Lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį: kaip išvengti chaoso ir neišprotėti nuo dokumentų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, laikas tiesiog prabėga per kelias dienas, kai turi tą kelionę planuoti. Matyta būna visko – nuo kažkokios neaiškios firmos, kuri "dingo" su kroviniais kelias savaites, iki tokių klientų, kurie bando susikrauti visą biuro įrangą į vieną dėžę, manydami, kad taip bus pigiau. Dabar, kai JK nebe ES, situacija pasikeitė, bet lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį vis dar įmanomas, jei žinai, su kuo kalbi. Dažniausiai verslo atstovai ieško būdo taupyti laiką, o ne pinigus, todėl reikia suprasti, kad čia nėra tik paprastas maršrutas iš taško A į tašką B, o visas logistikos tinklas.

Bendrieji klausimai ir pradžios darbai

Kuo skiriasi biuro perkraustymas nuo paprasto daiktų gabenimo?

Skirtumas yra milžiniškas, nors dažnai atrodo, kad važiuoja tiesiog kita mašina. Kai darai lankstų biuro perkraustymą į UK pagal poreikį, turi galvooti ne tik apie sofas ir stalus, bet ir apie tą brangią elektroniką, serverius, bei dokumentus. Paprastame pervežime dėl pažeistos kojelės nepyksta taip stipriai, kaip dėl neveikiančio serverio, kuris stabdo visos kompanijos darbą Londone ar Birmingeme. Be to, biuras turi judėti greitai, kitaip prarandi klientus.

Ar tikrai reikia planuoti iš anksto, ar galima "iš kampo"?

Geriau nebandyti tų variantų "iš kampo", nebent turi norit išprovokuoti širdies smūgį sau ar man. Buvo atvejų, kai klientai skambindavo vakarykštenei dieną ir klausdavo, ar galima šiandien išvežti visą įmonę į Mančesterį. Tai neįmanoma dėl muitinės deklaracijų, kurias reikia pateikti dar prieš išvykstant. Lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį leidžia šiek tiek paslinks terminus, bet magijos čia nėra – dokumentai reikalingi visada.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Paprastai nuo pirmojo skambučio iki pat išvykimo praeina maždaug savaitė ar dvi, jei viskas eina sklandžiai. Bet jei dar reikia išsirūpinti specialiais leidimais arba muitinės tarpininku, tai gali užtrukti ilgiau. Kartais atsitinka, kad laivas uoste užstringa dėl streikų (kaip buvo praėjusią vasarį), ir tai viską pavėlina. Taigi, realiausia laukti nuo 7 iki 14 dienų iki pat krovinio išsiuntimo.

Ar galima veži dalį daiktų, o dalį palikti vėliau?

Žinoma, tai ir vadinasi lankstumu. Mes dažnai susitariame, kad pirmąjuoju reisu vežame labiausiai būtinus daiktus – kompiuterius, pavaldžius, o o ar buitinę techniką ar uždaras spintas paliekame antrojo kelionai. Tai leidžia verslui tęsti darbą Lietuvoje (ar kur jis bebūtų) tuo metu, kai naujasis biuras įrengiamas JK. Toks dalinis pervežimas ypač populiarus tarp tų, kurie tik pradeda plėstis į užsienį.

Kas nutinka, jei neturiu sąrašo daiktų?

Tai būna didžiausia košmarė, kurį galiu įsivaizduoti. Be sąrašo (pakavimo vardo), muitinė neįleis krovinio į Jungtinę Karalystę. Turėjau kartą verslininką, kuris maniau, kad "gerai bus" ir parašė "biuro daiktai" ant dėžės. Muitininkai sustabdė mums visą konteinerą Doveriuose ir prašė detalaus aprašymo. Gaila, bet tada teko mokėti baudas už laiką.

Ar į kainą įeina ir dėžių surinkimas?

Paprastai į standartinę kainą tai neįeina, nes kiekvienas nori kitaip – vieni nori, kad viską supakuotų mūsų komanda, kiti patys. Galime pasiūlyti "Full Service" variantą, kai atvykstame, surinkome, užklijuojame, užseiname, o tu tik pasirašai dokumentus. Bet tai papildoma paslauga, kurią reikia aptarti ankščiau. Geriau pasakyk, ką turi o ko nori, tada aš galėsiu paskaičiuoti tiksliai.

Dokumentai, muitinė ir "poppierius" JK

Kas yra EORI numeris ir ar jis būtinas?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris yra tiesiog privalomas bet kam, kuris prekiauja su JK (ar ES, jei esi ten). Be jo neišsiųsi nė dėžutės su raštinės reikmenimis, nesangi tai bus laikoma importu ar eksportu. Jei jo neturi, reikia užtrukti dieną-dvi ir jį gauti elektroniniu būdu. Be šio numerio lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį tampa nelegaliu ar tiesiog neįmanomu.

