# Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos

Kai klientas sako, kad reikia pervežti biurą į Londoną arba iš Mančesterio į Kauną, pirmas dalykas, kurį matau, nėra sunkvežimis. Matosi datos, liftai, leidimai, kompiuteriai, kėdės, dokumentai ir tas keistas jausmas, jog viskas „tuoj susitvarkys“. Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos būtent apie tai – ne apie gražų planą, o apie planą, kuris atlaiko pokyčius. Galima derinti krovinius, saugyklas, muitinės popierius, maršrutus per Doverį, Zeebrugge ar Rotterdamą. Greitai pereikite prie DUK arba dokumentų skyriaus, jei jau spaudžia terminai.

DUK

Pagrindai: Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos

Kiek laiko prieš perkraustymą reikėtų pradėti ruoštis?

Jeigu kalbam apie mažą biurą, tarkim, 4–6 žmones, kartais užtenka 2–3 savaičių. Bet realybėje aš prašyčiau bent mėnesio, ypač jei maršrutas eina į Londoną, Birmingamą ar Mančesterį. Reikia suprasti, kas yra IT įranga, kas yra baldai, kas lieka senam nuomotojui. Dažnai išaiškėja, kad spausdintuvai seni, dokumentai pilni, o kažkas „dar pagalvos“. Kuo anksčiau pradedat, tuo mažiau nervų.

Ar galima perkraustyti biurą iš Vilniaus į Londoną dalimis?

Taip, ir labai dažnai taip yra geriausia. Vieną dieną išvežate serverius, kompiuterius ir svarbiausius dokumentus, po savaitės – baldus ir archyvus. Dalinis pervežimas, arba groupage, gali kainuoti mažiau, bet trunka ilgiau, nes krovinys keliauja kartu su kitais. Jei biuras Anglijoje turi veikti be sustojimo, dalimis vežti yra protingiau. Tik reikia gerai sunumeruoti dėžes, kitaip vėliau prasideda „kur mūsų registracijos dokumentai?“.

Kodėl Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos kartais reiškia planą B?

Nes planas A dažniausiai gražus tik lentelėje. Per 20 metų mačiau, kad lankstumas reiškia rezervą (tiksliau – ne visada rezervą, kartais tiesiog žmogų, kuris gali greitai paskambinti). Pavyzdžiui, sandėlis Birmingame nebuvo paruoštas, todėl krovinius teko laikyti netoli Tamworth dar tris dienas. Tai kainavo papildomai, bet išgelbėjo visą grafiką. Be plano B biuro perkėlimas tarp Lietuvos ir Anglijos greitai virsta chaosu.

Ką pirmiausia reikia susižymėti prieš skambinant vežėjui?

Pirmiausia ne kaina, nors visi nori pradėti nuo jos. Susirašykite adresus, aukštus, ar yra liftas, ar reikia leidimų sunkvežimiui, kiek žmonių dirbs biure. Tada įvertinkite, kas keliauja: stalai, kėdės, monitoriai, serveriai, popieriai. Jei nežinote, pasakykite taip tiesiai: „Dar nežinom, bet reikia įvertinimo“. Geresnis vežėjas užduos daugiau klausimų, o ne iškart mes skaičių į orą.

Ar galima viską sudėti į vieną sunkvežimį?

Techniškai taip, bet ne visada protinga. Pilnas biuras su 20 darbo vietų, serverine, archyvu ir virtuvės įranga gali tilpti į didelį automobilį, tik tada iškyla kita problema – iškrovimas. Jei Londone liftas rezervuotas tik iki 16:00, o krovinys atvažiuoja 15:45, prasideda bėgimas. Kartais geriau atskirti IT įrangą nuo baldų. Biuro baldų pervežimas nėra tas pats, kas kompiuterių ir dokumentų gabenimas.

Kainos ir terminai: Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos

Kiek realiai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Mažam biurui, tarkim, 10–15 dėžių ir keli baldai, galima matyti nuo €600 iki €1 500, jei viskas paprasta. Vidutiniam biurui su stalais, kėdėmis, monitoriais ir dokumentais dažniau būna €2 000–€6 000. Didelis perkraustymas į Londoną ar Bristolį gali šokti iki €10 000 ir daugiau. Kaina priklauso nuo pakavimo, saugojimo, muitinės procedūrų ir to, ar reikia dviejų komandų abiejose pusėse. Pigiausias pasiūlymas ne visada yra pigiausias baigiant.

