Lankstus biuro perkraustymas iš UK: patogiai ir greitai – patirties užkulisiai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, Anglija niekada nemiegoja. Pervežti įmonės turtą iš Londono ar Mančesterio atrodo paprasta, kol pasirodo papildomi muitinės reikalavimai arba vairuotojas užstringa ties Doveriu. Kas yra lankstus biuro perkraustymas iš UK? Tai ne tik tadas, kai mes atvykstame nustatytu laiku, bet ir tada, kai sugebame susidoroti su jūsų paskubėjimu, kuris dažnai kyla dėl neprognozuojamų padarinių. Esu matęs viską – nuo tiesiog pasigestusių dėžių iki to, kai klientas norėjo pergabenti visa serverinę nakčiai, kadangi nuomotojas ėmė spaudžiasti. Paprastai sako, kad lengviau judinti kariuomenę negu biurą, todėl čia reikia kantrybės ir gerai suplanuotos logistikos. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate ir ką patiems tenka gyventi kelyje.

Kas turi būti žinota prieš pradedant

Kaip tiksliai veikia šis lankstus biuro perkraustymas iš UK procesas?

Viskas prasideda nuo jūsų skambučio arba laiško, kuriame sakanete, kad reikia vežti akimirksniu. Pirmiausia susitariame dėl aplankymo (arba šių dienų vaizdo skambučio), kad įvertinčiau tūrį. Toliau ruošiame pasiūlymą, jį patvirtiname ir randame laiką. Tada įvyksta paėmimas Anglijoje, dokumentų tvarkymas muitinėje ir pervežimas į Lietuvą (arba kur ten reikia). Atrodo paprasta, bet tarpumiai dažnai sutrumpinami iki kelių dienų, jei visus dokumentus pateikiate laiku. Be galo svarbu nurodyti tikslius prekių pavadinimus, nes jei ten parašysite tiesiog "baldai", gali užstringti sienoje.

Ar jums reikalingas viskas išparduoti prieš atvykstant?

Nebūtinai. Kai kurie klientai tai daro, kad nusipirktų naujų baldų Lietuvoje, bet dažniausiai vežame viską kas yra. Ypač jei tai brangūs konferencijų stalai ar ergonomiškos kėdės, kurios kainuoja štai tiek, kad acius verks. Tačiau jei turite seną, sugadintą techniką, geriau ją palikti arba išmesti Anglijoje, nes mūsų bendrovės taisyklės draudžia vežti pavojingas atliekas. Kartais vairuotojai sako, kad gabena metalo laužą vietoje biuro įrangos, todėl patikrinkite ką kraunate.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Standartiškai tai trunka apie 3-5 darbo dienas nuo to momento, kai pasiimame krovinį, iki atidavimo galiniame taške. Tačiau čia daug kas priklauso nuo kelio sąlygų ir pačių Anglijos kelių, kurie, tiesą sakant, prastovėję nėra. Paskutiniu metu dėl migrantų krizės kalbant apie kalnaites (Dover), kartais įvyksta eilės, kurios prideda papildomos dienos. Vieną kartą mūsų vairuotojas tiesiog negalėjo važiuoti keliomis valandomis dėl avarijos skersgatvyje, tai užtruko ilgiau negu planavome. Tokie dalykai. Geriau derėkitės su atsarga.

Ar galite padėti supakuoti daiktus?

Žinoma, turime komandą, kuri gali atvykti iš anksto ir susidėti viską į dėžes. Rekomenduoju tai daryti, nes tada užtikrintas daiktų saugumas. Ir ne, mes ne tiesiog mėtome į kaušą (bent ne visada). Viskas pažymima sąraše. Jei norite taupyti, galite pakuti patys, bet tada kyla klausimas ar dėžės išsilaikys. Buvo atvejis, kai klientas supako kompiuterius į paprastas popierines maišus – buvo labai nemalonu aiškintis, kodėl monitorius susilaužė (na, beveik susilaužė, išgyveno kažkaip).

Kas nutinka, jei aš nežinau tikslaus adreso atvykimo į Lietuvą?

Nebėra problemų, jei tik žinome miestą. Dažnai biurai keliauja į naują verslo centrą, kuris dar nėra baigtas statyti. Tada galime važiuoti tiesiog į tą vietą arba susitarti dėla laikino sandėliavimo pas mus. Žinoma, tai kainuos papildomai, bet lankstus biuro perkraustymas iš UK leidžia tokius dalykus spręsti „iš karto“. Vienas klientas taip ir padarė – atvežė viską pas mus, gulėjo savaitę, kol gavo raktus nuo patalpų.