Ar reikia mokėti PVM ar muito?

Čia yra subtilus momentas. Jei perkeliate savo įmonės turtą, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir toliau bus naudojamas JK (perkėlimas), dažnai galima taikyti PVM ir muito atleidimą. Tai vadinama "Transfer of Own Goods". Bet, o jei daiktai yra nauji ar beveik nauji (pvz., pirkti prieš mėnesį ir neišpakuoti), muitinė gali į juos žvelgti kaip į paprastą importą, tada reikės mokėti. Geriau pasikalbėti su buhalteriu.

Kas dėl sunkioms mašinoms (transporto) išrinkimo?

Jei su savimi vežiate ir kompanijos automobilius (furgonus, sunkvežimius), tai visai kita istorija. Ten reikia VAT 20 atleidimo dokumentų (NOVA), kurie turi būti užpildyti labai tiksliai. Esu matęs, kai žmonės bandydami išvežti savo "Transporter" automobilį ne taip užpildė formą ir ji stovėjo pasienyje mėnesį. Tai nėra tiesiog įtraukti į konteinerį, ten visa mašina turi būti aprašyta pagal VIN kodą.

Ar galiu vežti alkoholį biuro dovanoms?

Techniškai galima, bet tai vėl gali sukelti nemalonumų su akcizais. Jei tai kelios butelės atidarymui išvykus, paprastai nieko neberašo, jei tai dešimt dėžių "konjako verslo partneriams", tai jau bus komercinis siuntimas. Muitinės specialistai to nemėgsta, kai bando vairuoti neaiškius daiktus. Geriau tuo užsiimti atskirai, ne maišant su biuro stalais.

Kas dėl draudimo – jis apima viską?

Turi būti labai atidžiai su tuo, ką pasirašai. Standartinis draudimas dažnai nedengia brangių duomenų praradimo (jei serverius nukrenta), arba senų daiktų, jei jie buvo prastai supakuoti. Aš visada siūlau įsigyti "All Risk" draudimą, kuris dengtų net tą momentą, kai krovinys pakeliamas į trečią aukštą be lifto (o toks įvykis Londono senamuosiuose rajonuose ne vieną kartą įvyko).

Ką daryti, jei dokumentai neatitinka krovinio?

Tai blogiausias scenarijus. Tada turi rasti muitinės tarpininką vietoje (JK), kuris galėtų pataisyti klaidas. Tai kainuoja pinigus ir laiką. Vieną kartą teko įrodytin, kad monitorius nėra televizorius (dėl licencijų), nors tai buvo paprastas darbo stalų monitorius. Tenka siųsti technines pasas, specifikacijas, darbuotojų pažymas... trumpai sakant, nervinga darbas.

Logistika: mašinos, laikas ir keliai

Kokia mašina geriausia tinka smulkiam biurui?

Smulkiems biurams (iki 5-10 žmonių) dažniausiai užtenka 3.5 tonno furgono arba nedidelio konteinerio dalies (LCL). Jei daugiau, tada reikia galvoti apie pilną konteinerį (FCL) arba 7.5–18 tonno sunkvežimį. Lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį leidžia parinkti būtent tiek, kiek reikia vietos, kad nemokėtum už orą. Bet nepamiršk, kad JK miestuose su didelėmis mašinomis važinėti siauriau.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų yra pagalbininkai, jie gali padėti nuleisti dėžes iki pat durų. Bet, o jei reikia nešti į trečią aukštą lifto, ar montuoti baldus, tai tada jau reikia kalbėti apie mobilią komandą (2-3 žmones). Vairuotojas yra atsakingas už tai, kad krovinys atvyktų saugiai, o ne už tualetės montavimą.

Kiek trunka kelionės į Londoną ar Liverpulį?

Pats važiavimas trunka apie 24–30 valandų neprietružiu (priklausomai nuo maršruto ir rūkų prie Kalė). Bet prisideda dar laikas išsikrauti ir (labai svarbu) patekti per uostą arba terminalą. Dabar, po "Brexit", eilės Doveriuje gali būti tokios, kad prarandi kelias valandas tik patikrinimui. Planuok, kad galutinis pristatymas įvyks po 2-3 dienų nuo išvykimo (jei tai ne ekspresinis reisas).

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Esu nuoširdus – sistemoms pasitikėti visada reikia atsargiai. Daugelis įmonių sako, kad turi GPS sekimą, bet kartais signalius praranda priešais uosto vartus arba tunelyje. Aš visada siūlau tiesiog gauti vairuotojo numerį ir rašyti jam į "WhatsApp" arba "Telegram". Tai senas mokykla, bet veikia geriau, kai reikia sužinoti, kur jis tiksliai šią akimirką yra.

