Lankstus biuro perkraustymas į UK: praktiniai patarimai ir realios situacijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o biuro perkraustymas į UK visada yra kaip loterija – gali būti sklandžiai, gali būti... na, įdomiai. Dauguma klientų galvoja, kad tai tiesiog įkelia dėžes į sunkvežimį ir važiuoja, tačiau realybėje viskas yra daug sudėtingesnė, ypač dabar, kai pasienio kontrolės tapo griežtesnės. Lankstus biuro perkraustymas į UK reiškia ne tik tai, kad pristatome baldus tada, kai jums patogu, bet ir tai, kad sugebame išspręsti problemas, kai jos iškyla pačio netikėčiausiu momentu. Nors turiu daug patirties, kartais vis dar stebiuosi, kokia ypatinga gali būti kiekviena kelionė ir kiek smulkmenų lemia sėkmę.

Pradžia ir planavimas (dažnai viskas keičiasi)

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Angliją?

Idealiu atveju reikėtų pradėti bent mėnesį prieš, bet mes žinome, kad taip nebūna. Dažniausiai klientai skambina paskutinę savaitę ir sako, kad reikia važiuoti. Esu matęs atvejų, kai vykdome lankstų biuro perkraustymą į UK vos per kelias dienas, nors tai ir prideda daug streso visiems. Geriau skambinti iš karto, kai tik žinote datas, tada galime išsirinkti geriausią laiką, kadangi savaitgaliais ir pirmadieniais britų keliuose būna tikras chaosas.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo ar tai tik pinigų ištraukimas?

Kodėl visi klausia apie tai? Žinoma, reikia, be jo neišeis. Muitinė UK be sąrašo net neleis jums net pravažiuoti pro kontrolę, tikrai. Galvojau, kad po Breksito tai gali pasikeisti, bet tikrai ne – tapo tik griežčiau. Sąrašas turi būti kuo detaliau, netgi nurodyant, kiek yra pieštukų, jeigu juos vežate dideliu kiekiu. Vieną kartą klientas bandė įrašyti „biuro inventorių“ viena eilute, ir mes privalėjome atidaryti visą sunkvežimį Doverio uoste.

Kas daryti su tais seniais archyvais, kuriuos niekas nenori?

Geriausia juos sudeginti čia, Lietuvoje (juokauju, ne visada). Tiesą sakant, jei juos vežate, tai tikrai sunkiau, nes popieriaus tonos svorio labai daug. Lankstus biuro perkraustymas į UK leidžia susiplanuoti, kad dalį daiktų išvežtume vėliau, bet šiukšles ten vežti nėra verta. Siūlau išsirūpinti dokumentų naikinimo paslauga Lietuvoje prieš kelionę, kitaip mokėsite už kiekvieną kilogramą nenaudingo popieriaus, kuris užims vietą jūsų naujame biure.

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną sunkvežimį?

Įmanoma, tai būtent tas lankstumo elementas. Jeigu turite dvi mažas komandas, vieną Vilniuje, kitą Kaune, galime surinkti viską į vieną. Viskas tvarkoma taip, kad iškrovimas būtų sklandus, nors kartais vairuotojai nusibosta vartyti dėžes, ieškodami, kuriam miestui jos skirtos. Biuro perkraustymas į UK tokiu atveju reikalauja labai geros organizacijos, kad prieš iškraunant Londoną neišmestume Kauno dėžių į gatvę.

Kiek laiko užtrunka visa operacija nuo A iki Z?

Priklauso nuo to, kiek daug daiktų turite, bet standartiškai, jei viskas tvarkinga – nuo 3 iki 5 dienų iki iškrovimo pabaigos. Turiu omenyje tą lankstų biuro perkraustymą į UK, kai mes paimame, vežame ir iškrauname. Jeigu reikia kalbėti apie visas paruošimo procedūras, tai tai gali užtrukti savaites. Viskas priklauso nuo to, ar klientas laiku pateikia duomenis, ar ne.

Kelionės smulkmenos ir vairuotojai

Ar jūsų vairuotojai moka angliškai, ar tik rodo rankomis?

