Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono: praktinis vadovas be įžangų

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – Londonas niekada nemiega, o biurai ten juda nenustygomu tempu. Dažnai klientai klausta, kaip čia viskas vyksta, ypač kai reikia lankstaus biuro perkraustymo koordinavimo iš Londono į kitas šalis, dažniausiai atgal į Lietuvą ar Vokietiją. Nėra tobulų schemų, kartais vėluojame, kartais strigsta muitinė, bet stengiamės išlikti protingi. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai visiškas logistikos šou, kur reikia žinoti kelias dešimtis niuansų. Tad, jei planuojate štai tokią kelionę, geriau žinoti, į ką įsijungiate, kad neišprotėtumėte pirmąją dieną.

Londono chaosas: ar įmanoma čia susitvarkyti?

Ar sunki patekti į Londono centrą su sunkvežimiu?

Labai sunku, ir niekas tau šitos tiesos paslėps. Jei reikia lankstaus biuro perkraustymo koordinavimo iš Londono centro dalies, tarkime, Soho ar „City“ zonose, turiu nuo pat pradžių pasakyti – bus vargas. Ten gatvės siauros, o žmonės važiuoja kaip įpratę, nepaisant apsirengusių vyrų su dėžėmis. Reikia specialių leidimų, o kartais net ir mažesnis sunkvežimis netelpa į posūkį. Vieną kartą teko stovėti valandą ties Westminsteru, kol klientas gindavo vietą policijai, kad mes tik įkrauname. Be galo nuobodu, bet tokie yra Londono realijos.

Ką daryti su parkingu, jei nėra vietos?

Tai viena didžiausių baimų. Paprastai mes iš anksto sutvarkome vietą, bet Londonas yra neprognozuojamas. Kartais tiesiog privalome užimti kelis metrus „dvigubos geltonos“ linijos (pataisiu: geltonos linijos su brūkšneliu) ir tikėtis, kad „parking attendants“ neateis per tas penkiolika minučių. Jei biuras centre, geriau pasirūpinki vieta požeminėje aikštelėje, nors tai kainuoja pinigus. Neklausai, kiek kainuoja valanda? Ten tikrai ne penki centai. Bet geriau sumokėti už aikštelę nei gauti baudą ir traukiniu kirsti miestą.

Ar būtina gauti leidimus iš savivaldybės?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog atvažiuoti ir blokuoti gatvės, nors kai kas bando taip daryti. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono reikalauja, kad „council“ duotų leidimą sustojimui (suspension of parking bays). Tai trunka kelias dienas, kartais savaitę, tad viską reikia planuoti iš anksto. Vieni klientai maniau, kad pakaks įdėti „draudžiama stovėti“ ženklą su savo parašu. Galvoju, jie juokavo, bet po to teko gaišti laiką aiškinant pareigūnams, kad mes ne huliganai. Geriau užpildyk tuos formularius laiku.

Kiek trunka įsirengti išvežimą iš patalpų?

Priklauso nuo to, kiek aukštų ir ar yra lifto. Paskutinis lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono projektr truko ilgiau nei numaniau, nes liftas sugedo vidury dienos. Turėjome nešti per laiptus penktą aukštą. O ten tokių „ergonomiškų“ kėdžių... Viskas gali užtrukti nuo keturių iki aštuonių valandų. Jei turi daug technikos ir seifų, pridėk dar valandą. Nereikia tikėtis, kad per valandą ištuštinsiame visą „open space“ biurą, kurį įrenginėjote penkerius metus.

Ar galima daryti naktį ar savaitgalį?

Galima, ir kartais netgi rekomenduoju. Londono dienomis daro spūstys, o savaitgaliais ar naktimis gyvenimas šiek tiek nurimsta. Bet yra „but“. Kai kuriuos biurus negalima apeiti be apsaugos, o apsauga savaitgaliais dirba pagal papildomus grafikus, kas gali brangti kainuoti. Viena sykį darbėme sekmadienį ryte, kad nekliudytume „bankers“ pietų. Buvo ramiau, bet vairuotojai buvo piktai, nes po to negalėjo tiesiogiai važiuoti į keltą dėl grafiko. Visur yra savų „pro“ ir „kontra“.

Popieriaus darbas ir muitinės (baisiausia dalis)

Ar Brexit vis dar daro problemų?

O dar kiek. Nors jau praėjo metai, muitinės dar visoka. Anglijoje lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono dabar reiškia ne tik fizinį darbą, bet ir tonas biurokratijos. Reikia EORI numerių, prekių deklaracijų, o jei ką nors praleidi, krovinius gali tiesiog nepaleisti pro sieną. Esu matęs, kaip dėl vienos trūkstamos antspaudo kopijos mašina stovėjo Dover’uje tris dienas. Tas klientas tikriausiai vis dar keičia man žodžius. Taip, viskas įmanoma, bet reikia kantrybės.