Kas daro, jei biure nėra pakėlimo įrangos?

Tada turi būti numatyta rankinė įranga. Mūsų komanda turi juostas, ratukus (keltuvus), kurie leidžia nešti sunkius spintas pažemiu. Bet jei reikia kelti į langą (kai nebetelpa į laiptus), tai reikia specialios kraninės technikos. Tai jau labai brangu ir reikia to žinoti iš anksto. Žmonės dažnai pamiršta pasimatuoti liftus.

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Serverius reikia supakuoti į specialią pūkuotą plastikinę putą (anti-static bubble wrap) ir stiprias dėžes. Jei turite labai jautrią duomenų saugyklą, geriau išsirinkti ekspresinį reisą, kuris važiuoja tiesiogiai be perkeliamų sandėliuose. Buvo atvejis, kai viena įmonė prarado duomenis dėl to, kad dėžė nukrito nuo palečių keltuvo. Geriau pasiduokite tai profesionalams.

Kainos, mokėjimai ir pinigai

Kas įeina į galutinę kainą?

Kainą sudaro: nuoma mašinos/konteinerio, degalai (kurie dabar brangūs!), kelių mokesčiai (JK mokesčiai už važiavimą keliais ir tuneliais – ULEZ zonas Londone), muitinės procedūros ir darbo valandos. Jei kas nors sako, kad "viskas įskaičiuota" ir nesako, kiek degalų kainuoja, būkite atsargūs. Aš stengiuosi visada išskaidryti, kad matytum, už ką moki.

Ar galima sumokėti atvykus?

Tarptautiniuose pervežimuose retai kas dabar dirba be avanso. Paprastai prašome 30-50% apmokėjimo iš anksto, kad galėtume apmokėti keltą ir degalus. Likusią dalį galima apmokėti gavus dokumentus, kad krovinys kirto sieną. Be to, gali reikėti mokėti JK muitinei tiesiai iš banko sąskaitos (importo mokesčiai), tai turi turėti pridėtinę sąskaitą ten.

Ar taupyti, rinkdamas mažiausią kainą?

Visokeriopai nerekomenduoju. Šioje srityje "pigiai" reiškia dažnai "blogai". Yra firmų, kurios renka krovinius iš 10 skirtingų klientų, maišo juos visus viename konteineryje, o tą konteinerį trys kartus perkrauna sandėliuose. Tavo biuro kėdės gali atvykti sulūžusios, o dokumentai pavogti. Mums svarbu, kad lankstus biuro perkraustymas į UK pagal poreikį būtų kokybiškas.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia vežti į Škotiją ar Velsą?

Kiek taip, nes ten reikia važiuoti toliau. Geografiškai JK ne tik Londonas. Jei reikia važiuoti į Glazgą ar Edinburgą, tai kaina padidėja dėl ilgesnio kelio ir vairuotojo poilsio laiko (jis negali vairuoti 10 valandų be pertraukos). Be to, kai kuriose vietovėse (pvz., Škotijos aukštumose) kely gali būti apribojimų dideliems sunkvežimiams.

Kas daro, jei klientas nenusipirko bilieto ir sako, kad nėra pinigų?

Tai, tiesiog sakant, nieko nedarysime. Mes ne labdaros organizacija. Kol nesutari dėl sąskaitos, mašina nepajudės iš vietos. Žinau, kad skamba bjauriai, bet pervežimo versle reikia būti griežtam, kitaip tu pats bankrotuos. Tačiau visada stengiamės surasti kompromisą, jei situacija tikrai kritiška – galima atidėti terminą, bet su įmoka.

Ar į kainą įeina ir atgalinis važiavimas (tuščia)?

Jei užsakyti vieną reisą "ten", į kainą įeina ir tuščias važiavimas atgal (dead mileage), nes vairuotojas turi grįžti namo. Kai kurie klientai klausia, ar ne pigiau, jei jis pasiims ką nors atgal. Jei turi atgalinį krovinią (backload), tai tikrai gali būti pigiau, bet tokius dalykus reikia derinti ypatingai.

Išvados ir galutiniai patarimai

Viskas apie lankstų biuro perkraustymą į UK pagal poreikį pasirodo nėra taip baisiu, kaip atrodo iš pradžių, jei tik pasiruoši tinkamai. Svarbiausia yra ne tiek pati fizinė daiktų perkėlimo dalis, kiek mentalinis pasiruošimas ir supratimas, kad JK dabar yra trečioji šalis su savo taisyklėmis. Jei bandysi išvengti dokumentų ar pasirinkti pačią pigiausią paslaugą be draudimo, tu tikrai susidursi su problemomis, kurios kainuos daugiau nei sutaupyta. Pasitark su specialistais, užduok klausimus ir būk kantrus – tada tavo biuras atsikraustys saugiai ir laiku.