Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba tai nėra tiesiog gražios frazės iš brošiūros. Tai realus būdas išgyventi tą chaosą, kurį sukelia perkėlimas per jūrą, ypač dabar, kai "Brexitas" vis dar suka galvas net patikriems vadybininkams. Anglija nebe European Union, tai keičia viską – nuo muitinės iki to, kaip vairuotojas gali užpilti degalų. Klientai dažnai galvoja, kad pakanka tik užsakyti sunkvežimį, tačiau realybėje reikalingas daugiau dėmesio detalėms. Mes stengiamės būti lankstūs, nes biuras tai ne tik baldai, tai kompiuteriai, serveriai, slapti dokumentai ir tūkstančiai smulkių daiktų, kurie dingsta beveik akimirksniu, jei nepakanka įgūdžių suskaičiuoti juos prieš pakrovimą.

Pasiruošimas ir dokumentai (angliška naktis)

Ar tikrai reikalingas biuro inventorius?

Be abejo, reikalingas, ir tai ne „kažkoks“ sąrašas. Turi būti detalius, patvirtintas sąrašas, kurį muitinė pareigūnas gali peržiūrėti. Tarkime taip – jei parašysite „įranga“ be konkrečių pavadinimų ir serijinių numerių (kurie yra būtini kompiuteriams), girdėsite nemažai piktų žodžių Doverio uoste. Dar geriau, jei šį sąrašą turite dviese – vienas anglų, kitas lietuvių kalba ( nors dažniausai enough su anglų, bet viskas priklauso nuo to, koks budintis pareigūnas). Turiu omenyje – neapsirašinėkite kiekvienos pieštuko, bet stendus, spausdintuvus ir visą brangią įrangą įrašykite tiksliai.

Kaip Brexitas įtakoja biuro perkraustymą iš Anglijos?

Tai ilgai užtruks paaiškinti, bet trumpai tariant – dokumentų padaugėjo dešimt kartų. Anksčiau vairuotojas važiuodavo ir tuo viskas baigdavosi, dabar reikia eksporto deklaracijos, importo deklaracijos, o kartais ir T1 dokumento. Kai sakome lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba, turime omenyje, kad mes suorganizuojame šį popierių karus už jus. Viena klientų iš Londono nepasakė, kad jie perka naujus serverius iš Kinijos tiesiai į UK, tad dokumentų pildymas užtruko dvi dienas vien dėl to, kad nebuvo pradinių pirkimo kvitų.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Imkite maždaug mėnesį, o jei didelis biuras – tai ir šešias savaites. Ne dėl to, kad mes lėti, o dėl to, kad reikia gauti galutinius patvirtinimus iš pastato administracijos Anglijoje (jie labai griežti dėl Liftų rezervacijos). Be to, lauko reikalai – reikia suderinti laiką su keltų kompanija, ypač jei vykstate švenčių metu arba "Eurotunnel" yra uždarytas dėl techninių darbų (kas nutinka dažniau, nei maniau). Geriau turėti laiko atsargas nei skubėti paskutinę minutę.

Ar galite atlikti išankstinę apžiūrą?

Taip, ir tai labai rekomenduojama. Jei biuras yra, tarkime, Mančesterio centre, kur sunku privažiuoti dideliame sunkvežimiui, privalome matyti situaciją vietovėje. Vienas kartą važiavome į Birmingamą, kur klentės buvo taip siauros, kad teko krovinį perkrauti į mažesnį sunkvežimį (taip vadinamas „sprinter“) už papildomą mokestį. Tikrai geriau, jei mes tai matysime anksčiau, nei kils problema išsikraunant.

Kas daryti su dokumentais, kurie turi slaptą informaciją?

Tuos reikia išsiskirti. Galima padaryti taip – mes sudarome atskirą sandėliuką kabinoje arba užrakiname juos biuro vadovo automobilyje, jei jis važiuoja priešpriešais. Nemanau, jog reikia visų dokumentų verstis per muitinę, kur gali būti patikrinimai. Geriausia juos vežti atskirai, jei jūsų įmonės saugumas to reikalauja, arba tiesiog uždėti ant jų specialią žymą „Confidential“ ir įdėti į pažymėtas dėžes.

Ar reikia specialių leidimų Londono zona (ULEZ)?