Muitinė ir dokumentai Brexit laikais

Ar mums reikia EORI numerio?

Tikrai. Jeigu norite legaliai perkelti savo turtą iš Jungtinės Karalystės po jų išstojimo iš ES, būtinas EORI numeris (Lietuvoje pradedamas nuo LT). Be jo neišeis išformuoti eksporto deklaracijos Anglijoje. Tai tas dalykas, dėl kurio dauguma vairuotojų sustoja sienoje ir pradeda šauktis į telefonus. Pats dažniausiai užsiimu tuo, kad padedu klientams jį gauti, nors tai jų pareiga, bet geriau padaryti nei laukti stojimo eilėje.

Kodėl kaina pasikeitė po 2021 metų?

Nes atsirado administracinių išlaidų. Anksčiau tuomet važiuodavai ir tiek. Dabar turime mokėti muitinės brokeriui už kiekvieną siuntą, už atsiskaitymų sąskaitas (kai kas moka, kai kas ne) ir už pačius dokumentus. Be to, kuro kainos šoktelėjo aukštyn, o to reikėjo tikėtis. Jei kas nors sako, kad niekas nepasikeitė, jis meluoja arba niekas nevežia legaliai. Mums tiekia realią kainą be jokiu pavojingu "pavogtų" schemų.

Kas daro eksporto deklaraciją – ar mums reikia savo brokero?

Galite turėti savo, bet dažniausiai tai padarome mes tiek Anglijoje (išvykimo), tiek Lietuvoje (atvykimo). Mums lengviau koordinuoti procesą, kadangi žinome, kokia eilė pervežėjų. Kartais klientai bando taupyti ir rasti pigų brokerį iš Londono "netoli" (jų ten daug), bet tas pigus brokeris dažnai dingsta arba neatsiliepia į kvietimus tada, kai reikia urgentin išleisti vairuotoją.

Ar mums reikia mokėti PVM ar mokesčius už biuro įrangą?

Jei tai ne prekybinės paskirties prekės (t.y. aš neperduodu juos kitam asmeniui parduodant), tuomet paprastai taikoma 0 % PVM importo tarifas. Tam reikia užpildyti specialų pareiškimą (tai vadinamas importas su atidėtu apmokestinimu arba panašiai). Bet jeigu aš esu įmonė, kuri turi parduoti tuos stalus, tada reikės mokėti PVM ir galbūt importo очень. Čia geriau pasitarti su buhalteriu prieš pradedant, nes aš asmeniškai ne visada žinu jūsų mokesčių situaciją.

Kas atsitiks, jei pamiršiu nurodyti brangų kompiuterį sąraše?

Gali būti nemaloni situacijos. Muitinė turi teisę sustabdyti krovinį ir įtarti kontrabanda. Tada gausite baudą ir turėsite padengti brangų sandėliavimą. Geriau būti sąžiningas ir užrašyti viską, net tą seną spausdintuvą, kuris nebeveikia, bet stovi kampe. (Tiesą sakant, jei jis neveikia, galima jį tiesiog išmesti, kad neužkrauti svarų). Niekada neverkite muitininkų, jie tik daro savo darbą, nors kartais atrodo, kad tarsi pasąlyginę.

Ar sunku gauti leidimus iš Anglijos pusės šiais laikais?

Jei turime visus duomenis, kurie reikalingi, tai ne taip jau sunku. Sunkiau, jei klientas pats nežino, ką perveža. Vieną kartą teko laukti dvi dienas, kol klientas surado faktūros už senus kompiuterius, kuriuos buvo priverčiami nurodyti tikslų serialinį numerį. Be to, atsirado naujų taisyklių dėl eksploatuojamų transporto priemonių, bet čia kalbame apie techniką. Dažniausiai viskas vyksta sklandžiai, jeigu dokumentai yra tvarkingi.

Technika, baldai ir pavojingi daiktai

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Taip, bet reikia jas specialiai įrengti. Mes turime antsmūgio dėžes, kurios apsaugo net tuos didžiulius serverius arba duomenų saugyklas (jeigu tiksliai įsivaizduoju, ką turite omenyje). Be to, vairuotojas yra įpareigotas nevežti krovinio, kai yra didelės šilumos ar šalto metas (jei dėžės neizoliuotos), bet tą reikalą jis žino pats. Visgi, prieš vežant sukurkite atsarginę kopiją (backup), visada sakykau taip. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelyje, nors per 20 metų mūsų suviršo trys kartus, o niekas nenukrito.

Kaip elgiatės su vaizdo projektoriais ir jautria technika?