Dažniausiai moka, bent tiek, kad suprastų instrukcijas ir parašytų adresą. Kartais būna juokinga, kai vairuotojas bando paaiškinti kelią vietinei policijai, bet iš esmės biuro perkraustymas į UK vyksta be kalbos barjerų. Esu matęs, kaip mūsų vairuotojai su britais susitaria greičiau nei kai kurie mūsų vadovai su savo komandomis. Taip, kartais pasitaiko „rankų kalbos“, bet kroviniui tai nėra kliūtis.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užstrigo tamsiame skersgatvyje Londono centre?

Tai viena labiausiai baisių situacijų, bet, vėlgi, lankstus biuro perkraustymas į UK yra paruoštas ir tokioms situacijoms. Mes stengiamės nukreipti maršrutus taip, kad vengtume tokių vietų, tačiau GPS kartais meluoja. Vieną kartą teko iškrauti dalį dėžių ant šaligatvio, kad sunkvežimis galėtų atsukti. Klientas buvo šokiruotas, bet mes viską įvežėme sveiką. Tai realus gyvenimas, ne idealizuotas reklamos klipas.

Ar galima vežti pavojingus krovinius, pvz., valymo chemiją?

Galima, bet turi būti specialiai pažymėta ir deklaruota. Negalima tiesiog įmesti kažkokių rūgščių į bendrą dėžę su popieriumi. Biuro perkraustymas į UK turi būti saugus, ypač kai kalbame apie tunelius keltus. Jei turite daug chemijos, geriau tai pasakyti iš karto, nes gali reikėti specialios dokumentacijos arba net atskiro transporto, kas tikrai brangiau.

Kiek vietos reikia palikti priešais įstaigą UK?

Kuo daugiau, tuo geriau. Britų miestuose vietos trūksta yra didelė problema. Jeigu planuojate biuro perkraustymą į UK į centrinę miesto dalį, gali tekti užsisakyti specialų leidimą vietos užimimui (parking permit). Mūsų vadybininkai gali padėti tai sužinoti, bet vietos savivaldybės dažnai yra griežtos. Jei niekas nepasirūpins, sunkvežimis gali tiesiog pravažiuoti pro.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Dauguma sistemų dabar tai leidžia, nors kartais signalius prarandame toli Škotijos kalnuose. Siūlau nesusirūpinti per daug – jei vairuotojas neatsiliepia valandą, tai tikrai greičiausiai miega arba stovi spūstyje. Biuro perkraustymas į UK nėra lenktynės, svarbiau, kad viskas atvyktų sveika. Tačiau taip, galime duoti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra apytiksliai.

Ar jums teko dalyvauti avarijose su kroviniu?

Duok Dieve, retai, bet buvo. Vieną kartą mums užlipo ant galinio buferio mažas automobilis. Niekas nenukentėjo, o baldai buvo užfiksuoti. Tai rodo, kad lankstus biuro perkraustymas į UK turi būti apdraustas. Patikrinkite savo draudimą prieš pradedant. Mes visada turime, bet klientai dažnai pamiršta, kad savo turtą taip pat verta apdrausti, ne tik mūsų atsakomybę.

Dokumentai ir muitinė (nuobodžiausia dalis)

Ar reikia EORI numerio, ar tai seniena?

Jei esate verslas, tai tikrai ne seniena. Jums reikės EORI numerio, jei norite, kad biuro perkraustymas į UK būtų legalus ir be rūpesčių. Be jo muitinė neleis eksportuoti ar importuoti. Gavome jį gana greitai, bet geriau tai padaryti iš anksto. Vienas klientas bandė vežti kompiuterius be numerio, teko grįžti atgal, tai buvo brangi pamoka.

Kas daryti su faksu, ar jis dar veikia UK?

Faksai? Sąžiningai, nelabai žinau, kas su jais dabar, bet techniką vežti galima. Svarbiausia, kad elektros įranga būtų tinkama (jungikliai). Biuro perkraustymas į UK neapsiriboja baldais, technika taip pat svarbi. Dėl įrangos gali tekti mokėti PVM (VAT), jei ją parduodate arba perkate, bet jei tai tik perkėlimas savo reikmėms, tai dažnai atleidžiama nuo mokesčių (transfer of own goods).