Kas labiausiai išpučia sąmatą?

Dažniausiai – netikėti darbai, kurių niekas nepaminėjo pirmame pokalbyje. Liftas Londone kainuoja papildomai, kartais £80–£200 už rezervaciją. Laukimas aikštelėje gali būti £35–£60 per valandą. Jei reikia išardyti 30 stalų, pakrauti 40 kėdžių ir dar sutvarkyti dokumentų archyvą, tai jau nebe „greitas reisas“. Kartais klientas sako „tik keli baldai“, o po to pamatome konferencijų stalą ir du spausdintuvus.

Kiek trunka maršrutas Kaunas–Birmingham?

Jei krovinys važiuoja tiesiai ir nėra muitinės stringimo, realiai skaičiuočiau 2–4 dienas iki Anglijos. Per Doverį greičiau organizaciškai, bet eilės kartais sugadina nuotaiką visiems. Per Zeebrugge arba Rotterdamą maršrutas gali būti šiek tiek ilgesnis, tačiau kartais tvarkingesnis didesniems kroviniams. Jei važiuojate iš Šiaulių ar Panevėžio, pridėkite laiką surinkimui. Aš niekada nežadu „rytoj bus Birmingame“, nebent tai būtų labai lengvas krovinys.

Ar pigiau per Doverį ar per Zeebrugge?

Ne visada. Doveris atrodo paprastas, nes visi jį žino, bet keltų kainos ir eilės gali greitai pasikeisti. Zeebrugge dažnai tinka, kai reikia stabilumo, ypač vežant didesnį biurą į Midlands arba šiaurės Angliją. Roterdamas irgi gali būti variantas, tik tada maršrutas pailgėja. Aš renkuosi ne „populiariausią“, o tą kelią, kuris mažiau rizikuoja konkrečią dieną. Kartais pigiau reiškia brangiau, kai laukiama dvi paras.

Kodėl kaina pasikeičia paskutinę savaitę?

Nes paskutinę savaitę visada išlenda tai, kas anksčiau buvo paslėpta. Pavyzdžiui, paaiškėja, kad biuras Mančesteryje neturi krovininio lifto, o įėjimas tik per siaurą koridorių. Arba reikia laikino saugojimo, nes nuomos sutartis prasideda pirmadienį, o baldai atvažiuoja penktadienį. Gali keistis keltų kainos, vairuotojų grafikai, muitinės deklaracijų tvarkymas. Todėl gera sąmata turi palikti vietos pokyčiams, kitaip ji graži tik popieriuje.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia biurui iš Lietuvos į Angliją?

Reikės komercinės sąskaitos arba pro forma, packing list, CMR, įmonės duomenų ir teisingų prekių aprašymų. Jei baldai seni ir priklauso įmonei, vis tiek reikia parodyti vertę, net jeigu ji simboliška. Dažnai pamirštama parašyti, kad tai naudota biuro įranga, o ne nauja prekė pardavimui. Po „Brexit“ Anglija nėra ES dalis, todėl muitinės procedūros neišnyksta. Geriau viską sutvarkyti prieš pakrovimą, nes uoste niekas nenori klausytis pasakojimo „nu, ten baldai“.

Ar reikia EORI numerio, jei vežu senus stalus?

Dažniausiai taip, jei krovinys eina kaip įmonės turtas tarp Lietuvos ir Anglijos. EORI naudojamas muitinės deklaracijose, be jo procesas gali stringti arba būti perkeliamas brokeriui. Net seni stalai, kėdės ir monitoriai turi turėti aprašymą ir vertę. Nežinau 100%, kaip kiekvienas brokeris jus nukreips, nes praktika šiek tiek skiriasi, bet pasiruošti verta. Jei vežate tik kelias dėžes asmeninių daiktų, situacija kitokia, bet biuro perkraustymas paprastai nėra „asmeninė kelionė“.

Kaip pildyti prekių aprašymus, kad muitinė nekabintų?

