Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT: kas tikrai vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai arba "logistikos ekspertai" internete. Viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako: "turime penkias dėžes, du stalus ir ketiname vežti sekmadienį". O realybėje, kai atvykstate į vietą, pasirodo, kad tose penkiose dėžėse slypi serveriai, kurie reikalauja specialios apsaugos, o du stalai yra tik viršūnės, kojų nėra. Tiesą sakant, perkraustymas tarp šalių, ypač po "Brexit", yra vienas didžiausių galvos skausmų, bet jei sutvarkote dokumentus ir nenusimatote iš vairuotojo, viskas gali būti net labai smagu.

Labai dažnai žmonės galvoja, jog tai tik krovinių įkėlimas ir iškėlimas, tačiau lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinio jėgos, bet ir žinojimo, ką daryti, kai ant sienos užkliudo vairuotojas arba kai muitininkas nusprendžia, kad jūsų senas spausdintuvas yra pavojingas šiukšlė. Rašau šį tekstą ne kaip mokomasis vadovas, o kaip žmogus, kuris maždaug tūkstantį kartų jau girdėjo "o, aš pamiršau pasakyti apie tą sofą".

Paprasti klausimai apie laiką ir planavimą

Kiek laiko užtrunka toks kelias iš Londono į Lietuvą?

Žodžiu, įprastai sakome, kad tai trunka nuo trijų iki penkių darbo dienų, bet viskas priklauso nuo to, ką vairuotojas gers pietų metu (juokauju, tik dalis). Jei turime lankstų biuro perkraustymą iš Londono į LT, mes stengiamės suderinti maršrutą taip, kad vairuotojas nevažiuotų tuščias, taigi gali užtrukti ilgiau, jei turi paimti krovinius kitose miestuose, pvz., Birmingame arba Mančesteryje. Taip pat reikia atsižvelgti į Kilbarno užstatą (angliškai "congestion charge") ir galbūt ULEZ zoną, kurios dabar pritemptos beveik visam Londonui. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo urbane džiunglėje penkias valandas, todėl kelionės laikas yra labai sąlyginis dalykas. Galima tikėtis, kad prekės atvyks tą savaitę, kai pradėsite jas ieškoti.

Ar galima atidėti perkraustymą paskutinę minutę?

Techniškai galima, bet tada kaina šoktels į dangų, o aš asmeniškai pradėsiu nervuoti. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT reiškia, kad mes turime laisvų vietų mašinoje arba tralas tik tobulu laiku nuparkavęs prie jūsų biuro. Jei jūs atidėjote, tai reiškia, kad mes turime rasti kitą klientą, kad mašina neišvažiuotų tuščia, o vėliau grįžti specialiai už jūsų. Tai brangu. Esu matęs atvejų, kai klientai atidėdavo dėl investicijų arba tiesiog dėl to, kad vadovas nenusprendė, ar vežti senas archyvines_bylas (kurias reikėjo išmesti prieš 10 metų). Geriau suspreskite su planais.

Ar reikia dalyvauti pakavime?

Galbūt ne visiškai, bet labai rekomenduoju, bent jau su brangiausia įranga. Kai mes atvykstame atlikti lankstaus biuro perkraustymo iš Londono į LT, mūsų krovėjai yra greiti ir stiprūs, bet jie nežino, kas yra tame "juodame" bokštelyje arba kodėl monitorius laikosi vien laidu. Jei galite, paskirkite vieną darbuotoją, kuris žinos, kur dėti smulkius daiktus, o kur – sunkią techniką. Vieną kartą klientas paliko mums viską pasidaryti pačiam, o rezultate serveris buvo uždėtas ant viršaus, ir važiuojant per bumpą užlūžo. Geriau saugoti galvą nei sutaupyti vienos dienos darbo.

Kaip elgtis su IT įranga, jei ji labai jautri?

Tai yra jautriausia lankstaus biuro perkraustymo iš Londono į LT dalis. Serveriai, branduoliai, dideli spausdintuvai – visa tai negali būti tiesiog pamėtyta po kamera. Mums yra specialios dėžės su putomis (antistatikinės), bet jūs turite užtikrinti, kad viskas išjungta ir atjungta (labai svarbu!). Buvau situacijoje, kur klientas nesugebėjo rasti serverio raktų, teko laužti spintą (jo leidimu), o vėliau pasirodė, kad raktai buvo kitoje kišenėje. Su IT reikia elgtis kaip su kūdikiu – ramiai, lėtai ir be staigios judesio.

Ar pervežiate ir labai neįprastus daiktus, pvz., saugos spintas?