Kokius dokumentus reikia turėti rankose?

Sąrašas ilgas. Inventoriaus sąrašas (packing list) turi būti tikslus, be jokių „knygos ir daiktai“ užrašų. Turi būti nurodyta tiksliai: „2 stalai, 4 kėdės, 1 spausdintuvas HP“. Be to, reikia draudimo polisos, jei vežate brangią techniką, ir sutarties su pervežėju. Jei lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono vyksta į ne ES šalį, tada dar vizų ir kitų daiktų. Geriau visus šiuos popierius turėti vienoje byloje, o ne panikuoti pasienio punkte, ieškodant prarasto FRC lapo.

Kas daryti, jei muitinė sustabdo krovinią?

Pirmiausia – nepanikuoti. Tai įvyksta dažniau, nei manote. Paprastai trūksta kai kurios informacijos apie siuntos turinį arba kilmę. Mes tuomet susisiekime su brokeriu, jis pateikia papildomus duomenis, ir viskas juda toliau. Blogiausia, kai klientas pats nusprendžia „paaiškinti“ pareigūnams, kad tai tik „jo seni daiktai“. Tada prasideda ilgi pokalbiai. Geriau leiskite profesionalams kalbėti su muitininkais, o tu eik ir gerk kavą.

Ar turiu mokėti PVM už pervežimą?

Tai sudėtingas klausimas. Jei vežate tarp savo įmonių (tarkime, skyrius Londono ir Vilniuje), tai gali būti PVM atskaitoma operacija, jei abu turite PVM mokėtojo kodus. Bet jei tai tiesiog perkraustymas, PVM gali būti taikomas pagal tos šalies, į kurią vežate, taisykles. Aš čia ne teisininkas, tai geriau pasikonsultuok su savo buhalteriu. Viena galiu pasakyti – sąskaitų faktūrų reikės labai daug, ir jos turi būti tvarkingos.

Ar saugu vežti kompiuterius ir serverius?

Vežti saugu, jei pakuoji taip, turiems taisyti. Duomenų saugumas – tai kita pusė. Prieš lankstų biuro perkraustymo koordinavimą iš Londono visada rekomenduoju daryti „backup“. Fiziškai kompiuteriai sugenda retai, jei juose nebuvo gerti arbatos. Bet serverius geriau išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką iš lizdo, kaip padarė vienas klientas prieš pat išvykimą. Po to jų IT specialistas mums skambino dvi valandas.

Kas nutinka su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Tai dažna painiava. Žmonės dažnai palieka asmeninius daiktus stalų stalčiuose – drabužius, augalus, vaikiškus piešinius. Jei mes tai randame, pakeliame į atskiras dėžes ir pažymime „asmens daiktai“. Bet jei tų daiktų per daug, gali kilti problemų muitinėje, nes tai gali būti traktuojama kaip prekių importas, o ne perkraustymas. Geriau prašyti darbuotojų viską pasiimti namo prieš mūsų atvykimą, arba bent jau sudėti į pažymėtas maišus.

Ar reikia specialios draudimo polisos?

Būtina. Standartinis „kasko“ ar būsto draudimas neapima perkraustymo. Mes turime savo draudimą atsakingumui, bet jis apima tik tą momentą, kai krovinys pas mus. Jei tu pats užrašai neteisingą vertę inventoriuje, ir kažkas dingsta, negausi pilnos sumos. Vieną kartą klientas prirašė, kad jo senas stalas kainuoja 5000 svarų. Muitinėje juos labai nustebino. Nekuklumas čia nepadeda, tik sugadina nervus.

Laikas, terminai ir realus gyvenimas

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Lietuvos?

Standartiškai – dvi, tris dienas, priklausomai nuo to, ką reikia vežti. Jei tai tik keletas dėžių, tai gali būti ir greičiau. Bet jei lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono įtraukia didelį kiekį baldų, tai reikia laukti, kol mes viską apkrausime, užfiksuosite, ir tada važiuosime per Dover’į. Žiemoje keliai gali būti slidūs, o vasarą – kamščiai. Neklausk man, kodėl visada stovi ties Calais, tiesiog taip yra. Tarkim, trys dienos – tai saugus laikas.

Ar galima keisti planą pervežimo metu?

