Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku: praktinis vadimas, be idealizuotų istorijų

Gyvenimas Anglijoje ir verslo vystymas ten yra kažkas fantastiško, tačiau ateina momentas, kai reikia grįžti arba perkelti operacijas atgal. Tada kyla svarbiausias klausimas – kaip tą visą chaosą užbaigti laiku? Sprendimas glūdi ne vien tik brangiuose pasiūlymuose, bet ir strategijose. Daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku įvykstantis procesas – yra kaip iš knygos, tačiau realybėje visada pasirodo smulkmenos, kurios gali viską užstrigti. Vairuotojai gaišta laiką, muitinės klauso ne to ką reikia, o sandėlio darbuotojai vos nepraranda galvos. Čia pasakysiu tiesą be jokių apsižvalgų – viskas vyksta, bet taip, kartais tai būna sunkiai įtikėtina net man, o šioje srityje esu jau beveik amžinai. svarbiausia yra suprasti, kad lankstumas turi būti abiejų pusių, kitad gali būti didžiauliai nesusipratimai ir prarasti laikas.

Muitinės darbas ir dokumentai, kurie verčia galvoti

Ar Brexit pasikeitė viską su dokumentais?

Na, pasikeitė, nors ne visiems tai akivaizdu. Anksčiau užtekdavo CMR ir daugiau nieko neprašydavo, dabar tai yra tik pradžia. Dabar reikia deklaracijų, kai kurioms biuro prekėms gali reikėti sertifiktatų, o jei gabenate jautrią duomenų techniką, reikia labai tiksliai užpildyti eksporto/inporto rekvizitus. Vieniems tai eina sklandžiai, kitiems suklijuoja muitinėje Londono priemiesčiuose arba prie Kauno. Tiesa sakant, dažniausiai problema būna ne dėl pačių dokumentų, o dėl to, kad kas juos užpildo per greitai ir netikrina, ar kodai atitinka realią prekę. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku priklauso būtent nuo to, ar pirmą kartą viskas suvesta teisingai.

Kas daryti, jei dokumentai klaidingi?

Tikrai nepanikuoti, nors dažniausiai taip ir nutinka. Jei klaida randama jau Lietuvoje, reikės koregtuoti eksporto deklaraciją Anglijoje, o tai gali užtrukti keletą dienų. (Iš kart nebegali tiesiog važiuoti toliau). Pritaikyti lankstumą čia reiškia tur�ti atsarginę planą, pvz., palikti siuntą sandėlyje prie Lietuvos sienos, kol viskas ištaisoma. Kartą man klientas taip užstrigo ir jis neteko visos savaitės, nes vienas skaičius buvo neteisingas. Būkite atsargūs tikrinant invoices.

Reikia mokėti PVM ir mokesčius?

Jei esate registruotas Lietuvoje ir perkeliote verslą, tai PVM galite taikyti 0 proc. tarp ES atvykstant, bet tik su tinkamais dokumentais. Anglijoje taip pat reikėjo susitvarkyti su mokesčiais, kai išveždote. Dėl to dažnai kyla klausimų, ar tai verta tuos pinigus. Tiesa, biuro įrangos pervežimas dažnai apima prekes, kurios jau buvo nusipirbtos su mokesčiais, tai čia situacija priklauso nuo jūsų konkretaus atvejo. Aš visada patariu pasikalbėti su buhalteriu prieš brangstanti kelti viską, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Kiek laiko užtrunka muitinės tikrinimas?

Idealiu atveju – kelias valandas. Prasčiausiu atveju – dieną ar dvi, jei dokumentai keblūs arba pasirodo, kad reikia papildomo fizinio tikrinimo. Buvau situacijose, kai vairuotojas laukė trečią dieną, nes muitininkai nusprendė tikrinti kiekvieną dėžutę dėl įtarimų. Nors tai retas atvejis, bet jis įmanomas. Tada tas pat ir lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku tampa maldavimasis, kad vėliau viskas susivytų.

Ar reikia jums buhalterio pagalbos?

Aš būčiau pasakęs – taip, būtinai. Mano sritis yra gabenti, o ne skaičiuoti mokesčius. Jūsų buhalteris (arba Anglijos accountant) žino, ką reikia daryti su MVRS registracija, kad išvengtumėte mokesčių dviejose šalyse. Nemanau, kad verta rizikuoti čia bandyti kažką sugalvoti paties. Biuro perkraustymas yra pakankamai sudėtingas procesas be papildomų mokesčių problemų, kurios gali ateiti iš šalies.