Tai yra jautri daiktai, todėl jiems reikia originalios pakuotės arba specialios putos (putoplastas). Jei jų neturite, tada mes tai padarome, bet už papildomą mokestį. Buvo atvejis, kai projektoriaus lęšių nulūžo tiesiog todėl, kad buvo padėtas ant grindų be apsauginės dedklės. Gaila buvo žiūrėti. Toks daiktas nebus padengtas draudimu, jei pažymime, kad buvo netinkamai supakuota.

Ar galima pervežti alkoholį iš biuro baro?

Tai priklauso nuo to, kiek to alkoholio yra. Jei tai keletas butelių vyno ar viskio sekretorinėje spintoje ir tai yra asmeninis turtas (ne prekybai), tai dažniausiai galima. Tačiau jei tai visas sandėlys su dešimtimis dėžių, tai jau gali kilti problemų su akcizais. Mums reikėtų gauti specialų leidimą, o tai užtrunka. Labiau linkęs pasakyti, kad geriau išgerti tą kalną išvykimo proga (žodžiu juokauju... arba ne?).

Kaip suvežiate ilgas konferencijos stalus?

Tuos ilgus stalus suskaldome į dalis, jei įmanoma, arba uždenkame specialiu dangčiu. Kartais juos reikia vežti vertikaliai jei netilpa į sunkvežimį, bet tai pavojinga. Žinoma, jeigu stalas yra 3 metrų ilgio ir negalima jį surinkti, tada imame ilgesnį mikroautobusą arba sunkvežimį su atidaru kėbulu (tiek pavogti. nieko nebus). Planuojame viską geriau, nei (kadangi) galvoja klientai, kurie sako: "Įsikels, kaip nors ten tilps".

Ar turite draudimą, jei kažkas sulūžtų kelyje?

Taip, mes turiame krovinio draudimą (Cargo insurance), kuris veikia nuo to momento, kai pasiimame daiktus iki momento, kai juos atiduodame. Tačiau, kaip sakiau, jei daiktai netinkamai supakuoti, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Taip pat nepadengtas yra taisytinis nuostolis arba duomenų praradimas (jei serveris nukris ir duomenys dingsta). Todėl visada kartojame – darykite atsarginę kopiją! Draudimas padengia fizinę žalą, bet ne jūsų verslo sustabdymą.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro daiktais?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta sąraše. Negalima maišyti. Jei vairuotojas randa jūsų aprangos dalis arba naminius reikmenis tarp kompiuterių dėžių, muitinė gali sau galvoti, kad tai prekyba. Geriau padėti atskirą dėžę "Asmeniniai daiktai". Nors kartais ir aš pats taip padariau, kai važiavau iš Londono po savaitės darbo, tai nesažiūrėjau.

Kainos, terminai ir organizaciniai dalykai

Kiek vidutiniškai kainuoja lankstus biuro perkraustymas iš UK?

Tai labai platus klausimas. Mažam biurui (1-2 darbuotojų, kelios dėžės ir stalas) tai gali kainuoti tik kelių šimtų svarų arba eurų atsižvelgiant. Dideliam biurui su 50 darbuotojų tai gali siekti tūkstančius. Kaina priklauso nuo atstumo (Londoną ne užtenka važiuoti pro Birminghamą... reikia važiuoti pro Londoną), svorio, prieigos prie objekto (ar yra liftas ar ne). Geriausia atsiųsti sąrašą daiktų, aš tą padarysiu realią įkainio sąmatą per 24 valandas (pasižadėčiau).

Ar imate užstatą arba reikalaujate išankstinio apmokėjimo?

Paprastai imame 30-50 % avansą, kad užfiksuotume datą ir padengtume išlaidas (depo, kuras, sandėlis). Likusią dalį sumokėtumėt gavę savo daiktus. Žinoma, jei esate ilgametis partneris, galime sutarti ir kitokiai (bet tai retas atvejis). Dirbame pagal sutartį, kad būtų saugu ir jums, ir mums. Anksčiau mums atsitiko, kad atvežėme daiktus, o klientas "užmiršo" pamokėti ir nebesilaisvino telefono (gi, nieko keisto, pasitaiko).

Ar į kainą įskaičiuota pakavimo medžiaga?

Paprastai ne. Kartoninės dėžės, juosta, putoplastas ir burbuliukų plėvelė yra atskirai apmokami taip pat. Galite nusipirkti patys iš mūsų arba rasti pats Anglijoje (ten yra parduotuvės, pavyzdžiui, "Homebase" arba pan.), bet tai gali kainuoti brangiau. Kartais klientams patinka kaupti dėžes iš maisto prekių parduotuvių, bet jos nėra pakankamai tvirtos biuro technikai. Aš nerekomenduoju tai daryti.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos dar nėra paruoštos tuomet, kai atvykstate?