Oi, taip, ir dabar tai labai aktuali tema. Londono ULEZ zona išsiplėtė labai toli. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (o dauguma „biuro“ sunkvežimių yra senesni), mokesčiai gali būti astronominiai – po 100 svarų per dieną. Geriau iš anksto pasirūpinti lankstiu maršrutu, apeinant šią zoną, jei įmanoma, arba įtraukti šią sumą į biuro perkraustymo iš Anglijos įkainį (ir tai nebus pigu). Žinau, daugelis nusprendžia išsivežti daiktus naktį, kad nemokėtų, bet muitinės dirba ir naktį, tai rizikuojate likti uždaryti.

Ar galima susitarti dėl savaitgaliio pervežimo?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai turi poilsio laikus, o jei jie dirba savaitgaliais, turi būti mokamas viršvalandis. Tačiau biurai dažnai nori persikelti būtent švenčių metu, kad neprarastų darbo laiko. Vienkart perkėlėme advokatų kontorą iš Lidso sekmadienį – buvo ramu, bet sunkvežimio techninė problemą kelyje sunkiau išspręsti, nes servisas nebuvo atidarytas. Taip pat teko mokėti daugiau už keltą.

Kas daro eksporto deklaraciją – mes ar jūs?

Geriau, kad tai darytų mūsų brokeris, kad būtų aišku. Jei jūs bandysite tai daryti pats (nors ir galima), rizikuojate suklysti dėl prekių kodų (HS codes). Biuro įranga turi savo unikalius kodus, ir jei pastatysite neteisingą, muitinė gali sulaikyti krovinį. Mums geriau žinoti, ką daryti, nes lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba reiškia, kad mes imamės atsakomybės už šiuos niuansus.

Ar galima vežti asmeninius daiktus drauge su biuro?

Techniškai – ne, tai nelegalu be tinkamo deklaravimo ir mokesčių mokėjimo (jei vertė viršija 430 eurų). Muitinė labai nemėgsta, kai pirkinių iš Tesco maišeliai guli šalia biuro kėdžių. Vienas klientas bandė išvežti savo dviratį tarp biuro stendų… teko atskirti krovinius ir daryti dvi deklaracijas. Geriau to nedarykite, arba pasakykite mums iš anksto, suskaičiuosime mokesčius.

Kas nutinka, jei anglų pusė pavėluoja išleisti turtą?

Tai įvyksta dažniau, nei norėtųsi. Anglijos nuomos sutartyse dažnai būna griežti baudų punktai, jei paliksite daiktus po 12 valandos. Esu matęs situaciją, kai klijentas negavo raktų nuo naujo biuro Laikikodžiuose dėl banko klaidos. Mūsų vairuotojas teko laukti 6 valandas aikštelėje. Jei pasirūpinsite lankstumu (pvz., sandėliavimu Lietuvoje keletą dienų), išvengsite streso.

Ar tikrai verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Standartinis krovinių draudimas nedengia visų biuro rizikų, ypač jei kalbame apie jautrią elektroniką. Rekomenduoju „All risk“ draudimą. Prisimenu vieną atvejį Bristolio uoste – kranas numetė konteinerę (ne mūsų, bet girdėjau istoriją). Jei jūsų serveriai bužtų viduje, be draudimo verslas bankrutuotų. Nepabandykite čia taupyti.

Kaina ir biudžetas (kur dingsta pinigai)

Kaip susiformuoja biuro perkraustymo iš Anglijos kaina?

Pagrindą sudaro atstumas tūkstančiais kilometrų, kuro kainos (kurios šokinėja kaip nori), keltų bilietai (pabrango smarkiai po pandemijos) ir darbo valandas UK. Taip pat įeina muitinės brokerio mokesčiai. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet mažam biurui (2 konteineriai) tai kainuos nuo 2 tūkstančių eurų. Dideliems biurams – skaičiuokite keliasdešimt tūkstančių.

Ar kaina gali pasikeisti pervežimo metu?

Gali, ir tai ne mūsų kaltė. Pavyzdžiui, jei iškyla techninė problema su keltu (kaip buvo su „P&O“ laivais) ir tekreikia ieškoti alternatyvaus maršruto per Olandiją, atstumas didėja, o su juo ir kuras. Arba jei Anglijos muitinė nuspręns atlikti pilną krovinio patikrą (tas „physical check“), mums reikės sumokėti už krovinio iškrovimą-pakrovimą terminale. Tai gali kainuoti šimtais svarų.