Rašykite konkrečiai, ne „įranga“ ar „daiktai“. Geriau: „naudotos biuro kėdės, 24 vnt.“, „naudoti kompiuterių monitoriai, 12 vnt.“, „metal biuro stalai, 10 vnt.“. Jei yra serijiniai numeriai, ypač IT įrangai, įsimeskite juos į atskirą sąrašą. Vertes darykite realias, net jei daiktai seni. Blogiausia, ką esu matęs, yra lapas su žodžiu „miscellaneous“ – po to prasideda klausimai, o klientas jau nervinasi.

Ar galima vežti kompiuterius kaip įmonės turtą?

Taip, ir tai labai dažnas variantas. Kompiuteriai, dokai, monitoriai, klaviatūros, serveriai – viskas gali keliauti kaip įmonės turtas, jei tai nėra pardavimas. Reikia parodyti, kad įranga grįžta arba persikelia su tuo pačiu verslu. Svarbu išsisaugoti duomenis prieš kelionę, nes technika kelyje gauna daugiau smūgių nei biure. IT įrangos perkraustymas turėtų būti atskiras punktas sąmatoje, ne kažkas „prikimšta tarp kėdžių“.

Kas atsakingas, jei popieriai stringa?

Trumpai: tas, kas turėjo juos paruošti. Bet realybėje kaltinimų ieškoti niekam nepadeda, kai krovinys stovi prie terminalo. Vežėjas gali padėti su CMR ir transporto dokumentais, brokeris tvarko deklaracijas, klientas turi duoti tikslų turinio aprašymą. Jei sąskaitoje parašyta „office goods“ be detalių, problema greičiausiai grįš pas jus. Aš visada prašau dokumentų prieš išvažiuojant, ne po to, kai vairuotojas jau kirto sieną.

Pakavimas, IT ir biuro įranga

Ar reikia išardyti visus stalus?

Ne visus, bet daugumą didesnių stalų – taip. Ypač jei tai kampiniai stalai, konferencijų stalai ar baldai su stiklinėmis dalimis. Išardymas trunka, bet saugo kampus, stalviršius ir sunkvežimio vietą. Jei biure yra 25 vienodi stalai, reikia pažymėti, kurie varžtai kuriai daliai priklauso. Esu matęs, kaip vienas maišelis su varžtais dingsta ir visi sako, kad „kitas turi“. Neturi.

Kaip saugiai vežti serverius ir monitorius?

Serverius geriausia vežti originaliose dėžėse arba specialiuose dėžiuose su amortizacija. Monitoriai – statmenai, ne krūvoje su kėdėmis. Prieš kelionę reikia išjungti, atjungti, pažymėti kabelius ir, svarbiausia, pasitikrinti, ar duomenys apsaugoti. Jei serveris yra kritinis, vežti jį kartu su visais baldais nėra geras planas. Kartais verta samdyti IT specialistą, kuris viską išjungtų ir vėliau paleistų vietoje. Čia trumpam nukrypsiu – kava sandėlyje niekada nepadeda serveriui atsigauti.

Ar galima palikti spausdintuvus su dažais?

Nerekomenduoju. Dažų kasetės gali prasisunkti, ypač kai temperatūra kinta, o kelionė per keltą trunka ne vieną valandą. Geriau jas išimti, įpakuoti atskirai ir pažymėti. Patys spausdintuvai turi būti apsaugoti nuo smūgių, nes viduje yra mechanizmų, kurie nemėgsta purtymo. Jei spausdintuvas didelis, kartais ekonomišiau jį išsinuomoti vietoje Anglijoje, nei rizikuoti ir mokėti už remontą. Girdėjau įvairių istorijų, ne visos gražios.

Ką daryti su dokumentais, sąskaitomis, archyvais?

Pirmiausia – nesumaišyti su baldais. Dokumentai turi būti dėžėse, sunumeruoti, su sąrašu, kas viduje. Jei tai finansiniai archyvai ar asmens duomenys, reikia galvoti apie saugumą, ne tik apie svorį. Kartais verta dokumentus vežti atskiru automobiliu arba pirmuoju reisu. Vienas klientas turėjo dėžę „seni popieriai“, kuri pasirodė esanti svarbiausia mokesčių dalis. Tokių dalykų norisi išvengti dar prieš užklijuojant lipnią juostą.

Kaip pažymėti dėžes, kad Anglijoj niekas nesimaišytų?