Kiek laiko užtrunka muitinės patikra Doverio ar Folkstono uoste?

Gali būti tiek 10 minučių, tiek ir 10 valandų. Nėra jokios logikos, kartos stovi eilės kilometrais. Lankstus biuro perkraustymas į UK numato, kad mes pranešame klientui apie vėlavimus. Esu matęs, kai dėl vieno blogo dokumento visą eilę stabdė. Tiesa, dabar daug kas daroma elektroniniu būdu iš anksto, tai greičiau, bet fizinė patikra vis dar pasitaiko.

Ar mokesčiai (PVM) dideli, kai vežame įrangą?

Jei tai ne nauja įranga, kurią parduodate, tai PVM neturėtų būti. Biuro perkraustymas į UK kaip perkėlimas tarp savo padalinių dažnai yra be PVM, bet reikia įrodyti, kad tai ne nauja prekė. Geriausia turėti pirkimo dokumentus, kad muitininkas nepagalvotų, kad jūs vykstate juodąja rinka parduoti naujus kompiuterius. Ten tikrai tikrina seriinius numerius.

Dėl dokumentų – kas būna, jei pamiršau ką nors pasirašyti?

Tada prasideda skambutys ir siuntinėjimai skenuotų kopijų. Negalima tiesiog „užmiršti“. Biuro perkraustymas į UK be dokumentų yra neįmanomas. Vieną kartą teko laukti, kol klientas atsibrėžė iš kalnų, kad pasirašytų EX1 dokumentą. Nerekomenduoju to daryti. Dabar viską galima daryti ir elektroniniu būdu, bet vis tiek reikalingas dėmesys.

Ar sunku gauti leidimą vežti asmeninę priemonę darbo reikalams?

Jei tai įmonės automobilis, tai nėra taip sudėtinga, reikia tik draudimo ir vairuotojo pažymėjimo. Bet jei kalbame apie biuro perkraustymą į UK, tai mes kalbame apie krovininį transportą. Klientų automobilius galime vežti atskirai, su priekaba. Pagrindinis dalykas – nebandyti savyje vežti dėžių su technika, nes tai laikoma kontrabanda, jei nėra deklaruota.

Kainos ir biudžetas

Nuo ko prasideda kaina, ar galite pasakyti apytiksliai?

Kodėl visada klausia apytiksliai? Biuro perkraustymas į UK kainuoja nuo tūkstančio eurų, jei tai mažas biuras, bet gali siekti ir dešimtis tūkstančių. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – kiek dėžių, kur į Londoną ar į šiaurę, ar reikia įrenginėti liftą. Neskubėkite klausti „nuo ko“, geriau iš karto pasakykite, ką turite, tada aš pasakysiu realią sumą.

Ar mokesčiai už kelis kelius (paimti ir iškrauti) yra dideli?

Taip, tai „kelias“ reiškia vairuotojo laiką. Jeigu reikia eiti į Kauną, paimti, tada į Vilnių, paimti, tai biuro perkraustymas į UK brangsta. Vairuotojas dirbo, o ne važiavo tuščias. Tačiau dažnai tai vis tiek pigiau nei rišti po atskirą sunkvežimį. Verta apskaičiuoti. Kartais patraukliau susirūpinti logistika pačiam ir viską susivesti į vieną vietą.

Kas brangiausia šioje paslaugoje?

Darbas. Kuras brangsta, tačiau vairuotojo ir krovikjų darbas visada brangiau. Lankstus biuro perkraustymas į UK reiškia, kad mokate už profesionalumą. Jeigu norite sutaupyti, galite patys pakrauti, bet tada kas sužaloja nugarą? Mūsų žmonės žino, ką daro, todėl tai atsiperka, kai neišlūžta jūsų brangūs serveriai ar stalai.

Ar galima pasiderėti dėl kainos, jei aš esu senas klientas?

