Lankstus biuro perkraustymas iš UK – individualūs sprendimai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas iš UK niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai arba "idealios" schemose. Vieniems tai tiesiog kelios dėžės su dokumentais, kitiems reikia pervežti visą serverinę, o tretiems dar ir darbuotojų asmeninius daiktus, kurie papuolė į biurą po pandemijos. Po Brexito situacija pasikeitė – daugiau dokumentų, daugiau galvos skausmo su muitine, bet klientai vis tiek nori, kad viskas būtų "lankstus biuro perkraustymas iš UK" ir pigu. Aš čia ne tam, kad skųstis, o tam, kad paaiškintau, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Dokumentų ir muitinės "naktmarės" po Brexito

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų pervežimui į Lietuvą?

Reguliuojančių dokumentų padaugėjo, ir tai yra realybė, su kuria tenka susidurti kiekvienam, kuris nori atlikti lankstus biuro perkraustymas iš UK. Anksčiau užtekdavo vairuotojo sąrašo sukelto į mašiną, o dabar reikia pilno krovinių deklaravimo jei vertė viršija 1000 svarų. Turi būti paruoštas EX1 arba T1 dokumentas, priklausomai nu to, ar tai tarpinė atvežimo procedūra. Jei pamiršite nurodyti kokią nors detalę, muitinėje užstrigsite ilgiau nei planavote, o tai kainuoja brangiai laiko atžvilgiu.

Kas daryti, jei įmonės dokumentai yra seni arba nebeatitinka?

Būna taip, kad klientai pateikia senus sąskaitas faktūras, kurioje matyti adresas, iš kurio jau nebeveikiate. Tai sukelia nemažai problemų muitinės pareigūnams, nes jie tikrina, ar krovinių siuntėjo duomenys sutampa su tuo, kas nurodyta deklaracijoje. Geriausia turėti šviežią Companies House išrašą, kad nebūtų jokių abejonių dėl įmonės legalumo ir buvimo vietoje. Lankstus biuro perkraustymas iš UK reikalauja ir šios buklinės tvarkos, nes be to tiesiog nepraeisite sienos.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) apieškant krovinius UK pusėje?

Jei perkraustote biurą iš Jungtinės Karalystės į ES šalį, pvz., Lietuvą, atliekant export procedūrą, galite taikyti 0% PVM tarifą, jei pateikiate savo kliento PVM mokėtojo numerį. Svarbu nepamiršti paminėti šią nuostatą sąskaitoje faktūroje, kurią pateikiate pervežėjui arba muitinės brokeriui. Labai dažnai klientai suklysta ir palieka standartinį 20%, o tada vėliau privalo prašyti grąžinimo, kas yra ilgas ir varginantis procesas.

Ką daryti, jei dulkių siurbliai arba technika nebuvo inventorizuota?

Tai klasikinė problema. Vairuotojas užkelią į keltą arba pasiekia pasienio postą, o muitininkas pareikalauja inventoriaus su prekių ženklais (serial numbers). Jei lankstus biuro perkraustymas iš UK įvykdomas be detalaus inventoriaus, gali tekti padaryti papildomą deklaraciją vietoje, kas kainuoja papildomus pinigus. Užtikrinkite, kad brangiausia technika turi serijinius numerius užrašytus, kitaip ją gali laikyti pavojingu kroviniu arba įtariamu prekybos gėrimais.

Kas tas EORI numeris ir ar jis mums reikalingas?

Jūsų įmonei tikrai reikės EORI numerio, jei vykstate verslo veiklą ir reguliariai siunčiate arba gaunate krovinius iš ES po Brexito. Be šio numerio brokeris negalės užpildyti importo ar eksporto deklaracijos, o tai reiškia, kad jūsų krovinius sustabdys.Registracija paprasta, bet trunka kelias dienas, taigi nepalikite to paskutinę minutę, kai vairuotojas jau stovi belaisviuose.

Ar galima keliauti biuru dėžėse, jei jose yra asmeniniai daiktai?

Oficialiai ne, nes tai yra komercinės prekės, o ne asmeninis turto perkėlimas (PRT), tačiau praktikoje dažnai tai daroma, tiesiog turi būti tinkamai užpildyta T2L forma arba pridėtas sąrašas. Muitininkai ne taip jau griežtai tikrina kiekvieną dėžę su knygomis ar puodeliais, jei visa kita technika ir baldai deklaruojami kaip įmonės turtas. Lankstus biuro perkraustymas iš UK dažnai apima ir darbuotojų asmeninius daiktus, tad apie tai reikia kalbėtis iš anksto.

Ar reikia draudimo muitinės atžvilgiu?