Logistika: kaip paversti chaosa į tvarką

Kaip išsirinkti tinkamą transportą?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug tų daiktų turite. Jei tai tik keli kompiuteriai ir kėdės, galima ir su "vagoneliu" (puslėkšė), jei pilnas biuras su stalais ir serveriais – reikės pilno mikroautobuso arba sunkesnės mašinos. Viena kartą teko gabenti visą call centrinį įrangą, prireikė net trijų mašinų. Svarbiausia nesigaityti į mažesnę mašiną, kad kainos būtų mažesnė, nes tada gali tekti važiuoti du kartus, kas iš viso brangiau.

Ar galima išsinuomoti dėžes Anglijoje?

Taip, tai tikrai įmanoma ir dažnai būna pigiau, negu pirkti naujas. Visur yra firmų, kurios siūlo dėžių nuomą perkraustymui jas atiduodant į abi puses. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad dėžės turi būti stiprios, ne tas paprastas "amazon" tipo. Nenorite, kad biuro popierius iškristų kelio metu ant M25 dalies. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku reikalauja ir tinkamos pakuotės.

Kaip supakuoti elektroniką?

Tai yra ta vieta, kur dažniausiai viskas subyra. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę be užpildo. Naudokite putplasčio arba burbulinę plėvę. Kartais žmonės sako: "manau, tai bus gerai", o tarkime važiuoja per bump'ą ir viskas. Jūsų IT įranga yra brangiausia dalis, jos nepakartosite iš karto. Geriau užleisti dieną daugiau pakuojant, dėl to neabejojama.

Ar vairuotojas padės pakrauti?

Dažniausia taip, jeigu tai ir numatyta sutartyje. Bet nereikėtų tikėtis, kad jis taps "moveriu", kas nekelia rankos. Tarkime, vairuotojas tikrai padės užsidėti sunkiausius dalykus į mašiną, tarkime seifus ar stalus, bet smulkmenas (stovus, smulkius mechanizmus) turi turėti ir pats klientas, arba jam reikia samdyti specialistus pakrovimui Anglijoje. Tiesa sakant, geriau susitarti iš anksto kas ir ką daro.

Ką daryti su baldais, kurie netelpa?

Tiesiog išmontuokite juos. Didelės konferencijos stalo viršaus dalis gali būti nutrumpinta arba išardoma. Jeigu negavote to padaryti, gali reikėti rimtų įrankių vietoje. Kartą teka išardinti milžinišką sofa, kuri netilpo pro duris (kaip žinia, Angliški namai turi labai siauras duris). Tai valanda darbo, bet taip išgelbstėjame situaciją.

Ar veža ir atliekas?

Kaip taisyklė ne, mums neleidžiama vežti šiukšlių tarp šalių be atitinkamų leidimų, tad viskas išmetama vietoje. Prieš išvykdami reikia susirasti "skip" arba nuvykti į pašaltadėžę. Tuo tikrai reikia pasirūpinti iš anksto, kadangi likę biuro atliekas gali trukdyti vairuotojui išvykti laiku.

Laikas ir terminai: kaip tai veikia realiai?

Kiek užtrunka kelionė?

Standartiškai traukiniai arba keltas trunka apie dvi paras nuo išvykimo iki atvykimo į Lietuvą, tarkime iki Vilniaus ar Klaipėdos. Tačiau jei reikia įvežti kelis biurus, tai gali užtrukti ilgiau. Kartais reikia apvažiuoti kelis miestus Anglijoje (Londonas, Birminghamas, Manchesteris) ir tikrai tada laikas išsiplėčia. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku įvyksta tik tada, kai logistinis planas suskaičiuojamas tiksliai, su nusovu valandom.

Kas atsitinka, jei vėluojate išsikraustyti Anglijoje?

Tai dalykėlis, dėl ko dažnai įvyksta konfliktų. Vairuotojas nedirba nemokamai, jei jis turi laukti dieną, kol jūs (arba jūsų darbuotojai) baigia susirinkti dalykus, tai papildomų išlaidų. Geriau pradėti ankščiau. Nėra nieko blogiau, nei kai planuota išvykti ryte, o dėl raktų praradimo spėjama tik vakare.

Galima užsakyti savaitgalio pervežimą?

Taip, ir tai dažnai būna geriausias variantas verslams, kad nedirbtų prarado laiko. Bet užsavaitgėtinis darbas brangesnis, vairuotojai taip pat žmonės ir nori ilsėtis, o mylėtai. Jei tai būtina, reikia tai žinoti iš anksto. Kai kurios firmos užsibrėžia papildomus mokestis už darbą penktadienio vakare arba šeštadienį.

