoti iš anksto. Nors tai nėra tiesiogiai susiję su biuro perkraustymu iš Jungtinės Karalystės, tai gali sukelti nesusipratimų pasienio kontrolėje.

Rizikos, draudimas ir neplanuotos situacijos

Ar daiktai yra apdrausti kelyje ir kas apima draudimas?

Standartiškai turi būti transporto draudimas (CR). Tačiau jis dažnai nedraudžia visko, pvz., duomenų praradimo arba brangių paveikslų (jei jų nėra inventoriuje). Geriau patikrinti sąlygas. Lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės turi apimti ir rizikos valdymą – kas nutinka, jei vilkikas užsidega? (Tikimės, kad niekas, bet reikia žinoti kas draudžiama).

Kas daryti, jei vilkikas sugenda kelyje (prasibrova Anglijoje)?

Tuomet mes siunčiame kitą vilkiką arba mechaniką. Tai gali atidėlioti pristatymą 1-2 dienas. Tokios situacijos retos, tačiau įvyksta. Jeigu jūsų verslas priklauso nuo to furo, turite turėti „Plan B“. Tokia yra biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės realybė – technika sensta, keliai blogi (angliški keliai... šiaip neblogi, bet duobės yra).

Ar galima sekti kuro fūrą realiu laiku?

Dauguma modernių fūrų turi GPS stebėjimą. Galime atsiųsti nuorodą, kur matote, kur yra jūsų turtas. Tai nuramina nervus, kai laukiate Vilniuje, o jis dar važiuoja aplink Mančesterią. Tai dabar dalis lankstaus biuro perkraustymo iš Jungtinės Karalystės paslaugų paketo.

Kas daryti, jei paskirties vietoje nėra kas priimti krovinio?

Tada vairuotojas laukia, o jums skamba laikmatis. Laikas pradedamas skaičiuoti po tam tikros laiko (paprastai po 1-2 val.). Būtinai įsitikinkite, kad kas nors bus vietoje. Nedaug kas juokingiau nei vairuotojas laukiantis tuščiame sandėlyje sekmadienį. Biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės turi įtraukti ir atvykimo koordinatorių.

Ar įmanoma atidėti pristatymą, jei dar nebaigėme remonto biuro?

Taip, mes galima laikinai padėti dalykus mūsų sandėlyje Lietuvoje. Tai kaip „stop-over“ paslauga. Kadangi biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dažnai susiduria su vėluojančiu remontu, mūsų sandėlis išgelbėja daug nervų. Tačiau tikrai nepamirškite tai pasakyti iš anksto.

Ar buvote atvejų, kai kažkas dingo ar buvo sulaužyta?

Pasidaryk, ir ne kartą. Bet mes stengiamės tai ištaisyti. Vienas kartas buvo su tais stikliniais stalais... va, nė nenoriu prisiminti. Žiūrėk, svarbiausia yra tai, kad turtas būtų užfiksuotas iki pakrovimo. Tada aišku kas atsakingas. Lankstus biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės – tai ne tik fizinis darbas, bet ir atsakomybė.

Išvada

Apibendrinant, lankstus biuro perkraustymo planavimas iš Jungtinės Karalystės yra sudėtingas procesas, kurio sėkmė priklauso nuo detalaus išankstinio darbo. Nors dauguma dalykų gali paeiti kaip pažadėta, visada būkite pasiruošę nenumatytoms situacijoms, kaip kad muitinės delsimui ar technikai gedimams. Patirtis rodo, kad geriausia nepervertinti savo jėgų ir pasiklaustyti profesionalų, kurie žina visus niuansus. Tuo tarpu biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali tapti mažiau stresingu patirimu, jei viskas suplanuota teisingai ir laiku. Sėkmės!