Techniškai tai nėra privaloma, jei nepervežate pavojingų krovinių, bet labai rekomenduojama turėti. Muitinėje gali įvykti incidentas, arba vairuotojas gali suklysti dėl deklaracijos, o tada bus pridėta bauda už neteisingą duomenų pateikimą. Draudimas apsaugo jūsų biuro turto vertę, ypač jei pervežiate brangius serverius arba originalius meno kūrinius, kurie gali būti pažeisti kontrolės metu.

Kaip ilgai trunka muitinės patikra?

Jeigu visi dokumentai tvarkingi ir lankstus biuro perkraustymas iš UK planuotas pro mažesnes perėjas, pvz., Irvines arba Douverį, tai gali užtrukti tik kelias valandas. Tačiau jei suklystate dokumentuose arba sulauksite "raudonos vėliavėlės" (kontrolės), tai gali užtrukti iki kelių dienų. Geriausia viską padaryti pro "Haulier" kanalus, kur yra mažiau tikimybės gauti atsitiktinę patikrą.

Ar galima išvengti vizito į muitinę UK pusėje?

Taip, galima naudotis tam tikromis muitinės procedūromis, pvz., "guarantees", kurios leidžia išvežti prekes be fizinio sustojimo, bet tai reikalauja papildomų finansinių garantijų. Paprastai mažos ir vidutinės įmonės tiesiog leidžia vairuotojui užsukti į artimiausią muitinės postą eksporto užbaigimui. Tai padeda išvengti problemų vėliau, kai krovinys jau bus lietuviškoje muitinėje.

Kainos, terminai ir piniginiai klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja lankstus biuro perkraustymas iš UK?

Kainos labai svyruoja – nuo 1,5 tūkst. svarų už mažą biurą iki 10 tūkst. ar daugiau, jei kalbame apie pilną fizinį perkėlimą su technika. Priklausomai nu to, ar važiuojate iš Londono, kurioje yra Didysis Londono mokestis (Ulez), arba iš provincijos. Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios šiuo metu neišvengiamai didina krovinių pervežimo kainas.

Ar tiksliai galite pasakyti kainą iš karto?

Atsakymas bus "ne", nepamatžius kiekvieno daikto. Aš galiu sakyti tik apytikriai, remiantis savo patirtimi. Vieną kartą man atrodė, kad tai bus paprasta užduotis su dviem vyrų, o paaiškėjo, jog liftas neveikia, o laiptai labai siauri. Lankstus biuro perkraustymas iš UK turi būti įkainotas tik po to, kai atvykstame į vietą arba gauname išsamius dėžių matmenis ir svorį.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Lietuvą?

Standartiškai tai yra 3-4 dienos, jei vairuotojas važiuoja be pertraukų ir nesusiduria su spūstėmis ant Kelto arba Eurotunelio. Jei turite būtinai išvežti biurą pietadienį ir jis turi atkeliauti į Vilnių pirmadienio ryte, tai yra labai rizikingas grafikas. Geriau palikti laiko maržą bent vienai dienai, nes angliškas oras arba avarijos M1 greitkelyje gali viską sugriauti.

Ar mokate už darbą valanda arba už užduotį?

Mes dažniausiai darome įkainą už visą projektą ("lump sum"), nes taip klientui aiškiau. Tačiau jei atsiranda papildomi darbai, kurių nebuvo planuota, pavyzdžiui, reikia išmontuoti sudėtingus minkštuosius baldus arba išneši daiktų iš rūsio, tai tai mokama papildomai. Lankstus biuro perkraustymas iš UK darbo valandas apima tik tada, kai kalbame apie pakrovimą-iškrovimą su konkrečiu kiekvienu darbuotoju.

Ar brangu, jei reikia sandėliavimo?

Jei biuras turi būti iškraustas anksčiau, nei naujieji patalpas galima užimti, turim sandėlius tiek Londone, tiek Lietuvoje. Sandėliavimo kaina Anglijoje yra žymiai aukštesnė nei Lietuvoje, todėl geriausia kuo greičiau išvežti krovinius į Lietuvą ir laikyti juos čia. Kartais net atsilygina laukti su kroviniu mašinoje kelias valandas, nei krauti į brangų Londone sandėlį.

Ar galima sutaupyti daryti visą patys?

Galima, bet tai nesusimoka, jei jūsų laikas vertinamas brangiau nei 10 svarų per valandą, kuriuos moka angliškos perkraustymo komandos. Be to, jei susižalosite nešdami sunkų stalą, draudimas neleis (nes nebuvo profesionalus), o lankstus biuro perkraustymas iš UK gali pavirsti tiesiog kojų lūžiu. Darbuotojų laikas yra per brangus, kad jie nešiotų dėžes su popieriais.

Kas daryti, jei avarinė situacija užkerta kelią?