Ar gali atvykti anksčiau?

Kartais taip, kai nėra didelių spūsčių. Tačiau nieko negaliu garantuoti. Yra įvykių, kai mašina atvažiuoja į Lietuvą 2 valandas anksčiau, o kas susitvarko su atvaizdavimu? Reikia, kad kas nors būtų pasirengęs priimti krovinių. Idealus variantas – vairuotojus iššaukia kelias valandas prieš atvykimą (angliškai "call before arrival").

Ką daryti, jei reikia skubos pervežimo?

Tada naudojama tiesioginė mašina, ne kombinuotas krovinys. Bus brangiau, bet jūsų daiktai keliaus be sustojimų (be iškrovimo keliuose). Skubos režimas su biuro technika gali kainuoti dvigubai, bet jei jūsų verslas negali dirbti be serverių dienos, tai investicija. Buvau atvejų, kai įmonės vadovas būtent to ir reikėjo, nes kitaip jie prarastu klientus.

Galima lanksčiai atidėlioti atvykimą?

Kartais taip, jei mūsų sandėlyje yra vietos Lietuvoje. Galime paimti krovinių, laikyti jį savaitę-dvi, o jūs tuo tarpu susitvarkote su patalpų nuoma. Tai yra labai naudinga, kai biuras LT dar nėra paruoštas. Štai čia tas lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku pasirodo savo pilna prasme – jums nereikia skubėti.

Kainodara ir rizikos – ką norsitikėti?

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindai yra atstumas, svoris ir kiek laiko tai užtruks. Be to, įeina kuro kainos, kurios dabar (kaip ir viskas dabar) didelės. Kiekvienas biuro perkraustymas yra skirtingas, vienam reikia kelti 5 kėdes, kitam – pilną sandėlį su serveriais. Tarkime, jei išsikraustymas antrame aukšte be lifto, tai taip pat kainuoja.

Ar apdraudžiamas krovinys?

Turi būti. Visada. Kompensacija krenta į standartines sumas (pvz., 10-12 EUR/kg), jeigu nebuvo susitarta dėl specialios vertinimo. Rekomenduoju pasitikslinti apie draudimą, jeigu vežate labai brangią techniką. Yra daug atvejų, kai vairuotojas atsitrenkia į nuolydį arba užsidega mašina (retai, bet būna).

Kas daryti, jei kažkas pasidaužo?

Reikia sukurti protokolą (Damage report) tą pačią minutę, kai tai pastebima. Negalima rašyti po mėnesio, kad "stalo koja buvo sulūžusi". Viskas turi būti fiksuojata vietoje. Tada draudimo kompanija geriau priima. (Nes patys žinome, kad po to sunku įrodyti, kada tai nutiko.)

Ar būna paslėptų mokesčių?

Išskyrus tai, ką mes pasakome apie savo paslaugas, muitinės mokesčiai gali būti. Jei mums reikia mokėti už sandėliavimą dėl kliento kaltės, tai taip pat pridėsime prie sąskaitos. Stenkite sužinoti pilną sąskaitą iš pat pradžių, kad nesistebėtumėte pabaigoje.

Kokia garantija, kad atvyks?

Garantija nėra, mes ne orakulas. Yra tik mūsų atsakomybė. Bet pasitikiu, po 20 metų darbo aš galiu pasakyti, kad patikimi tie, kurie nedraudžia susisiekti vairuotoju tiesiogiai. Jei firma tai draudžia, tai yra signalas, kad kažką slepia arba bando kontroliuoti situaciją per daug.

Verta rinktis pigiausią?

Nebent norite pameisti biuro įrangą. Pigus pervežimai dažnai reiškia, kad tai bus naujokas, kuris nežino, kaip tvarkytis su dokumentais arba su sunkiu kroviniu. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku padaras, kurį gali užtikrinti tik patyrusi komanda, ne tie, kas dirba už duonos.

Ar imamas avansas?

Daugeliu atvejų taip, kadangi mes išleidžiame pinigus kelti, dirbti Anglijoje. Avansas užtikrina, kad klientas bus rimtas. Be to, tai nėra taip didelė suma, kaip galvojate, dažniausiai 30-50 proc.

Smulkmenos ir "nelabai svarbus" dalykai

Ar galima vežti maistą?

Nebent tai yra dėžės su paskutiniu biuro vakaro likučiais. Taisyklės dėl maisto produkų yra griežtos. Jei kas nors padarys klaidą ir įdės sūrį ar mėsą, viską gali konfiskuoti muitinėje. Nenustokite šios taisyklės.