Galima, bet tai kainuoja. Vieną kartą klientas pagalvojo, kad nori padaryti pristatymą ne Kaune, o dar užsukti į Panevėžį. Tai įmanoma, mes ne robotai, bet maršrutas keičiasi, o su juo ir kaina, ir laikas. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono leido mums suderinti vairuotojui poilsio laiką, bet tai nebuvo lengva. Jei turi pastovų planą – geriau laikykitės jo. Jei ne – būkite pasiruošę papildomai mokėti už vairuotojo viršvalandžius.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa urbane spūstyje?

Londono spūstys – tai legenda. Kartais vairuotojai praleidžia valandas ant vienos šviesoforo. Mes stebime situaciją GPS ir informuojame klientą. Jei dėl to vėluojame į paskirties vietą, paprastai pavyksta susiderėti dėl vėlesnio iškrovimo. Bet jei turi griežtą terminą, pvz., raktus reikia paduoti vidurnaktį, geriau apie tai pasakyti iš anksto, o ne verčia vairuotoją lenkti 120 mylių per valandą po M25 žieduko.

Ar imliuosi darbo, jei biuras dar pilnas žmonių?

Imamės, bet tai neefektyvu. Geriau, jei žmonės dirba iš namų tą dieną. Buvau situacijose, kur sekretorė bandė atsakinėti į telefonus, o mes nešėme didelį spintelę pro jos galvą. Nervinga visiems. Jei lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono yra planuojas darbo laiku, reikia atskirti zonas, arba geriau – paprašyti personalo išvykti. Taip greičiau ir saugiau jums, mums ir jūsų duomenims.

Kokios yra dažniausios problemos su terminais?

Problemų dažniausiai kyla dėl klientų. Jie nepasiruošia dėžių, arba spintelės pilnos šiukšlių. Viena sykė teko išvežti visą turinį į šiukšliadėžę, nes klientas manyjo, kad mes „susitvarkysime“ su senais užrašais ant lentų. Tai užtruko pusę dienos. Taip pat, jei nenurodyti tikslaus adreso paskirties vietoje (pvz., „tas didelis pastatas prie upės“), vairuotojas praleis valandą ieškodamas.

Ar galima susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Taip, mes duodame vairuotojo numerį, kai jis išvyksta. Bet nereikia jo šaudyti SMS kas dešimt minučių, klausiant „kur jūs jūs?“. Jis vairuoja 7,5 tonų sunkvežimį, o ne važinėja dviračiu. Geriau susitarti dėl didesnių atnaujinimų – pvz., „skambinsiu, kai bus 50 km iki atvykimo“. Taip bus ramiau visiems. Nors turiu pripažinti, kai kurie mūsų vairuotojai irgi nekalbėtų su niekuo, tiesiog važiuoja.

Kainos ir kur dingsta pinigai

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Nuo tūkstančiai dalykų. Tūris, svoris, atstumas, kuro kaina (o ji dabar... ojoji), darbo užmokestis Anglijoje (jiems ten reikia mokėti daugiau nei Lietuvoje). Taip pat, ar reikia pakavimo medžiagų. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono nėra pigus malonumas, bet jis gali būti labai brangus, jei užduotis neteisinga. Paskaičiuoti galima tik tada, kai matau, ką reikia vežti. Telefonu duoti kainą – tai spėlioti arbatos lapuose.

Ar yra paslėptų mokesčių, apie kuriuos nepasako?

Mes stengiamės būti skaidrūs, bet yra dalykų, kuriuos klientai numirštinėja. Pavyzdžiui, Londono „Congestion Charge“ mokestis, jei važiuojame į centrą. Arba mokestis už sunkvežimio užstatą (Low Emission Zone). Tą lankstų biuro perkraustymo koordinavimą iš Londono metu reikia sumokėti iš anksto, kitaip bauda bus milžiniška. Taip pat, jei reikia ilgesnės nešimo rankomis distancijos (nes sunkvežimiui nepavyko priartėti), tai taip pat papildomai.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pusę pigiau?

Kadangi jos tiesiog nukreipia užsakymus toliau, arba naudoja senus „skraidančius šiukšliadėžes“. Arba jų draudimas... tiesiog nėra. Buvo atvejų, kai klientas pasirinko pigų variantą, o jo krovinius vežė du tipo su „vanes“ be jokios sutarties. Kažkas dingo? Niekas neatsakingas. Mūsų kaina atspindi mūsų atsakomybę ir tai, kad mes esame tikri, o ne „gazinių“ biure.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima pabendrauti. Jei turi lanksčiausius datas, galiu pasiūlyti nuolaidą, nes galiu sujungti tavo krovinią su kitu tame pačiame maršrute (backload). Bet jei reikia važiuoti rytoj ir vežti tik tave, tai nuolaidos nebus. Kaina yra kaina, aš čia ne turguje parduodu pomidorus. Nors kartais, jei klientas labai malonus, galima padaryti dovaną – pavyzdžiui, nemokamai parengti inventoriaus sąrašą.