Žinoma, mes ne robotai. Esu matęs daug gerų klientų, su kuriais visada randame kompromisą. Tačiau biuro perkraustymas į UK turi savo kainų grindį – degalai, mokesčiai už tiltus (Dart Charge ir pan.). Negaliu važiuoti už pusę kainos, jei man kainuoja 80 proc. tos sumos tik pats kelias. Bet galime pasiūlyti lankstesnius mokėjimo terminus arba papildomų paslaugų nemokamai.

Ar pinigai grąžinami, jei aš atšaukiu kelionę paskutinę minutę?

Jei sunkvežimis jau išvažiavo iš bazės, tai tikrai ne, jau įdėjome degalų. Biuro perkraustymas į UK yra procesas, kuris prasideda anksčiau nei jūs užsakote. Jei atšaukite savaitę prieš, tai grąžinsime užstatą arba dalį sumos, nes mes galime pritaikyti tą mašiną kitam darbui. Geriau tiksliai žinoti savo planus.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Paslėptų nebūna, yra „pamirštų“. Pavyzdžiui, užkelti į trečią aukštą be lifto Londono sename name. Tai kainuoja. Arba užkelti tam, kad sunkvežimis gali važiuoti į miesto centrą. Lankstus biuro perkraustymas į UK apima tai, kas parašyta sutartyje, bet realybėje dažnai iškyla papildomi darbai, kuriuos reikia atlikti, kad būtų galima įvežti daiktus.

Papildomos paslaugos ir biudžetiniai sprendimai

Ar galite susirinkti viską už mane, aš neturiu laiko?

Tai viena populiariausių paslaugų. Mūsų komanda atvažiuoja, išrašo, įdėja į dėžes, užlipdo juos. Biuro perkraustymas į UK tampa daug paprastesnis, kai klientas tiesiog pasako „važiuokite“. Taip, tai kainuoja, bet jūsų laikas ir nervai verti daugiau. Vieną kartą surinkome visą IT skyrių vieną naktį, kad klientas ryte dirbtų kaip niekur nieko.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į naująją erdvę?

Galime juos išmontuoti. Kai kurie staliniai ar spintos turi būti išardytos, kad praeitų per duris. Lankstus biuro perkraustymas į UK įtraukia ir montavimo darbus prieš jums atvykstant. Taip pat galime pasiūlyti juos laikinai sandėliuoti, jei dabar netilps, bet po mėnesio planuojate didesnį biurą.

Ar teikiate sandėliavimą UK, jei dar nėra pasiruošęs biuras?

Taip, turime partnerių sandėliuose. Biuro perkraustymas į UK gali būti etapas – atvežame, laikome, kai jums patogu – išvežame į galutinę vietą. Tai labai naudinga, jeigu remontas vėluoja. Kainos priklauso nuo to, kiek vietos užimsite ir kiek laiko reikės. Dažnai pigiau nei laikyti tuščią sunkvežimį.

Ar galite išvežti senus baldus ar įrangą iš biuro?

Žinoma, darome ir „išvežimo šiukšlių“ darbus. Kartą vienas klientas nusprendė atsinaujinti visą biurą, tad mes išvežėme du sunkvežimius senų stalų ir sulūžusių kėdžių. Lankstus biuro perkraustymas į UK nėra tik apie naujus daiktus, kartas nuo karto reikia atsikratyti senų. Tai darome tvarkingai, atiduodame perdirbimui arba utilitizacijai, kaip reikalauja UK įstatymai.

Kas daryti su pianinu, ar jūs įvežiate ir juos?

Pianinai – tai atskira istorija. Reikia specialių kėdžių, o ne paprastų rankų. Biuro perkraustymas į UK su pianinu kainuoja brangiau, bet mes tai darome. Svarbiausia pasakyti iš karto, nes ne kiekvienas vairuotojas nori vežti tokį daiktą – jie sunkūs ir jautrūs. Vieną kartą teko kelti pianiną pro langą, nes lifte neįėjo.

Ar galima užsisakyti vadybininką vienai dienai, kad viską suorganizuotų?