Kas suauga, jei prasidėjo streikas Anglijoje?

Tarkime, "Felixstowe" uoste streikuoją. Tai užstrigsta laivas/traukinys. Tada susidaro didelė eilė ir viskas vėluoja. Tai ne mūsų kaltė, bet mes darome viską, kad surastume alternatyvą (pvz., važiuoti pro Hull arba Tilbury). Tas lankstumas kainuoja, bet būtinas.

Ar reikia iš anksto susirasti vietą Lietuvoje?

Taip, vairuotojas negali laukti gatvėje, kol jūs ieškote patalpų. Turi būti aiškus adresas ir susitarimas, kokiais valandomis įvažiuojame. Nors buvo atvejų, kad mes tiesiog dėjome į lauką, bet nerekomenduoju.

Kaip elgtis su parkavimu Anglijoje?

Angliški rajonai gali būti labai griežti dėl "yellow lines". Reikia patikrinti, ar galima laisvai stovėti prie išsikraustymo vietos. Jeigu ne, reikia gauti leidimą "suspension of parking bay" iš savivaldybės. Tai ne taip sunku, bet užtrunka kelias savaites. Niekas nenori gauti baudos (penalty charge notice) 120 svarų.

Ar reikia išvalyti biurą po išsikraustymo?

Dauguma nuomotojų to reikalauja. Geriau susitvarkyti, o kitaip tau gali paimti depozitą. Nors tai nėra mano darbas, dažnai pasitaišau vietinių "cleaners" kontaktų klientams, jei jie to paprašo.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Geriausia, kad darbuotojai pasidarytų sau atskiras dėžes. Nuo to vengiame maišytis ir ginčų, kas kieno yra. O jeigu jų liko kokiose stelkose, prašome išsinešti prieš išvykdami.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Absoliučiai taip. Rašykite "Vilnius - IT skyrius" arba "Vilnius - Apskaita". Tai taupo laiką ir vietoje, ir kelionės metu. Kai kitiems vairuotojams reikia sužinoti, kur dėti ką, etiketės yra kažkas labai svarbaus.

Vežiate ir augintinius?

Biuro kontekste tai reta, tačiau kartos būna, kad firma veža biuro kietus. Tai reikalauja specialių dokumentų (pet passport) ir mikrochipo. Negalima tiesiog pasiimti šuns ir vežti į mašiną su biuro baldais.

Kaip susisiekti su vairuotoju, kai jis neatsiliepia?

Greičiausiai jis vairuoja (kas yra labai gerai). Yra įstatymų, kurie draudžia kalbėtis telefonu be "hands-free". Truputį kantraių, jis atsilieps, kai galės. Nekreipkite jam be reikalo, tai gali nervuoti.

Ar galima stebėti krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių mašinų turi GPS. Mes galime duoti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Tačiau, jeigu ji stovi prie užsakymo, sistema gali rodyti, kad juda, nors tai ne tiesa. (Na, šitą dažnai pamirštu paaiškinti).

Ką daryti, jei ateina į kitą adresą?

Tai stebina, bet kartais nutinka. Vairuotojai dirba naktimis, jie pavargę. Jei matote, kad mašina važiuoja ne ten, skambinkite man iškart. Geriau sužinoti anksti, nei vėliau.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Neprivaloma, bet labai gerai įvertinama. Tai sukuria draugiškesnį atmosferą. Žinoma, jis nebegali gerti aistros gėrimų, bet paprasta kava ar vanduo nieko nekainuoja, o pagerina bendradarbiavimą.

Išvada

Galų gale viskas susumuoja į vieną paprastą dalyką – pasiruošimą ir tinkamą partnerį. Per daugelio metų mačiau viską: nuo idealiai sutvarkytų biurų iki visiško chaoso su dingusiais raktais. Nors lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos į LT – laiku gali pasirodyti kaip tiesiog dar viena reklaminė frazė, tai realiai reiškia gebėjimą prisiderinti prie jūsų verslo poreikių, kai viskas kyla ne pagal planą. Svarbiausia nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad viskas vyks taip pat, kaip ir kitose srityse. Gerai suplanuotas biuro perkraustymas padarys perėjimą sklandžiu, o jūsų komanda galės dirbti be pertraukų, nepaisant to, kad geografiškai pasikeitėte vietą. Nuo patirties sakau – planuokite anksčiau, laukitės nenumatytų, ir viskas bus gerai.