Žinoma, jei jos nėra pilnos pinigų (tai jau kita istorija). Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT leidžia mums priglausti įvairių gabaritų daiktus, jei tik jie telpa į liftą arba pro duris. Didelės metalinės spintos yra sunkios, vadinasi, reikia specialių juosmų, o kartais net ir kranų. Prisimenu vieną atveją Londone, kur spinta neįėjo į liftą, teko išmontuoti langą penktame aukšte. Ten buvo įdomiau nei bet kokioje filme, bet viskas pasisekė.

Kainodaros ir biudžeto subtilybės

Kokios yra apytikslės kainos?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT kainuoja nuo maždaug 3000 iki 8000 svarų sterlingų, priklausomai nuo tūrio. Žinoma, tai skaičiai "iš oro", jei turite tik tris kėdes, tai kaina bus mažesnė, jei pilną anglišką "open space" biurą – brangesnė. Svarbu prisiminti, kad kainą įtakoja kuras (kuris dabar ne tokia jau smagi tema) ir mokesčiai už perkėlimą per Lamanšą. Taip pat, jei jums reikalingi dėžės ir pakavimo medžiagos – tai papildomai, bet galime sutarti dėl kompleksinio pasiūlymo.

Ar pasikeitė kainos po "Brexit"?

Pasikeitė, ir žiauriai. Anksčiau buvo paprasčiau, dabar lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT reiškia daugiau biurokratijos, o laikas – pinigai. Muitinės procedūros dabar trunka ilgiau, reikia mokėti už įregistravimą (IES), kas buvo nemokama anksčiau. Taip pat, jei vairuotojas nėra pasiruošęs, jis gali būti nustumtas atgal iš uosto, o tai kainuoja šimtus svarų baudų. Todėl mūsų pasiūlymuose dažnai matote "biurokratinius mokestį" – tai ne mūsų sugalvojimas, tai realybė.

Ar galima gauti nuolaidą, jei vežame ir atgal?

Taip, tai būtų idealu. Jei jums reikalingas lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT, o tuo pačiu metu kažkas veža ką nors atgal (pvz., baldų iš Lietuvos į Angliją), mes galime sumažinti kainą abiem pusėms. Taip vadinamas "return load" principas. Tačiau nepamirškite, kad tokius susitarimus reikia derinti gerai iš anksto, nes ne visada kelionės laikai sutampa. Kartais laukiame to grįžtančio krovinio dvi dienas, tai jau nebe taip pelninga.

Ką reiškia "valandinis įkėlimas" Londone?

Londono centre (Zone 1) negalima tiesiog sustoti ir padėti " STOP" lentelę. Ten reikia leidimų (parking permits), kurios kainuoja nemažai. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT įkainuoja papildomai dėl to, kad mums gali tekti mokėti vietinę savivaldybę už stovėjimą. Kartais netgi reikia uždėti "cones" (konusus), kad niekas neprasuktų pro mus. Tai visos smulkmenos, kurios sudaro galutinę sumą sąskaitoje.

Ar imate mokesčius už sunkius daiktus?

Sunkiausiems daiktams (virš 500 kg) mums reikia specialios technikos arba papildomo žmogaus. Taip, imame papildomai, nes nebera tas laikas, kai vairuotojas vienas nukeliauja stalą su liftu be pagalbos. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT turi būti saugus ir mūsų darbuotojų nugarą taip pat reikia saugoti. Vieną kartą bandėme nukelti 400 kg kopijavimo aparatą be keliamųjų juostų... galima pasakyti, pasibaigė nugaros skundu ir draudimo išmoka.

Dokumentai, muitinė ir "Brexit" nuoboduliai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Būtinai reikia inventoriaus sąrašo (packing list), kuris turi būti tikslus. Jei sąraše parašyta "kompiuteris", o dėžėje yra "bureliai", muitinė bus labai nepatenkinta. Taip pat reikia pasą arba ID kortelę vairuotojui (jei jis ES pilietis – lengviau, jei ne – reikės vizą ar leidimą). Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT be šių popierių yra tiesiog neįmanomas, jei nenorite, kad jūsų daiktai stovėtų uoste dvi savaites. Dar reikalingas T1 dokumentas arba Exports declaration, tai padarome mes, bet jums reikės pateikti kai kuriuos duomenis apie įmonę.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT)?

Jei vežate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Anglijoje ir jį perkeliate į Lietuvą toliau naudoti (t.y. ne parduoti), tai paprastai PVM mokėti nereikia (transfer of own goods). Tačiau turi užpildyti specialias deklaracijas. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT šiuo atveju yra laikomas perkėlimu, o ne prekyba. Bet jei statote naują biurą ir pirkote naujus daiktus Anglijoje, kurie dar nėra buvo mokėti PVM? Tada gali tekti mokėti Lietuvos muitinei (Reverse Charge). Čia reikia gero buhalterio patarimo, aš tik vežu.