Tokiu atveju mes turime draudimą, kuris padengia krovinių stovėjimo laiką ir kitos išlaidas, tačiau tai nepadės, jei susitarsėte, kad prekės turi būti pas klientą rytoj. Geriausia visada turi turėti "Plan B" – pavyzdžiui, galimybę dirbti iš namų porą dienų ilgiau. Niekada negalite pasikliauti tuo, kad Anglijoje nebus sniego arba kad tiltas nebus uždarytas dėl avarijos.

Kas yra "waiting time" mokestis?

Jei vairuotojas atvyksta į iškrovos vietą, o ten nėra ko iškrauti, arba duomenys neteisingi (adresas, kodai), jam tenka laukti. Tą laiką moka klientas, ir Anglijoje jis gali būti labai brangus – kartais iki 50-60 svarų už valandą. Lankstus biuro perkraustymas iš UK turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas nešiotųsi laisvai, nes jo laikas yra pinigai.

Ar taikomos baudas už vėlavimą?

Jei dėl jūsų kaltės mes negalime atlikti darbo jums skirtu laiku, gali būti taikoma bauda už "slot" užsakymo atšaukimą paskutinę minutę. Pavyzdžiui, jei užsakėte keltą, o nenuėjote, bilietų pinigai negrąžinami. Būkite tikri, kad planai pasikeis, todėl visada geriau užsakyti lankstesnes paslaugas, kurias galima keisti be didelių baudų.

Technika, baldai ir kaip viskas sugriuva

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti laidą), uždaryti į originalias dėžes arba specialias kabinetas. Lankstus biuro perkraustymas iš UK neleidžia pervežti technikos, kuri yra nekokybiškai supakuota, nes vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Jei neturite dėžių, mes galime pasiūlyti profesionalų pakavimą su oro burbuliukais.

Ar galite išmontuoti ir surinkti baldus?

Taip, turime komandą, kuri gali tai padaryti, bet svarbu pasakyti iš anksto, kiek baldų. Vienos didelės konferencijos stalo išmontavimas gali užtrukti valandą, o jei tai kompleksinės sistemos su viršutineis spintomis – tai dienas reikalaujantis darbas. Nustebau, kiek kartų atvykstu, o klientai mano, kad didelis biuras susirinks per dvi valandas.

Ką daryti su popierinius dokumentais?

Popierius yra sunkus, o jei jis drėgnas – nebevertas. Jei perkraustote archyvą, reikia specialių dėžių, kurios atlaiko svorį. Kartais klientai sako, kad tai tik "seni popieriai", bet kai viena dėžė sugriuva ir popieriai pasklinda po krovežio priekabą, tada prasideda panika. Lankstus biuro perkraustymas iš UK apima ir saugų duomenų pervežimą, todėl nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių.

Kaip apsaugoti grindims pervežimo metu?

Mes nešame specialias apsaugines kilimėlius ("runner"), kad neįbrėžtume grindų neither UK, nei Lietuvoje biuruose. Pažvelgiau į tą vietą (iš tikrųjų į koridorių) ir matau, kad be to tiesiog neįmanoma išvežti sofos nebraižant parketo. Į tai reikia atsižvelgti dar planuojant biuro išplanavimą, nes poilsio zonos baldai dažnai yra labai masyvūs.

Ar saugu palikti dėžes koridoriuje iš anksto?

Nerekomenduojama, jei tame pačiame pastate dirba kitos kompanijos arba yra valymo personalas. Nors biuras yra "saugus", dėžės su technika gali būti pažeistos netyčia arba sulaužytos, jei jose stumdomos kitos dėžės. Lankstus biuro perkraustymas iš UK geriausiai vyksta tada, kai krovinys yra tiesiogiai kraunamas į mašiną iš patalpos.

Ką daryti su pižamais arba maistu biuro virtuvėje?

Maistas ir skysčiai turi būti išmesti arba supakuoti atskirai, nes dėl maisto produktų gali būti problema muitinėje (draudžiami mėsos produktai ir pan.). Virtuvės įrangą, pvz., kavaus arį, reikia išvalyti nuo vandens, kad neštekėtų. Kartais užmirštami šaldytuve pusryčiai, kurie pabunda po kelias dienas kelyje ir kelia nemalonų kvapą.

Ar pervežiate augalus?

Augalus galima, bet ne visus, ypač jei turi žemę, nes taisyklės dėl augalų importo iš UK yra griežtos dėl kenkėlių. Geriausia juos palikti arba pervežti tik tuos, kurie yra sterilioje substrato terpėje ir turi fitosanitarinius sertifikatus. Lankstus biuro perkraustymas iš UK nėra vertas to, kad dėl vieno fikuso gautumite baudą.

Kaip elgtis su pavojingais medžiagomis (toneriai, chemija)?

Tonerius spausdintuvams reikia išimti arba uždaryti į polietileninius maišus, kad nesidygtų, jei dėžė nukris. Valymo cheminės priemonės turi būti uždarytos ir sandariai supakuotos, nes jų kvapas gali pakenkti vairuotojui arba sugadinti kitus krovinius. Muitinės atžvilgiu tai nėra draudžiama, bet turi būti aiškiai pažymėta.