Rašykite didele žyme: numeris, kambarys, skyrius, turinys. Pvz., „03-12 / Finance / dokumentai Q1–Q3“. Jei Anglijoje bus naujas biuras, pridėkite zoną: „2 floor, left side“. Nenaudokite tik spalvų, nes spalvos atrodo gražiai, kol kažkas yra daltonikas arba dėžės sušlampa. Fotografuokite svarbias dėžes prieš pakrovimą. Ir taip, žymekliai baigiasi visada pačiu netinkamiausiu momentu, todėl turėkite atsargą.

Blogi scenarijai ir sprendimai

Ką daryti, jei biuras Anglijoj dar neparengtas?

Tada reikia laikino saugojimo, geriausia netoli galutinio adreso. Galima naudoti saugyklą Birmingame, Liverpulyje, Mančesteryje ar net šalia Londono, tik kainos labai skiriasi. Palletė gali kainuoti nuo £30 iki £90 per savaitę, priklausomai nuo vietos ir sąlygų. Svarbu žinoti, ar saugykla priims visą krovinį vienu metu, ar reikia iš anksto rezervuoti vietą. Jei nuomos sutartis vėluoja dviem savaitėm, geriau tai žinoti prieš pakrovimą, ne kai vairuotojas jau stovi aikštelėje.

Kaip elgtis, kai liftas Londone atšaukiamas?

Pirmiausia – nekelti balso ant vairuotojo, jis tikrai nekaltas. Reikia iškart ieškoti alternatyvos: kitas laikas, rankinis kėlimas, papildoma komanda arba dalinis iškrovimas į saugyklą. Londone liftų rezervacijos kartais atšaukiamos dėl pastato taisyklių, o tai gali sugriauti visą dieną. Jei krovinys didelis, rankinis kėlimas į 4 aukštą nėra romantika ir kainuos papildomai. Todėl prieš perkraustymą reikia gauti raštišką patvirtinimą, ne tik žinutę „turėtų būti gerai“.

Ar verta samdyti pigią įmonę, kuri pažada viską?

Jei kaina per maža, klauskite, kas joje nėra. Kartais pasiūlymas atrodo puikiai, kol paaiškėja, kad pakavimas, išardymas, liftas, muitinės brokeris ir saugojimas skaičiuojami atskirai. Esu matęs, kaip klientui paskutinę dieną pasakė, kad už laukimą prie kelto reikia mokėti papildomus šimtus. Gera įmonė nebijos paaiškinti rizikų. Bloga įmonė dažniausiai sako: „Nesijaudinkit, viskas bus“, ir tada visi nervinasi dar labiau.

Kaip Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos veikia, kai keičiasi data?

Čia reikia turėti kelis variantus: saugyklą, lankstų vairuotojo grafiką ir galimybę perkelti iškrovimą be didelių baudų. Jei data pasikeičia prieš savaitę, dažniausiai viską dar galima sutvarkyti. Jei ji pasikeičia tą pačią dieną, prasideda tikras sportas. Geriausia turėti sąlygas sutartyje, kur aiškiai parašyta, kas nutinka atidėjus reiso datą. Lankstumas nereiškia, kad viskas nemokama, bet reiškia, kad problemą galima išspręsti be panikos.

Ar Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos tinka mažiems biurams?

Taip, net labai tinka, ypač kai komanda maža ir negali sustabdyti darbo kelioms dienoms. Mažam biurui dažnai geriau vežti dalimis: pirmiau IT ir dokumentai, po to baldai. Tai leidžia žmonėms greičiau dirbti naujoje vietoje, net jei kai kurios kėdės dar keliauja. Kaina vienai dėžei gali atrodyti didesnė, bet bendras nuostolis dėl prastovos būna mažesnis. Svarbu nesielgti taip, lyg penki stalai ir du monitoriai būtų paprastas siuntinys.

Išvada

Lankstus biuro perkraustymo organizavimas: į ir iš Anglijos nėra stebuklas ir ne graži frazė reklamoje. Tai paprastas, kartais net šiurkštokas darbas: tikslūs sąrašai, realūs terminai, rezervai, geri dokumentai ir žmonės, kurie moka spręsti problemas. Jei perkraustote biurą į Londoną, Birmingamą, Mančesterį ar atgal į Vilnių, Kauną, Klaipėdą, neskubėkite rinktis tik pagal mažiausią kainą. Geriau žinoti rizikas prieš kelionę nei aiškintis jas stovint aikštelėje.