Kas nutinka, jei pamiršome užpildyti ką nors dokumente?

Tada gausite skambutį iš manęs, o balsas bus labai nervinas. (Praleidau vieną "d" raide, atsiprašau). Jei dokumente trūksta prekės, ją reikia "pridėti", o tai kainuoja. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT sustoja. Muitininkai gali nurodyti iškrauti visą sunkvežimį ir tikrinti. Esu matęs, kaip viena traukinių vagonų grupė buvo patikrinta dėl vienos klaidos – truko trys dienos. Geriau du kartus patikrinti sąrašus, nei vieną kartą gailėtis.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Žinoma, mes turime saugias dėžes su spynomis. Bet lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT yra viešas kelias. Nors sunkvežimiai yra užrakinti, bet visada yra rizika. Jei turite labai slaptų duomenų (pvz., klientų sutartis, HR dokumentus), geriau juos vežti su savimi arba naudoti kurjerių paslaugas, kurios specializuojasi tik brangiems dokumentams. Mums buvo atvejis, kai dėžė su dokumentais "iškrito" (nežinome kaip), bet vėliau ji buvo rasta dešimt metrų toliau. Laimė, kad niekas nenukovojo.

Kaip "Brexit" padarė įtaką vairuotojams?

Anksčiau vairuotojai važiuodavo laisvai, dabar reikia permit'ų (Kent Access Permit). Be jo neįeisi į Doverio uostą. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT dabar reikalauja, kad vadybininkas būtų labai atidus. Jei vairuotojas pamiršo spausdinti permitą, jis praras vietą eilėje keltui. Tai dabar yra standartinė problema, su kurią susiduria beveik kiekvienas pervežėjas, todėl kainos tokios, kokios yra.

Rizikos, draudimas ir realios situacijos

Ar jūsų draudimas dengia viską?

Mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR), bet jis dengia tik tą, ką mes esame sukrovę ir įkėlę. Jei jūsų IT specialistas išjungs serverį, o jūs nepasakysite mums, kad jis jautrus, ir jis sulūžta – draudimas gali nemokėti. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT turi būti aptartas iš anksto. Svarbiausia – nedarykite savo draudimo, patikrinkite, ką mūsų polisas apima. Yra limitai (pvz., iki 20 000 eurų vienam įvykiui), jei turite brangesnių daiktų, praneškite.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai baisiausia svajonė. Tačiau mes turime pagalbinę techniką ir partnerius visoje Europoje. Jei lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT užstringa dėl techninių problemų Vokietijoje, mes išsiunčiame kitą mašiną perkrauti. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Kartais netgi teko išsinuomoti vietinį vilkiką, kad pastumtų mūsų. Esu matęs visas variacijas – nuo degalų filtro užsikimšimo iki padangos plyšimo greitkelio viduryje.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Labai retai. Mes turime inventoriaus sąrašus, kurį pasirašome tiek įkėlimo, tiek iškėlimo metu. Bet... žmonės yra žmonės. Kartais smulkios dėžės su "officės" reikmenimis (popieriais, pieštukais) gali nukristi už kabinos arba pasimesti tarp didelių dėžių. Rekomenduoju paženklinti savo dėžes, o ne tik rašyti "biuras". Jei dingo kažkas brangaus, praneškite iš karto, o ne po savaitės, kai jau viską išsikrovėte.

Ar galiu susitarti dėl iškrovimo konkretų laiką Lietuvoje?

Galime bandyti. Bet atsiminkite, kad lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT priklauso nuo kelio sąlygų. Jei sakykame, kad atvyksime antradienį 10:00 val., tai paprastai būna tarp 8:00 ir 14:00. Nėra tikslių laikų logistikoje, ypač kai reikia pravažiuoti tris šalis ir keletą muitinių. Vieną kartą buvome pavėlavę valandą, nes Lietuvoje policija tikrino mūsų dokumentus (kas nors pažiūrėjo į vairuotoją įtariai).

Kaip elgtis, jei Lietuvoje biuras dar nebaigtas remontu?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažomi sienos arba nėra grindų. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT gali tapti "sandėliavimu" lauke, kas nėra gerai, ypač jei lietus. Geriau palikti daiktus mūsų sandėlyje Vilniuje arba Kaune ir parvežti juos vėliau. Tai papildoma paslauga, bet pigiau nei dėti drabužius ant drėgnų grindų. Buvome tokioje situacijoje Panevėžyje – teko iškrauti ant paletų ir dengti plaštakėmis.

Smulkmenos ir pabaigos

Ar galite išmesti senus baldus?