Tai vadinama „supervizija“. Galime atsiųsti žmogų, kuris vadovaus viskam vietoje. Lankstus biuro perkraustymas į UK yra patogesnis, kai yra kas nors, kas kalba tiek lietuviškai, tiek angliškai, ir sprendžia problemas vietoje jūsų. Ypač naudinga, jei patys negalite būti ten dėl kitų reikalų. Jis užtikrins, kad dėžės patenka į reikiamas vietas.

Ar galima vežti augalus per sieną, ar jie miršta kelyje?

Galima, bet augalų importas į UK yra griežtai reglamentuojamas. Reikia fitosanitarinių pažymų. Biuro perkraustymas į UK su augalais yra rizikingas, jei neturite dokumentų – gali būti sunaikinti pasienyje. O dėl jų gyvybingumo – sunkvežimio sanitarinėje buveinėje žiemą gali būti per šalta, jei tai ne šilumos mašina. Geriau palikti kaimynams arba įsigyti naujus Londone.

Ar įvežiate itin jautrią IT įrangą be specialios pakuotės?

Rekomenduojame viską supakuoti. Jeigu jūs neturite originalių dėžių, mes turime savo suformuotų putų dėžių. Biuro perkraustymas į UK su serveriais be pakavimo yra pražūtingai pavojinga. Vienas staignus stabdymas gali viską sugadinti. Mes atsakome tik už tą, kas supakuota mūsų standartais. Jei patys įmesite į kuprinę – tai ne mūsų atsakomybė.

Kadangi ši sritis nuolat kinta, stengiuosi sekti naujienas, bet kartais vis tiek tenka improvizuoti tiesiogiai vietoje. Lankstumas – tai ne tik paslaugos pavadinimas, tai būtinybė šioje srityje.

O dėl to, kas nutinka, jei vairuotojas susirga kelionės metu?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Tuomet mes radome pakeitimą – kitą vairuotoją, kuris paimia mašiną. Biuro perkraustymas į UK gali šiek tiek pavėluoti, bet mes visada turime planą B. Vieną kartą teko laukti dieną Italijoje, kol atvyko pakeitimas. Klientas buvo supratingas, nes mes laiškome jam žinoti. Tokios darbo smulkmenos.

Ar galima užsakyti tik dėžių pristatymą be krovikų?

Galima, t.y. „drop-off“. Mes atvežame dėžes į jūsų biurą Lietuvoje, jūs užpildote, mes atvežame į UK, o jūs iškraunate. Lankstus biuro perkraustymas į UK gali būti ir toks, sutaupote už krovėjus. Tačiau atminkite, kad sunkvežimio iškrovimas be kėblio yra lėtas, ir jei turite daug dėžių, gali pritrūkti dienos.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Geriausia juos pašalinti. Mes neatsakome už paveikslėlių, kramtukų ar asmeninių knygų praradimą. Biuro perkraustymas į UK yra verslo procesas. Jeigu darbuotojai paliks daiktų, rekomenduojame supakuoti į pažymėtas dėžes. Kartais tenka rasti labai keistus daiktus, bet neįsivaizduoju, kas darytume, jei kas dingtų.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo išperkamąja, ar tik iš karto?

Įprasta mokėti užstatą, likutinę sumą – atlikus darbą. Esu matęs įmonių, kurios nori mokėti per 60 dienų, bet tokio biuro perkraustymo į UK mes nebedarome. Perkrovimo verslas reikalauja grynojo pinigo, kad mokėtume degalus ir vairuotojus. Tačiau ilgamečiai partneriai visada gali gauti ilgesnį atidėjimą, tai klausimas pasitarimo.

Išvada

Viskas apie lankstų biuro perkraustymą į UK atrodo sudėtinga, kol pradedi, bet su gerais partneriais tai tavyje tiesiog darbo diena. Svarbiausia yra ne bandyti išsaugoti kiekvieną centą ir viską pasakyti iš karto. Nors kartais aš pats užmirštu, kur padėjau raktus, bet sistemai tai neįtakoja. Pasitikėkite profesionalais, planuokite laiką ir viskas nukeliaus į Londoną ar Birmingamą sausai ir saugiai.