Ar reikia duoti arbatpinigių darbuotojams?

Anglijoje tai beveik privaloma, jei nori, kad darbas būtų atliktas greitai ir šypsenomis. Lietuvoje – mažiau, bet visada verta. Darbuotojai neša sunkius dalykus, jei duosi dešimtągalį arbatpinigių, jie bus labiau atidūs su tavo turtu. Vienas klientas nupirko vairuotojams pietauti, ir tas vairuotojas jam padėjo iškrauti net dėžes, kurios nebuvo įtrauktos į sutartį. Smulkios detalės lemia didelį dalyką.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Skambink man iš karto. Mes turime draudimą, kuris padengs žalą. Bet turi tai užfiksuoti nuotraukomis dar vietoje. Negalima būti taip, kad atvykst į Vilnių, atidarai dėžę, o ten laužtas monitorius, ir saki: „Va, jūs sulaužėte“. Kaip mes žinome, kad jis nebuvo laužtas iš anksto? Draudimo kompanijos yra įžūlios, tad reikia įrodymų. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono apima ir šią rizikos valdymo dalį.

Kodėl verta rinktis būtinai mus ( profesionalus )?

Nes ažiotažą niekas nemėgsta. Esu matęs daugybę būdų, kaip tai daryti neteisingai. Su mumis gausi realų laiką, realią kainą ir realų pasitikėjimą, kad turtas atvyks. Nenaudojame pavaldžiųjų sakinių ir žadam tik tai, ką galime įvykdyti. Po 20 metų šitoje srityje jau žinau, kurios duobės yra kelyje, ir stengiuosi jų vengti. O jei kas nors nueina ne taip – stengiuąs ištaisyti.

Galutiniai sprendimai ir patarimai

Ar verta patiems vairyti krovininį automobilį?

Tik jei tu turi teises (C kategorija) ir patirties. Pirmą kartą važiuodamas 3,5 tonų „kibire“ per Londoną gali lengvai nušluoti veidrodį kito automobilio arba įvažiuoti į tunnelį, kur tau draudžiama. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono reikalauja vairuotojo, kuris žino miestą. Be to, jei tu pats vairuoji, nėra kam padėti nešti dėžių gale. Tau teks įsitraukti viskam, o po to dar trys dienas gulėti su skausmu nugaroje.

Kaip pasiruošti kompiuteriams išsijungimui?

Viską išjungkite, ištraukite laidus, sudėkite į originalias dėžes (jei dar jas turi). Jei ne, įpakuok į burbulus. Būna taip, kad klientas tiesiog padeda monitorių ant kėdės ir sako „jo, jis stovi stabiliai“. Važiuojant greitokai (o mūsų vairuotojai važiuoja greitai), tas monitorius nukristų. Užrakinkite visus stalčius, kad neiššoktų.

Kas daryti su liekančiomis dėžėmis ir popieriumi?

Geri klausimas. Mes negalime tai vežti su savimi atgal, tai papildomas svoris. Geriau susitarti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija arba tiesiog sudėti į „recycling“ konteinerius prieš mūsų atvykimą. Kartais klientai prašo mūsų tai padaryti, bet už tai imamas mokestis už papildomą svorį ir laiką. Anglijoje šiukšlių išvežimas yra gana brangu dalykas, tad nustebk, jei gausi sąskaitą už dėžių ivežimą.

Ar galima susitikti ir aptarti detales įmonės biure?

Žinoma, jei esi Londone arba Lietuvoje. Geriau pamatyti akimis, ką reikia vežti, nei spėlioti telefonu. Vieną kartą važiavau į apžiūrą, pasirodė, kad klientas pamiršo paminėti apie milžinišką „pinball“ automobilą virtuvėje. Tai pakeistė visą maršruto planą. Tokio lankstaus biuro perkraustymo koordinavimo iš Londono detales geriau aptarti gyvai, su arbata rankoje.

Išvada

Galiausiai, viskas susideda iš gero planavimo ir pasitikėjimo savo pervežėju. Lankstus biuro perkraustymo koordinavimas iš Londono gali būti nuobodus procesas, jei viską palikti paskutinę minutę, bet gali ir būti sklandus, jei pasiruoši. Neklausyk man, kiek kartų aš mačiau, kaip žmonės panikuodavo dėl prarastų raktų ar dokumentų. Pagrindas – būti atviram, neriboti laiko per daug ir tikėtis, kad kas nors nepasiseks (kadangi visada kažkas nepasiseka). Sėkmės jūsų kelionėje, ir tikimės, kad susitiksime ne dėl problemų, o dėl sklandaus perkraustymo.