Taip, galime, bet mums turi pasakyti, ką daryti. Jei tai tiesiog "šiukšlės", turime nuvežti į perdirbimo centrą arba šiukšliadėžę. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT neapima senų baldų išvežimo nemokamai. Anglijoje "WEEE" taisyklės (elektros atliekos) yra griežtos, negalima tiesiog numesti monitoriaus į mišką. Mums reikia žinoti, ar tai dovanos, ar šiukšlės, kad galėtume užpildyti deklaracijas teisingai.

Ar reikia ištuštinti stalų stalčių?

Prašome, taip. Nėra nieko blogiau, nei kai bando pakelti stalą pilną knygų, o stalčius išlenda ir viskas išbyra. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT yra apie tai, kad jūsų daiktai nenusulūžtų. Tuščius stalčius reikia uždaryti (jei spyna neveikia – pririšti juosta). Mano patirtis rodo, kad pilni stalčiai dažniausiai sukelia "domino efektą" krovinyje.

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprastai reikalaujame 30-50 % avanso, kad užsakykome vietą keltui ir parengtume dokumentus. Likęs sumą mokate gavus daiktus. Galima mokėti suteiktuose sąskaitose numeriuose (GBP arba EUR). Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT – tai verslo sandoris, todėl be sutarties ir sąskaitos nevyksta. Negalima mokėti vairuotojui grynaisiais pinigais (nors jis to gali ir norėti), tai prieštarauja mūsų taisyklėms.

Ar vežate augalus?

Biuro augalus galima, bet jie turi būti be žemės (arba labai mažai kiekis) ir be kenkėjų. Muitinė labai griežtai tikrina augalus. Jei turiate didelį fikusą stovintį kertą, gali tekti gauti fitosanitarinį pažymėjimą. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT su augalais yra rizikinga, nes jei randa vorą, visas sunkvežimis gali būti karantinuotas. Geriau palikti kaimynams arba parduoti "pirmam geriausiam".

Ar galime sekti kur yra mūsų daiktai?

Taip, duodame GPS sekimo nuorodą. Tačiau signalas gali dingti tuneliuose arba kai vairuotojas ilsisi. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT leidžia matyti, kur mašina yra maždaug kas 2 valandas. Nesakykite man, kad skambinate vairuotojui kas valandą – jiems draudžiama kalbėti telefonu važiuojant (rankos laisvos sistemos yra, bet vis tiek). Geriau žiūrėti žemėlapį ramiai.

Ką daryti, jei Lietuvoje reikia pastatyti baldus į speciflicas vietas?

Geriau paruoškite schemą. Užrašykite ant grindų lipduku "Stalas A", "Stalas B". Mūsų montuotojai greiti, bet jie nežino jūsų biuro planogramos. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT baigiasi tada, kai pavaldžiai pasakote "puiku". Jei turite labai daug mažų detalių, reikės koordinuotojo iš jūsų pusės, kitaip viskas bus pastatyta vienoje kaubinėje.

Ar galite vežti asmenines darbuotojų daiktus?

Jei tai tik keletas dėžių (povežė prie save), tai ne problema. Bet jei tai jau tampa asmeninio perkraustymo dalimi (baldai iš namų), tai turi būti atskira sutartis. Muitinė gali užklausti, kodėl biuro krovinyje yra žieminės striukės. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT turi būti aiškus – tai įmonės turtas. Asmeniniai daiktai gali sukelti abejones apie prekybą.

Kas daryti su elektros laidais?

Visus laidus reikia surinkti į vieną dėžę arba maišelį, pažymėti "kabeliai". Nieko ne taip erzina, kaip kai tiesiog ištraukiamas kompiuteris, o laidai lieka kaboti sienoje arba susipainioja su kitais. Lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT apima ir "demontavimą", bet mes neįsivaizduojame, kurie kabeliai priklauso kam. Jūsų IT žmogus turėtų tai užfiksuoti (nuotraukas padaryti prieš išjungiant).

Išvados

Viskas tiesa, šis verslas nėra lengvas, ir lankstus biuro perkraustymas iš Londono į LT gali tapti realiu košmaru, jei pasikliausite atsitiktiniais skelbimais "Facebook" grupėse. Esu matęs, kaip mašinos su pusiau subyrėjusiais kroviniais važiavo po tiltu, kurio aukštis buvo per mažas. Geriau pasirinkti patirtį ir tuo pačiu išvengti nervų, kai muitinė klauso " kas tai yra? ". Svarbiausia – nebijokite klausti, jei kažko nežinote, geriau klausti daug kartų, nei vieną kartą atsiprašinėti už prarastą laiką. Tikiuosi, jūsų perkėlimas nuvyks sklandžiai, o mes susitiksime geruose draugystės sąlygose (prie kavos jau Lietuvoje). Sekmės!