Ar galima gauti nuolaidą už neįprastus grafikus?

Kartais, jei sutinka mums paimti grįžtantį krovinį (backload). Tarkime, kažkas vežia į Angliją mašinas, o mums reikia vežti biuro įrangą atgal. Tada mes galime pasiūlyti geresnę kainą, nes mums neaktualu tuščiai važiuoti atgal. Tačiau tai reikalauja labai lankstaus plano iš jūsų pusės – tikslios datos, be delsimų.

Kuo brangiausiai apmokami paslaugos anglų teritorijoje?

Anglijos „surcharges“ – tai naktinio darbo mokesčiai, Londono užkardos (Congestion Charge), ULEZ, o ir darbo rankų (men) pajamos didelės. Jei reikės įsileisti lifto operatorių šeštadienį, jis uždirbs daugiau nei mūsų vadybininkas per savaitę. Tad lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba turi apimti ir šių smulkių išlaidų planavimą.

Ar mokate už sandėliavimą Anglijoje prieš išvežimą?

Jei taip reikia, taip. Anglijoje sandėliai brangūs, bet jei jūsų nuoma baigiasi antradienį, o naujieji raktai gaunami tik penktadienį, turime kur dėti daiktus. Dažniausiai tai darome kartu su klientų įranga tame pačiame sandėlyje, jei ten yra vietos. Sutaupome laiko, kai nereikia varyti iš Londono į Koksa ir atgal.

Kas daryti, jei biudžetas per mažas?

Tada tenka kompromisuoti. Galima sumažinti pakavimo paslaugas (jūs pati pakuoja), arba atsisakyti spec. transporto (pavojingiems kroviniams). Tačiau nerekomenduoju taupyti ant vairuotojo poilsio – tai saugumo klausimas. Gali būti, kad teks palikti dalį senų baldų ir nusipirkti naujų Lietuvoje – kartais tai išeina pigiau nei vežti senas, aptrintas kėdes per jūrą.

Ar į kainą įeina baldų surinkimas Lietuvoje?

Įprastai įeina išpakavimas ir bazinis surinkimas (kojų prisukimas, stalviršių uždėjimas). Jei reikia surinkti sudėtingas sistemas arba sujungti IT įrangą (kabeliai, monitoriai), tai jau atskira paslauga, paprastai daroma jūsų IT specialistų, nes jie žino, kas kaip prijungta prie jūsų serverio (mes galim padėti fiziškai).

Kas atsitinka su depozitu?

Depozitas privalomas, kadangi mes rezervuojame keltą ir vairuotojų laiką savaitėms iš anksto. Jei atšaukiate pervežimą prieš 2 dienas – depozitas grąžinamas ne visada, nes mes turime padengti išlaidas. Taip pat, jei klientas „dingsta“ ir neatsako į telefonus, kai sunkvežimis jau važiuoja (buvo ir tokių atvejų).

Ar galima susimokėti dalimis?

Dideliems projektams taip. Galima padalinti į 3-4 įmokas: pirmąjį – pradžiai, antrąjį – kai daiktai pasiekia Lietuvą, trečiąjį – po surinkimo. Tai leidžia lengviau valdyti biuro srautus. Esame lankstūs, tik pagrindui reikalinga sutartis.

Pakavimas ir techniniai niuansai (kai viskas sulūžta)

Ar jūsų komanda pakoja biurus Anglijoje?

Taip, turime partnerių UK, kurie atvyksta su dėžėmis. Jiems reikia pasakyti, kas yra „do not touch“ (jūsų asmeniniai daiktai ar piniginės). Kartais klientai liepia nepaliesti kai kurių failų, tačiau viską sušlavęs į vieną dėžę. Toliau teko ieškoti svarbios sutarties tarp tūkstančio lapų (nuobodu). Tad geriau stebėti procesą.

Ką daryti su serveriais?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą). Rekomenduoju iš anksto pasikviesti IT specialistą, kad jie paruoštu apparatą. Mes pakuoju į specialias, amortizuotas dėžes su „anti-static“ įrankiu. Vienas kartas klientas (ne jūs, tikiuosi) pakėlė vežamą serverį su pelės traukimą už aktyvaus aušinimą radiatoriaus – laukia didelis gedimas.