Tada susitariant galime iškrauti į mūsų sandėlį Lietuvoje ir laukti, kol paruošsite. Tai kainuos papildomai už sandėliavimą ir antrosios transportavimoKelionės išlaidas. Tačiau jei tai yra mūsų kaltė (pvz., vėlavome dėl techninio gedimo), tai nemokamai laikome keletą dienų. Gerai yra tartis iš anksto, kad nenukristumėt į tokias situacijas, kur reikia skubiai ieškoti saugojimo vietos.

Galite atlikti perkraustymą šeštadienį ar sekmadienį?

Galime, bet tada tai kainuoja brangiau. Anglijoje yra griežtos taisyklės darbo laiko, o vairuotojai taip pat negali dirbti be pertraukų. Jei reikia įvežti į London centrą sekmadienį, tai nėra problema dėl mažo eismo, tačiau tada gali būti sunku rasti laisvą vietą prieš pastatą. Dažniausiai darome nuo pirmadienio iki penktadienio, bet jei verslas tam kenčia, radome būdą išeiti. (Beje, sekmadieniais Anglijoje daug kur uždarytos degalinės arba parduotuvės, reikia žinoti kur važiuoti).

Ar galite susidoroti su "nuomotojų" reikalavimais? (pavyzdžiui, jei reikia palikti biurą tuščią iki 17:00 val.)

Taip, tai mūsų kasdienybė. Dažnai tenka dirbti naktį arba labai anksti ryte, kad spėtume išvežti viską iki termino. Reikia tik užtikrinti, kad patalpose yra elektros, nes vairuotojo šakės nebeveiks be elektros (nebent turi benzininį generatoriu, bet jis trikdo kaimynus). Žinoma, toks lankstus biuro perkraustymas iš UK kainuoja brangiau dėl naktinio darbo apmokėjimo, tačiau išvengiate baudų iš nuomotojo pusės.

Kaip susiskaičiuojate tūrį jei klientas nežino kiek dėžių bus?

Mes naudojame standartinius matmenis. Vienos dėžės tūris yra apie 0.1 kubinio metro. Jei sako "turime apie 30 dėžių", tai suskaičiuojam 3 kubinius metrus. Taip pat pridedame vietą baldams. Jei atsiranda daugiau dėžių nei numatyta (vieną kartą buvo dvigubai daugiau), tai gali reikėti didesnio automobilio arba dviejų reisų. Geriau daugiau mažiau nepataikyti. Padauginame iš dviejų ir galime saugiai įvertinti.

Ar reikalingas vairuotojui talkininkas iš mūsų pusės?

Jeigu yra liftas ir lengva prieiga, tai vairuotojui dažniausiai pakanka vieno, ypač jei krovinys supakuotas ant rėmų. Tačiau jei reikia nešti daiktus nešiojimo laiptais (esu matęs keturių aukštų namus be lifto London centre), tai gerai, jei kas nors padeda. Už papildomą mokestį galime siųsti mūsų dirbuotoją-talkininką iš Lietuvos (jeigu jis yra tame krašte) arba samdyti vietinį. Nerekomenduoju kelti sunkių daiktų vienam.

Ar galite padėti su išmetamųjų daiktų išvežimu iš Anglijos?

Atsakymas yra ne ir taip. Negalime tiesiog užgriūti su jūsų šiukšlėmis į Lietuvą, tai nelegalu. Tačiau galime padėti išvežti į vietinę šiukšliadėžę Anglijoje arba įreciklavimo centrą tamtikru atstumu. Už tai reikės sumokėti mokesčius tam centrui. Jeigu norite atsikratyti senų baldų, geriau pasirūpinkite tuo anksčiau. Kartais vairuotojai sutinka pasiimti vieną kitą dalyką jeigu tai naudinga (pvz., senas metalo konstrukcijas), bet tai kaip vektorius (atsitiktinis dalykas).

Ką daryti po atvykimo

Ką daryti jei randame pažeidimus atidavimo metu?

Nedelsdami praneškite mums. Tuomet užpildome "Protokolo dėl pažeidimų" formą (arba kaip tai ten vadinasi). Nuotraukos turi būti daromos greitai. Mes siunčiame jas draudimo kompanijai. Jei įrodymų nėra, nebus ir išmokų. Niekada nepasirašykite, kad "viskas gerai", jei ne, nes po to būsite nebe galėsę nieko padaryti. Vienas klientas pasirašė, o po savaitės skambino, kad lūžo kojelė nuo stalo, bet to jau neįrodysime.