Kas atsitinka, kai kažkas ne taip?

Kas nutinka, jei sutinka kelyje įvyksta avarija?

Mes turime draudimą, kuris apima "Carrier's liability", tačiau reikia nedelsiant pranešti. Vieną kartą važiavome pro Birminghamą ir mūsų vairuotojui užsidūrė į galinę dalį kitos mašinos. Lankstus biuro perkraustymas iš UK sustojo, bet krovinys buvo nepažeistas, tik buvo prarytas vienos dienos laikas. Svarbiausia – nedelsiant fiksuoti avarijos vietą ir pranešti brokeriui.

Ar dažnai sugenda technika pervežimo metu?

Nedėl mūsų kaltės, jeigu viskas supakuota taip, kaip sakiau. Bet jeigu klientas pats uždėjo monitorių ant kėdės ir jis nukrito, mes neatsakome. Dažniausiai susiduriame su tuo, kad neįžengiama į patalpas, todėl tenka iškrauti lauke, o jei lyja – tai bėda. Visada turite atsarginį planą blogam orui.

Kas daryti, jei naujame biure neįleidžia vairuotojo?

Tai įvyksta dažniau, nei galvojote. Saugos tarnybos arba apsauga nesugeba susitvarkyti su leidimais. Reikia, kad jūsų atstovas būtų vietoje arba išsiųstų leidimą el. paštu iš anksto. Lankstus biuro perkraustymas iš UK gali tapti brangus pramogas, jei vairuotojas privalo laukti valandas kol sprendžiama, ar jis gali užeiti į aikštelę.

Ar gaunate skundų dėl sugadintų daiktų?

Retkarčiais taip, dažniausiai dėl to, kad klientai nenurodo pažeidimų pristatymo metu. Kai vairuotojas išveža ir tu parašai "viskas gerai", o po savaitės randai įbrėžimą ant stalio, sunku įrodyti, kad tai nutiko pervežiant. Būtinai patikrinkite viską tada, kai vairuotojas dar yra vietoje.

Jei dingsta dėžė, kas daroma?

Dingsta labai retai, nes dėžės yra numeruojamos ir dedamos į sąrašą (manifestas). Jei dėžės nėra, tai reiškia, kad ji buvo palikta senoje vietoje arba sumaišyta su kita siunta. Pradėsime tiriamąjį darbą – skambinsime vairuotojui, tikrinsime vaizdo įrašus iš kameros, jei tokia yra. Lankstus biuro perkraustymas iš UK su mumis yra saugus, bet visada yra žmogiškojo faktoriaus rizika.

Ar kas nors kada klysta dėl adreso?

Žinoma, Londono adresai kartais būna labai paini, su vienodais pastatų numeriais skirtingose gatvėse. Kartais GPS veda į " pedestrians only" zoną, kur negali važiuoti sunkvežimis. Tokiu atveju vairuotojas skambina man, o aš skambau klientui. Būkite pasirengę, kad mes galių vėluoti 20-30 minučių dėl tokios smulkmenos.

Ką daryti, jei klientas pats pakeičia planą paskutinę minutę?

Tai įprasta. Vieną kartą man atvyko vairuotojas į Mančesterį, o klientas sakė, kad darbas atidėtas savaitėn. Tai siaubas. Reikėjo rasti vietą laikyti krovinius (mokėjo klientas) arba grąžinti atgal. Lankstus biuro perkraustymas iš UK reikalauja disciplinos, jei keičiate datas – praneškite bent 48 val. iš anksto, taip sutaupysite nervų visiems.

Ar buvote atvejų, kai biuro rekvizitai paslydo pervežimo metu?

Taip, buvo, kai dėžė su svarbiaisiais dokumentais nukrito nuo riešinės (transpale). Dėžė buvo prasta. Nuo to laiko aš visada sakau – svarbiausius dokumentus (sutartis, aktus) geriau vežti su savimi rankiniame bagaže arba seife. Kitaip, jei prarasite, gali tekti ilgai rūpintis dokumentų atkūrimu Lietuvoje.

Išvada

Na, trumpai tariant, lankstus biuro perkraustymas iš UK yra sudėtingas procesas, kurio neliko toks paprastas kaip anksčiau, todėl reikia rimto planavimo. Nerašau čia jokių paslapčių – tiesiog pasakykite mums iš anksto, ką turiite ir ką norite pasiekti, o mes rasim būdą. Klystame, vėluojame, kartais net susiskaldome, tačiau visada pasiekiame tikslą. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti sklandus, jei pasitikiems savo pervežėju ir nebus laikantis "viskas bus gerai" minties. Telieka susitarti telefonu ir pradėti rūpintis tais EORI numeriais.