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežant?

Būtų labai malonu, jei taip darytumėte. Muitinė ir fitosanitarinė kontrolė gali priekaištauti dėl dulkių ar buitinės erkės (nebijau pasakyti). Buvo atvejis, kai iš Anglijos atvežė sofą, kurios viduje buvo senas maisto likučiai – mus privalėjo išsiurbti dulkes priešleidžiant į sandėlį. Tai užtruko papildomai valandą.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvas arba skaičius. „1 aukštas, kambarys 102“. Tarkime, mes galime tai užfiksuoti. Jei dėžės bus be etikečių, iškrovimas Lietuvoje taps chaoso simfonija. Viskas bus sumesta vienoje kambario (tikrai ne ten, kur norite). Mūsų vadybininkas jums siūlys standartinę schemą, kurią dažniausiai priima.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti sudėtinga dėl dirvos. Anglijos dirvoje gali būti kenkėjų, kuriems Lietuvoje nėra leidžiamą įvežti. Reikia specialių fitosanitarinių sertifikatų ir dažniausiai dirva turi būti pakeista į sterilą. Dauguma klientų nusprendžia palikti augalus Anglijoje ir nusipirkti naujų – taip paprasčiau.

Kaip apsaugoti grindų dangas pervežimo metu?

Anglijoje biuruose dažnai būna brangios lentynės ar kilimai. Mes įvežame specialias apsauginės durelės (hardboard), tačiau tai reikia užsakyti iš anksto. Jei nebus – vairuotojas gali tiesiog uždėti drobę, kas visai neapsaugo nuo ratuko spaudžio. Buvo atvejis, kai teko mokėti už grindų atstatymą (o tai brangu).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus didelius – taip. Spinteles – priklauso. Jei spintelė yra išmontuojama, tada pakavimas saugesnis, tačiau surinkimas vėl trunka. Jei spinta yra „stand alone“ (pernešama kaip vientisas blokas), taupo laiką, bet rizikuojame nulūžti duris, jei kelyjas bus bangotas (o jis bus). Mes patariame išmontuoti viską, kas turi stiklo detalių.

Ką daryti su raktu nuo biuro Anglijoje?

Reikia susitarti dėl jų grąžinimo. Dažniausiai atstovas (agentas) atvyksta paskutinę valandą. Nežinau (tiksliau nepamenu), ar visos anglijos agentūros priima raktus po darbo valandų, tad geriau sudaryti planą, kad vairuotojas neliktų su raktais kišenėje ir priverstas būti laisvas.

Ar tikrai reikia išvalyti kompiuterius?

Prašome išvalyti nuo dulkių, ne dėl higienos, o dėl to, kad dulkės gali patekti į ventiliatorių per nešiojimą. Vienas klientas numetė kompiuterių bokšus į dėžę be apsauginės putos – vienas ventiliatorius nulūžo. Smulkmenos, bet svarbios (gerai, kad tik ventiliatorius).

Ar turite pakavimo medžiagų?

Taip, mes turime viską: burbuliukų plastiką, storą kartoną, lipdukas. Jei jūsų biuras turi daugiau nei 50 vienetų monitorių, geriau, kad mes pateiktume specialias dėžes. Monitoriaus ekranas yra taip lengvai pažeidžiamas (net mažiausiai smūgis).

Kelionės ir atvykimas (kaip atrodis iš vairuotojo kabinoje)

Kiek laiko trunka važiavimas iš Anglijos į Lietuvą?

Tarkime, taip: iš Londono iki Vilniaus – apie 30-36 valandų važiavimo, su poilsiais. Tačiau tai ne tęstinis važiavimas (tai nelegalu). Tai yra 3-4 dienos maršrutas su nakvynėmis. Jei tais savaitėmis yra eismo įvykiai kelyje A14 ar M1 (kas būna dažnai), gali užtrukti ilgiau.

Ką daryti, jei kelyje užsstringa sunkvežimis?

Mes turime 24/7 pagalbos liniją. Jei techninė gedimas, siunčiame meistrą. Jei gedimas didelis, perkelame krovinį į kitą sunkvežimį (tai brangu, bet greita). Kartais vairuotojai tiesiog užmiega ir praleidžia kelias valandas (o mes jų stebime GPS). Esame linkę į lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba todėl, kad sugebame spręsti šias problemas realiu laiku.