Ar galite padėti surinkti baldus naujame biure?

Taip, mūsų vairuotojai turi su savimi bent paprastus įrankius (veržtuvus, atsuktuvus). Paprastai surinkome tiek, kiek išsiėmėme. Jei turite labai sudėtingų sistemų, kurios reikalauja specifinių raktų, tuomet reikėtų turėti instrukcijas arba vadovą. Kartais tenka išmanyti be instrukcijų, bet mes nėra meistrai baldų surinkėjai, nors esame patyrę. Kažką galime nustatyti neteisingai, bet dažniausiai atrodo tvarkingai.

Kokius dokumentus aš gausiu po paslaugos?

Gausite sąskaitą-faktūrą, CMR konosamentą (krovinio vežimo dokumentą) ir draudimo polisą (jei užsakovote). Šie dokumentai reikalingi jūsų apskaitai. Taip pat, jei reikėjo, galite gauti muitinės importo deklaraciją kopiją. Viską siunčiame el. paštu, dabar jau retai kas reikalauja popierinių originalų, nebent tai yra didelės įmonės su griežtais buhalteriais.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis po perkraustymo?

Dažniausia jas atiduodame jums arba pasiimame atgal, jei jos dar geros. Jei dėžės sugadintos arba suskilę, jas tiesiog išmetame. Papildomai už tai neimame, nebent tai yra daug dėžių, kurias reikia vežti atgal į Angliją (kas būtų beprotybė pinigų atžvilgiu). Geriau susitarti dėl dėžių išsipirkinėjimo iš mūsų, jei reikės daugiau.

Ar galite padėti organizuoti biologinio skysčio (tualeto) nuvežimą iš seno biuro?

O taip, tai taip pat būna. Kartais biurai turi tualeto kanalizacijos sistemą, kurią reikia išvalyti prieš išvykstant. Tai reikalauja specialios technikos, o mes neturime siurblinių mašinų. Bet galime susitarti su vietiniais partneriais Anglijoje, kurie tai padarys. (Asmeniškai negerbu tų kvapų, bet kas turi padaryti tas turi padaryti). Gerai, kad to nereikia dažnai.

Kaip elgtis su raktų perdavimu po perkraustymo?

Jei mes turime uždaryti sandėlį ar biurą po to kai išsivežėme, mes perduodame raktus atsakingam asmeniui. Geriau tą padaryti asmeniškai arba užregistruotu paštu, kadangi neteisingai padėti raktai gali sukelti didelių problemų. Viena sykį teks ieškoti raktų tarp dėžių, nes vienas darbuotojas juos padėjo į dėžę su dokumentais.

Ar galite pervežti biurą į ne Lietuvą, o į kitą šalį (pvz., Vokietiją)?

Žinoma. Mūsų maršrutai nėra ribojami tik Lietuva. Esame vykę į Ispaniją, Prancūziją, Vokietiją ir netgi į Norvegiją. Tiesa, kainos bus kitos, nes nuotolis ir kuras skiriasi. Taip pat kinta ir muitinės reikalavimai, jei įeinate ne į ES erdvę (nors Anglija dabar taip pat ne ES). Bet principai tie patys – dokumentai, vairuotojas ir krovinys.

Ar reikalingas fizinis asmens buvimas vietovėje tada kai atvykstate?

Ne visada. Jei mes turime kodą nuo durų arba raktą pas kurį nors saugotoją, galime atlikti darbą vieni. Tačiau jei ten yra daug smulkių daiktų, kuriuos reikia rūšiuoti, geriau, kad kas nors būtų. Nėra nieko blogo pasitikėti profesionalais, bet kartais kyla klausimas "kas čia yra kas", ir be atsakymo negaliame pajudėti toliau (ypač jeigu matome kažką įtartino).

Galvos pabaiga

Viskas pasakota tiesiai ir be kvailų užuominų. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų verslas neliktų be stalo ir kompiuterio. Lankstus biuro perkraustymas iš UK nėra magija, tai tiesiog geras planavimas ir patirtis, kurią įgijau per beveik ketvirtį amžiaus. Kartais tenka krypti nuo taisyklių, kad būtų pasiektas rezultatas, o kas daugiau – mums nereikia jokių ačiū, užtenkan, kad jūsų įmonė veikia toliau. Jei kils abejonių – tiesiog skambinkite, geriau aptarti kas nežinoma, negu vėliau spręsti problemas ties siena. Sėkmės kelionėje!