Ar galiu sekti savo krovinį?

Taip, suteikiame nuorodą į GPS sistemą. Tačiau nepergyvenkite, jei stovi vietoje 4 valandas – gali būti eilė prie keltavo arba vairuotojas privalomasis poilsis. Vienas klientas skambino kas valandą, kai mašina stovėjo prie kažkokių griovimų darbų Vokietijoje. Nereikia panikuoti.

Kas nutinka su keltu?

Anglijoje yra keletas uostų – Doveris, Harwich, Hull, Immingham. Doveris greičiausias, bet dažniausiai užstrigta. Imminghamas (Rytinės pakrantės) geresnis ilgiems kroviniams. Pasirinkime priklauso ir to, kur Anglijoje esate. Jei Škotijoje – geriau Hull. Jei pietuose – Doveris (jei nėra didelių eilių).

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų yra lietuviai, tačiau kai kurie dirbantys Anglijoje gali kalbėti tik angliškai arba rusiškai (ar lenkiškai). Tačiau jie turi instrukcijas raštu. Jei jums reikia kalbėti su vairuotoju tiesiogiai, mes galime suorganizuoti skambutį per mūsų диспетчерį.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje nakčiai?

Sunkvežimiai yra užrakinti, o vairuotojai miega saugiose stovyklavietėse (su apsauga). Visgi, rekomenduoju nevežti labai brangių asmeninių daiktų (pvz., brangų laikrodį ar pinigų) tarp biuro krovinių. Draudimas to nedengia, o rizika visada egzistuoja (yra atvejų vagysčių stovėjimo aikštelėse, nors retai).

Ar galiu nurodyti konkretų atvykimo laiką Lietuvoje?

Galime pabandyti, tačiau ne garantuojame minutės. Vairuotojas gali būti pavargęs arba eismo sąlygos blogos. Geriau nurodyti „langą“ – pvz., nuo 10 iki 14 valandos. Tada būsite ramiau (ir mūsų vairuotojai taip pat).

Kas daryti, jei Lietuvoje biuras neužbaigtas remontu?

Tada reikalingas sandėlis. Mes galime iškrauti daiktus pas mus, kol jūsų remonto komanda (kurie visada vėluoja, ne?) baigs darbus. Tai dažna problema – remontai užtrunka ilgiau nei planuota, o krovinys jau važiuoja. Turime galimybę laikinai saugoti jūsų turtą.

Kaip vyksta iškrovimas Lietuvoje?

Atvirkščiai nei Anglijoje – vairuotojas padeda iškrauti į indicated vietas. Jei nėra lifto (o Lietuvoje daugelyje biurų jų nėra), nešėjai keliauja aukštyn žemyn. Tai ilgiau trunka. Vienas kartas į Vilnių atvykom penktadienį vakare, o liftas buvo išjungtas… teko užtikti iki ryto (nepatogu).

Ar gaunu pakavimo medžiagas atgal?

Galite susigrąžinti dėžes, jei jos nebuvo sugadintos, tačiau reikia susitarti dėl jų išvežimo atgal į Angliją (jei ten bus naudojamos) arba mums atiduoti (moki už tai mažiau). Dažniausiai klientai tiesiog išmeta (arba duoda darbuotojams).

Išvada

Viskas, kas susiję su lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – visapusiška pagalba, tikrai neapsiriboja vien krovinių įkėlimu į sunkvežimį. Tai kompleksinis procesas, kuriame svarbiausia yra komunikacija ir suprantimas, kad viskas gali nepaeiti pagal planą (ir dažniausiai taip nutinka). Dirbu šioje srityje ilgai ir žinau, kad raktas į sėkmę – ne idealus planas, o galimybė greitai reaguoti į problemas, kai jos iškyla, tiek Anglijoje, tiek kelyje, tiek jau atvykus į Lietuvą. Pasitarkite su profesionalais, kurie nebijos pasakyti tiesą apie risikas ir kainas, o ne tik tiesiog reklamuos savo paslaugas. Tada jūsų biuras persikels saugiai ir, kas svarbiausia, be nereikalingo streso (nors be jo visiškai neišsiversite, tai garantuoju).